Número da nota fiscal: guia prático para consultar e corrigir

Tempo de leitura: 13 minutos

O número da nota fiscal é um mistério para você? Sabe onde fica e para que serve? Na verdade, essas são dúvidas comuns de empreendedores, que vamos explicar agora, de forma prática e didática.

E é muito importante que você conheça tudo sobre o tema, porque a gestão eficiente da sequência numérica da nota faz toda a diferença para evitar problemas no negócio e manter a regularidade da empresa. 

Apesar de parecer um detalhe, muitos empresários ainda não sabem onde fica o número da nota fiscal, como controlar a sequência e o que fazer em caso de erro.

Neste artigo, você confere as principais questões sobre o assunto, com orientações e boas práticas, e os impactos de falhas no uso da numeração da NF. Vamos lá?

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O que é a numeração da nota fiscal?

A numeração da nota fiscal é uma sequência única de números que corresponde individualmente a cada nota que uma empresa emite. Serve para diferenciar cada documento fiscal, controlar as operações e garantir que não existam duas notas com o mesmo número.

O número da nota fiscal, geralmente composto por nove dígitos, vai de 000001 a 999999, e nunca se repete para o mesmo emissor.

Além de ser um requisito legal, a ordem numérica das notas contribui para o controle financeiro, a escrituração contábil e a prevenção de fraudes. O acompanhamento correto das sequências numéricas também facilita auditorias e cruzamentos de dados fiscais. 

Como o número da NF-e é composto?

O número da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é uma sequência de nove dígitos, sempre acompanhada pela série e pelo modelo do documento. Esses três elementos — modelo, série e número — formam parte da chave de acesso, que identifica de forma única cada nota fiscal.

A chave de acesso é um código numérico de 44 dígitos, localizado abaixo do código de barras na versão impressa da nota. Reúne diversas informações relevantes, como:

  • o CNPJ do emitente;
  • o número da nota fiscal;
  • a data de emissão;
  • o modelo;
  • a série.

Por exemplo, em uma NF-e da série 1 e número 365709, a chave de acesso trará essa informação, o que facilitará a consulta e a validação do documento.

A composição do número da nota fiscal na NF-e segue o padrão nacional, o que torna cada documento único e rastreável. O modelo (por exemplo, 55 para NFe e 65 para NFC-e) e a série ajudam a organizar diferentes tipos de operações ou filiais.

Agora que você já sabe qual o número da nota fiscal, é hora de entender quais tipos de nota fiscal eletrônica existem e quais se aplicam ao seu negócio. Confira: 7 tipos de Nota Fiscal Eletrônica (NFs) que precisa conhecer!

Importância do controle de numeração

70% das empresas afirmaram ter emitido notas fiscais com algum erro ou informação tributária divergente, resultando em recolhimento incorreto de impostos e risco de multas, de acordo com estudo realizado pela IOB.

Por isso, o controle dos números da nota é fundamental para evitar problemas fiscais e manter a conformidade com o Fisco. A legislação exige que as empresas mantenham a sequência contínua e justifiquem formalmente qualquer salto ou lacuna à Secretaria da Fazenda (SEFAZ), por meio da inutilização dos números não utilizados.

Manter o controle rigoroso da ordem numérica reduz o risco de autuações, bloqueios de emissão e penalidades. Empresas que monitoram a sequência conseguem identificar rapidamente falhas, prevenir fraudes e garantir que todas as operações estejam devidamente registradas.

Além disso, o controle dos números das notas fiscais facilita a conciliação contábil e a escrituração fiscal, o que torna o processo mais eficiente e seguro. O acompanhamento constante permite identificar divergências entre notas emitidas e registradas para evitar problemas futuros.

Entenda em mais detalhes: O que é SEFAZ e como funciona o órgão estadual?

Onde achar o número da nota fiscal (NF-e, NFS-e e NFC-e)?

Saber onde fica o número da nota fiscal é essencial para consultar a nota fiscal, validar operações e resolver dúvidas de clientes. O local pode variar conforme o tipo de documento fiscal. Confira!

Onde achar o número da nota fiscal na NF-e?

Na NFe, o número está em destaque na parte superior do DANFE, tanto no formato impresso quanto digital. Aparece ao lado do número de série e do modelo do documento, o que facilita a consulta e a conferência.

