Saiba tudo : O que é XML da nota fiscal eletrônica

Tempo de leitura: 10 minutos

Apesar do projeto piloto da nota fiscal eletrônica ter sido iniciado em 2005, portanto, já passamos da segunda década de sua existência, ainda existem muitas dúvidas sobre o assunto.

Você sabe o que é XML da nota fiscal eletrônica?

Neste post, vamos te mostrar o que é XML da nota fiscal, sua estrutura, onde fica o XML na nota fiscal e o que significa XML, entre diversas outras informações.

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Por isso, não deixe de ler este post e saiba tudo sobre XML da NF-e.

Este artigo também pode interessar a você: Como enviar nota fiscal eletrônica por e-mail para o cliente: mais produtividade e menos custos

O que é XML da nota fiscal eletrônica

Sabe o que é o arquivo XML da nota fiscal eletrônica?

Ora, nada mais é que o conteúdo digital da NF-e, que também é um documento apenas digital, sem existência física.

O XML da nota fiscal eletrônica é a própria NF-e, na verdade. Ele tem um padrão nacional de escrituração e é disponibilizado ao destinatário da mercadoria ou do serviço para consulta e armazenamento eletrônico.

Mas fique atento! O arquivo XML não acompanha a mercadoria. Quem acompanha a mercadoria é o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica).

Mas que informações constam do arquivo XML da nota fiscal eletrônica?

Os campos básicos do arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica, são:

  • Dados da NF-e: número sequencial, série, modelo, data de emissão e data de entrada/saída das mercadorias;
  • Dados do emitente da NF-e: nome/razão social, CNPJ, inscrição estadual, código do município e endereço;
  • Dados do destinatário: nome/razão social, endereço, CNPJ e inscrição estadual;
  • Dados dos produtos: descrição, NCM, quantidade, unidade comercial, quantidade e valor unitário;
  • Dados dos impostos diretos: Base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete e do seguro, substituição tributária, ICMS, IPI, PIS e Cofins;
  • Dados de transporte: Nome do transportador, CNPJ, endereço, placas do veículo, quantidade de volumes, peso bruto, peso líquido;
  • Informações adicionais: outras informações complementares de interesse do contribuinte.

Agora que você sabe o que é o arquivo XML da nota fiscal eletrônica, veja também outros aspectos e suas complexidades, a quem interessa e seus objetivos.

Veja um resumo do que consta no arquivo XML:

quais são os documentos necessários para obter o certificado digital

Mas o que significa XML da nota fiscal, afinal?

Antes de entender o que significa XML da nota fiscal, vamos dar um passo atrás e entender o que significa simplesmente XML.

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XML é uma sigla no idioma inglês. Ela significa Extensible Markup Language, o que poderia ser traduzido em português como Linguagem Extensível de Marcação.

Trata-se de uma linguagem de programação muito utilizada para descrever os mais variados tipos de dados. Uma de suas maiores vantagens é a capacidade que tem de compartilhar informações com muita facilidade pela internet.

Bem, agora que você sabe disso, deve ter ficado bem óbvio o que significa XML da nota fiscal.

Ora, é a representação de uma determinada nota fiscal por meio da linguagem de programação XML.

Onde fica o XML da nota fiscal?

Na verdade essa pergunta não faz muito sentido. Por que não faz sentido perguntar onde fica o XML da nota fiscal?

Porque, na verdade, quem faz essa pergunta quer saber onde fica a chave de acesso necessária para gerar o arquivo XML.

Essa chave é digitada no site da receita federal. Esse número tem 44 dígitos que constam do DANFE.

Ficou claro onde fica o XML da nota fiscal, ou melhor, a chave de acesso?

Veja mais detalhes aqui: Confira 4 programas para abrir arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica + outras 6 soluções!

Como gerar o arquivo XML de uma nota fiscal?

Para gera o arquivo XML da nota fiscal eletrônica é preciso seguir um passo a passo. Mas para que você saiba exatamente como fazer, trazemos aqui um resumo das etapas desse processo contábil.

1. Providencie o certificado digital

O certificado digital é um documento eletrônica que corresponde ao CNPJ no mundo físico. Esse certificado é que identifica quem está solicitando o arquivo XML, por isso, sem ele, não há como conseguir o XML da nota fiscal.

Para providenciar o certificado digital é preciso solicitá-lo junto a uma autoridade certificadora e retirá-lo em uma autoridade de registro.

Confuso com essas nomenclaturas?

Então, confira este infográfico:

Como solicitar certificado digital

Saiba mais: Passo a passo completo: Como solicitar certificado digital

2. Acesse o Portal da Sefaz

Para isso, vá aos links www.nfe.fazenda.gov.br ou www.cte.fazenda.gov.br,

Lá, clique em “Consultar NF-e Completa”. Em seguida, digite a chave de acesso da nota fiscal eletrônica da qual deseja obter o arquivo XML.

Como dissemos, a chave de acesso é um código de 44 dígitos. Você o encontra na DANFE correspondente a essa nota fiscal.

Sem esse código é impossível gerar o arquivo XML no site da Recita Federal.

3. Faça o download do seu arquivo XML

Depois de ter conseguido acessar a página de consulta de sua nota fiscal, vá até o final dessa página. Lá, procure o botão “Download do documento”.

