Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io

As ferramentas digitais e os mecanismos on-line de acesso de dados entraram no mundo dos negócios não só para facilitar as formas de comunicação, mas também para auxiliar os próprios procedimentos do segmento de atuação empresarial — como acontece com o gerenciador de nota fiscal

Cada vez mais empresas surgem no meio digital e realizam todas as suas atividades de modo completamente on-line – o Banco Neon, fundado no Brasil e sem agências físicas, é um dos maiores exemplos.

É claro que existem diversos recursos e de ferramentas usados para possibilitar essa nova modalidade de negócio, compondo a chamada transformação digital. No entanto, exemplos como o do gerenciador de nota fiscal eletrônica ganham destaque por oferecerem benefícios transformadores à rotina das empresas..

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

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Nos idos tempos do papel impresso, a logística das empresas era completamente diferente.

A emissão de uma nota fiscal era essencial, mas demandava toda uma estratégia de armazenamento e catalogação para que os arquivos não se perdessem. Além disso, caso algum erro acontecesse, era bastante complicado realizar checagens e comprovações.

Com um software gerenciador de nota fiscal eletrônica, como o NFE.io, isso não acontece: as notas fiscais podem ser conferidas a qualquer momento.

Veja também: Como emitir as notas fiscais de venda em um marketplace?

Ao longo deste artigo, vamos falar sobre as dificuldades e benefícios de gerenciar notas fiscais, e como um sistema gerenciador, como o da NFE.io, pode ajudar a simplificar a gestão deste importante documento.

Boa leitura! 

A importância da nota fiscal

A nota fiscal eletrônica é um documento obrigatório que oficializa o processo de venda de produtos e serviços no ambiente físico e no digital. No comprovante, todas as características da negociação são documentadas, incluindo natureza da operação, quantidade do produto, tipo de negociação e imposto incidente.

O documento é essencial para registrar as transações comerciais de mercadorias, tendo validade jurídica e facilitando a auditoria de impostos e tributações pelo fisco. 

Além disso, serve de garantia caso o produto esteja em desconformidade, possibilitando que o comprador negocie trocas, substituições ou mesmo acione mecanismos legais para desfazer a transação.

Como gerenciar notas fiscais? Desafios e oportunidades

Embora a nota fiscal seja um documento imprescindível na rotina de empresas que vendem produtos ou prestam serviços, alguns desafios tornam a rotina de gerenciamento complexa. Veja, na lista abaixo, com quais deles você se identifica: 

• alto volume de emissão de notas;
• complexidade do regime fiscal;
• incidência de erros humanos.

Alto volume de emissão de notas

Seja qual for o seu segmento de atuação, emitir e gerir notas fiscais em grande volume pode ser complicado para um setor que já trabalha sobrecarregado por outras demandas. 

Além da emissão, é importante ter uma rotina de armazenamento, arquivamento e conferência periódica dos documentos, o que adiciona mais uma carga de complexidade à tarefa. 

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

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Complexidade do regime fiscal 

Diferentes regiões do país trabalham com regulações fiscais igualmente diferentes. 

Tais particularidades fazem com que empresas que atuam em nível nacional (ou mesmo inter regional) enfrentem o desafio de adaptação às diversas normas vigentes na hora da emissão da nota e do cálculo dos tributos aplicáveis. 

Incidência de erros humanos 

Por fim, a combinação dos fatores anteriores pode culminar no último item da nossa lista: a inevitável incidência de erros humanos no processo de emissão do documento. 

Pequenos detalhes inseridos incorretamente ou a ausência de informações essenciais podem acarretar problemas junto ao fisco e à Receita Federal. Além disso, a identificação destes equívocos pode levar a um processo de retificação ainda mais complexo e burocrático.

Como contornar os desafios? 

Felizmente, encarar os obstáculos acima não é a única opção para você e seu time. Com a ajuda de algumas ferramentas de apoio, como o gerenciador de nota fiscal, é possível minimizar (e até sanar) as questões pontuadas. 

A seguir, te mostramos, de forma prática, por que usar um gerenciador de notas fiscais pode trazer vantagens para a sua rotina. 

Por que usar um gerenciador de notas fiscais?

Aqui estão algumas das principais vantagens de usar um gerenciador de notas fiscais:

1. Agilidade
2. Rapidez de emissão
3. Cálculo 
4. Organização

A seguir, falaremos em detalhes sobre cada uma.

1- Agilidade

Com um bom software, é possível obter um gerenciador de nota fiscal eletrônica e customizá-lo com as informações de sua empresa.

Lembra-se dos antigos formulários de notas fiscais, com cabeçalhos e alguns dados preenchidos de forma padrão? Essa comodidade era o máximo que se alcançava com as notas impressas. As questões de cálculo e de informações de clientes precisavam ser todas preenchidas a cada emissão.

