Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
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Como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz? Aprenda com este passo a passo

Acessar o sistema Manifestação do Destinatário Eletrônica, escolher evento, enviar. Veja as etapas de como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) é essencial quando uma nota é emitida contra o seu CNPJ e você desconhece aquela operação comercial.

Além disso, o recurso também é utilizado para confirmar uma transação, afirmar o recebimento de mercadorias, ou registrar quando uma operação não foi concretizada.

No entanto, caso a emissão da nota fiscal contra a sua empresa não seja devida e você não se manifeste quanto a isso, o Fisco entende que sua participação é real, o que pode levar a problemas futuros.

Para evitar qualquer transtorno, veja abaixo o passo a passo de como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz.

Como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz?

O processo de recusa de uma nota fiscal na Sefaz é simples e pode ser realizado em poucos passos. Veja!

Passo 1: conheça o sistema de Manifestação do Destinatário

O primeiro passo para saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz é aprender sobre a Manifestação do Destinatário Eletrônica (MD-e), visto que todo procedimento é realizado por esse sistema.

Trata-se de um aplicativo on-line da Secretaria da Fazenda utilizado para realizar manifestações sobre uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) que foi emitida contra o seu CNPJ

Empresas que fazem a manifestação eventualmente podem utilizar a versão disponibilizada pela Sefaz — o software da Secretaria do Estado de São Paulo, por exemplo, pode ser baixado neste link.

Já as que possuem uma grande quantidade de operações que necessitam de manifestação, a indicação é que utilizem um sistema próprio para essa atividade. 

Para isso, devem acessar a documentação técnica disponível no portal da Nota Fiscal Eletrônica e buscar por “documentos”, em seguida “notas técnicas” e procurar pela “Nota Técnica 02/2012”.

Além do registro das manifestações, o MD-e permite o download, a validação e a exportação de arquivos em XML, e a restauração de arquivos antigos e backups.

É também nesse sistema que você vai registrar os eventos que levaram a essa manifestação, que são:

Ciência da Emissão

Esse evento significa que você tem ciência de que uma NFe que foi emitida contra a sua empresa. No entanto, não quer dizer que esteja manifestando conhecimento sobre a operação comercial que ela representa.

Ao registrar esse evento, o sistema libera a opção de download da nota fiscal em questão, que ajuda a identificar a sua origem.

A Ciência da Emissão não tem prazo para ser realizada e nem é obrigatória. Porém, uma vez realizada, deverá ser finalizada com a manifestação para um dos eventos a seguir em até 180 dias.

Confirmação de Operação

Ao registrar o evento “Confirmação de Operação”, você está confirmando a operação comercial a qual se refere a NFe.

Com essa manifestação, também é possível afirmar o recebimento de mercadorias, quando a operação tem essa finalidade. 

Uma vez que esse evento é registrado, a empresa que emitiu a nota é automaticamente impedida de fazer seu cancelamento.

Desconhecimento da Operação

Este evento serve para registrar que a operação descrita em determinada nota fiscal eletrônica é desconhecida por você.

Nesse caso, quer dizer que os dados da sua empresa, Inscrição Estadual e CNPJ, foram utilizados indevidamente, podendo ser um indicativo de operações fraudulentas. 

O registro desse evento lhe protege contra problemas futuros com o Fisco que podem, inclusive, gerar passivos tributários. 

Operação não Realizada

Mas para saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz é importante conhecer mais um evento.

A “Operação não Realizada” deve ser utilizada quando, por algum motivo, a operação comercial não foi concluída

Como exemplos podemos citar: sinistros na carga durante o transporte; recusa de recebimento da mercadoria; produtos errados etc.

No momento desse registro também é possível informar os motivos que levaram a essa opção de manifestação.

Passo 2: faça o registro das manifestações

Conhecendo todos os eventos e com o aplicativo Manifestação do Destinatário devidamente instalado, você deve proceder da seguinte maneira:

  • acesse o aplicativo;
  • clique no símbolo da Nota Fiscal Eletrônica;
  • clique em “Ok” na mensagem de atualização automática que surgir na tela;
  • em seguida, clique em “Executar”;
  • escolha um destinatário já cadastrado no sistema, ou cadastre um novo;
  • clique em “Pesquisar NF-e” em “Gerenciamento de Manifestação”. Digite sua chave de acesso ou faça a importação de um arquivo XML para realizar a pesquisa das notas fiscais destinadas à sua empresa;
  • escolha qual NF-e receberá a manifestação e escolha um dos eventos citados anteriormente;
  • feito isso, basta assinar e transmitir a MD-e digitalmente, utilizando o certificado digital;
  • finalize verificando se a manifestação foi mesmo efetivada.

Quem está obrigado a fazer a manifestação?

Somente alguns segmentos estão obrigados a fazer a manifestação de destinatário, que são as empresas do ramo de:

  • bebidas alcoólicas, refrigerantes e água mineral;
  • uso de álcool para fins não combustíveis;
  • postos de gasolina;
  • cigarros.

Além desses, notas fiscais com valor acima de R$ 100 mil, independentemente da atividade, também entram no grupo da obrigatoriedade. 

As demais não são obrigadas, porém, esse recurso pode trazer diversas vantagens.

Quais as vantagens de fazer a manifestação de destinatário?

Ainda que sua empresa não faça parte do grupo citado, a manifestação de destinatário pode ser bastante vantajosa.

O primeiro motivo é se posicionar quanto a participação, ou não, do seu negócio em uma transação comercial. Assim, você também pode confirmar as informações fornecidas pelo emissor da NF-e na qual sua empresa foi citada.

Além disso, também ajuda a:

  • identificar quais notas fiscais eletrônicas foram emitidas para a sua empresa em todo o país;
  • evitar que sua Inscrição Estadual seja utilizada para operações fraudulentas;
  • ter acesso ao XML da NF-e que não tenha sido enviada pelo emissor à sua empresa;
  • garantir que a nota fiscal emitida não seja cancelada;
  • registrar o recebimento das mercadorias, constituindo de maneira formal o vínculo comercial e resguardando juridicamente a sua empresa. 

Qual o prazo de manifestação?

Além de saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz, é importante se atentar aos prazos.

Aqui, vale lembrar que cada estado tem autonomia para determinar a quantidade de dias para entrega das manifestações, bem como suas obrigações. No entanto, devem ter como base as exigências nacionais.

De acordo com o Ajuste Sinief 7/2005, no anexo II, os prazos em âmbito nacional são contados a partir da data de autorização do uso da NF-e, seguindo a tabela abaixo:

Fonte: Confaz

Como promover uma boa gestão fiscal da sua empresa?

A boa gestão fiscal da sua empresa está totalmente relacionada ao seu crescimento. 

Além de evitar problemas com o Fisco, processos alinhados geram economia de tempo e dinheiro. Um software como da NFe.io ajuda você nessa tarefa. 

Com o sistema da NFe.io, além de emitir notas fiscais automaticamente, você também consegue: 

Quer entender melhor o funcionamento e as vantagens? Então acesse este artigo: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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