Desde 2005, o empresário brasileiro que organiza suas operações comerciais on-line pode garantir que tudo esteja em ordem a partir do chamado XML da nota fiscal.
Trata-se do arquivo que deve ser armazenado digitalmente e que guarda todas as informações relacionadas a determinada venda de mercadorias. No entanto, muitos empresários têm dúvidas sobre como conseguir esse anexo.
Vale destacar que o XML é único e insubstituível, e não deve ser confundido com a DANFE — que não é a nota em si, mas um documento auxiliar que deve acompanhar a mercadoria.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Dessa forma, o que deve ser guardado não é o documento que acompanha o produto, mas sim, a nota em formato XML. Por isso, é tão importante saber como fazer o download do arquivo.
Neste artigo, vamos mostrar o que é o XML da nota fiscal, quais as suas vantagens, como você pode gerá-lo e guardá-lo e quais são as determinações legais para o processo.
Boa leitura!
O que é XML da nota fiscal eletrônica?
XML da nota fiscal eletrônica é uma sigla em inglês que significa Extensible Markup Language, o que pode ser traduzido em português como Linguagem Extensível de Marcação. Trata-se de uma estrutura de armazenamento de dados em um formato legível por máquina.
Em outras palavras, podemos dizer que XML é uma linguagem que descreve variados tipos de dados, sendo uma das suas maiores vantagens a capacidade de compartilhar informações com muita facilidade pela internet.
Dessa forma, a nota fiscal é um documento emitido e armazenado em formato XML, e disponibilizado ao destinatário da mercadoria para consulta e armazenamento.
A NF-e em formato XML tem um padrão nacional de escrituração e, mesmo sendo disponibilizada ao destinatário, não acompanha a mercadoria. Quem faz o acompanhamento é o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica).
Inclusive, se você quiser saber mais sobre esse documento é só ler este artigo: Entenda o que é DANFE da nota fiscal e saiba como você pode emiti-lo!
Para que serve o arquivo XML da nota fiscal?
O XML da nota fiscal tem, por objetivo, facilitar a emissão, a abertura, a transferência e o armazenamento eletrônico do documento por parte do destinatário do produto ou serviço. Além disso, é por meio do arquivo que as autoridades verificam os detalhes das transações.
Um aspecto importante a ressaltar é a segurança do arquivo, visto que há uma grande dificuldade em adulterá-lo. Depois de gerado, só um software específico pode ler suas informações e convertê-las em outro formato.
Quais as vantagens de usar o arquivo XML?
Dentre as principais vantagens de usar o arquivo XML, estão a redução de custos relacionados com papel, a diminuição de espaços físicos para arquivamento de documentos, a simplicidade na troca de informações fiscais entre destinatário, remetente e o fisco, e a facilidade no momento de localizar uma nota.
Além dos pontos anteriormente citados, o XML é um arquivo constantemente atualizado, o que configura mais uma vantagem. Na prática, significa que, a cada novo layout, a integração do arquivo aos sistemas de gestão se torna melhor.
Em sistemas automatizados, tal arquivo é enviado automaticamente para o destinatário, evitando erros e retrabalhos.
Quais informações devem constar no arquivo XML da nota fiscal eletrônica?
As informações que devem constar no arquivo XML da nota são:
- dados da NF-e: número sequencial, série, modelo, data de emissão e data de entrada/saída das mercadorias;
- dados do emitente: nome/razão social, CNPJ, inscrição estadual, código do município e endereço;
- dados do destinatário: nome/razão social, endereço, CNPJ e inscrição estadual;
- dados dos produtos: descrição, NCM, quantidade, unidade comercial, quantidade e valor unitário;
- dados dos impostos diretos: base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete e do seguro, substituição tributária, ICMS, IPI, PIS e Cofins;
- dados de transporte: nome do transportador, CNPJ, endereço, placas do veículo, quantidade de volumes, peso bruto, peso líquido;
- informações adicionais: outras informações complementares de interesse do contribuinte.
