Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
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O que é gestão de documentos: definição, benefícios e 6 dicas de softwares para usar nos negócios

Descubra o que é consultoria financeira, o que faz um consultor financeiro empresarial e por que contratar esse serviço para o seu negócio.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

A papelada em sua empresa parece que só cresce? Não sabe mais como gerenciar isso?

Você sabe o que é gestão de documentos? Convenhamos que este assunto não costuma ser o tópico preferido de muitos empreendedores.

No entanto, entender o gerenciamento de documentos pode impactar positivamente os negócios. e até em sua organização contábil.

Neste artigo, você vai descobrir como uma boa organização de arquivos pode contribuir para o sucesso de uma empresa. Além disso, separamos aqui 6 dicas de softwares para fazer esse tipo de gestão.

Leia também: Facilite sua vida com a gestão de notas fiscais automatizada

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos trata de uma série de processos que uma organização adota no intuito de assegurar a produção, o arquivamento e o uso correto de seus arquivos mais importantes.

O objetivo é organizar o volume de dados e informações que são geradas diariamente em uma empresa. Simplificando, assim, o manuseio desses documentos de forma prática, segura e organizada.

Para compreender o que é gestão de documentos, é fundamental ter em mente que esta é uma prática que deverá ser conduzida em consonância à realidade de cada empresa.

Se, por exemplo, a sua empresa é de grande porte, é mais indicado que a gestão de documentos seja automatizada devido ao grande volume de arquivos. Mas se a sua empresa é de pequeno ou médio porte, uma gestão manual e bem articulada pode te atender muito bem.

Assim, tudo vai depender das suas necessidades.

Para uma boa gestão de documentos, é extremamente importante que sejam desenvolvidos procedimentos por meio de ferramentas, técnicas e métodos de organização. Eles sempre devem levar em conta a natureza e a importância de cada documento.

Agilidade

A gestão de documentos deve considerar também a agilidade. Pois todas as informações precisam ser rapidamente arquivadas e também encontradas.

Além disso, a acessibilidade a esses documentos, bem como os níveis de acesso a eles, também deve ser assegurada nesse tipo de gestão.

Isso porque alguns arquivos podem conter informações sigilosas que somente aqueles de alto escalão na empresa devem ter permissão para acessar.

Armazenamento adequado

Outro ponto importante sobre a gestão de documentos é o local de armazenamento. Se o ambiente for físico, é importante que ele seja bem iluminado, limpo e bem ventilado.

Já em ambientes virtuais, os documentos precisam ser arquivados em sistemas específicos, servidores, HDs externos e outras ferramentas capazes de preservar os dados e possibilitar a restauração dos mesmo por meio de backups.

Importância e benefícios da gestão de documentos

Agora que você já sabe o que é gestão de documentos e como ela funciona, é hora de entender por que essa prática é importante para os negócios e quais os principais benefícios.

Esse tipo de gerenciamento é um dos processos de maior importância em uma organização. Relatórios gerenciais, planejamentos estratégicos e orçamentários, guias de recolhimentos, notas fiscais, dados cadastrais de clientes, pesquisas, contas a pagar e a receber… Enfim, existem uma infinidade de documentos que são cruciais para o funcionamento dos negócios e que precisam ser gerenciados com atenção e eficiência.

Uma gestão eficiente de documentos consegue minimizar a burocracia de vários processos e facilita o atendimento às demandas dos clientes, principalmente quando é preciso consultar certos dados de maneira mais ágil.

A redução de custos é também um benefício da gestão de documentos. Pois quando não há organização nem planejamento, os custos com armazenamento e preservação desses documentos são significativamente maiores.

Um bom gerenciamento também impacta na produtividade da empresa. Pois os colaboradores não precisarão gastar tanto tempo com burocracia e buscas demoradas por documentos. Em vez disso, eles podem dedicar esse tempo às atividades do trabalho.

