Dados para emissão de nota fiscal: conheça os necessários!

Tempo de leitura: 13 minutos

Voc√™ sabe quais s√£o os dados essenciais para emiss√£o de nota fiscal eletr√īnica? Apesar desse documento n√£o ser novidade no meio corporativo, pois come√ßou a ser implementado h√° mais de dez anos, ele ainda gera d√ļvidas para os empreendedores na hora de emiti-lo. Afinal, existem diferentes tipos de notas e encargos para cada categoria de organiza√ß√£o.

Uma NF-e √© um registro digital, emitido e armazenado de forma eletr√īnica, visando comprovar uma opera√ß√£o comercial de circula√ß√£o de mercadorias, ou uma presta√ß√£o de servi√ßo ocorrida entre pessoas jur√≠dicas e/ou f√≠sicas.

O projeto da nota fiscal eletr√īnica faz parte de tr√™s subprojetos que integram o programa SPED (Sistema P√ļblico de Escritura√ß√£o Digital) da Receita Federal de escritura√ß√£o cont√°bil e fiscal digital e de nota fiscal eletr√īnica.¬†

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A NF-e faz parte de um projeto-piloto iniciado em 2005 em parceria com as Secretarias de Fazenda de seis estados brasileiros e algumas empresas de grande porte.

Se voc√™ tamb√©m tem d√ļvida sobre quais s√£o os dados necess√°rios para emiss√£o de nota fiscal para seus clientes, neste artigo vamos esclarecer essa d√ļvida, al√©m de mostrar como e quem deve emitir NF-e e os tipos existentes.

Continue a leitura para ficar por dentro!

Quem deve emitir nota fiscal eletr√īnica?

Ter conhecimento sobre quem deve emitir nota fiscal eletr√īnica √© fundamental para evitar cometer erros fiscais e ficar ilegal junto ao Fisco. Portanto, a NF-e deve ser emitida toda vez que uma empresa faz uma transa√ß√£o comercial de produtos ou servi√ßos com uma pessoa jur√≠dica ou f√≠sica.

No entanto, para quem é Microempreendedor Individual (MEI) que tem participação no Simples Nacional, não é obrigatório emitir nota fiscal. A emissão só ocorre se o comprador do produto ou serviço for uma organização (pessoa jurídica ou governo), ou se for pessoa física e solicitar a NF-e com base no Código de Defesa do Consumidor.

Vale ressaltar que o MEI tem uma tributação fixa, logo não varia segundo a emissão de notas. Com isso, é possível emiti-las para os clientes pelo Portal do MEI. 

Já o recolhimento de impostos da categoria é feito pelo DAS MEI (Documento de Arrecadação do Simples Nacional do Microempreendedor Individual).

Saiba os tipos de nota fiscal eletr√īnica

Atualmente, existem alguns tipos de nota fiscal eletr√īnica que podem ser emitidas pelas organiza√ß√Ķes. O modelo a ser usado depende da necessidade e da responsabilidade fiscal de cada empreendimento, que se baseia na sua categoria de atua√ß√£o.

Separamos os principais tipos de NF-e para ajud√°-lo na hora de emitir para seus clientes. Confira!

NF-e ‚Äď Nota Fiscal Eletr√īnica

A NF-e √© um documento desenvolvido para substituir as notas fiscais modelos 1 e 1A, emitidas para acobertar opera√ß√Ķes de circula√ß√£o de mercadorias e servi√ßos.¬†

Quando um negócio emite uma nota desse tipo, o Fisco desconta o ICMS do valor da venda. Vale lembrar que cada estado tem uma alíquota diferente.

NFS-e ‚Äď Nota Fiscal de Servi√ßos Eletr√īnica

Criada para substituir a Declara√ß√£o de Servi√ßos, a nota fiscal de servi√ßos eletr√īnica √© usada por empresas ou PJs que prestam algum servi√ßo, sem a circula√ß√£o de mercadoria.

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Quando alguma organização emite a NFS-e, o ISS é cobrado pela prefeitura local.

NFA-e ‚Äď Nota Fiscal Avulsa Eletr√īnica

Este tipo de nota fiscal é usada por empreendimentos que não são obrigados a contribuir com o ICMS, ou seja, para MEIs e pequenas empresas.

