Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
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Como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal de forma prática e rápida

Saiba como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal, em 4 passos: do certificado digital e download do arquivo à guarda do documento.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Desde 2005, o empresário brasileiro que organiza suas operações comerciais de forma on-line pode garantir que tudo esteja em ordem a partir do chamado arquivo XML.

O XML é o arquivo da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), a versão digital de uma nota fiscal e, portanto, deve ser exigida e guardada em todas as ocasiões.

Mas, como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal?

Antes de saber como obter o arquivo XML da nota fiscal eletrônica, é preciso entender que este arquivo é único e insubstituível. Muitos confundem o XML com o DANFe, que na verdade é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.

o DANFe é aquele documento simplificado da nota fiscal, que normalmente é entregue impresso junto com algum produto vendido, mas que não tem validade fiscal nem contábil.

O que de fato deve ser guardado, por determinação da lei, pelo período de cinco anos, que contém todos os detalhes de um produto e que deverá ser apresentado quando exigido pela Receita Federal ou na troca de uma mercadoria, é o arquivo XML.

Veja abaixo como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal e como gerar XML de nota fiscal.

saiba mais: O que é Danfe Nota Fiscal? Pra que ele serve?

Como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal

Você pode gerar um arquivo XML de forma gratuita e diretamente através de um software da Secretaria da Fazenda, a Sefaz. Seja transportador, destinatário ou emitente, pessoa física ou jurídica, o acesso pode ocorrer caso haja autorização ou vínculo com o XML em questão.

Para obter o arquivo XML da nota fiscal eletrônica, é necessário:

1- Instalar um certificado digital

O certificado digital (e-CNPJ) é necessário para consultar arquivos XML, já que assegura a identidade de um usuário ou de uma empresa.

Ele pode ser adquirido entidades autorizadas do governo e credenciadas junto ao ICP-Brasil

Não tem como gerar XML de nota fiscal exige um certo padrão de segurança da informação. Será necessário, portanto, instalar o certificado digital no navegador, o que facilitará e permitirá o download dos arquivos XML sempre que preciso.

Saiba mais: Passo a passo completo: Como solicitar certificado digital

2- Acessar o Portal Nacional da Sefaz

Nos endereços www.nfe.fazenda.gov.br ou www.cte.fazenda.gov.br, é preciso clicar em “Consultar NF-e Completa” e informar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica.

Trata-se de um código de 44 números, presente em todas as DANFEs emitidas, e que é necessário para acessar todos os dados do serviço ou produto pelo site oficial da Fazenda.

3- Fazer o download em formato XML

Após acessar a consulta da NF-e, no fim da página estará escrito a mensagem “Download do documento”.

Ao clicar nela, o arquivo a ser baixado já estará em formato XML. Neste momento, a página exigirá o “certificado de cliente”, que nada mais é do que o certificado digital que deve estar instalado no navegador.

4- Guardar o documento oficial

Não basta saber como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal, se não houver cuidado para guardá-lo.

O documento é oficialmente a nota fiscal eletrônica que garante a legalidade das transações de sua empresa, então tê-lo guardado no caso de precisar apresentar ao Fisco ou em alguma outra situação para evitar multas e problemas é imprescindível. O prazo de arquivamento de qualquer nota é de 5 anos.

Veja também: Confira programas para abrir arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica

Automatize a emissão de suas notas fiscais

Checar o XML de cada nota fiscal emitida para a sua empresa pode ser um trabalho desgastante e custoso, dependendo da quantidade de transações realizadas ao longo dos meses. Em muitos casos, automatizar acaba sendo a melhor solução, para garantir uma gestão de notas fiscais eficiente e padronizada.

De toda forma, é importante saber como obter o arquivo XML da nota fiscal eletrônica. Normalmente, a emissão e a validação de uma NFe já permitem com que o emissor disponibilize, na hora, a nota fiscal tanto em formato PDF, para fácil visualização e impressão, como em XML.

O ideal e mais prático é que esse arquivo seja enviado em formato de e-mail para a empresa que está recebendo o produto, que pode ser de um fornecedor, por exemplo. Caso não envie a nota naquele momento, apenas o DANFe, o emissor também poderá disponibilizar o arquivo para download em seu site.

O XML é a garantia de todas as operações comerciais e seu envio é obrigatório. Ele contém todas as informações da NFe do produto, como número, modelo, série, datas, valores, além de dados sobre emitentes e destinatários, alíquotas/impostos, tudo compilado em um único arquivo.

Somente com as informações completas sua empresa estará segurada contra qualquer tipo de imprevisto. Entendeu agora por que é tão importante saber como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal?

Saiba mais: Saiba tudo: O que é XML da nota fiscal eletrônica

Use um gerenciador de notas fiscais

A maneira mais fácil de ter acesso aos arquivos XML é usando um gerenciador de notas fiscais como o NFe.io.

Com ele, o cálculo, geração dos arquivos XML e HTML e envio por e-mail ao cliente é automático.

Além disso, você tem acesso a um painel de controle com informações sobre todas as emissões de suas notas fiscais e também um desconto especial no certificado digital.

Saiba mais: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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