No XML, a tag <nNF> apresenta a numeração, que pode ser acessada por sistemas de gestão ou portais de consulta pública.

Para consultar a nota fiscal, basta acessar o portal da SEFAZ, informar o número da nota, a série, o modelo e, se necessário, a chave de acesso completa. Essa consulta permite validar a autenticidade do documento e garantir que está registrado corretamente.

Onde achar o número da nota fiscal na NFS-e

Em notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e), o número fica localizado no topo do documento, logo abaixo do título ou das informações básicas. No DANFSe, aparece na primeira seção, enquanto no XML, a tag <NFSe> traz o número.

Também é possível identificar o número da nota fiscal na chave de acesso, em posição semelhante à da NFe.

Onde achar o número da nota fiscal na NFC-e?

Procure o campo “Número” ou “Nº” no topo do DANFE NFC-e, próximo ao QR Code ou ao lado da data e hora da emissão.

Para consultar a NFC-e online, utilize a chave de acesso de 44 dígitos disponível no DANFE para pesquisar no site da SEFAZ do seu estado.

Veja mais detalhes sobre os documentos e arquivos que compõem a nota fiscal:

Como gerenciar corretamente a numeração?

Para gerenciar corretamente a sequência numérica das notas, siga esse passo a passo:

  1. faça a emissão sequencial;
  2. controle em ambientes de contingência;
  3. faça conciliação periódica;

A seguir, veja o que fazer em cada etapa.

1. Faça a emissão sequencial

A emissão sequencial da nota fiscal é obrigatória. Cada nova nota deve receber o próximo número disponível, sem repetições ou saltos. 

Softwares de emissão de nota fiscal eletrônica ajudam a controlar essa sequência automaticamente, o que reduz o risco de falhas humanas.

Antes de emitir uma nova nota fiscal, verifique sempre o último número utilizado. Essa prática simples evita duplicidades e mantém a sequência da numeração da nota fiscal intacta. 

Em caso de necessidade de ajuste, altere a numeração e a série no sistema de emissão, para garantir que as próximas notas sigam a ordem correta.

2. Controle em ambientes de contingência

Em situações de contingência, como falhas no sistema da SEFAZ ou problemas técnicos, a empresa pode emitir notas fiscais offline. Mesmo nesses casos, a numeração deve seguir a sequência normal, sem interrupções.

Após a regularização do sistema, transmita as notas emitidas em contingência o mais rápido possível.

Registre manualmente as notas fiscais emitidas em contingência para facilitar a conciliação posterior. Essa prática evita esquecimento e garante que todas as operações estejam devidamente registradas.

3. Faça conciliação periódica

A conciliação periódica da numeração da nota fiscal é essencial para identificar possíveis lacunas ou inconsistências. Compare regularmente o relatório de notas emitidas com os registros do SPED Fiscal e da SEFAZ.

Softwares de gestão fiscal oferecem relatórios específicos para acompanhar a sequência e identificar saltos de numeração.

Empresas com grande volume de emissão de nota fiscal devem realizar conciliações semanais ou até diárias. Negócios menores podem adotar uma periodicidade mensal. O importante é não deixar de conferir a sequência.

O que fazer em caso de erro de numeração?

Erros na numeração da NF podem ocorrer por falhas técnicas, humanas ou problemas no sistema de emissão. Quando acontecer, adote medidas rápidas para regularizar a situação e evitar penalidades.

O primeiro passo é consultar a nota fiscal e identificar o tipo de erro: salto na sequência, duplicidade ou uso de série incorreta.

  • Para saltos de numeração, realize o pedido de inutilização junto à SEFAZ. Informe os números não utilizados e justifique o motivo. O prazo para inutilização geralmente vai até o décimo dia do mês seguinte ao da ocorrência do erro;
  • Se você emitiu uma nota fiscal com um número duplicado, faça o cancelamento no prazo legal e emita uma nova nota com o número correto;
  • Para erros de série, ajuste a configuração no sistema de emissão e salve a nova sequência para as próximas emissões.

Documente todas as ações tomadas para corrigir a numeração das notas e mantenha registros detalhados para eventuais fiscalizações.

Qual a diferença entre inutilização e cancelamento de numeração de NF-e?

