Como se faz o controle de notas fiscais em sua empresa?
Esse trabalho é manual, ou a gestão de notas fiscais é automatizada?
Saber como trabalhar com notas fiscais não precisa ser algo complexo. Para organizar essa tarefa, basta seguir alguns passos.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Quer entender como funciona?
Na verdade, a rotina de uma micro ou pequena empresa é intensa. Mesmo assim, quase sempre o dono do negócio se sobrecarrega com tarefas que podem ser facilmente automatizadas e realizadas rapidamente. Fazer a gestão de notas fiscais é uma delas.
As chamadas NF ou mesmo as NF-e (notas fiscais eletrônicas), são documentos exigidos pela Receita Federal do Brasil para registrar compra e venda de mercadoria e prestação de serviços. Elas têm relação direta com uma etapa imprescindível de qualquer negócio: vender!
E com um software de gestão de notas fiscais você pode obter maior controle das finanças do seu negócio, além de perder menos tempo com tarefas repetitivas e poder, assim, se dedicar às atividades mais importantes de sua empresa.
Imagine, além dos cálculos automáticos dos impostos e da emissão ágil das notas, ainda contar com um painel de controle que detalha a quantidade de produtos vendidos, preços e a data de envio. Tudo ao alcance de alguns cliques de seu mouse. Sempre online e acessível remotamente, de onde você estiver.
É uma excelente maneira de transformar uma rotina turbulenta na empresa em processos simples, ágeis e mais organizados.
Dê uma olhada no painel de controle que o NFE.io pode disponibilizar para você fazer o controle de notas fiscais:
Saiba mais: Como calcular impostos de Nota Fiscal Eletrônica facilmente?
Como fazer a gestão de notas fiscais: guia prático
Mesmo com a ajuda de um software de automatização e controle de suas notas fiscais, definir algumas rotinas em seus processos internos pode ajudar muito no gerenciamento de notas fiscais.
Assim, a ferramenta pode ajudar você a ter uma empresa de sucesso, organizada, eficiente e que cumpre adequadamente suas obrigações fiscais.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Emita muitas NFS-e sem burocracia!
A importância da gestão e do gerenciamento de notas fiscais
Saber como trabalhar com notas fiscais pode ser muito mais importante do que você imagina. Por isso, antes de você conhecer nossas dicas de gerenciamento de notas fiscais, é importante saber o porque do controle de notas fiscais ser tão importante.
Na verdade, selecionamos 10 razões para isso, confira!
10 motivos para fazer um bom controle de notas fiscais:
- Sua empresa tem controle das entradas de recursos
- O financeiro sabe exatamente os desembolsos referentes a impostos que terá que realizar relativos àquelas transações
- No caso de devoluções ou trocas, fica fácil de achar as notas fiscais
- Com tudo organizado e padronizado, principalmente se sua empresa usar um sistema online, tudo fica mais rápido e ágil, sobrando tempo para a equipe se dedicar a outras atividades
- É mais fácil perceber eventuais desvios
- Auditorias internas são realizadas com muito mais velocidade e precisão
- Em caso de fiscalização, tudo estará em ordem
- Se a pessoa responsável pela organização das notas sair da empresa, se tudo segue um padrão organizado, será fácil para o substituto continuar com o trabalho
- Se houver alguma dúvida sobre valores ou outros dados das notas fiscais, é simples de se apurar as informações
- Diminui custos com multas, erros e retrabalhos
Confira este infográfico que ilustra os motivos apresentados acima:
Ficou claro para você como trabalhar com notas fiscais da maneira certa é importante para sua empresa? Então, veja agora nossas dicas de como fazer a gestão de notas fiscais.
Mas, um momento!
Estamos falando em gerenciamento de notas fiscais. Porém, você sabe como emitir notas fiscais eletrônicas? Então, vamos entender esse ponto primeiro?
Para isso, assista a este vídeo do Sebrae:
Ficou mais claro pra você como trabalhar com a nota fiscal eletrônica? Então, vamos seguir a leitura.
Crie um padrão para emissão de notas fiscais
Concentrar a tarefa da gestão de notas fiscais e um funcionário é um passo importante para ter as finanças de uma empresa organizada. E com um gestor de notas fiscais, ele terá tempo de sobra para isso.
A dica confronta a lógica da maioria dos microempreendedores, que colocam a mão na massa em vários setores ao mesmo tempo e acabam perdendo o foco da gestão empresarial. Evite ser uma pessoa multitarefa, aprenda a delegar e automatizar em seu negócio!
E se a estratégia é organizar o setor financeiro, dividir funções é imprescindível. Portanto, deixe todos os envolvidos informados sobre os procedimentos necessários para uma boa gestão de notas fiscais.
O primeiro passo para gerir as notas fiscais é se comunicar bem com o setor financeiro de sua empresa Por exemplo, quando um cliente fecha uma venda junto a área comercial, imediatamente o funcionário responsável pela gestão de notas fiscais é informado e, assim, passa a elaborar a NF propriamente dita.
Ele terá que confirmar os dados da venda, como quantidade, preço, especificação do produto, remetente de entrega e detalhes requeridos na nota (exigidos pelo Fisco).
Após ele fazer essa confirmação das informações, basta emitir a nota fiscal no sistema que a empresa usa para isso.
