A papelada em sua empresa parece que só cresce? Não sabe mais como gerenciar isso?
Você sabe o que é gestão de documentos? Convenhamos que este assunto não costuma ser o tópico preferido de muitos empreendedores.
No entanto, entender o gerenciamento de documentos pode impactar positivamente os negócios. e até em sua organização contábil.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Neste artigo, você vai descobrir como uma boa organização de arquivos pode contribuir para o sucesso de uma empresa. Além disso, separamos aqui 6 dicas de softwares para fazer esse tipo de gestão.
Leia também: Facilite sua vida com a gestão de notas fiscais automatizada
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos trata de uma série de processos que uma organização adota no intuito de assegurar a produção, o arquivamento e o uso correto de seus arquivos mais importantes.
O objetivo é organizar o volume de dados e informações que são geradas diariamente em uma empresa. Simplificando, assim, o manuseio desses documentos de forma prática, segura e organizada.
Para compreender o que é gestão de documentos, é fundamental ter em mente que esta é uma prática que deverá ser conduzida em consonância à realidade de cada empresa.
Se, por exemplo, a sua empresa é de grande porte, é mais indicado que a gestão de documentos seja automatizada devido ao grande volume de arquivos. Mas se a sua empresa é de pequeno ou médio porte, uma gestão manual e bem articulada pode te atender muito bem.
Assim, tudo vai depender das suas necessidades.
Para uma boa gestão de documentos, é extremamente importante que sejam desenvolvidos procedimentos por meio de ferramentas, técnicas e métodos de organização. Eles sempre devem levar em conta a natureza e a importância de cada documento.
Agilidade
A gestão de documentos deve considerar também a agilidade. Pois todas as informações precisam ser rapidamente arquivadas e também encontradas.
Além disso, a acessibilidade a esses documentos, bem como os níveis de acesso a eles, também deve ser assegurada nesse tipo de gestão.
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Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Isso porque alguns arquivos podem conter informações sigilosas que somente aqueles de alto escalão na empresa devem ter permissão para acessar.
Armazenamento adequado
Outro ponto importante sobre a gestão de documentos é o local de armazenamento. Se o ambiente for físico, é importante que ele seja bem iluminado, limpo e bem ventilado.
Já em ambientes virtuais, os documentos precisam ser arquivados em sistemas específicos, servidores, HDs externos e outras ferramentas capazes de preservar os dados e possibilitar a restauração dos mesmo por meio de backups.
Importância e benefícios da gestão de documentos
Agora que você já sabe o que é gestão de documentos e como ela funciona, é hora de entender por que essa prática é importante para os negócios e quais os principais benefícios.
Esse tipo de gerenciamento é um dos processos de maior importância em uma organização. Relatórios gerenciais, planejamentos estratégicos e orçamentários, guias de recolhimentos, notas fiscais, dados cadastrais de clientes, pesquisas, contas a pagar e a receber… Enfim, existem uma infinidade de documentos que são cruciais para o funcionamento dos negócios e que precisam ser gerenciados com atenção e eficiência.
Uma gestão eficiente de documentos consegue minimizar a burocracia de vários processos e facilita o atendimento às demandas dos clientes, principalmente quando é preciso consultar certos dados de maneira mais ágil.
A redução de custos é também um benefício da gestão de documentos. Pois quando não há organização nem planejamento, os custos com armazenamento e preservação desses documentos são significativamente maiores.
Um bom gerenciamento também impacta na produtividade da empresa. Pois os colaboradores não precisarão gastar tanto tempo com burocracia e buscas demoradas por documentos. Em vez disso, eles podem dedicar esse tempo às atividades do trabalho.
Quando a gestão documental está em dia e devidamente organizada, fica mais fácil para a empresa preservar o seu histórico de progresso. Além da segurança jurídica em ter números, dados e outras informações à disposição.
Leia mais: Não sabe como organizar contas a receber de uma empresa? Descubra em 7 passos
6 dicas de softwares para gestão de documentos
Gestão eletrônica de documentos é uma forte tendência. Um sistema de gerenciamento de documentos pode ser usado para capturar e organizar todos em ambiente digital.
Os documentos podem ser indexados por departamento, fornecedor, número de ordem de compra ou qualquer outro critério que faça sentido para o seu negócio.
Confira agora 6 dicas de softwares que você utilizar para fazer uma boa gestão documental.
1 – M-Files
O M-Files é uma plataforma inteligente projetada para ajudar as empresas a gerenciar, organizar e rastrear documentos e informações. Pode ser usado por pequenas e grandes empresas.
Confira este vídeo em inglês sobre o M=Files:
2 – Noodle Intranet
O Noodle Intranet é uma intranet completa que oferece às empresas a capacidade de:
- compartilhar ideias,
- publicar documentos,
- mesclar agendas,
- fazer upload de fotos,
- colaborar em projetos.
Tudo isso dentro de um único portal seguro de intranet.
Ele conta com 14 aplicativos de sistema e 15 aplicativos de usuário que permitem gerenciar formulários e fluxos de trabalho, compartilhar informações, colaborar e concluir suas tarefas, tudo em um único portal.
É simples e fácil de usar, dê uma olhada neste vídeo e veja como funciona:
3 – PandaDoc
O PandaDoc é uma plataforma de gerenciamento de documentos online que permite criar, entregar e compartilhar documentos on-line.
Ele suporta vários formatos de documentos, como PDFs e outros documentos digitais.
O software funciona bem com orçamentos, contratos, acordos e outros documentos de vendas. E é ideal para uso por seus departamentos de RH, vendas, marketing, finanças, jurídico e operacional.
Veja este vídeo em inglês sobre seu uso em RH:
4 – eFileCabinet
O eFileCabinet é considerado como um dos sistemas de gestão de documentos mais seguros e escaláveis da atualidade. Ele oferece recursos empresariais a preços acessíveis para pequenas empresas.
É uma solução de gerenciamento de documentos que permite o upload fácil e rápido e simplifica a migração de dados.
Ele conta com automação de fluxo de trabalho totalmente personalizável para seus negócios, pesquisa avançada para fornecer acesso rápido a documentos.
Além disso, tem integrações prontas para instalação e gerenciamento de dados. Dessa forma, garante que seus dados estejam sempre seguros e em conformidade.
Este divertido vídeo mostra as vantagens desta solução. Se você entende esse idioma, vale a pena ler:
5 – SmartDocuments Europe
O SmartDocuments Europe é uma plataforma de criação de documentos em nuvem que oferece ferramentas para criar e montar documentos a qualquer hora e em qualquer lugar.
Ele oferece um conjunto de recursos de gerenciamento de templates onde você pode criar facilmente seus próprios modelos para cartas, correspondências, faturas e muito mais, usando uma funcionalidade simples, do tipo arrasta e soltar, em um editor fácil de usar.
DICA EXTRA: solução perfeita para notas fiscais: NFE.io
O NFE.io é um sistema de emissão de nota fiscal que automatiza tarefas repetitivas, te ajudando a ganhar performance, tempo e dinheiro.
Além de facilitar a emissão das notas fiscais, com o NFe-io é possível também acompanhar o crescimento da sua empresa mês a mês, com um relatório direto e simples.
Confira seu painel de controle:
Ficou claro o que é gestão de documentos, sua importância, benefícios e ferramentas? Então leve isso para a prática na sua empresa agora mesmo.
Confira em nosso blog: Como organizar o financeiro de uma empresa sem dor de cabeça?