Quando a gestão documental está em dia e devidamente organizada, fica mais fácil para a empresa preservar o seu histórico de progresso. Além da segurança jurídica em ter números, dados e outras informações à disposição.

Leia mais: Não sabe como organizar contas a receber de uma empresa? Descubra em 7 passos

6 dicas de softwares para gestão de documentos

Gestão eletrônica de documentos é uma forte tendência. Um sistema de gerenciamento de documentos pode ser usado para capturar e organizar todos em ambiente digital.

Os documentos podem ser indexados por departamento, fornecedor, número de ordem de compra ou qualquer outro critério que faça sentido para o seu negócio.

Confira agora 6 dicas de softwares que você utilizar para fazer uma boa gestão documental.

1 – M-Files

O M-Files é uma plataforma inteligente projetada para ajudar as empresas a gerenciar, organizar e rastrear documentos e informações. Pode ser usado por pequenas e grandes empresas.

Confira este vídeo em inglês sobre o M=Files:

2 – Noodle Intranet

O Noodle Intranet é uma intranet completa que oferece às empresas a capacidade de:

  • compartilhar ideias,
  • publicar documentos,
  • mesclar agendas,
  • fazer upload de fotos,
  • colaborar em projetos.

Tudo isso dentro de um único portal seguro de intranet.

Ele conta com 14 aplicativos de sistema e 15 aplicativos de usuário que permitem gerenciar formulários e fluxos de trabalho, compartilhar informações, colaborar e concluir suas tarefas, tudo em um único portal.

É simples e fácil de usar, ∂ê uma olhada neste vídeo e veja como funciona:

3 – PandaDoc

O PandaDoc é uma plataforma de gerenciamento de documentos online que permite criar, entregar e compartilhar documentos on-line.

Ele suporta vários formatos de documentos, como PDFs e outros documentos digitais.

O software funciona bem com orçamentos, contratos, acordos e outros documentos de vendas. E é ideal para uso por seus departamentos de RH, vendas, marketing, finanças, jurídico e operacional.

Veja este vídeo em inglês sobre seu uso em RH:

4 – eFileCabinet

O eFileCabinet é considerado como um dos sistemas de gestão de documentos mais seguros e escaláveis ​​da atualidade. Ele oferece recursos empresariais a preços acessíveis para pequenas empresas.

É uma solução de gerenciamento de documentos que permite o upload fácil e rápido e simplifica a migração de dados.

Ele conta com automação de fluxo de trabalho totalmente personalizável para seus negócios, pesquisa avançada para fornecer acesso rápido a documentos.

Além disso, tem integrações prontas para instalação e gerenciamento de dados.  Dessa forma, garante que seus dados estejam sempre seguros e em conformidade.

Este divertido vídeo mostra as vantagens desta solução. Se você entende esse idioma, vale a pena ler:

5 – SmartDocuments Europe

O SmartDocuments Europe é uma plataforma de criação de documentos em nuvem que oferece ferramentas para criar e montar documentos a qualquer hora e em qualquer lugar.

Ele oferece um conjunto de recursos de gerenciamento de templates onde você pode criar facilmente seus próprios modelos para cartas, correspondências, faturas e muito mais, usando uma funcionalidade simples, do tipo arrasta e soltar, em um editor fácil de usar.

DICA EXTRA: solução perfeita para notas fiscais: NFe.io

O NFe.io é um sistema de emissão de nota fiscal que automatiza tarefas repetitivas, te ajudando a ganhar performance, tempo e dinheiro.

Além de facilitar a emissão das notas fiscais, com o NFe-io é possível também acompanhar o crescimento da sua empresa mês a mês, com um relatório direto e simples.

Confira seu painel de controle:

como organizar o financeiro de uma empresa

Ficou claro o que é gestão de documentos, sua importância, benefícios e ferramentas? Então leve isso para a prática na sua empresa agora mesmo.

Confira em nosso blog: Como organizar o financeiro de uma empresa sem dor de cabeça?

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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