Regras para emissão de nota fiscal: quais são as principais?

Você sabe quais são as regras para emissão de nota fiscal e se sua empresa está dentro da legalidade tributária?

Essas perguntas são importantes porque toda pessoa física ou jurídica que realiza uma venda tributável, de produto ou serviço, deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

O documento comprova a operação comercial, assegura transparência e mantém o negócio em conformidade com as exigências fiscais. Até 2 de outubro de 2025, o número de emissores ativos alcançou 2,64 milhões, segundo dados do Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Vale mencionar que os negócios que emitem notas têm mais chances de conseguir clientes do que os que não emitem, já que o comprovante fiscal gera mais credibilidade e transparência na comercialização para os consumidores.

Atualmente, a obrigatoriedade não abrange todas as empresas, como os MEIs que prestam serviços ou vendem produtos para pessoas físicas. Caso não seja o seu caso, a emissão de NF-e é necessária em todas as transações comerciais.

Se você desconhece as regras para emissão de nota fiscal, continue a leitura para entender a fundo sobre esse assunto tão relevante para o seu negócio e cumprir com suas obrigações fiscais.

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O que é a NF-e e para que serve?

É um documento digital que registra a venda de produtos ou serviços e substitui a nota fiscal em papel. Tem validade jurídica garantida por assinatura digital e permite que o Fisco acompanhe as operações comerciais em tempo real, o que assegura o cumprimento das obrigações fiscais pelas empresas.

Quais são as regras para emissão de nota fiscal?

As regras variam conforme o enquadramento e o regime tributário da empresa, além das normas de cada estado. Em geral, você precisa ter CNPJ ativo, certificado digital (exceto para MEI em algumas situações), credenciamento na SEFAZ do estado e regime tributário definido.

A nota fiscal para MEI e empresas é obrigatória?

A obrigatoriedade de emissão de nota fiscal está prevista na legislação tributária e segue as normas do Protocolo ICMS 42/2007. Toda empresa que realiza atividades comerciais precisa formalizar esse documento para registrar suas operações e comprovar a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços.

Para descobrir se a sua organização deve ou não gerar este arquivo fiscal, basta consultar os portais da Receita Federal ou Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

No caso de empreendimentos que oferecem somente serviços, recomendamos pedir a orientação da Secretaria da Fazenda do município onde estão localizados para entender melhor quais são as obrigações legais na emissão de nota fiscal.

Empresas com CNPJ e Simples Nacional

Empresas com Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), inclusive as optantes pelo Simples Nacional, devem emitir a Nota Fiscal Eletrônica sempre que realizam vendas de produtos ou prestam serviços sujeitos à tributação.

A obrigatoriedade depende do enquadramento e do regime tributário definidos pela legislação de cada estado.

MEIs e isenção (quando aplicável)

Microempreendedores Individuais (MEIs) também precisam gerar NF-e em determinadas situações, como vendas para outras empresas ou para órgãos públicos. Há casos de isenção previstos pela legislação municipal, mas as regras de emissão de nota fiscal variam conforme o tipo de atividade.

Para evitar irregularidades, o MEI deve confirmar as exigências junto à Secretaria da Fazenda do município.

Leia também: Como conseguir segunda via de nota fiscal? Passo a passo!

Qual o prazo para emissão de nota fiscal?

A legislação brasileira definiu que, desde 1º de setembro de 2025, o prazo máximo para emitir a NF-e é de até 7 dias contados da data da operação. Dentro desse período, o documento deve obter o status “Autorizado o uso da NF-e” para assegurar a validade fiscal da transação.

• Quando a emissão ocorrer com atraso entre 7 e 30 dias, a NF-e ainda será autorizada, mas constará com o status “Autorizado o uso da NF-e, autorização fora de prazo”, o que pode levantar questionamentos em auditorias fiscais;
• Notas fiscais registradas após 30 dias só poderão ser aceitas em modo de contingência, como FS/FS-DA ou DPEC, o que aumenta o risco de irregularidades e obrigações complementares.

Nas vendas diretas ao consumidor final, a nota fiscal deve ser gerada no momento da compra e disponibilizada antes da circulação da mercadoria. Em lojas físicas, a emissão ocorre durante o pagamento; em vendas com envio, a nota deve ser criada antes do despacho do produto.

Um erro comum é expedir a nota após o envio da mercadoria, o que pode acarretar multas ou até a retenção do produto. Essa prática também compromete o controle do estoque e dificulta a comprovação das operações perante o Fisco. Portanto, sempre se atente a essa regra de emissão de nota fiscal.

Quais são os principais tipos de notas fiscais eletrônicas?