Veja um resumo das principais dicas para fazer um bom controle de notas fiscais:
- Crie um processo passo a passo. Ele pode se basear nos itens desta lista.
- Acesse o site da fazenda, em consultar NF-e completa, e tenha certeza de que a nota fiscal é autêntica.
- Arquive corretamente sua notas fiscais recebidas e emitidas. Deixe tudo em ordem para o caso de uma fiscalização em sua empresa solicitar esses documento.
- A emissão da nota não coincide com a data de pagamento dos tributos. Por isso, se organize e tenha certeza da data correta do pagamento desses impostos.
- Tenha os dados de clientes e fornecedores organizados, para resolver qualquer problema e conseguir as informações corretas de emissão de notas ficais com ajuda deles, se necessário.
- Tenha um funcionário (ou uma equipe, dependendo do volume de notas fiscais que emite) responsável pela organização e controle das notas fiscais.
Use um sistema de gestão de notas fiscais: ele fará tudo isso automaticamente e sem erros. Evite gastar o tempo precioso de sua equipe com burocracias, use a tecnologia e permita que seus colaboradores se dediquem a outras tarefas bem mais importantes.
Veja também: Quais são os dados necessários para emissão de Nota Fiscal?
Como o sistema organiza as notas fiscais: use a tecnologia a seu favor!
De acordo com a Receita Federal, as notas fiscais devem ficar guardadas por um período mínimo de 5 anos. O fato é que o arquivamento das notas fiscais é necessário para o controle contábil. As notas sempre são exigidas em uma fiscalização que ocorrer em seu negócio.
Empresas que não apresentarem os documentos fiscais podem ser punidas com pesadas multadas, considerando o cenário mais brando. Isso sem falar na possibilidade de se abrir todo um processo de investigação.
Para sair do risco de receber multas e manter sempre a sua empresa obedecendo todas as regras da legislação vigente, é necessário organizar as Notas Fiscais e manter um bom controle sobre elas.
Mas com um sistema de gestão de notas fiscais, grande parte desse trabalho é facilitada. Por exemplo, ao receber os dados da Nota Fiscal pela primeira vez, o sistema já registra as informações do cliente automaticamente. Assim, os dados ficam todos guardados, sem a necessidade de serem digitados novamente para se emitir outras notas fiscais para a mesma empresa.
Além disso, as notas ficam disponíveis no sistema, com um acesso ágil. Assim, quando for preciso encontrar alguma nota, basta buscar no software por meio dos filtros de busca que ele disponibilizar.
Confira um resumo das vantagens de usar um sistema eletrônico de gestão de notas fiscais:
- Você contará com o armazenamento seguro de suas notas fiscais. Isso, inclusive, é exigido por lei
- Cadastro centralizado dos clientes com todos os dados prontos para serem usados sempre que for necessário emitir uma nota fiscal
- Pode usar esse cadastro como uma referência das informações de seus clientes para outras atividades, como visitas ou entregas
- Normalmente sistema automatizados de emissão e controle de notas fiscais já enviam os arquivos necessários para seus clientes por e-mail, automaticamente
- O cálculo do valor dos impostos a pagar é feito de forma automática e sem erros
- Você pode usar filtros para fazer buscas no sistema e encontrar notas por clientes, cidades, estados, tipos de produtos e outras segmentações, conforme as funcionalidades disponíveis em cada sistema
- Se o sistema da prefeitura estiver fora do ar, alguns sistemas fazem a reemissão da nota fiscal até que o site da prefeitura re-estabeleça a sua conexão
Veja mais em nosso blog: Planilha de controle de notas fiscais ou usar um software?
Outras vantagens da gestão automatizada de notas fiscais
Sistemas de gestão de notas fiscais são a resposta para empresas que buscam abandonar a burocracia e querem uma comunicação mais ágil com as prefeituras.
Além de emitir e organizar NFs, bons sistemas de NF têm outras funções que podem trazer agilidade na administração e fazer você ganhar tempo e dinheiro.
Veja o que o NFE.io oferece:
- Cadastrar mais de uma empresa no sistema, caso você faça revendas com diferentes CNPJs e filiais
- Possibilidade de integração do sistema de emissão de botas fiscais com o seu e-commerce e com os meios de pagamento que utiliza
- Cálculo automático dos impostos, o que minimiza erros e evita atrasos e multas
- Geração automática dos arquivos XML e HTML, com envio por e-mail ao cliente
- Um sistema simples e de fácil operação, com uma interface intuitiva
- Consulta a diversos relatórios e dados, sempre completos e atualizados
- Integração com outros sistemas e ferramentas de gerenciamento que já usa em sua empresa, como ERPs, por exemplo
- Suporte em todas as etapas do processo, feito por profissionais qualificados
- Emitir notas de diferentes CNPJs e para diferentes prefeituras na mesma interface, sem sair do sistema ou ter que fazer novo login
- Consultas automatizadas de CPF e de CNPJ
Mas a maior vantagem de todas é o tempo economizado, além, é claro, do ganho de produtividade. Veja só este dado: em média nossos clientes ganham 900 minutos por mês ao usarem nosso sistema de automatização de notas fiscais.
Quer saber mais dobre a gestão automatizada de notas fiscais? Entre em contato conosco agora mesmo: NFE.io
