O que é gestão de documentos: definição, benefícios e 6 dicas de softwares para usar nos negócios

Tempo de leitura: 7 minutos

A papelada em sua empresa parece que só cresce? Não sabe mais como gerenciar isso?

Você sabe o que é gestão de documentos? Convenhamos que este assunto não costuma ser o tópico preferido de muitos empreendedores.

No entanto, entender o gerenciamento de documentos pode impactar positivamente os negócios. e até em sua organização contábil.

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Neste artigo, você vai descobrir como uma boa organização de arquivos pode contribuir para o sucesso de uma empresa. Além disso, separamos aqui 6 dicas de softwares para fazer esse tipo de gestão.

Leia também: Facilite sua vida com a gestão de notas fiscais automatizada

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos trata de uma série de processos que uma organização adota no intuito de assegurar a produção, o arquivamento e o uso correto de seus arquivos mais importantes.

O objetivo é organizar o volume de dados e informações que são geradas diariamente em uma empresa. Simplificando, assim, o manuseio desses documentos de forma prática, segura e organizada.

Para compreender o que é gestão de documentos, é fundamental ter em mente que esta é uma prática que deverá ser conduzida em consonância à realidade de cada empresa.

Se, por exemplo, a sua empresa é de grande porte, é mais indicado que a gestão de documentos seja automatizada devido ao grande volume de arquivos. Mas se a sua empresa é de pequeno ou médio porte, uma gestão manual e bem articulada pode te atender muito bem.

Assim, tudo vai depender das suas necessidades.

Para uma boa gestão de documentos, é extremamente importante que sejam desenvolvidos procedimentos por meio de ferramentas, técnicas e métodos de organização. Eles sempre devem levar em conta a natureza e a importância de cada documento.

Agilidade

A gestão de documentos deve considerar também a agilidade. Pois todas as informações precisam ser rapidamente arquivadas e também encontradas.

Além disso, a acessibilidade a esses documentos, bem como os níveis de acesso a eles, também deve ser assegurada nesse tipo de gestão.

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Isso porque alguns arquivos podem conter informações sigilosas que somente aqueles de alto escalão na empresa devem ter permissão para acessar.

Armazenamento adequado

Outro ponto importante sobre a gestão de documentos é o local de armazenamento. Se o ambiente for físico, é importante que ele seja bem iluminado, limpo e bem ventilado.

Já em ambientes virtuais, os documentos precisam ser arquivados em sistemas específicos, servidores, HDs externos e outras ferramentas capazes de preservar os dados e possibilitar a restauração dos mesmo por meio de backups.

Importância e benefícios da gestão de documentos

Agora que você já sabe o que é gestão de documentos e como ela funciona, é hora de entender por que essa prática é importante para os negócios e quais os principais benefícios.

Esse tipo de gerenciamento é um dos processos de maior importância em uma organização. Relatórios gerenciais, planejamentos estratégicos e orçamentários, guias de recolhimentos, notas fiscais, dados cadastrais de clientes, pesquisas, contas a pagar e a receber… Enfim, existem uma infinidade de documentos que são cruciais para o funcionamento dos negócios e que precisam ser gerenciados com atenção e eficiência.

Uma gestão eficiente de documentos consegue minimizar a burocracia de vários processos e facilita o atendimento às demandas dos clientes, principalmente quando é preciso consultar certos dados de maneira mais ágil.

A redução de custos é também um benefício da gestão de documentos. Pois quando não há organização nem planejamento, os custos com armazenamento e preservação desses documentos são significativamente maiores.

Um bom gerenciamento também impacta na produtividade da empresa. Pois os colaboradores não precisarão gastar tanto tempo com burocracia e buscas demoradas por documentos. Em vez disso, eles podem dedicar esse tempo às atividades do trabalho.

Quando a gestão documental está em dia e devidamente organizada, fica mais fácil para a empresa preservar o seu histórico de progresso. Além da segurança jurídica em ter números, dados e outras informações à disposição.

Leia mais: Não sabe como organizar contas a receber de uma empresa? Descubra em 7 passos

6 dicas de softwares para gestão de documentos

Gestão eletrônica de documentos é uma forte tendência. Um sistema de gerenciamento de documentos pode ser usado para capturar e organizar todos em ambiente digital.

Os documentos podem ser indexados por departamento, fornecedor, número de ordem de compra ou qualquer outro critério que faça sentido para o seu negócio.

Confira agora 6 dicas de softwares que você utilizar para fazer uma boa gestão documental.

1 – M-Files

O M-Files é uma plataforma inteligente projetada para ajudar as empresas a gerenciar, organizar e rastrear documentos e informações. Pode ser usado por pequenas e grandes empresas.

Confira este vídeo em inglês sobre o M=Files:

2 – Noodle Intranet

O Noodle Intranet é uma intranet completa que oferece às empresas a capacidade de:

  • compartilhar ideias,
  • publicar documentos,
  • mesclar agendas,
  • fazer upload de fotos,
  • colaborar em projetos.

Tudo isso dentro de um único portal seguro de intranet.

Ele conta com 14 aplicativos de sistema e 15 aplicativos de usuário que permitem gerenciar formulários e fluxos de trabalho, compartilhar informações, colaborar e concluir suas tarefas, tudo em um único portal.

É simples e fácil de usar, dê uma olhada neste vídeo e veja como funciona:

3 – PandaDoc

O PandaDoc é uma plataforma de gerenciamento de documentos online que permite criar, entregar e compartilhar documentos on-line.

Ele suporta vários formatos de documentos, como PDFs e outros documentos digitais.

O software funciona bem com orçamentos, contratos, acordos e outros documentos de vendas. E é ideal para uso por seus departamentos de RH, vendas, marketing, finanças, jurídico e operacional.

Veja este vídeo em inglês sobre seu uso em RH:

4 – eFileCabinet

O eFileCabinet é considerado como um dos sistemas de gestão de documentos mais seguros e escaláveis ​​da atualidade. Ele oferece recursos empresariais a preços acessíveis para pequenas empresas.

É uma solução de gerenciamento de documentos que permite o upload fácil e rápido e simplifica a migração de dados.

Ele conta com automação de fluxo de trabalho totalmente personalizável para seus negócios, pesquisa avançada para fornecer acesso rápido a documentos.

Além disso, tem integrações prontas para instalação e gerenciamento de dados.  Dessa forma, garante que seus dados estejam sempre seguros e em conformidade.

Este divertido vídeo mostra as vantagens desta solução. Se você entende esse idioma, vale a pena ler:

5 – SmartDocuments Europe

O SmartDocuments Europe é uma plataforma de criação de documentos em nuvem que oferece ferramentas para criar e montar documentos a qualquer hora e em qualquer lugar.

Ele oferece um conjunto de recursos de gerenciamento de templates onde você pode criar facilmente seus próprios modelos para cartas, correspondências, faturas e muito mais, usando uma funcionalidade simples, do tipo arrasta e soltar, em um editor fácil de usar.

DICA EXTRA: solução perfeita para notas fiscais: NFE.io

O NFE.io é um sistema de emissão de nota fiscal que automatiza tarefas repetitivas, te ajudando a ganhar performance, tempo e dinheiro.

Além de facilitar a emissão das notas fiscais, com o NFe-io é possível também acompanhar o crescimento da sua empresa mês a mês, com um relatório direto e simples.

Confira seu painel de controle:

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Ficou claro o que é gestão de documentos, sua importância, benefícios e ferramentas? Então leve isso para a prática na sua empresa agora mesmo.

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