Regras para emissão de nota fiscal: o que é necessário saber

Tempo de leitura: 7 minutos

Você sabe quais são as regras para emissão de nota fiscal?

Primeiro, é importante destacar que autônomos, pessoas físicas e pessoas jurídicas que emitem nota fiscal conseguem mais clientes do que aquelas que não fazem emissão da NF.

Praticamente todas as empresas compradoras de produtos e serviços exigem o documento para prestar contas depois, o que acaba propiciando a abertura para novos negócios.

Porém, para fazer isso com segurança, o empresário ou autônomo precisa conhecer a fundo as regras para emissão de nota fiscal.

Atualmente, a obrigatoriedade da emissão da nota fiscal eletrônica não abrange todas as empresas — como é o caso dos MEIs (Microempreendedores Individuais) que prestam serviços ou vendem produtos para pessoas físicas.

Se esse não for o seu caso, a emissão de NF é obrigatória em todas as transações comerciais.

Por isso, veja agora todas as regras para emissão de nota fiscal e evite erros em sua gestão contábil.

Veja também: NFS-e: como preencher nota fiscal de prestação de serviço

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Regras para emissão de nota fiscal. Guia completo!

Quem é obrigado a emitir nota fiscal?

As obrigatoriedades de emissão de nota fiscal estão previstas na legislação e aplicam-se a todas as empresas que exercem atividades econômicas comerciais associadas ao Protocolo ICMS 42/2007.

Para uma empresa descobrir se deve ou não fazer emissão do documento, basta consultar o Portal NF-e da Receita Federal, além do site da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) ou da Secretaria da Fazenda do município — essa destinada a empresas que oferecem somente serviços.

Empresas cadastradas no regime Simples Nacional e MEI (Microempreendedor Individual) também são obrigadas a emitir NF-e, mas há alguns casos de isenção, como citamos anteriormente.

Porém, essas exceções estão em constante mudança, o que pode levar à obrigatoriedade de emissão de NF-e a todos que têm um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica).

Enquanto a legislação sobre o assunto não muda ampliando a obrigatoriedade a todas as empresas, as regras para emissão de nota fiscal incluem o tipo de enquadramento e qual o regime tributário ela está inserida.

Isso depende exclusivamente de regras específicas de cada estado.

Por isso, é determinante consultar os órgãos oficiais para saber se sua empresa deve ou não emitir NF-e.

Quais impostos compõem uma nota fiscal?

Além de conhecer as regras para emissão de nota fiscal, é fundamental também saber quais impostos incidem nesse documento.

Na nota fiscal eletrônica de qualquer venda, seja on-line ou off-line, são cobrados:

  • ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.
  • IRPJ: Imposto de Renda de Pessoa Jurídica
  • COFINS: Contribuição para Financiamento de Seguridade Social
  • PIS/Pasep: Programa de Integração Social / Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público
  • CSLL: Contribuição Social sobre Lucro Líquido
  • ISS: Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza
  • IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados
  • CPP: Contribuição Previdenciária Patronal

Leia também: “Guia prático: tudo sobre emissão de nota fiscal eletrônica para você dominar o assunto

O que é necessário para emitir nota fiscal?

As empresas de segmento comercial descritas como obrigatórias pelo estado devem atender às seguintes regras para emissão de nota fiscal:

  1. Cadastrar-se junto ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da Receita Federal do Brasil (RFB) para receber seu número de CNPJ;
  2. Cadastrar-se como contribuinte do ICMS dos Fiscos estaduais para emissão de NF-e.
  3. Ter Certificado Digital;
  4. Ter acesso à internet;
  5. Ter um programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou usar o “Emissor de NF-e”, serviço gratuito oferecido pela própria Sefaz.

Como adquirir um Certificado Digital

Para seguir as regras para emissão de nota fiscal, as empresas obrigadas a emitirem esse documento precisam ter a assinatura, obtida através de um Certificado Digital.

Para consegui-lo, basta solicitar o documento em uma Autoridade Certificadora.

O Certificado Digital é pago e, geralmente, conta com um plano de assinatura anual.

Saiba mais: Tipos de certificados digitais: como solicitar, atualizar e usar em seu negócio

Como se credenciar na Sefaz e fazer cadastro do contribuinte

Além da assinatura digital, para cumprir as regras de emissão de nota fiscal as empresas também devem procurar a Secretaria Estadual de Fazenda (Sefaz) da sua cidade para realizar o cadastro e apresentar sua documentação.

Em alguns estados, esse credenciamento é feito pela internet, geralmente pelo site da própria Secretaria de Fazenda, como é o caso de São Paulo.

No estado paulista, o credenciamento é feito pelo Posto Fiscal Eletrônico acessado por login e senha.

Nessa etapa, o empresário opta por qual modalidade de empresa deseja se cadastrar.

Nos primeiros dias após o credenciamento, a empresa recebe um sistema de teste de emissão “em Homologação” e só depois está apta para emitir NF-e com validade comercial, ao trocar “Homologação” para “Em Produção”.

Confira também: Como emitir nota fiscal em São Paulo: veja o passo a passo

Por que emitir nota fiscal?

Agora que você sabe as regras para emissão de nota fiscal, é o momento ideal de entender por que esse documento é tão importante.

Além de mostrar profissionalismo e abrir novos mercados, quando a empresa emite nota fiscal ela também economiza em logística, tempo e mão de obra.

Veja outras vantagens de estar a par das regras para emissão de nota fiscal eletrônica e colocá-las em prática.

Diminuir custos com cartório

As notas fiscais eletrônicas assinadas com Certificado Digital têm valor jurídico e podem ser enviadas por e-mail.

Dessa forma, a empresa economiza com custos de cartório (em caso de inadimplência) enviando a versão eletrônica do documento. É mais simples, mais rápido e mais barato.

Ganho de tempo e praticidade administrativa

Antes, empresas guardavam as notas fiscais em pastas.

Se precisassem cancelar ou editar alguma informação na NF, era necessário buscar os documentos em arquivos.

No atual cenário, as notas fiscais eletrônicas são emitidas por um software e podem ficar armazenadas no programa para serem consultadas, canceladas e editadas mais tarde pelo empresário.

É mais uma das vantagens da transformação digital que está substituindo o papel pela tecnologia, em todos os ramos.

Dessa forma, economiza-se tempo e dinheiro, poupa-se o uso de papel e há menos burocracia na empresa.

Veja: Como arquivar notas fiscais e por quanto tempo?

Quando emitir nota fiscal?

De acordo com as regras para emissão de nota fiscal, esse documento deve ser gerado todas as vezes que houver transação comercial (venda) de um produto ou serviço.

Na falta da nota fiscal durante uma fiscalização, mercadorias podem ser impedidas de transitar ou ser capturadas devido a não comprovação fiscal.

Ficou claro para você a importância da emissão da nota fiscal? Veja então como automatizar processos como esses.

Não deixe de ler: “Por que sua empresa deve emitir nota fiscal automaticamente? Conheça como funciona esse processo e suas vantagens

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Confira mais detalhes em Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça a NFe.io

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Um comentário

  • Sara Silva danelon

    Faço lançamento de notas nos livros antigos ainda, e gostaria de saber, a partir de que ano tem que ter lançado?
    Tem 1 empresa que não foi lançado desde 2012. Tenho que lançar tudo ou só de dois anos pra cá? Ou seja, 2017, 2018?

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