A inutilização e o cancelamento da numeração da nota fiscal são procedimentos distintos, cada um com finalidade específica.

A inutilização serve para comunicar à SEFAZ que determinados números da sequência não foram utilizados, geralmente por falha técnica ou operacional. A empresa deve fazer o pedido de inutilização até o décimo dia do mês seguinte e impede o uso futuro desses números.

Já o cancelamento se aplica a notas fiscais já emitidas e autorizadas, mas que precisam ser invalidadas por erro ou desistência da operação. A empresa deve cancelar a nota no prazo legal, normalmente 24 horas após a autorização, e manter o número como utilizado no controle da sequência.

Ambos os procedimentos garantem a regularidade da numeração e evitam questionamentos fiscais.

Aproveite para ler também:

Quais são as penalidades por irregularidades?

Irregularidades na numeração da nota fiscal podem gerar multas, bloqueios de emissão e até processos administrativos.

Uma pesquisa divulgada pelo portal contadores.cnt.br revelou dados alarmantes:

  • 52,38% das empresas já tiveram perda financeira ou pagamento a maior de impostos devido a erros em notas fiscais;
  • 9,52% sofreram multas ou autuações;
  • 33,33% receberam advertências e 4,76% perderam clientes por conta desses problemas.

Realmente, a legislação prevê penalidades para empresas que não mantêm a sequência correta, deixam de inutilizar números ou emitem notas com duplicidade.

As multas variam conforme o estado e a gravidade da infração e podem ser percentuais sobre o valor das operações ou valores fixos. 

Além das penalidades financeiras, o Fisco pode bloquear o acesso ao sistema de emissão de nota fiscal até a regularização da situação.

Também pode autuar as empresas que não corrigem rapidamente os erros na numeração da nota fiscal, o que gera dificuldades para emitir novos documentos e perda de credibilidade junto ao mercado.

Evite erros e penalidades com um sistema automatizado

Nunca mais erre o número da nota fiscal! Automatize o processo por meio de um sistema online, acessível e fácil de usar, como o NFE.io.

Além de emitir, consultar notas fiscais e fazer o gerenciamento desses documentos para sua empresa, o sistema evitará erros e possíveis penalidades. Descomplique sua vida, fale agora com um de nossos especialistas!

FAQ sobre como ver o número da nota fiscal

Como visualizar nota fiscal pelo número no portal da SEFAZ? 

Acesse o portal da SEFAZ do seu estado, localize a área de consulta de documentos fiscais, informe o número da nota fiscal, a série e o modelo. Se necessário, insira a chave de acesso completa para validar o documento.

Como ver nota fiscal pelo número sem o XML? 

Utilize o DANFE impresso ou digital, onde fica o número da nota fiscal destacado na parte superior. Caso não tenha acesso ao DANFE, solicite à empresa emissora a numeração ou consulte o sistema de gestão utilizado.

Como consultar uma nota fiscal de serviço eletrônica pelo número?

No portal da prefeitura, acesse a área de consulta de NFS-e, informe o número, a inscrição municipal do prestador e, se solicitado, o código verificador. O número da nota fiscal de serviço eletrônica aparece no topo do documento ou no arquivo XML.

Como ver nota fiscal pelo número em caso de contingência? 

Após a emissão em contingência, registre o número da nota fiscal manualmente e, assim que possível, transmita o documento para a SEFAZ. O sistema reconhecerá o número e manterá a sequência correta.

Como examinar nota fiscal pelo número quando há erro na sequência? 

Identifique o erro, faça a inutilização dos números não utilizados e consulte o relatório de notas emitidas no sistema de gestão ou no SPED Fiscal para garantir que todos os números da nota fiscal estejam devidamente registrados e regularizados.

Manter o controle da numeração da nota fiscal e saber onde fica o número da nota fiscal são práticas essenciais para evitar problemas fiscais e garantir a conformidade da sua empresa.

Utilize sistemas de gestão, realize conciliações periódicas e, em caso de dúvidas ou irregularidades, consulte sempre um contador especializado.

Para mais dicas sobre a emissão de nota fiscal, gestão fiscal e regularização de documentos, explore outros conteúdos do nosso blog e fortaleça a saúde fiscal do seu negócio.

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