Os principais tipos incluem a NF-e, que comprova a venda de produtos; a NFS-e, usada na prestação de serviços; a NFA-e, voltada a quem não possui CNPJ; a NFC-e, aplicada ao varejo presencial; e a CT-e, destinada ao transporte de cargas.

Confira em detalhes os tipos de notas fiscais eletrônicas!

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

As notas fiscais eletrônicas são aquelas geradas digitalmente para comprovar a venda de um produto para uma pessoa física ou jurídica.

Ao emitir a NF-e, é viável recolher o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

É importante mencionar que este documento deve, necessariamente, vir acompanhado do Documento Auxiliar da Nota (DANFE), uma representação física da nota que dá acesso ao arquivo XML e possibilita verificações individuais ou fiscais.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Como o próprio nome indica, a NFS-e registra quando ocorre a prestação de serviços, ou seja, nesse caso, não há a circulação de mercadorias.

Neste tipo de documento, o empreendedor descreve os serviços e recolhe o Imposto sobre Serviços (ISS).

Vale dizer que a emissão desta nota destina-se a pessoas jurídicas ou físicas e ocorre junto à Receita Federal ou à prefeitura onde a empresa tem registro.

Aproveite para ler também: Como fazer o cancelamento da Nota Fiscal de Serviços? Qual é o prazo?

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Os empreendedores que não têm CNPJ usam a nota fiscal avulsa para comprovar suas operações comerciais.

De forma geral, você pode expedir a NFA-e na SEFAZ do estado ou na prefeitura da sua região. No entanto, antes, é fundamental verificar o órgão ideal, visto que as normas de emissão de nota variam conforme cada local.

Apesar de avulso, este tipo de nota tem o mesmo valor legal que as demais NFs.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Apesar de a NFC-e também servir para registrar as transações de compra e venda, só serve para a comercialização feita de forma presencial ou que envolva entrega em domicílio do consumidor (pessoa física ou jurídica), em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.

Na prática, significa que lojas de varejo e estabelecimentos, como farmácias e mercados, podem usufruir deste tipo de nota.

É importante mencionar que a NFC-e é um documento apenas digital.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Este modelo de nota fiscal é utilizado por empresas que transportam cargas entre o emissor e o destinatário.

A CT-e é um registro digital que substitui a versão física.

Para emitir este documento, fique atento aos dados na hora de preencher, pois são diferentes das demais notas fiscais. Confira!

• Nome, CNPJ e endereço do embarcador da carga;
• Nome, CNPJ e endereço do destinatário;
• Nome, CNPJ e endereço do contratante do serviço de transporte;
• Valor do serviço de transporte;
• Peso da carga;
• Valor do produto;
• Taxas de transporte.

Além de conhecer as regras para emissão de nota fiscal, é indispensável saber quais impostos incidem nesse documento.

Quais impostos compõem uma nota fiscal?

Na nota fiscal eletrônica de qualquer venda, seja online ou realizada por estabelecimento físico, são cobrados os seguintes tributos:

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Programa de Integração Social/Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/Pasep);
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
• Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISS);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Contribuição Previdenciária Patronal (CPP)

O que é necessário para a emissão de NF-e?

O processo para gerar corretamente o documento fiscal eletrônico varia conforme as normas de emissão de nota de cada legislação municipal e estadual. Outros itens que influenciam são as atividades principais das empresas e se o negócio comercializa produtos físicos diversos ou presta serviços especializados.

Sendo assim, as organizações devem seguir as etapas abaixo para gerar suas notas fiscais eletrônicas. Acompanhe!

1. Identificar o tipo de nota fiscal que deve emitir: NF-e, NFS-e, NFC-e, NFA-e, CT-e, entre outros modelos;
2. Ter um Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) válido. Caso não tenha, é necessário registrar seu negócio junto à Receita Federal para adquiri-lo;
3. Cadastrar a empresa na SEFAZ do seu estado ou na Secretaria Municipal de Finanças da sua cidade;
4. Adquirir um Certificado Digital;
5. Ter acesso à internet;
6. Ter um programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou usar o sistema emissor de NF-e gratuito da SEFAZ.

Como adquirir o Certificado Digital?

Para adquirir o Certificado Digital, a empresa deve solicitá-lo a uma Autoridade Certificadora, como a Caixa Econômica Federal, Serasa ou Receita Federal. Esse registro eletrônico, pago, assegura a validade jurídica da NF-e e permite a assinatura digital exigida para emissão da nota fiscal eletrônica.

Saiba mais: Quais são os tipos de certificados digitais? Como solicitar, atualizar e usar?

Além da assinatura digital, para cumprir as regras de emissão de nota fiscal, as empresas também devem se cadastrar na Secretaria Estadual da Fazenda de sua cidade.

Como fazer o credenciamento na SEFAZ?

