Como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz? Aprenda com este passo a passo

Saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) é essencial quando uma nota é emitida contra o seu CNPJ e você desconhece aquela operação comercial.

Além disso, o recurso também é utilizado para confirmar uma transação, afirmar o recebimento de mercadorias, ou registrar quando uma operação não foi concretizada.

No entanto, caso a emissão da nota fiscal contra a sua empresa não seja devida e você não se manifeste quanto a isso, o Fisco entende que sua participação é real, o que pode levar a problemas futuros.

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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

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Para evitar qualquer transtorno, veja abaixo o passo a passo de como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz.

Como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz?

O processo de recusa de uma nota fiscal na Sefaz é simples e pode ser realizado em poucos passos. Veja!

Passo 1: conheça o sistema de Manifestação do Destinatário

O primeiro passo para saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz é aprender sobre a Manifestação do Destinatário Eletrônica (MD-e), visto que todo procedimento é realizado por esse sistema.

Trata-se de um aplicativo on-line da Secretaria da Fazenda utilizado para realizar manifestações sobre uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) que foi emitida contra o seu CNPJ. 

Empresas que fazem a manifestação eventualmente podem utilizar a versão disponibilizada pela Sefaz — o software da Secretaria do Estado de São Paulo, por exemplo, pode ser baixado neste link.

Já as que possuem uma grande quantidade de operações que necessitam de manifestação, a indicação é que utilizem um sistema próprio para essa atividade. 

Para isso, devem acessar a documentação técnica disponível no portal da Nota Fiscal Eletrônica e buscar por “documentos”, em seguida “notas técnicas” e procurar pela “Nota Técnica 02/2012”.

Além do registro das manifestações, o MD-e permite o download, a validação e a exportação de arquivos em XML, e a restauração de arquivos antigos e backups.

É também nesse sistema que você vai registrar os eventos que levaram a essa manifestação, que são:

Ciência da Emissão

Esse evento significa que você tem ciência de que uma NFe que foi emitida contra a sua empresa. No entanto, não quer dizer que esteja manifestando conhecimento sobre a operação comercial que ela representa.

Ao registrar esse evento, o sistema libera a opção de download da nota fiscal em questão, que ajuda a identificar a sua origem.

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

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A Ciência da Emissão não tem prazo para ser realizada e nem é obrigatória. Porém, uma vez realizada, deverá ser finalizada com a manifestação para um dos eventos a seguir em até 180 dias.

Confirmação de Operação

Ao registrar o evento “Confirmação de Operação”, você está confirmando a operação comercial a qual se refere a NFe.

Com essa manifestação, também é possível afirmar o recebimento de mercadorias, quando a operação tem essa finalidade. 

Uma vez que esse evento é registrado, a empresa que emitiu a nota é automaticamente impedida de fazer seu cancelamento.

Desconhecimento da Operação

Este evento serve para registrar que a operação descrita em determinada nota fiscal eletrônica é desconhecida por você.

Nesse caso, quer dizer que os dados da sua empresa, Inscrição Estadual e CNPJ, foram utilizados indevidamente, podendo ser um indicativo de operações fraudulentas. 

O registro desse evento lhe protege contra problemas futuros com o Fisco que podem, inclusive, gerar passivos tributários. 

Operação não Realizada

Mas para saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz é importante conhecer mais um evento.

A “Operação não Realizada” deve ser utilizada quando, por algum motivo, a operação comercial não foi concluída. 

Como exemplos podemos citar: sinistros na carga durante o transporte; recusa de recebimento da mercadoria; produtos errados etc.

No momento desse registro também é possível informar os motivos que levaram a essa opção de manifestação.

Passo 2: faça o registro das manifestações

Conhecendo todos os eventos e com o aplicativo Manifestação do Destinatário devidamente instalado, você deve proceder da seguinte maneira:

• acesse o aplicativo;
• clique no símbolo da Nota Fiscal Eletrônica;
• clique em “Ok” na mensagem de atualização automática que surgir na tela;
• em seguida, clique em “Executar”;
• escolha um destinatário já cadastrado no sistema, ou cadastre um novo;
• clique em “Pesquisar NF-e” em “Gerenciamento de Manifestação”. Digite sua chave de acesso ou faça a importação de um arquivo XML para realizar a pesquisa das notas fiscais destinadas à sua empresa;
• escolha qual NF-e receberá a manifestação e escolha um dos eventos citados anteriormente;
• feito isso, basta assinar e transmitir a MD-e digitalmente, utilizando o certificado digital;
• finalize verificando se a manifestação foi mesmo efetivada.

Quem está obrigado a fazer a manifestação?

Somente alguns segmentos estão obrigados a fazer a manifestação de destinatário, que são as empresas do ramo de:

• bebidas alcoólicas, refrigerantes e água mineral;
• uso de álcool para fins não combustíveis;
• postos de gasolina;
• cigarros.

Além desses, notas fiscais com valor acima de R$ 100 mil, independentemente da atividade, também entram no grupo da obrigatoriedade. 

As demais não são obrigadas, porém, esse recurso pode trazer diversas vantagens.

Quais as vantagens de fazer a manifestação de destinatário?

Ainda que sua empresa não faça parte do grupo citado, a manifestação de destinatário pode ser bastante vantajosa.

O primeiro motivo é se posicionar quanto a participação, ou não, do seu negócio em uma transação comercial. Assim, você também pode confirmar as informações fornecidas pelo emissor da NF-e na qual sua empresa foi citada.

Além disso, também ajuda a:

• identificar quais notas fiscais eletrônicas foram emitidas para a sua empresa em todo o país;
• evitar que sua Inscrição Estadual seja utilizada para operações fraudulentas;
• ter acesso ao XML da NF-e que não tenha sido enviada pelo emissor à sua empresa;
• garantir que a nota fiscal emitida não seja cancelada;
• registrar o recebimento das mercadorias, constituindo de maneira formal o vínculo comercial e resguardando juridicamente a sua empresa. 

Qual o prazo de manifestação?

Além de saber como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz, é importante se atentar aos prazos.

Aqui, vale lembrar que cada estado tem autonomia para determinar a quantidade de dias para entrega das manifestações, bem como suas obrigações. No entanto, devem ter como base as exigências nacionais.

De acordo com o Ajuste Sinief 7/2005, no anexo II, os prazos em âmbito nacional são contados a partir da data de autorização do uso da NF-e, seguindo a tabela abaixo:

Fonte: Confaz

Como promover uma boa gestão fiscal da sua empresa?

A boa gestão fiscal da sua empresa está totalmente relacionada ao seu crescimento. 

Além de evitar problemas com o Fisco, processos alinhados geram economia de tempo e dinheiro. Um software como da NFE.io ajuda você nessa tarefa. 

Com o sistema da NFE.io, além de emitir notas fiscais automaticamente, você também consegue: 

• realizar cálculo de impostos;
• emitir de relatórios;
• administrar vários CNPJs;
• acompanhar o fluxo de vendas;
• enviar de nota fiscal eletrônica via e-mail aos seus clientes.

Quer entender melhor o funcionamento e as vantagens? Então acesse este artigo: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io