Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io

Regras para emissão de nota fiscal: o que é necessário saber

O que você precisa saber sobre as regras para emissão de nota fiscal e o que é necessário para empresas emitirem NF. Veja por quê, para quê e quando enviar NF.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Autônomos e pessoas físicas ou jurídicas que emitem nota fiscal conseguem mais clientes  do que aquelas que não fazem emissão da NF.

Praticamente todas as empresas compradoras de produtos e serviços exigem o documento para prestar contas depois, o que acaba propiciando a abertura para novos negócios.

Pra fazer isso com segurança, o empresário ou autônomo precisa conhecer a fundo as regras para emissão de nota fiscal.

Atualmente, a obrigatoriedade da emissão da nota fiscal eletrônica não abrange todas as empresas, mas em breve, emitir NF-e será regra para absolutamente todos os portes e setores empresariais.

Veja, nesta postagem, todas as regras para emissão de nota fiscal e evite erros em sua gestão contábil.

Veja também: NFS-e: como preencher nota fiscal de prestação de serviço

Regras para emissão de nota fiscal: gua completo

Quem deve emitir nota fiscal?

As obrigatoriedades de emissão de nota fiscal estão previstas na legislação e aplicam-se a todas as empresas que exercem atividades econômicas comerciais associadas ao Protocolo ICMS 42/2007.

Para uma empresa descobrir se deve ou não fazer emissão do documento, basta consultar o Portal NF-e da Receita Federal, além do site da SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda) ou de Secretaria da Fazenda do município.

Esta última é destinada a empresas que oferecem somente serviços.

Quais impostos se referem à NF?

A nota fiscal registra a contribuição do empresário sobre o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Empresas cadastradas no regime Simples Nacional e MEI (Microempreendores Individuais) são obrigadas a emitir NF-e.

Mas há alguns casos de isenção.

Porém, como já sugerimos, isso deve mudar em breve, passando a ser obrigatória a emissão de NF-e para todos com CNPJ.

Enquanto a legislação sobre o assunto não muda ampliando a obrigatoriedade a todas as empresas, as regras para emissão de nota fiscal incluem o tipo de enquadramento e qual o regime tributário ela está inserida

Isso depende exclusivamente de regras específicas de cada Estado.

Por isso, é determinante consultar os órgãos oficiais para saber se sua empresa deve ou não emitir NF-e.

O que é necessário para emitir nota fiscal?

As empresas de segmento comercial descritas como obrigatórias pelo estado devem atender às seguintes regras:

  1. Cadastrar-se junto ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da Receita Federal do Brasil (RFB) para possuir o CNPJ;
  2. Cadastrar-se como contribuinte do ICMS dos Fiscos Estaduais para emissão de NF-e.
  3. Ter certificado digital;
  4. Ter acesso à internet;
  5. Depois, ter programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou usar o “Emissor de NF-e”, serviço gratuito oferecido pelo próprio SEFAZ.

Veja mais detalhes sobre algumas dessas regras para emissão de nota fiscal

Como adquirir certificado digital

Empresas obrigadas a emitir nota fiscal devem possuir assinatura através de um certificado digital.

Para consegui-lo, basta solicitar o documento em uma Autoridade Certificadora.

O CD é pago e geralmente a partir de um plano de assinatura anual.

Saiba mais: Tipos de certificados digitais: como solicitar, atualizar e usar em seu negócio

Como se credenciar na SEFAZ e fazer cadastro do contribuinte

Além da assinatura digital, empresas também procurar a Secretaria Estadual de Fazenda (SEFAZ) em sua cidade para realizar o cadastro, levando a documentação da empresa.

Em alguns estados, esse credenciamento é feito pela internet, geralmente através do site da própria Secretaria de Fazenda, como é o caso de São Paulo.

No estado paulista, o credenciamento é feito através do Posto Fiscal Eletrônico acessado por login e senha.

Nesta etapa, o empresário opta por qual modalidade de empresa deseja se cadastrar.

Nos primeiros dias após o credenciamento, a empresa recebe um sistema de teste de emissão “em Homologação” e só depois está apta para emitir NF-e com validade comercial, ao trocar “Homologação” para “Em Produção”.

Confira também: Como emitir nota fiscal em São Paulo: veja o passo a passo

Por que emitir nota fiscal?

Além de mostrar profissionalismo e abrir novos mercados, quando a empresa emite nota fiscal ela também economiza em logística, tempo e mão de obra.

Serviços como entrega de nota fiscal por motoboy são extintos já que emissões de NF-e são feitas pela internet.

Veja outras vantagens de estar a par das regras para emissão de nota fiscal eletrônica e colocá-las em prática.

1- Diminuir custos com cartório

As notas fiscais eletrônicas assinadas com certificado digital têm valor jurídico e podem ser enviadas por email.

Dessa forma, a empresa economiza com custos de cartório (em caso de inadimplência) enviando a versão eletrônica do documento.

É mais simples, mais rápido e mais barato.

2- Ganho de tempo e praticidade administrativa

Antes, empresas guardavam as notas fiscais em pastas.

Se precisassem cancelar ou editar alguma informação na NF, era necessário buscar os documentos em arquivos.

No atual cenário, as notas fiscais eletrônicas são emitidas por um software e podem ficar armazenadas no programa para serem consultadas, canceladas e editadas mais tarde pelo empresário.

É mais uma das vantagens da transformação digital que está substituindo o papel pela tecnologia, em todos os ramos.

Dessa forma, economiza-se tempo e dinheiro, poupa-se o uso de papel e há menos burocracia na empresa.

Quando emitir nota fiscal?

A emissão de nota fiscal deve ser realizada todas as vezes em que houver transação comercial (venda) de produto e serviço.

Na falta do documento durante uma fiscalização, mercadorias podem ser impedidas de transitar ou ser capturadas devido a não comprovação fiscal.

Ficou clara para você a importância da emissão da nota fiscal?

Veja então como automatizar processos como esse:

Use um gerenciador de notas fiscais

Com um emissor automático de notas fiscais como o NFe.io você poupa tempo e dinheiro ao contar com funcionalidades como:

  • Cálculo automático dos impostos;
  • Criação dos arquivos XML e HTML;
  • Um painel de controle com todo histórico de notas emitidas;
  • Cancelamento de notas fiscais;
  • Consultas a dados de empresas;

E muito mais, como, por exemplo, desconto na emissão do certificado digital.

Confira mais detalhes: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
Comments 2