Arquivo XML da nota fiscal: acesse de forma pr√°tica

Tempo de leitura: 11 minutos

Desde 2005, o empres√°rio brasileiro que organiza suas opera√ß√Ķes comerciais on-line pode garantir que tudo esteja em ordem a partir do chamado XML da nota fiscal.

Trata-se do arquivo que deve ser armazenado digitalmente e que guarda todas as informa√ß√Ķes relacionadas a determinada venda de mercadorias. No entanto, muitos empres√°rios t√™m d√ļvidas sobre como conseguir esse anexo.

Vale destacar que o XML √© √ļnico e insubstitu√≠vel, e n√£o deve ser confundido com a DANFE ‚ÄĒ que n√£o √© a nota em si, mas um documento auxiliar que deve acompanhar a mercadoria.

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Dessa forma, o que deve ser guardado não é o documento que acompanha o produto, mas sim, a nota em formato XML. Por isso, é tão importante saber como fazer o download do arquivo.

Neste artigo, vamos mostrar o que √© o XML da nota fiscal, quais as suas vantagens, como voc√™ pode ger√°-lo e guard√°-lo e quais s√£o as determina√ß√Ķes legais para o processo.¬†

Boa leitura!

O que √© XML da nota fiscal eletr√īnica?

XML da nota fiscal eletr√īnica √© uma sigla em ingl√™s que significa Extensible Markup Language, o que pode ser traduzido em portugu√™s como Linguagem Extens√≠vel de Marca√ß√£o. Trata-se de uma estrutura de armazenamento de dados em um formato leg√≠vel por m√°quina.

Em outras palavras, podemos dizer que XML √© uma linguagem que descreve variados tipos de dados, sendo uma das suas maiores vantagens a capacidade de compartilhar informa√ß√Ķes com muita facilidade pela internet.

Dessa forma, a nota fiscal é um documento emitido e armazenado em formato XML, e disponibilizado ao destinatário da mercadoria para consulta e armazenamento.

A NF-e em formato XML tem um padr√£o nacional de escritura√ß√£o e, mesmo sendo disponibilizada ao destinat√°rio, n√£o acompanha a mercadoria. Quem faz o acompanhamento √© o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletr√īnica).

Inclusive, se você quiser saber mais sobre esse documento é só ler este artigo: Entenda o que é DANFE da nota fiscal e saiba como você pode emiti-lo!

Para que serve o arquivo XML da nota fiscal?

O XML da nota fiscal tem, por objetivo, facilitar a emiss√£o, a abertura, a transfer√™ncia e o armazenamento eletr√īnico do documento por parte do destinat√°rio do produto ou servi√ßo. Al√©m disso, √© por meio do arquivo que as autoridades verificam os detalhes das transa√ß√Ķes.

Um aspecto importante a ressaltar √© a seguran√ßa do arquivo, visto que h√° uma grande dificuldade em adulter√°-lo. Depois de gerado, s√≥ um software espec√≠fico pode ler suas informa√ß√Ķes e convert√™-las em outro formato.

Quais as vantagens de usar o arquivo XML?

Dentre as principais vantagens de usar o arquivo XML, est√£o a redu√ß√£o de custos relacionados com papel, a diminui√ß√£o de espa√ßos f√≠sicos para arquivamento de documentos, a simplicidade na troca de informa√ß√Ķes fiscais entre destinat√°rio, remetente e o fisco, e a facilidade no momento de localizar uma nota.

Além dos pontos anteriormente citados, o XML é um arquivo constantemente atualizado, o que configura mais uma vantagem. Na prática, significa que, a cada novo layout, a integração do arquivo aos sistemas de gestão se torna melhor.

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Quais informa√ß√Ķes devem constar no arquivo XML da nota fiscal eletr√īnica?

As informa√ß√Ķes que devem constar no arquivo XML da nota s√£o:

  • dados da NF-e: n√ļmero sequencial, s√©rie, modelo, data de emiss√£o e data de entrada/sa√≠da das mercadorias;
  • dados do emitente: nome/raz√£o social, CNPJ, inscri√ß√£o estadual, c√≥digo do munic√≠pio e endere√ßo;
  • dados do destinat√°rio: nome/raz√£o social, endere√ßo, CNPJ e inscri√ß√£o estadual;
  • dados dos produtos: descri√ß√£o, NCM, quantidade, unidade comercial, quantidade e valor unit√°rio;
  • dados dos impostos diretos: base de c√°lculo, valor dos produtos, valor do frete e do seguro, substitui√ß√£o tribut√°ria, ICMS, IPI, PIS e Cofins;
  • dados de transporte: nome do transportador, CNPJ, endere√ßo, placas do ve√≠culo, quantidade de volumes, peso bruto, peso l√≠quido;
  • informa√ß√Ķes adicionais: outras informa√ß√Ķes complementares de interesse do contribuinte.