Com o gerenciador de notas fiscais, isso não acontece. O sistema conta com um banco de dados no qual é possível cadastrar os clientes e suas informações – assim, quando você precisa fazer algo relacionado a ele, não precisa preencher tudo novamente, e sim recuperar os dados já salvos.

Além disso, é possível encontrar, com apenas alguns cliques, todas as notas que já foram emitidas para aquele cliente, sem correr o risco de deixar alguma passar em branco.

2- Rapidez de emissão

O gerenciador de nota fiscal eletrônica NFE.io tem um sistema integrado e bastante rápido. Como os dados já estão salvos, os procedimentos técnicos são muito menos complicados e mais ágeis do que quando era feita a emissão manual.

Ganha-se tempo na inserção de dados e no processo de acesso ao sistema de validação, que já está disponível no software.

Quando a emissão é finalizada, a NFe é gerada em questão de segundos.

Ou seja: com uma ferramenta como a NFE.io, foi-se o tempo em que era preciso aguardar validações e procedimentos externos.

Os órgãos oficiais de fiscalização e as prefeituras fiscalizam todos os tipos de software de gerenciador de nota fiscal eletrônica, de modo que todas as emissões já estão devidamente validadas.

Veja mais: Tipos de nota fiscal eletrônica, quais as principais diferenças?

3- Cálculo

Emitir uma nota fiscal é um procedimento burocrático, mas que envolve conhecimentos profundos na hora de se fazer cálculos e balanços.

Com o gerenciador de nota fiscal, a etapa ocorre de forma mais simples. Para os casos em que a alíquota de imposto é variável, a vantagem é inegável: quando inserido o valor total da nota fiscal eletrônica, as taxas de desconto já são automaticamente calculadas.

Com o gerenciador de nota fiscal eletrônica, não só há uma maior economia de tempo, mas também aumento da segurança e da confiabilidade nas emissões

Afinal de contas, se o software estiver configurado corretamente e com as informações adequadamente inseridas em seu sistema, as chances de erro são praticamente nulas.

4- Organização

É inegável a forma como o gerenciador de nota fiscal eletrônica contribui para a organização da empresa.

Como o banco de dados é totalmente eletrônico, você pode mesclar e combinar filtros com muita facilidade, tais como:

• filtrar todas as NFe do mês anterior;
• selecionar todas as notas de um cliente no ano passado.

Dessa forma, o armazenamento e a recuperação dos dados acontecem de forma muito mais rápida.

Além disso, é possível criar categorias específicas para cada tipo de nota. Uma empresa que tem clientes com assinatura, com compras avulsas e com pacotes de compra, por exemplo, pode separar essas três modalidades no ato da emissão.

A adoção da prática gera a organização no ato da emissão e no armazenamento, já que a busca fica bem mais fácil.

Vantagens de usar o gerenciador de notas fiscais NFE.io

A NFE.io reduz o tempo e a complexidade gasta com a emissão de notas fiscais e a consulta de dados, te ajudando a ganhar performance, tempo e dinheiro.

Com a nossa ferramenta, você tem segurança na emissão automática de notas fiscais de forma fácil, simples e com cálculo de impostos precisos para evitar erros humanos. 

Além disso, é possível contar com painéis de dados sobre o andamento de seu negócio, um esquema de integração via API com outros sistemas, conta Multi Empresas e até um desconto especial para adquirir o certificado digital e-CNPJ A1.

Conheça as funcionalidades

A seguir, listamos algumas das funcionalidades que tornam o NFE.io o melhor gerenciador de nota fiscal para a sua empresa.

Envio de e-mails para seus clientes

Ao emitir a nota fiscal eletrônica de serviço, o sistema faz o envio automático do documento para o seu cliente em PDF e em XML, evitando o trabalho manual e otimizando o tempo da sua equipe.

Dashboard: tudo no seu controle!

O dashboard permite o monitoramento do crescimento da sua empresa mês a mês, com um relatório direto e simples.

Cálculo de imposto automático

Sabe aqueles erros manuais na hora de lançar informações de impostos no site do governo? Com o nosso sistema para emissão de notas fiscais eletrônicas de serviços, o cálculo de impostos é feito de forma automática a partir do envio de dados mínimos.

Multiempresas

Em nosso sistema, você pode cadastrar vários CNPJs para emitir suas notas fiscais sem pagar nada a mais por isso. Assim, você pode usar como white-label ou modo de revenda de forma simples e organizada, sem surpresas no fim do mês.

Veja alguns dos números que fazem a NFe.io se orgulhar de seus anos de trajetória: 

Faça agora mesmo a integração rápida do seu meio de pagamento com o sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica: NFE.io!