Regras para emissão de nota fiscal: guia útil para seu negócio!

Todo profissional autônomo, pessoa física ou jurídica que realiza uma venda tributável, seja de um produto ou serviço, deve emitir NF-e para o comprador. Logo, para lidar com esse registro, é essencial saber as regras para emissão de nota fiscal, uma vez que o documento comprova que uma operação comercial ocorreu entre as partes envolvidas. 

Vale mencionar que os negócios que emitem notas têm mais chances de conseguir clientes do que os que não fazem a emissão, já que o comprovante fiscal gera mais credibilidade e transparência na comercialização para os consumidores.

Atualmente, a obrigatoriedade da emissão da nota fiscal eletrônica não abrange todas as empresas, como os Microempreendedores Individuais (MEIs) que prestam serviços ou vendem produtos para pessoas físicas.

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Caso não seja o seu caso, a emissão de NF-e é necessária em todas as transações comerciais que seu empreendimento fizer.

Se você desconhece as regras para emissão de nota fiscal, continue a leitura para entender a fundo sobre esse assunto tão relevante para o seu negócio e cumprir com suas obrigações fiscais.

Quem é obrigado a emitir nota fiscal?

A obrigatoriedade de emitir nota fiscal está prevista na legislação tributária e é adotada pelas empresas que exercem atividades econômicas comerciais associadas ao Protocolo ICMS 42/2007.

E como descobrir se a sua organização deve ou não gerar este documento fiscal? Basta consultar os portais da Receita Federal ou Secretaria da Fazenda (SEFAZ). No caso de empreendimentos que oferecem somente serviços, recomendamos pedir a orientação da Secretaria da Fazenda do município onde estão localizados.

Empresas cadastradas no regime Simples Nacional e Microempreendedor Individual (MEI) também precisam emitir NF-e, mas há alguns casos de isenção, como citamos anteriormente.

Porém, essas exceções estão em constante mudança, o que pode levar à exigência de emissão da nota a qualquer negócio que tenha um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), inclusive as organizações do terceiro setor. 

Enquanto a legislação sobre o assunto não muda, ampliando a obrigatoriedade a todas as empresas, as regras para emissão de nota fiscal incluem o tipo de enquadramento e o regime tributário no qual os empreendimentos estão inseridos. Vale destacar, que isso depende exclusivamente das regras de cada estado.

Diante disso, é determinante consultar os órgãos oficiais para saber se sua empresa deve ou não emitir NF-e.

Leia também: Como conseguir segunda via de nota fiscal? Passo a passo!

Qual o prazo para emissão de nota fiscal?

A legislação brasileira em vigor não estipula nenhum prazo específico para emissão da nota fiscal. Ou seja, não existe um dia, semana ou mês exato para gerar o documento.

Contudo, há algumas condutas e recomendações que valem a pena seguir para evitar problemas com o Fisco.

No caso da emissão de NF-e de produto, precisa ocorrer anteriormente à mercadoria começar a circular até o comprador. Isto é, você deve gerar o documento antes de o bem ser enviado ao cliente. Assim, fica mais fácil garantir que o item tenha um registro fiscal durante todo o transporte até chegar ao destinatário.

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Já na prestação de serviços, é necessário emitir a nota fiscal na contraprestação da atividade e enviá-la ou entregá-la ao comprador pessoalmente.

É importante destacar que algumas organizações adaptam seus processos internos para gerar as NF-e na hora de enviar o produto.

Tipos de notas fiscais eletrônicas: conheça os principais!

Existem alguns tipos de notas fiscais eletrônicas que todo empreendedor deve conhecer para emitir o documento corretamente após efetuar uma venda ou prestação de serviço. 

Confira os principais modelos de NF-e!

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

As notas fiscais eletrônicas são aquelas geradas digitalmente para comprovar a venda de um produto para uma pessoa física ou jurídica. 

Ao emitir a NF-e, é viável recolher o Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). 

É importante mencionar que este documento deve, necessariamente, vir acompanhado do Documento Auxiliar da Nota (DANFE), uma representação física da nota que dá acesso ao arquivo XML e possibilita verificações individuais ou fiscais.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Como o próprio nome indica, a NFS-e registra quando ocorre a prestação de serviços, ou seja, nesse caso, não há a circulação de mercadorias. 

Neste tipo de documento, o empreendedor descreve os serviços e recolhe o Imposto sobre Serviço (ISS). 

Vale dizer que a emissão desta nota se destina a pessoas jurídicas ou físicas e acontece com a Receita Federal ou a prefeitura em que a empresa tem registro. 

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Os empreendedores que não têm CNPJ usam a nota fiscal avulsa para comprovar suas operações comerciais.

De forma geral, você pode emitir a NFA-e na SEFAZ do estado ou na prefeitura da sua região. No entanto, antes de gerá-la, é fundamental verificar o órgão ideal para fazer a emissão, visto que as normas variam conforme cada local.