Você deve clicar nesse botão, dessa forma, o arquivo XML será baixado para seu computador. Mas fique atento! Porque, antes disso, será solicitado o “certificado do cliente”. Trata-se apenas de seu certificado digital.

Veja mais detalhes aqui: Como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal de forma prática e rápida

4 softwares para abrir o arquivo XML da nota fiscal

Não basta baixar o arquivo XML da nota fiscal eletrônica. Você precisa abrir o arquivo pora visualisá-lo.

Confira 4 opções que podem te ajudar afazer isso:

Veja também: Confira programas para abrir arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal eletrônica foi desenvolvida para substituir a nota fiscal convencional, em papel. Ela faz parte do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), O SPED criado pela Receita Federal do Brasil, em conjunto com as Secretarias de Fazenda dos Estados, Distrito Federal e Prefeituras.

Assim, sua versão eletrônica permite o armazenamento online dos documentos. Vale lembrar que sendo este sistema de escrituração online, fica muito mais fácil a fiscalização por parte das três esferas (União, Estados e Municípios). Dessa forma, facilita-se muito o combate à sonegação e às fraudes nessas três instâncias administrativas.

Para emissão das notas fiscais eletrônicas é necessário o uso de certificado digital. Ele tem a função de confirmar a autenticidade do documento.

Se você quer saber mais sobre a nota fiscal eletrônica, então dê uma olhada neste infográfico:

Para que serve a Nota Fiscal

Leia também: O que é nota fiscal e quais as diferenças? Saiba tudo sobre esse tema

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O Danfe, como o próprio nome sugere, é um demonstrativo impresso em papel para auxiliar a identificar as principais informações que constam da nota fiscal eletrônica.

É o Danfe que acompanha a mercadoria e, assim, com ele é possível identificar a mercadoria, quantidade, valor, quem emitiu, a quem se destina etc. Na verdade, muitos chegam a confundir Danfe com a versão impressa da Nota Fiscal. Mas não é esse  caso.

Por isso, é preciso saber separar o que é XML da nota fiscal eletrônica e o Danfe. Por exemplo: o Danfe não tem valor fiscal. Portanto, não precisa ser armazenado pelo contribuinte.

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica funciona como um mapa da Nota Fiscal Eletrônica. Pois além dos dados relativos à operação, o Danfe vem com uma chave de acesso composta por um código numérico de 44 dígitos, como você viu acima.

E é com essa chave que você vai acessar o arquivo XML no portal da Nota Fiscal Eletrônica, Aliás, vale lembrar que para isso você tem que possuir um certificado digital válido, saiba como funciona aqui.

O Danfe deve ser impresso individualmente para cada nota fiscal eletrônica.

O arquivo XML também deve corresponder a cada NF-e, e deve ser enviado pelo fornecedor por e-mail ou estar disponível para download em área específica, no site da empresa remetente dos produtos.

Agora você já sabe o que é Danfe da nota fiscal?

É muito importante ter bem claro o que é Danfe, por isso, vale a pena conferir:

O que é Danfe Nota Fiscal?

Saiba mais:

Guarda do arquivo XML por 5 anos

Entre outros cuidados, o contribuinte precisa validar e armazenar as NF-e de forma segura por 5 anos. E o destinatário deve verificar a validade e autenticidade do documento eletrônico e a respectiva autorização no momento do recebimento da mercadoria.

Tanto o emitente quanto o destinatário devem manter os arquivos digitais das NF-e pelo prazo estabelecido na Legislação Tributária (5 anos) para que sejam apresentados à fiscalização da administração tributária, caso sejam solicitados.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para emissão de NF-e, necessita manter em arquivo o Danfe da operação por um período de no mínimo 5 anos.

Portanto, fique atento com seus documentos digitais! Agora que você sabe o que é XML e para que serve, talvez seja oportuno conhecer um pouco sobre um gerenciador de nota fiscal eletrônica. Assim, você vai poder ver como ele vai gerar mais economia e segurança para seu negócio, automatizando diversas tarefas.

Veja mais: O que é CFOP da nota fiscal, sua importância para o cumprimento das obrigações tributárias e como funciona na prática

Gere e envie o arquivo XML automaticamente com um gerenciador de notas fiscais

Com um software gerenciador de notas fiscais como o NFE.io, os arquivos XML e HTML são gerados automaticamente. Além disso, são enviados aos clientes por e-mail.

Essas são apenas algumas das vantagens. Confira outros benefícios:

  • Painel de controle intuitivo: Gráficos e estatísticas disponíveis em um dashboard, com a evolução mensal de seu negócio e motivo de recusa de notas;
  • Cálculo automático dos impostos;
  • Reenvio de notas automático caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
  • Você pode emitir notas fiscais de vários CNPJs para diferentes municípios sem sair do sistema;
  • Dá desconto no certificado digital;
  • Certificado Digital: a NFE.io é compatível com o certificado digital e-CNPJ A1 – veja também o cupom de desconto para comprar o seu!
  • Fácil de integrar via API com outros sistemas, como seu financeiro, por exemplo;
  • Faz consultas automatizadas a CPF e a CNPJ; 
  • Guarda suas notas em local seguro na nuvem automaticamente.

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