As notas fiscais avulsas contribuem para que empreendedores que não possuem CNPJ fiquem legalizados diante da Receita Federal. Portanto, essa nota tem o mesmo valor fiscal e tributário das demais. 

CT-e ‚Äď Conhecimento de Transporte Eletr√īnico¬†

O conhecimento de transporte eletr√īnico est√° substituindo diversos documentos utilizados para o transporte de cargas (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27). Sendo assim, as empresas que trabalham com esse servi√ßo utilizam a CT-e para ficar legalizadas com o Governo Federal.¬†

Assim como as demais notas eletr√īnicas, esse documento substitui a emiss√£o do registro f√≠sico.¬†

Os dados para emiss√£o de nota fiscal variam para cada NF-e?

dados para emiss√£o de nota fiscal

A emissão de nota fiscal é essencial para as empresas manterem os tributos em dia com a Receita Federal. Contudo, esse documento legal também é uma maneira de os empreendimentos garantirem visibilidade sobre as vendas, ajudando no controle financeiro.

√Č importante ter em mente que cada tipo de nota tem uma fun√ß√£o na gest√£o financeira de uma organiza√ß√£o. Com isso, √© preciso ficar atento aos dados para emiss√£o de nota fiscal, pois eles variam para cada NF-e.

Desta forma, dependendo da categoria da sua empresa será necessário usar um modelo específico de documento. Assim, você precisará saber alguns dados do seu empreendimento para preencher o documento de forma correta.

Informa√ß√Ķes e documentos necess√°rios para emitir nota fiscal

Na hora de preencher os dados para emissão de nota fiscal, é fundamental seguir algumas exigências do governo. 

Confira algumas informa√ß√Ķes e documentos necess√°rios para emitir nota fiscal eletr√īnica.

Nota fiscal eletr√īnica (NF-e)

De uma maneira geral, os dados mais comuns para preencher uma NF-e s√£o:

  • valor da nota: pre√ßo total do produto ou servi√ßo prestado com impostos inclusos, conforme a categoria da empresa e al√≠quotas de cada regi√£o;
  • dados do destinat√°rio: s√£o as informa√ß√Ķes de quem pagou pela nota, como CPF e nome completo da pessoa f√≠sica, ou CNPJ e raz√£o social da jur√≠dica, inscri√ß√£o estadual (quando houver) e endere√ßo completo;
  • dados do emissor: dados da empresa que emite a nota, como CNPJ, endere√ßo completo, inscri√ß√£o estadual (caso tenha) e dados de contato (telefone e e-mail);
  • descri√ß√£o do produto ou servi√ßo: as informa√ß√Ķes deste item podem variar conforme o tipo de nota. Por√©m, de uma forma geral, √© preciso detalhar a mercadoria vendida ou o servi√ßo prestado; a quantidade de produto, ou as horas de trabalho; e o valor de cada item vendido ou dos servi√ßos prestados.
  • nomenclatura comum do Mercosul (NCM): √© um dado padr√£o utilizado para identificar a natureza do produto nos pa√≠ses que fazem parte desta entidade;
  • c√≥digo especificador de substitui√ß√£o tribut√°ria (CEST): √© um c√≥digo usado para padronizar os produtos sujeitos a regime de substitui√ß√£o tribut√°ria;
  • c√≥digo fiscal de opera√ß√Ķes e presta√ß√Ķes (CFOP): identifica a natureza da opera√ß√£o realizada: entrada ou sa√≠da, interestadual ou estadual.

Vale destacar que ao finalizar o preenchimento da nota fiscal, √© gerado o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletr√īnica).

Este registro serve como um espelho dos dados e comprovante legal da NF-e, e deve ser entregue aos clientes. √Č uma forma de assegurar a exist√™ncia da mercadoria nas divisas estaduais, caso precise transportar os produtos.