Veja um resumo do que consta no arquivo XML:
Onde fica o XML da nota fiscal?
O XML da nota fiscal fica armazenado em diversos locais, como:
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
- sistema do emitente: ao emitir a NF-e, o sistema usado gera o XML e o armazena no servidor ou no espaço destinado à gestão de arquivos da empresa;
- portal da NF-e: após autorizar a NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibiliza o XML para consulta e download no site oficial do Portal da NF-e, acessível ao emitente e ao destinatário da nota;
- e-mail: algumas empresas enviam o XML da nota fiscal automaticamente para o e-mail do destinatário após a emissão da NF-e.
É preciso armazenar o XML da nota fiscal?
Entre outros cuidados, o contribuinte precisa validar e armazenar a NF-e de forma segura. Paralelamente, o destinatário deve verificar a validade e a autenticidade do documento eletrônico, bem como a respectiva autorização no momento do recebimento da mercadoria.
Tanto o emitente quanto o destinatário devem manter os arquivos digitais das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária, que é de 5 anos, para que sejam apresentados à fiscalização se forem solicitados.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para emissão de NF-e, precisa manter em arquivo físico o DANFE da operação pelo mesmo período.
Veja também: Confira programas para abrir arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica
Como gerar e baixar o arquivo XML de uma nota fiscal?
Você pode gerar um arquivo XML de forma gratuita e diretamente por meio de um software da Secretaria da Fazenda.
Seja transportador, destinatário ou emitente, pessoa física ou jurídica, o acesso pode ocorrer caso haja autorização ou vínculo com o XML em questão.
Para obter o arquivo, é necessário seguir os passos abaixo.
1. Instalar um certificado digital
O certificado digital (e-CNPJ) é crucial para consultar arquivos XML, já que assegura a identidade de um usuário ou de uma empresa. O documento pode ser adquirido em entidades autorizadas do governo e credenciadas junto ao ICP-Brasil.
Uma vez adquirido, será necessário, portanto, instalá-lo no navegador, o que facilita e permite o download dos arquivos XML sempre que preciso. Veja em detalhes como funciona o passo a passo para tirar um certificado digital:
Saiba mais: Passo a passo completo: Como solicitar certificado digital
2. Acessar o Portal Nacional da SEFAZ
Nos endereços www.nfe.fazenda.gov.br ou www.cte.fazenda.gov.br, é preciso clicar em “Consultar NF-e Completa” e informar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica.
Trata-se de um código de 44 números, presente em todas as DANFEs emitidas, e que é necessário para acessar os dados do serviço ou produto pelo site oficial da Fazenda.
3. Fazer o download em formato XML
Após acessar a consulta da NF-e, no fim da página você verá a mensagem “Download do documento”.
Ao clicar nela, o arquivo a ser baixado já estará em formato XML. Neste momento, a página exigirá o “certificado de cliente”, que nada mais é do que o certificado digital que deve estar instalado no navegador.
Como abrir o XML da nota fiscal?
Para abrir o XML da nota fiscal, você precisa ter feito o download no seu computador. Uma vez que o arquivo esteja devidamente baixado, basta clicar sobre ele com o botão direito, selecionando a opção “Abrir Com”.
A partir daí, você terá que selecionar a alternativa “Abrir o arquivo com o Visualizador da Nota Fiscal Eletrônica”. Então, basta aguardar alguns instantes e você já terá acesso ao arquivo na sua tela.
Vale dizer que os programas compatíveis para abrir o XML são:
- Linux GTK (Ubuntu) x86_64;
- Windows 64 bits;
- Linux GTK (Ubuntu);
- Windows 32 bits.
Além de visualizar o arquivo, você pode enviá-lo para o destinatário de maneira bem simples.
Como enviar o XML da nota fiscal?
