Como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz? Aprenda com este passo a passo

Tempo de leitura: 7 minutos

Saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) é essencial quando uma nota é emitida contra o seu CNPJ e você desconhece aquela operação comercial.

Além disso, o recurso também é utilizado para confirmar uma transação, afirmar o recebimento de mercadorias, ou registrar quando uma operação não foi concretizada.

No entanto, caso a emissão da nota fiscal contra a sua empresa não seja devida e você não se manifeste quanto a isso, o Fisco entende que sua participação é real, o que pode levar a problemas futuros.

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Para evitar qualquer transtorno, veja abaixo o passo a passo de como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz.

Como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz?

O processo de recusa de uma nota fiscal na Sefaz é simples e pode ser realizado em poucos passos. Veja!

Passo 1: conheça o sistema de Manifestação do Destinatário

O primeiro passo para saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz √© aprender sobre a Manifesta√ß√£o do Destinat√°rio Eletr√īnica (MD-e), visto que todo procedimento √© realizado por esse sistema.

Trata-se de um aplicativo on-line da Secretaria da Fazenda utilizado para realizar manifesta√ß√Ķes sobre uma Nota Fiscal Eletr√īnica (NFe) que foi emitida contra o seu CNPJ.¬†

Empresas que fazem a manifesta√ß√£o eventualmente podem utilizar a vers√£o disponibilizada pela Sefaz ‚ÄĒ o software da Secretaria do Estado de S√£o Paulo, por exemplo, pode ser baixado neste link.

J√° as que possuem uma grande quantidade de opera√ß√Ķes que necessitam de manifesta√ß√£o, a indica√ß√£o √© que utilizem um sistema pr√≥prio para essa atividade.¬†

Para isso, devem acessar a documenta√ß√£o t√©cnica dispon√≠vel no portal da Nota Fiscal Eletr√īnica e buscar por ‚Äúdocumentos‚ÄĚ, em seguida ‚Äúnotas t√©cnicas‚ÄĚ e procurar pela ‚ÄúNota T√©cnica 02/2012‚ÄĚ.

Al√©m do registro das manifesta√ß√Ķes, o MD-e permite o download, a valida√ß√£o e a exporta√ß√£o de arquivos em XML, e a restaura√ß√£o de arquivos antigos e backups.

√Č tamb√©m nesse sistema que voc√™ vai registrar os eventos que levaram a essa manifesta√ß√£o, que s√£o:

Ciência da Emissão

Esse evento significa que você tem ciência de que uma NFe que foi emitida contra a sua empresa. No entanto, não quer dizer que esteja manifestando conhecimento sobre a operação comercial que ela representa.

Ao registrar esse evento, o sistema libera a opção de download da nota fiscal em questão, que ajuda a identificar a sua origem.

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A Ciência da Emissão não tem prazo para ser realizada e nem é obrigatória. Porém, uma vez realizada, deverá ser finalizada com a manifestação para um dos eventos a seguir em até 180 dias.

Confirmação de Operação

Ao registrar o evento ‚ÄúConfirma√ß√£o de Opera√ß√£o‚ÄĚ, voc√™ est√° confirmando a opera√ß√£o comercial a qual se refere a NFe.

Com essa manifestação, também é possível afirmar o recebimento de mercadorias, quando a operação tem essa finalidade. 

Uma vez que esse evento é registrado, a empresa que emitiu a nota é automaticamente impedida de fazer seu cancelamento.

Desconhecimento da Operação

Este evento serve para registrar que a opera√ß√£o descrita em determinada nota fiscal eletr√īnica √© desconhecida por voc√™.

Nesse caso, quer dizer que os dados da sua empresa, Inscri√ß√£o Estadual e CNPJ, foram utilizados indevidamente, podendo ser um indicativo de opera√ß√Ķes fraudulentas.¬†

O registro desse evento lhe protege contra problemas futuros com o Fisco que podem, inclusive, gerar passivos tributários. 

Operação não Realizada

Mas para saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz é importante conhecer mais um evento.

A ‚ÄúOpera√ß√£o n√£o Realizada‚ÄĚ deve ser utilizada quando, por algum motivo, a opera√ß√£o comercial n√£o foi conclu√≠da.¬†

Como exemplos podemos citar: sinistros na carga durante o transporte; recusa de recebimento da mercadoria; produtos errados etc.