Veja um resumo do que consta no arquivo XML:

Onde fica o XML da nota fiscal?

O XML da nota fiscal fica armazenado em diversos locais, como:

  • sistema do emitente: ao emitir a NF-e, o sistema usado gera o XML e o armazena no servidor ou no espa√ßo destinado √† gest√£o de arquivos da empresa;
  • portal da NF-e: ap√≥s autorizar a NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibiliza o XML para consulta e download no site oficial do Portal da NF-e, acess√≠vel ao emitente e ao destinat√°rio da nota;
  • e-mail: algumas empresas enviam o XML da nota fiscal automaticamente para o e-mail do destinat√°rio ap√≥s a emiss√£o da NF-e.

√Č preciso armazenar o XML da nota fiscal?

Entre outros cuidados, o contribuinte precisa validar e armazenar a NF-e de forma segura. Paralelamente, o destinat√°rio deve verificar a validade e a autenticidade do documento eletr√īnico, bem como a respectiva autoriza√ß√£o no momento do recebimento da mercadoria.

Tanto o emitente quanto o destinatário devem manter os arquivos digitais das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária, que é de 5 anos, para que sejam apresentados à fiscalização se forem solicitados.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para emissão de NF-e, precisa manter em arquivo físico o DANFE da operação pelo mesmo período.

Veja tamb√©m: Confira programas para abrir arquivo XML de Nota Fiscal Eletr√īnica

Como gerar e baixar o arquivo XML de uma nota fiscal?

Você pode gerar um arquivo XML de forma gratuita e diretamente por meio de um software da Secretaria da Fazenda.

Seja transportador, destinatário ou emitente, pessoa física ou jurídica, o acesso pode ocorrer caso haja autorização ou vínculo com o XML em questão.

Para obter o arquivo, é necessário seguir os passos abaixo.

1. Instalar um certificado digital

O certificado digital (e-CNPJ) é crucial para consultar arquivos XML, já que assegura a identidade de um usuário ou de uma empresa. O documento pode ser adquirido em entidades autorizadas do governo e credenciadas junto ao ICP-Brasil.

Uma vez adquirido, ser√° necess√°rio, portanto, instal√°-lo no navegador, o que facilita e permite o download dos arquivos XML sempre que preciso. Veja em detalhes como funciona o passo a passo para tirar um certificado digital:

Saiba mais: Passo a passo completo: Como solicitar certificado digital

2. Acessar o Portal Nacional da SEFAZ

Nos endere√ßos www.nfe.fazenda.gov.br ou www.cte.fazenda.gov.br, √© preciso clicar em ‚ÄúConsultar NF-e Completa‚ÄĚ e informar a chave de acesso da nota fiscal eletr√īnica.

Trata-se de um c√≥digo de 44 n√ļmeros, presente em todas as DANFEs emitidas, e que √© necess√°rio para acessar os dados do servi√ßo ou produto pelo site oficial da Fazenda.

3. Fazer o download em formato XML

Ap√≥s acessar a consulta da NF-e, no fim da p√°gina voc√™ ver√° a mensagem ‚ÄúDownload do documento‚ÄĚ.

Ao clicar nela, o arquivo a ser baixado j√° estar√° em formato XML. Neste momento, a p√°gina exigir√° o ‚Äúcertificado de cliente‚ÄĚ, que nada mais √© do que o certificado digital que deve estar instalado no navegador.

Como abrir o XML da nota fiscal?

Para abrir o XML da nota fiscal, voc√™ precisa ter feito o download no seu computador. Uma vez que o arquivo esteja devidamente baixado, basta clicar sobre ele com o bot√£o direito, selecionando a op√ß√£o ‚ÄúAbrir Com‚ÄĚ.

A partir da√≠, voc√™ ter√° que selecionar a alternativa ‚ÄúAbrir o arquivo com o Visualizador da Nota Fiscal Eletr√īnica‚ÄĚ. Ent√£o, basta aguardar alguns instantes e voc√™ j√° ter√° acesso ao arquivo na sua tela.

Vale dizer que os programas compatíveis para abrir o XML são:

  • Linux GTK (Ubuntu) x86_64;
  • Windows 64 bits;
  • Linux GTK (Ubuntu);
  • Windows 32 bits.