Nota fiscal de servi√ßos eletr√īnica (NFS-e)¬†

Para emitir a nota fiscal de servi√ßos eletr√īnica para seus clientes, sua empresa precisa ter os seguintes dados e registros:

    • documento da atividade da empresa: pode ser um CNPJ ou inscri√ß√£o municipal regular;
    • homologa√ß√£o na prefeitura: seu neg√≥cio precisa estar homologado no √≥rg√£o da sua cidade;
    • c√≥digo CNAE: √© o c√≥digo de classifica√ß√£o nacional das atividades econ√īmicas das organiza√ß√Ķes;
    • software emissor de NF-e: √© preciso adquirir um sistema para emitir suas notas;
    • al√≠quota do ISS: este imposto √© definido pela legisla√ß√£o municipal;¬†
  • dados do destinat√°rio e emissor: CPF e nome completo da pessoa f√≠sica, ou CNPJ e raz√£o social da jur√≠dica, inscri√ß√£o estadual (quando houver), endere√ßo completo e dados de contato (telefone e e-mail);

Os empreendimentos podem detalhar v√°rios servi√ßos em uma mesma nota fiscal de servi√ßos eletr√īnica, por√©m devem estar relacionados a somente um item da lista, contendo a mesma al√≠quota e para o mesmo tomador de servi√ßo.

Nota fiscal de conhecimento de transporte eletr√īnico (CT-e)

As empresas que trabalham com transporte de mercadorias precisam atentar para o preenchimento dos dados para emiss√£o de nota fiscal CT-e, pois apresentam algumas particularidades. Veja as informa√ß√Ķes necess√°rias!

  • Nome, CNPJ e endere√ßo do embarcador da mercadoria;
  • Nome, CNPJ e endere√ßo do destinat√°rio;
  • Nome, CNPJ e endere√ßo do contratante do servi√ßo de transporte;
  • Valor do servi√ßo de transporte;
  • Peso da carga;
  • Valor do produto;
  • Taxas de transporte.

Documentos necessários para emitir nota fiscal 

Alguns documentos são obrigatórios para as empresas que vendem mercadorias ou prestam serviços emitirem notas fiscais para os clientes. Veja alguns!

Certificado digital 

O primeiro passo para emitir uma nota eletr√īnica √© ter um certificado digital. Ou seja, √© uma assinatura digital que garante a validade jur√≠dica do documento por permitir a confirma√ß√£o da autenticidade das transa√ß√Ķes online e das emiss√Ķes de NF-e.

Existem alguns √≥rg√£os autorizados pelo IPC (Infraestrutura de Chaves P√ļblicas Brasileira) que fornecem o certificado digital, como Receita Federal, Caixa Econ√īmica Federal e Serasa.

Esse documento não é obrigatório, porém, agiliza o processo de emissão de notas fiscais dos colaboradores. Além disso, com o certificado digital é possível substituir os papéis e as assinaturas escritas, deixando tudo mais seguro.

Leia também nosso artigo para saber tudo sobre certificado digital.

Credenciamento na SEFAZ 

Você poderá usar um sistema de emissão de nota fiscal próprio ou contratado, no entanto, antes é necessário realizar o credenciamento do seu empreendimento junto à Secretaria de Fazenda do Estado (SEFAZ) para emitir NF-e. 

Apesar de ser um procedimento simples, vale lembrar que cada estado tem a sua própria legislação para regulamentar o credenciamento das empresas.

Escolha o emissor de NF-e

Existem v√°rias op√ß√Ķes de softwares eficientes e confi√°veis para emitir notas fiscais eletr√īnicas, como o sistema da NFE.io, que atende √†s exig√™ncias do governo. Essa ferramenta possibilita gerar e enviar o documento eletr√īnico de forma online para os clientes.

Voc√™ pode usar servi√ßos que rodam em nuvem e acess√°-los em um dispositivo que esteja conectado √† internet. Se a sua empresa tem um volume alto de emiss√£o de notas fiscais, recomendamos adotar um emissor integrado a um sistema de faturamento ou de gest√£o, como um gerenciador de nota fiscal eletr√īnica.

Emitir NF-e √© requisito necess√°rio para seu empreendimento cumprir com a fun√ß√£o social, al√©m de ter rela√ß√Ķes seguras com os fornecedores e consumidores. Al√©m disso, √© importante para manter as obriga√ß√Ķes tribut√°rias com os governos municipais, estaduais e federal.¬†

Tendo em vista esse cenário, é imprescindível reunir os dados necessários para emissão de nota fiscal em sua organização, seja o porte que ela tiver.