No momento desse registro também é possível informar os motivos que levaram a essa opção de manifestação.

Passo 2: fa√ßa o registro das manifesta√ß√Ķes

Conhecendo todos os eventos e com o aplicativo Manifestação do Destinatário devidamente instalado, você deve proceder da seguinte maneira:

  • acesse o aplicativo;
  • clique no s√≠mbolo da Nota Fiscal Eletr√īnica;
  • clique em ‚ÄúOk‚ÄĚ na mensagem de atualiza√ß√£o autom√°tica que surgir na tela;
  • em seguida, clique em ‚ÄúExecutar‚ÄĚ;
  • escolha um destinat√°rio j√° cadastrado no sistema, ou cadastre um novo;
  • clique em ‚ÄúPesquisar NF-e‚ÄĚ em ‚ÄúGerenciamento de Manifesta√ß√£o‚ÄĚ. Digite sua chave de acesso ou fa√ßa a importa√ß√£o de um arquivo XML para realizar a pesquisa das notas fiscais destinadas √† sua empresa;
  • escolha qual NF-e receber√° a manifesta√ß√£o e escolha um dos eventos citados anteriormente;
  • feito isso, basta assinar e transmitir a MD-e digitalmente, utilizando o certificado digital;
  • finalize verificando se a manifesta√ß√£o foi mesmo efetivada.

Quem está obrigado a fazer a manifestação?

Somente alguns segmentos estão obrigados a fazer a manifestação de destinatário, que são as empresas do ramo de:

  • bebidas alco√≥licas, refrigerantes e √°gua mineral;
  • uso de √°lcool para fins n√£o combust√≠veis;
  • postos de gasolina;
  • cigarros.

Além desses, notas fiscais com valor acima de R$ 100 mil, independentemente da atividade, também entram no grupo da obrigatoriedade. 

As demais não são obrigadas, porém, esse recurso pode trazer diversas vantagens.

Quais as vantagens de fazer a manifestação de destinatário?

Ainda que sua empresa não faça parte do grupo citado, a manifestação de destinatário pode ser bastante vantajosa.

O primeiro motivo √© se posicionar quanto a participa√ß√£o, ou n√£o, do seu neg√≥cio em uma transa√ß√£o comercial. Assim, voc√™ tamb√©m pode confirmar as informa√ß√Ķes fornecidas pelo emissor da NF-e na qual sua empresa foi citada.

Além disso, também ajuda a:

  • identificar quais notas fiscais eletr√īnicas foram emitidas para a sua empresa em todo o pa√≠s;
  • evitar que sua Inscri√ß√£o Estadual seja utilizada para opera√ß√Ķes fraudulentas;
  • ter acesso ao XML da NF-e que n√£o tenha sido enviada pelo emissor √† sua empresa;
  • garantir que a nota fiscal emitida n√£o seja cancelada;
  • registrar o recebimento das mercadorias, constituindo de maneira formal o v√≠nculo comercial e resguardando juridicamente a sua empresa.¬†

Qual o prazo de manifestação?

Além de saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz, é importante se atentar aos prazos.

Aqui, vale lembrar que cada estado tem autonomia para determinar a quantidade de dias para entrega das manifesta√ß√Ķes, bem como suas obriga√ß√Ķes. No entanto, devem ter como base as exig√™ncias nacionais.

De acordo com o Ajuste Sinief 7/2005, no anexo II, os prazos em √Ęmbito nacional s√£o contados a partir da data de autoriza√ß√£o do uso da NF-e, seguindo a tabela abaixo:

Fonte: Confaz

Como promover uma boa gest√£o fiscal da sua empresa?

A boa gestão fiscal da sua empresa está totalmente relacionada ao seu crescimento. 

Além de evitar problemas com o Fisco, processos alinhados geram economia de tempo e dinheiro. Um software como da NFE.io ajuda você nessa tarefa. 

Com o sistema da NFE.io, além de emitir notas fiscais automaticamente, você também consegue: 

Quer entender melhor o funcionamento e as vantagens? Ent√£o acesse este artigo: Gerenciador de nota fiscal eletr√īnica: conhe√ßa o NFE.io


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2 coment√°rios

  • Gustavo Woltmann

    Esse foi um trabalho de primeira classe.

  • Janaina

    Obrigada pela ajuda, com essa matéria consegui resolver o problema.
    Abs

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