Em algumas regiões, esse credenciamento é feito pela internet, geralmente pelo site da própria SEFAZ, como no caso de São Paulo. Nesse estado, as organizações podem acessar o Posto Fiscal Eletrônico por login e senha.

Nessa etapa, o empresário deve escolher a modalidade da empresa que deseja se cadastrar.

Nos primeiros dias após o credenciamento na Secretaria da Fazenda, a empresa recebe um sistema de teste de emissão “em Homologação” e só após trocar “Homologação” para “Em Produção” está apta a emitir NF-e com validade comercial.

Confira o passo a passo de como emitir nota fiscal em São Paulo.

Por que emitir nota fiscal?

Cumprir as regras de emissão de nota fiscal mantém a empresa em conformidade com a lei e reforça sua credibilidade no mercado. O documento digital reduz custos cartoriais, simplifica processos e aprimora o controle administrativo. A emissão eletrônica economiza tempo e aumenta a eficiência por meio da automação fiscal.

Diminui custos com cartório

As NF-e assinadas com Certificado Digital têm valor jurídico e podem ser enviadas por e-mail para os clientes. Desta forma, a empresa economiza com custos de cartório (no caso de inadimplência), enviando a versão eletrônica do documento. É mais simples, rápido e barato.

Economiza tempo e melhora a praticidade administrativa

Antes de surgir a nota fiscal eletrônica, as empresas guardavam esses documentos em pastas. Se alguém precisasse cancelar ou editar alguma informação, era necessário ter tempo para buscar a NF em arquivos físicos.

Atualmente, as notas fiscais eletrônicas são emitidas por um software automatizado e armazenadas no sistema, o que facilita e agiliza as consultas na rotina de trabalho. É mais uma das vantagens da transformação digital, que substitui o papel pela tecnologia, em diferentes áreas.

Quando emitir nota fiscal?

Segundo as regras para emissão de nota fiscal, o documento deve ser gerado sempre que houver venda de um produto para uma pessoa física ou jurídica. No caso da prestação de serviços, você deve emitir a NF-e na contraprestação, na hora da remuneração da atividade.

Na falta de NF durante uma inspeção, os agentes fiscalizadores podem reter as mercadorias ou impedi-las de transitar devido a não comprovação fiscal. Como mencionamos, todo bem comercializado deve ter uma nota anexada durante seu transporte até chegar ao destino.

Quais são as normas de emissão de nota fiscal retroativa?

A emissão de nota fiscal com data retroativa não é permitida na maioria dos casos, pois a legislação determina que o documento seja gerado no momento da operação. No entanto, alguns estados e municípios permitem a prática em situações específicas, respeitando prazos e justificativas formais.

Recomendamos consultar os órgãos fiscalizadores para confirmar a possibilidade e como fazer a emissão da NF-e retroativa da sua empresa, se necessário.

Como cancelar uma nota fiscal?

Para fazer o cancelamento, você deve seguir um prazo de até 24 horas a partir da autorização de uso pela Secretaria da Fazenda. Se a sua empresa emite uma NF-e hoje e é validada às 15h pela SEFAZ, você só pode cancelar até o dia seguinte às 14h59.

Caso contrário, não é viável realizar o procedimento, sendo necessário recorrer ao órgão fiscalizador para ajudá-lo.

Além do prazo que deve respeitar, o emissor de notas fiscais precisa analisar outros critérios para cancelar o registro:

• a mercadoria objeto do documento fiscal não pode ter saído do estabelecimento de origem;
• o destinatário não pode tomar conhecimento do documento.

Sendo assim, se as condições para cancelar sua nota NF-e forem válidas, basta seguir os seguintes passos:

1. Localize a NF-e no emissor utilizado;
2. Clique no botão “cancelar” da nota desejada;
3. Preencha o motivo do pedido de suspensão;
4. Finalize sua solicitação.

Se os requisitos para cancelamento estiverem corretos, sua NF-e será anulada automaticamente. Caso contrário, o próprio sistema indicará erros no processo.

É preciso armazenar NF-e?

Armazenar a Nota Fiscal Eletrônica digital é uma obrigação legal para todas as empresas brasileiras. A Receita Federal e as Secretarias Estaduais da Fazenda podem eventualmente solicitar esses documentos fiscais eletrônicos a qualquer momento para auditorias, conferências fiscais detalhadas ou investigações de possíveis inconsistências tributárias.

Qual o prazo para guardar a nota fiscal eletrônica?

De acordo com o artigo 173 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966), o prazo legal para manter as NF-e arquivadas é de 5 anos contados a partir da data de emissão. Durante esse período, a empresa deve preservar tanto o arquivo XML autorizado quanto o DANFE.