Apesar de avulso, este tipo de nota tem o mesmo valor legal que as outras NF.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Apesar de a NFC-e também servir para registrar as transações de compra e venda, só serve para a comercialização feita de forma presencial ou que envolva entrega em domicílio do consumidor (pessoa física ou jurídica), em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.

Na prática, significa que lojas de varejo e estabelecimentos, como farmácias e mercados, podem usufruir deste tipo de nota.

É importante mencionar que a NFC-e é um documento apenas digital.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Este modelo de nota fiscal é utilizado por empresas que transportam cargas entre o emissor e o destinatário.

A CT-e é um registro digital que substitui a versão física.

Para emitir este documento, fique atento aos dados na hora de preencher, pois são diferentes das demais notas fiscais. Confira!

• Nome, CNPJ e endereço do embarcador da carga
• Nome, CNPJ e endereço do destinatário
• Nome, CNPJ e endereço do contratante do serviço de transporte
• Valor do serviço de transporte
• Peso da carga
• Valor do produto
• Taxas de transporte

Quais impostos compõem uma nota fiscal?

Além de conhecer as regras para emissão de nota fiscal, é indispensável saber quais impostos incidem nesse documento.

Na nota fiscal eletrônica de qualquer venda, seja on-line ou realizada por estabelecimento físico, são cobrados os seguintes tributos:

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Contribuição para Financiamento de Seguridade Social (COFINS);
• Programa de Integração Social/Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/Pasep);
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
• Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISS);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Contribuição Previdenciária Patronal (CPP).

O que é necessário para emitir nota fiscal?

Antes de explicar o que precisa fazer para emitir uma nota fiscal, é fundamental compreender que o processo para gerar esse documento varia conforme as normas e legislações de cada município e estado.

Outros itens que também influenciam são as atividades das empresas e se o negócio comercializa produtos ou presta serviços.

Dito isso, de forma geral, as organizações devem seguir as etapas abaixo para gerar suas notas fiscais eletrônicas. Acompanhe! 

1. Identificar o tipo de nota fiscal que deve emitir: NF-e, NFS-e, NFC-e, NFA-e, CT-e, entre outros modelos.
2. Ter um Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) válido. Caso não tenha, é necessário registrar seu negócio junto à Receita Federal para adquiri-lo.
3. Cadastrar a empresa na SEFAZ do seu estado ou na Secretaria Municipal de Finanças da sua cidade.
4. Adquirir um Certificado Digital.
5. Ter acesso à internet.
6. Ter um programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou usar o sistema emissor de NF-e gratuito da SEFAZ. 

Como adquirir o Certificado Digital

Para seguir as regras para emissão de nota fiscal, as empresas obrigadas a transmitir o documento precisam ter uma assinatura eletrônica, obtida por meio de um Certificado Digital.

Para conseguir esse registro eletrônico, basta solicitá-lo em uma Autoridade Certificadora, como Caixa Econômica Federal, Serasa e Receita Federal.

O Certificado Digital garante a validade jurídica da NF-e e é um registro pago.

Saiba mais: Tipos de certificados digitais: como solicitar, atualizar e usar em seu negócio

Como fazer o credenciamento na SEFAZ?

Além da assinatura digital, para cumprir as regras de emissão de nota fiscal, as empresas também devem se cadastrar na Secretaria Estadual da Fazenda de sua cidade.

Em algumas regiões, esse credenciamento é feito pela internet, geralmente pelo site da própria SEFAZ, como no caso de São Paulo. Nesse estado, as organizações podem acessar o Posto Fiscal Eletrônico por login e senha.

Nessa etapa, o empresário deve escolher a modalidade da empresa que deseja se cadastrar.

É relevante evidenciar que, nos primeiros dias após o credenciamento na Secretaria da Fazenda, a empresa recebe um sistema de teste de emissão “em Homologação” e só após trocar “Homologação” para “Em Produção” está apta a emitir NF-e com validade comercial.

Confira também: Como emitir nota fiscal em São Paulo: veja o passo a passo

Por que emitir nota fiscal?

Agora que conhece as regras para emissão de nota fiscal, é interessante saber por que esse documento é tão importante.

Além de mostrar profissionalismo e abrir novos mercados, quando a empresa emite nota fiscal, economiza em logística, tempo e mão de obra.

Veja outras vantagens de entender as regras para emissão de nota fiscal eletrônica e colocá-las em prática.

Diminui custos com cartório

As NF-e assinadas com Certificado Digital têm valor jurídico e podem ser enviadas por e-mail para os clientes.

Desta forma, a empresa economiza com custos de cartório (no caso de inadimplência), enviando a versão eletrônica do documento. É mais simples, rápido e barato.

Economiza tempo e melhora a praticidade administrativa

Antes de surgir a nota fiscal eletrônica, as empresas guardavam esses documentos em pastas. Se alguém precisasse cancelar ou editar alguma informação, era necessário ter tempo para buscar a NF em arquivos físicos.