Além disso, as notas fiscais são a base de toda a contabilidade da companhia, mantendo os departamentos de faturamento interligados a outros, como o fiscal, contábil e financeiro. 

A inten√ß√£o √© oferecer dados para uma contabilidade confi√°vel, que beneficia n√£o somente a sua administra√ß√£o e tomada de decis√Ķes, mas tamb√©m a terceiros interessados em parcerias com sua empresa.

Descubra neste artigo exemplos de programas gr√°tis para seu controle financeiro.

Como emitir nota fiscal? Entenda!

Conhecer os principais tipos de NFs-e e os dados necess√°rios ajuda no processo de preenchimento desse documento fiscal, sem cometer erros que comprometam sua empresa junto ao governo.

Agora, para saber como emitir nota fiscal para seus clientes, você deve seguir alguns passos básicos. Confira a seguir!

1- Conheça o tipo de nota fiscal a ser emitida

Cada nota fiscal está ligada à atividade principal realizada pela organização. Portanto, você deve ficar atento à operação do seu negócio para saber qual emitir. 

Confira as notas que pode escolher:

    • Produto: bens e mercadorias. Pode ser de NF de compra e venda, retorno, remessa, exporta√ß√£o, importa√ß√£o e devolu√ß√£o;
    • Servi√ßo: para empresas que prestam servi√ßos;
  • Consumidor: usada para venda direta sem indicar o comprador. √Č utilizada no varejo e corresponde ao cupom fiscal.

2- Tenha um certificado digital

Como comentamos acima, o certificado digital valida legalmente toda NF-e, al√©m de assegurar a autenticidade e a seguran√ßa das transa√ß√Ķes comerciais. Por isso, seu empreendimento deve ter um.

Um dos grandes benefícios de ter um certificado digital é que as notas podem ser emitidas pelos seus colaboradores, sem precisar compartilhar o CNPJ e senhas do empreendimento.

3- Cadastre sua empresa com órgãos do governo responsáveis

Cada tipo de nota fiscal precisa ser cadastrada em um órgão do governo responsável pela emissão dela.

Dependendo da nota que escolher, voc√™ pode cadastrar seu neg√≥cio na SEFAZ, na Secretaria Municipal de Finan√ßas, ou em outras institui√ß√Ķes p√ļblicas que desempenhem o mesmo papel na regi√£o onde atua.

4- Escolha um emissor de NF-e

Existem ferramentas de emissão de nota fiscal gratuitas do governo que sua organização pode utilizar. Porém, elas não são integradas ao sistema da sua empresa e são limitadas para salvar dados ou gerenciar grandes quantidades de documentos emitidos.

Uma alternativa mais eficaz é adquirir um software automatizado, que seja interligado com sua plataforma. O NFE.io é uma ótima opção para ajudar sua equipe a economizar tempo nas atividades financeiras, como o preenchimento de dados para emissão de notas fiscais.

Dados para emiss√£o de nota fiscal: tenha os seus atualizados!

Empresas que mantêm os dados necessários para emissão de nota fiscal atualizados conseguem ficar em dia com a Receita Federal, evitando problemas fiscais e tributários.

Como voc√™ percebeu neste artigo, a NF-e, seja o tipo que for, oferece vantagens √†s organiza√ß√Ķes:¬†

  • substitui√ß√£o do papel por registro digital;¬†
  • praticidade e agilidade na rotina dos colaboradores;¬†
  • menos burocracia para preencher as notas, aumento da produtividade do time;¬†
  • al√©m de evitar desperd√≠cio de tempo e espa√ßo para guardar caixas de documentos.

Com um gerenciador de nota fiscal eletr√īnica, como o nosso, voc√™ conta com um banco de dados em que √© poss√≠vel cadastrar os clientes e suas informa√ß√Ķes, dispensando a tarefa de preencher sempre que tiver que fazer algo relacionado a ele. Al√©m disso, com apenas um clique fica f√°cil encontrar as notas j√° emitidas de um comprador.

O sistema de emissão de nota fiscal da NFE.io pode ajudá-lo nessa tarefa, integrando o seu meio de pagamento e automatizando a geração de notas fiscais da sua empresa. Para saber mais detalhes, fale com nossos especialistas.


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