O contribuinte pode consultar e validar suas NF-e no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica ou diretamente nos portais da SEFAZ dos estados. Essas plataformas permitem verificar a autenticidade do documento, consultar a chave de acesso e emitir segundas vias quando necessário.

Empresas que utilizam softwares de emissão de nota fiscal ganham vantagens significativas nesse processo, pois:

• armazenam as notas em ambiente seguro;
• criam um histórico completo de transações;
• facilitam auditorias internas;
• e reduzem o risco de perda de arquivos.

Vale ressaltar que, se a sua organização não cumprir esta norma, pode sofrer penalidade dos órgãos fiscalizadores, além de ter que pagar taxas, multas e ser enquadrada no crime de sonegação fiscal.

Como emitir nota fiscal? Passo a passo

As principais etapas incluem a identificação do tipo de nota conforme a operação, a posse de CNPJ ativo, o credenciamento da empresa na SEFAZ do estado, a obtenção de um Certificado Digital emitido e o uso de um sistema autorizado para preencher, transmitir e validar o documento fiscal.

1. Identifique o tipo de nota

O primeiro passo é entender qual tipo de nota fiscal se aplica à operação da empresa.

• A Nota Fiscal de Produto Eletrônica é usada em transações que envolvem circulação de mercadorias, como vendas, remessas ou devoluções;
• A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é destinada à prestação de serviços, e sua emissão ocorre no âmbito municipal;
• Já a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica substitui o antigo cupom fiscal e é usada para vendas diretas ao consumidor em estabelecimentos varejistas.

Cada modelo conta com regras próprias, tributos distintos e modelos específicos exigidos pelos sistemas da Receita Federal e das Secretarias da Fazenda.

Identificar corretamente o tipo de nota evita erros na apuração de impostos e garante que o documento seja aceito pelas autoridades fiscais.

2. Tenha um CNPJ válido

A emissão de NF-e exige que a empresa tenha um CNPJ ativo e regularizado junto à Receita Federal. Além do CNPJ, é essencial manter o cadastro atualizado na Junta Comercial e nos órgãos estaduais ou municipais correspondentes.

Empreendedores sem CNPJ podem recorrer à Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e), gerada pontualmente por meio do portal da SEFAZ, conforme a regulamentação de cada estado.

3. Faça o credenciamento na SEFAZ

Realize cadastro na SEFAZ do estado onde a empresa opera para obter autorização de emissão de NF-e. Reúna os documentos solicitados, acesse o portal da SEFAZ e conclua o credenciamento conforme orientações locais.

Para NFS-e, faça registro no município. Os procedimentos de emissão de nota fiscal para empresas variam por localidade. Portanto, siga as instruções oficiais.

4. Adquira o Certificado Digital

Obtenha Certificado Digital de Autoridade Certificadora credenciada à ICP-Brasil. O certificado funciona como identidade eletrônica e assinatura digital, habilita acesso aos sistemas governamentais e valida a autoria das notas.

Escolha o tipo adequado ao ambiente de emissão e mantenha controles de acesso e renovação em dia.

5. Emita a nota por meio de um sistema

Por fim, escolha um programa especializado que siga as regras para emissão de nota fiscal definidas pelos órgãos fiscais. Softwares modernos podem emitir NFs automaticamente, com recursos de envio de PDF e XML ao cliente

Preencha dados do emitente, destinatário, produtos, tributos e transmita a NF-e para autorização.

Como emitir a guia da nota fiscal de serviço como MEI?

Acesse o Portal Nacional da NFS-e, faça login, selecione “Nova NFS-e” e a opção “Emissão Completa”. Preencha a data, dados do cliente, tipo e valor do serviço. Revise as informações e finalize a emissão. O sistema gera o arquivo XML e o DANFE, que podem ser enviados ao cliente.

Como consultar a nota fiscal eletrônica?

Existem duas formas gratuitas para fazer a consulta: por meio do portal da SEFAZ ou pelo Webservice, a partir do software de cada estado. Essas alternativas são indicadas para empreendimentos com baixo volume de transações comerciais ou que não tenham um departamento fiscal nem um software emissor de notas.

Entretanto, se a sua empresa costuma gerar notas fiscais eletrônicas com frequência, é imprescindível investir em um sistema automatizado, como o da NFE.io.

Assim, sua equipe consegue consultar as NF-e de forma prática e ágil e cumprir com as regras para emissão de nota fiscal. Além de economizar tempo e dinheiro, com o nosso software, você conta com outras funcionalidades, como:

• cálculo automático de impostos;

• geração de arquivos XML e HTML;

• criação de painel de controle com o histórico de notas emitidas;

• cancelamento de NF-e;

• consultas a dados de empresas;

• obtenção de desconto na emissão do Certificado Digital.

O que está esperando para se beneficiar de todas essas utilidades do sistema emissor da NFE.io?

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