Atualmente, as notas fiscais eletrônicas são emitidas por um software automatizado e armazenadas no sistema, o que facilita e agiliza as consultas na rotina de trabalho.

É mais uma das vantagens da transformação digital, que substitui o papel pela tecnologia, em diferentes áreas.

Desta forma, os empresários economizam tempo e dinheiro, reduzem o consumo de papel e otimizam os processos burocráticos.

Quando emitir nota fiscal?

Segundo as regras para emissão de nota fiscal, o documento deve ser gerado sempre que houver venda de um produto para uma pessoa física ou jurídica. No caso da prestação de serviços, você deve emitir a NF-e na contraprestação, na hora da remuneração da atividade.

Na falta de NF durante uma inspeção, os agentes fiscalizadores podem reter as mercadorias ou impedi-las de transitar devido a não comprovação fiscal. Como mencionamos, todo bem comercializado deve ter uma nota anexada durante seu transporte até chegar ao destino.

É possível emitir nota fiscal retroativa?

Caso seja necessário emitir nota fiscal retroativa, fique tranquilo, pois é possível realizar esse procedimento.

No entanto, sua empresa precisa obter uma permissão da prefeitura da cidade ou da SEFAZ. Vale dizer que os órgãos de cada região têm suas próprias normas.

Recomendamos pesquisar junto aos órgãos fiscalizadores citados para confirmar a possibilidade e como fazer a emissão da NF retroativa da sua empresa, se precisar.

Como cancelar uma nota fiscal?

Quando ocorre falha no sistema emissor de nota fiscal, preenchimento de dados incorretos ou erro de cálculo de impostos, é necessário cancelar o documento.

Para fazer o cancelamento pelo próprio software emissor, você deve seguir um prazo específico, que atualmente é de até 24 horas a partir da autorização de uso pela Secretaria da Fazenda.

Isto é, se a sua empresa emite uma NF-e hoje e ela é validada às 15h pela SEFAZ, você só pode cancelar até o dia seguinte às 14h59. 

Caso contrário, não é viável realizar o procedimento, sendo necessário recorrer ao órgão fiscalizador para te ajudar.

Além do prazo que deve respeitar, o emissor de notas fiscais precisa analisar outros critérios para cancelar o registro. 

São eles:

• a mercadoria objeto do documento fiscal não pode ter saído do estabelecimento de origem;
• o destinatário não pode tomar conhecimento da NF-e emitida. 

Sendo assim, se as condições para cancelar sua nota NF-e forem válidas, basta seguir os seguintes passos. Veja!

1. Localize a NF-e no emissor utilizado;
2. Clique no botão “cancelar” da nota desejada;
3. Preencha o motivo do pedido de suspensão;
4. Finalize sua solicitação.

Caso os requisitos para cancelamento estejam corretos, sua NF-e será anulada automaticamente. Do contrário, o próprio sistema acusa erro no processo.

É preciso armazenar NF-e?

Armazenar as NF-e é uma prática obrigatória que toda empresa deve cumprir, pois a Receita Federal pode requisitá-las para verificar possíveis incongruências tributárias ao longo dos anos.

Segundo a Lei Nº 5172/1966, do Código Tributário Nacional, o prazo para guardar a nota fiscal eletrônica é de até 5 anos após sua emissão.

Vale ressaltar que, se a sua organização não cumprir esta norma, pode sofrer penalidade dos órgãos fiscalizadores, além de ter que pagar taxas, multas e ser enquadrada no crime de sonegação fiscal.

Como consultar nota fiscal eletrônica?

Saber como consultar a nota fiscal eletrônica ajuda as empresas a manterem uma boa gestão fiscal.

Existem duas formas gratuitas para fazer a consulta: por meio do portal da SEFAZ ou pelo Webservice, a partir do software de cada estado. 

Essas alternativas são indicadas para empreendimentos com baixo volume de transações comerciais ou que não tenham um departamento fiscal nem um software emissor de notas.

Entretanto, se a sua empresa costuma emitir notas fiscais eletrônicas com frequência, é imprescindível investir em um sistema emissor automatizado, como o da NFE.io. Assim, sua equipe consegue consultar as NF-e de forma prática e ágil e cumprir com as regras para emissão de nota fiscal.

Além de economizar tempo e dinheiro, com o nosso software, você conta com outras funcionalidades, como:

• cálculo automático de impostos;
• geração de arquivos XML e HTML;
• criação de painel de controle com o histórico de notas emitidas;
• cancelamento de NF-e;
• consultas a dados de empresas;
• obtenção de desconto na emissão do Certificado Digital.

O que está esperando para se beneficiar de todas essas utilidades do sistema emissor da NFE.io? Fale com um dos nossos especialistas para saber como implementar no seu negócio!