Como identificar notas frias? Descubra e evite problemas com o Fisco!

Tempo de leitura: 7 minutos

Além de todas as atribuições necessárias para manter um negócio funcionando corretamente, todo empreendedor precisa saber como identificar notas frias.

Notas frias são notas fiscais falsas emitidas contra o CNPJ da sua empresa

Detectar essa emissão indevida é essencial para que o seu negócio não seja autuado caso uma fiscalização constate que os impostos decorrentes dessa NF-e não foram pagos.

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Ainda que você não tenha conhecimento sobre essas notas, se não informar isso aos órgãos competentes, esses podem entender que a sua empresa também está sonegando impostos.

Confira, agora, como identificar notas frias e evitar problemas como multas e outras penalidades legais.

O que são notas frias?

O primeiro passo para saber como identificar notas frias é saber exatamente o que são essas notas, concorda?

Notas frias nada mais são do que notas fiscais falsas que foram emitidas contra o CNPJ da sua empresa.

Ou seja, são notas fiscais que fazem o registro de uma operação comercial que nunca aconteceu, ou que aconteceu, mas não da maneira informada (por exemplo, com valores maiores ou menores).

Há também as notas frias que são emitidas por CNPJs falsos de empresas que não são escritas adequadamente nos órgãos competentes.

O que acontece se você não identificar notas frias?

Só pela explicação anterior já dá para imaginar os problemas que esses documentos fiscais falsos podem trazer para a sua empresa, não é? Por isso, é tão importante saber como identificar notas frias.

Se, porventura, a sua empresa for vítima desse tipo de nota e não detectar essa fraude logo, corre o risco de ser autuada pelo Fisco caso haja alguma fiscalização.

O que costuma acontecer é que, nem sempre, os empreendedores fazem um controle mais aprofundado das notas fiscais que são emitidas contra o seu CNPJ. 

Porém, esse processo é essencial não apenas para identificar notas frias, mas também para fazer uma boa gestão financeira, evitando que você pague por produtos e/ou serviços que não adquiriu.

Aproveite e leia também: “Sistema de gestão financeira: automatize seus processos

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Não saber que há uma nota fiscal contra a sua empresa leva à não escrituração desse documento fiscal e ao não pagamento dos impostos relacionados.

Assim, quando há uma fiscalização, o Fisco entende que você cometeu uma infração. Quando isso acontece, a sua empresa pode ser multada e/ou sofrer as demais penalidades previstas para esse tipo de ato.

Como identificar notas frias?

Por tudo isso é tão importante saber como identificar notas frias. Isso vai garantir que você e a sua empresa não sejam pegos de surpresa e paguem (literalmente) por um crime que não cometeram.

Assim, se você quer saber como identificar notas frias e evitar todo esse transtorno, pode seguir um desses dois caminhos:

Consultar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou o site da SEFAZ do seu estado

A consulta constante ao Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou ao SEFAZ do seu estado é uma das alternativas quando se quer descobrir como identificar notas frias.

No Portal da NF-e, por exemplo, você deve clicar em “Consultar NF-e” e, em seguida, entrar com a chave de acesso da nota fiscal.

O problema dessa alternativa é que é preciso ter acesso à nota fiscal emitida e à sua chave de acesso, o que nem sempre é possível em casos de emissões fraudulentas.

Dica de leitura “3 métodos de como descobrir a chave de acesso de uma nota fiscal

Além disso, é necessário fazer a consulta nota por nota, o que demanda tempo e pode aumentar as chances de alguma NF-e deixar de ser consultada.

Utilizar um software de gestão e emissão de notas fiscais

Outra maneira de saber como identificar notas frias é utilizando um software de emissão e de gestão de notas fiscais.

Sistemas como esse ajudam na emissão das notas fiscais, mas também a fazer o download dos arquivos XML de todas as notas que foram emitidas contra o CNPJ da sua empresa.

Quer saber como funcionam os softwares de emissão de nota fiscal? Então não deixe de ler o artigo “Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io

O que fazer caso identifique uma nota fria?

Agora que você sabe como identificar notas frias, o próximo passo é entender o que deve ser feito caso constate que alguma NF-e foi emitida indevidamente contra a sua empresa.

Quando isso acontece é preciso rejeitar a nota fiscal no SEFAZ, por meio do Manifesto do Destinatário (MD-e).

O Manifesto do Destinatário é um aplicativo on-line da Secretaria da Fazenda que deve ser usado para realizar manifestações sobre uma NF-e que foi emitida contra o seu CNPJ.

Por meio desse sistema é possível registrar as seguintes ocorrências:

  • ciência da emissão;
  • confirmação de operação;
  • desconhecimento da operação
  • operação não realizada

No caso das notas frias a ocorrência indicada é a “desconhecimento da operação”, ou seja, você informa aos órgãos fiscalizadores que não reconhece como verdadeira a operação descrita naquela NF-e.

Para saber TUDO sobre o Manifesto do Destinatário leia o artigo “Como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz? Aprenda com este passo a passo

Por que são emitidas notas frias?

A esta altura você deve estar se perguntando: “Mas por que são emitidas notas frias?” 

Existem alguns objetivos que induzem o cometimento desse crime. Entre os mais comuns estão:

  • lavagem de dinheiro;
  • sonegação de impostos;
  • tentativa de ajuste de estoque;
  • tentativa de proteção contra crime de roubos;
  • acobertamento de transações comerciais que foram realizadas sem nota fiscal.

Dentro desse cenário de emissão de notas frias há ainda mais uma ação fraudulenta, conhecida como “nota calçada”. Nesse caso, o documento fiscal que acompanha o produto é diferente do que está em posse do vendedor.

Essas diferenças de informações podem estar relacionadas a preço, alíquotas de impostos, entre outros dados. 

O uso da NF-e tem dificultado essa tentativa de crime, uma vez que a comunicação da emissão é certificada pela Secretaria da Fazenda.

Aproveite e leia também: “Guia prático: tudo sobre emissão de nota fiscal eletrônica para você dominar o assunto

O que acontece com quem emite nota fria?

A emissão de notas frias é passível de diferentes penalidades. O artigo 172 do Código Penal, por exemplo, determinada que:

“Emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado. (Redação dada pela Lei nº 8.137, de 27.12.1990)

Pena — detenção, de 2 (dois) a 4 (quatro) anos, e multa. (Redação dada pela Lei nº 8.137, de 27.12.1990)”

Assim, além do responsável por esse ato (pessoa física) correr o risco de detenção, a empresa em si (pessoa jurídica) também é penalizada. Entre as possibilidades estão:

  • cancelamento do CNPJ;
  • cancelamento da Inscrição Estadual.

E as empresas que recebem a nota fria e não comunicam seu desconhecimento também podem ser autuadas pelo Fisco e receber multas pelo não pagamento dos impostos informados naquele documento fiscal.

Como evitar ser “vítima” das notas frias?

A melhor forma de evitar se tornar uma “vítima” das notas frias é fazendo uma boa gestão fiscal da sua empresa, com o acompanhamento pontual de todas as notas que foram emitidas e recebidas.

Para saber como fazer isso, leia o artigo “Gestão do departamento fiscal: 5 dicas descomplicadas para manter-se em dia com o Fisco brasileiro

E se precisa de um gerenciador de nota fiscal eletrônica, conte com a NFe.io!


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