O jeito mais fácil de enviar um arquivo XML é pelo e-mail. O compartilhamento pode ser feito de forma automatizada ou manual.
Assim que o arquivo for validado e liberado, você pode fazer o download e anexá-lo ao e-mail do destinatário. Caso você tenha um software específico, como a NFE.io, pode automatizar o envio do XML e PDF da nota fiscal.
Nesse segundo caso, logo que a nota é gerada, o próprio sistema envia o documento para o e-mail informado, sem a necessidade de fazer esse trabalho manualmente.
Como converter PDF para arquivo XML da nota fiscal?
Como o arquivo XML é gerado automaticamente pelo programa emissor da nota fiscal, não há necessidade de converter um PDF em XML, a não ser que você tenha alguma demanda urgente para tal.
Vale destacar que, nesse caso, ele não será um arquivo validado pela SEFAZ, mas pode ser feito por meio de alguns softwares de edição de PDF que permitem a conversão em outros formatos como o XML.
Qual a diferença entre XML, NF-e e DANFE?
Outra dúvida bastante recorrente diz respeito à diferença entre XML, NF-e e DANFE. Apesar de todas as siglas fazerem referência a uma emissão de nota fiscal, são conceitualmente diferentes.
O XML não é a nota em si, mas o arquivo digital oficial de uma nota, que contém os dados obrigatórios, e que deve ser enviado automaticamente para o destinatário.
Já a NF-e é a nota propriamente dita, ou seja, a versão do documento fiscal que substituiu o antigo modelo físico. Sua emissão é obrigatória sempre que houver compra ou transferência de mercadorias.
Por fim, o DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, sendo a representação visual, impressa e simplificada da NF, que acompanha o produto durante o transporte até o destinatário.
Veja mais detalhadamente o que é o DANFE:
Automatize a emissão de suas notas fiscais
Checar o XML de cada nota fiscal emitida para a sua empresa pode ser um trabalho desgastante e custoso, dependendo da quantidade de transações realizadas ao longo dos meses.
Em muitos casos, automatizar acaba sendo a melhor solução para garantir uma gestão de notas fiscais eficiente e padronizada.
De toda forma, é importante saber como obter o arquivo XML da nota fiscal eletrônica. Normalmente, a emissão e a validação de uma NFe já permitem que o emissor disponibilize, na hora, a nota fiscal em formato PDF, para fácil visualização e impressão, e em XML.
O ideal e mais prático é que esse arquivo seja enviado em formato de e-mail para a empresa que está recebendo o produto, que pode ser de um fornecedor, por exemplo. Caso não envie a nota naquele momento (apenas o DANFe), o emissor também poderá disponibilizar o arquivo para download em seu site.
O XML é a garantia de todas as operações comerciais, pois contém as informações da NFe, como número, modelo, série, datas, valores, e dados sobre emitentes e destinatários. Tudo compilado em um único arquivo.
Somente com as informações completas, sua empresa estará segurada contra qualquer tipo de imprevisto.
Entendeu agora por que é tão importante saber como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal?
Saiba mais: Saiba tudo: O que é XML da nota fiscal eletrônica
Como gerar e enviar o XML da NFE-e automaticamente?
Agora que você já sabe o que é e como conseguir o arquivo XML, chegou o momento de saber o jeito mais fácil de obtê-lo. A boa notícia é que você consegue rapidamente usando um gerenciador de notas fiscais como o NFE.io.
Com o sistema, o cálculo, a geração dos arquivos XML e HTML e seu envio por e-mail ao cliente são automáticos. Portanto, você não precisa ficar enviando nota por nota.
Além do mais, você tem acesso a um painel de controle com informações sobre todas as emissões de suas notas fiscais, além de um desconto especial no certificado digital.
Ficou interessado? Então aproveite! Visite nosso site e conheça as soluções que temos para a sua empresa.
Muito bom saber disso,preciso muito de ajuda a respeito da XML