Além de visualizar o arquivo, você pode enviá-lo para o destinatário de maneira bem simples.

Como enviar o XML da nota fiscal?

O jeito mais fácil de enviar um arquivo XML é pelo e-mail. O compartilhamento pode ser feito de forma automatizada ou manual. 

Assim que o arquivo for validado e liberado, você pode fazer o download e anexá-lo ao e-mail do destinatário. Caso você tenha um software específico, como a NFE.io, pode automatizar o envio do XML e PDF da nota fiscal.

Nesse segundo caso, logo que a nota é gerada, o próprio sistema envia o documento para o e-mail informado, sem a necessidade de fazer esse trabalho manualmente.

Como converter PDF para arquivo XML da nota fiscal?

Como o arquivo XML é gerado automaticamente pelo programa emissor da nota fiscal, não há necessidade de converter um PDF em XML, a não ser que você tenha alguma demanda urgente para tal.

Vale destacar que, nesse caso, ele não será um arquivo validado pela SEFAZ, mas pode ser feito por meio de alguns softwares de edição de PDF que permitem a conversão em outros formatos como o XML.

Qual a diferença entre XML, NF-e e DANFE?

Outra d√ļvida bastante recorrente diz respeito √† diferen√ßa entre XML, NF-e e DANFE. Apesar de todas as siglas fazerem refer√™ncia a uma emiss√£o de nota fiscal, s√£o conceitualmente diferentes.

O XML não é a nota em si, mas o arquivo digital oficial de uma nota, que contém os dados obrigatórios, e que deve ser enviado automaticamente para o destinatário.

Já a NF-e é a nota propriamente dita, ou seja, a versão do documento fiscal que substituiu o antigo modelo físico. Sua emissão é obrigatória sempre que houver compra ou transferência de mercadorias.

Por fim, o DANFE √© o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletr√īnica, sendo a representa√ß√£o visual, impressa e simplificada da NF, que acompanha o produto durante o transporte at√© o destinat√°rio.

Veja mais detalhadamente o que é o DANFE:

Automatize a emiss√£o de suas notas fiscais

Checar o XML de cada nota fiscal emitida para a sua empresa pode ser um trabalho desgastante e custoso, dependendo da quantidade de transa√ß√Ķes realizadas ao longo dos meses.¬†

Em muitos casos, automatizar acaba sendo a melhor solução para garantir uma gestão de notas fiscais eficiente e padronizada.

De toda forma, √© importante saber como obter o arquivo XML da nota fiscal eletr√īnica. Normalmente, a emiss√£o e a valida√ß√£o de uma NFe j√° permitem que o emissor disponibilize, na hora, a nota fiscal em formato PDF, para f√°cil visualiza√ß√£o e impress√£o, e em XML.

O ideal e mais prático é que esse arquivo seja enviado em formato de e-mail para a empresa que está recebendo o produto, que pode ser de um fornecedor, por exemplo. Caso não envie a nota naquele momento (apenas o DANFe), o emissor também poderá disponibilizar o arquivo para download em seu site.

O XML √© a garantia de todas as opera√ß√Ķes comerciais, pois cont√©m as informa√ß√Ķes da NFe, como n√ļmero, modelo, s√©rie, datas, valores, e dados sobre emitentes e destinat√°rios. Tudo compilado em um √ļnico arquivo.

Somente com as informa√ß√Ķes completas, sua empresa estar√° segurada contra qualquer tipo de imprevisto.¬†

Entendeu agora por que é tão importante saber como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal?

Saiba mais: Saiba tudo: O que √© XML da nota fiscal eletr√īnica

Como gerar e enviar o XML da NFE-e automaticamente?

Agora que você já sabe o que é e como conseguir o arquivo XML, chegou o momento de saber o jeito mais fácil de obtê-lo. A boa notícia é que você consegue rapidamente usando um gerenciador de notas fiscais como o NFE.io.

Com o sistema, o cálculo, a geração dos arquivos XML e HTML e seu envio por e-mail ao cliente são automáticos. Portanto, você não precisa ficar enviando nota por nota.

Al√©m do mais, voc√™ tem acesso a um painel de controle com informa√ß√Ķes sobre todas as emiss√Ķes de suas notas fiscais, al√©m de um desconto especial no certificado digital.

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Um coment√°rio

  • Denes de Sousa Cunha

    Muito bom saber disso,preciso muito de ajuda a respeito da XML

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