Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
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Saiba tudo : O que é XML da nota fiscal eletrônica

Saiba o que é XML da nota fiscal eletrônica, qual sua relação com o DANFE e como acessar o arquivo digital e onde fica o XML da nota fiscal.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Apesar do projeto piloto da nota fiscal eletrônica ter sido iniciado em 2005, portanto, já passamos da segunda década de sua existência, ainda existem muitas dúvidas sobre o assunto.

Você sabe o que é XML da nota fiscal eletrônica?

Neste post, vamos te mostrar o que é XML da nota fiscal, sua estrutura, onde fica o XML na nota fiscal e o que significa XML, entre diversas outras informações.

Por isso, não deixe de ler este post e saiba tudo sobre XML da NF-e.

Este artigo também pode interessar a você: Como enviar nota fiscal eletrônica por e-mail para o cliente: mais produtividade e menos custos

O que é XML da nota fiscal eletrônica

Sabe o que é o arquivo XML da nota fiscal eletrônica?

Ora, nada mais é que o conteúdo digital da NF-e, que também é um documento apenas digital, sem existência física.

O XML da nota fiscal eletrônica é a própria NF-e, na verdade. Ele tem um padrão nacional de escrituração e é disponibilizado ao destinatário da mercadoria ou do serviço para consulta e armazenamento eletrônico.

Mas fique atento! O arquivo XML não acompanha a mercadoria. Quem acompanha a mercadoria é o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica).

Mas que informações constam do arquivo XML da nota fiscal eletrônica?

Os campos básicos do arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica, são:

  • Dados da NF-e: número sequencial, série, modelo, data de emissão e data de entrada/saída das mercadorias;
  • Dados do emitente da NF-e: nome/razão social, CNPJ, inscrição estadual, código do município e endereço;
  • Dados do destinatário: nome/razão social, endereço, CNPJ e inscrição estadual;
  • Dados dos produtos: descrição, NCM, quantidade, unidade comercial, quantidade e valor unitário;
  • Dados dos impostos diretos: Base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete e do seguro, substituição tributária, ICMS, IPI, PIS e Cofins;
  • Dados de transporte: Nome do transportador, CNPJ, endereço, placas do veículo, quantidade de volumes, peso bruto, peso líquido;
  • Informações adicionais: outras informações complementares de interesse do contribuinte.

Agora que você sabe o que é o arquivo XML da nota fiscal eletrônica, veja também outros aspectos e suas complexidades, a quem interessa e seus objetivos.

Mas o que significa XML da nota fiscal, afinal?

Antes de entender o que significa XML da nota fiscal, vamos dar um passo atrás e entender o que significa simplesmente XML.

XML é uma sigla no idioma inglês. Ela significa Extensible Markup Language, o que poderia ser traduzido em português como Linguagem Extensível de Marcação.

Trata-se de uma linguagem de programação muito utilizada para descrever os mais variados tipos de dados. Uma de suas maiores vantagens é a capacidade que tem de compartilhar informações com muita facilidade pela internet.

Bem, agora que você sabe disso, deve ter ficado bem óbvio o que significa XML da nota fiscal.

Ora, é a representação de uma determinada nota fiscal por meio da linguagem de programação XML.

Onde fica o XML da nota fiscal?

Na verdade essa pergunta não faz muito sentido. Por que não faz sentido perguntar onde fica o XML da nota fiscal?

Porque, na verdade, quem faz essa pergunta quer saber onde fica a chave de acesso necessária para gerar o arquivo XML.

Essa chave é digitada no site da receita federal. Esse número tem 44 dígitos que constam do DANFE.

Ficou claro onde fica o XML da nota fiscal, ou melhor, a chave de acesso?

Veja mais detalhes aqui: Confira 4 programas para abrir arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica + outras 6 soluções!

Como gerar o arquivo XML de uma nota fiscal?

Para gera o arquivo XML da nota fiscal eletrônica é preciso seguir um passo a passo. Mas para que você saiba exatamente como fazer, trazemos aqui um resumo das etapas desse processo contábil.

1. Providencie o certificado digital

O certificado digital é um documento eletrônica que corresponde ao CNPJ no mundo físico. Esse certificado é que identifica quem está solicitando o arquivo XML, por isso, sem ele, não há como conseguir o XML da nota fiscal.

Para providenciar o certificado digital é preciso solicitá-lo junto a uma autoridade certificadora e retirá-lo em uma autoridade de registro.

Confuso com essas nomenclaturas?

Então, confira este infográfico:

Como solicitar certificado digital

Saiba mais: Passo a passo completo: Como solicitar certificado digital

2. Acesse o Portal da Sefaz

Para isso, vá aos links www.nfe.fazenda.gov.br ou www.cte.fazenda.gov.br,

Lá, clique em “Consultar NF-e Completa”. Em seguida, digite a chave de acesso da nota fiscal eletrônica da qual deseja obter o arquivo XML.

Como dissemos, a chave de acesso é um código de 44 dígitos. Você o encontra na DANFE correspondente a essa nota fiscal.

Sem esse código é impossível gerar o arquivo XML no site da Recita Federal.

3. Faça o download do seu arquivo XML

Depois de ter conseguido acessar a página de consulta de sua nota fiscal, vá até o final dessa página. Lá, procure o botão “Download do documento”.

Você deve clicar nesse botão, dessa forma, o arquivo XML será baixado para seu computador. Mas fique atento! Porque, antes disso, será solicitado o “certificado do cliente”. Trata-se apenas de seu certificado digital.

Veja mais detalhes aqui: Como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal de forma prática e rápida

 

4 softwares para abrir o arquivo XML da nota fiscal

Não basta baixar o arquivo XML da nota fiscal eletrônica. Você precisa abrir o arquivo pora visualisá-lo.

Confira 4 opções que podem te ajudar afazer isso:

Veja também: Confira programas para abrir arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal eletrônica foi desenvolvida para substituir a nota fiscal convencional, em papel. Ela faz parte do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), O SPED criado pela Receita Federal do Brasil, em conjunto com as Secretarias de Fazenda dos Estados, Distrito Federal e Prefeituras.

Assim, sua versão eletrônica permite o armazenamento online dos documentos. Vale lembrar que sendo este sistema de escrituração online, fica muito mais fácil a fiscalização por parte das três esferas (União, Estados e Municípios). Dessa forma, facilita-se muito o combate à sonegação e às fraudes nessas três instâncias administrativas.

Para emissão das notas fiscais eletrônicas é necessário o uso de certificado digital. Ele tem a função de confirmar a autenticidade do documento.

Se você quer saber mais sobre a nota fiscal eletrônica, então dê uma olhada neste infográfico:

Para que serve a Nota Fiscal

Leia também: O que é nota fiscal e quais as diferenças? Saiba tudo sobre esse tema

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O Danfe, como o próprio nome sugere, é um demonstrativo impresso em papel para auxiliar a identificar as principais informações que constam da nota fiscal eletrônica.

É o Danfe que acompanha a mercadoria e, assim, com ele é possível identificar a mercadoria, quantidade, valor, quem emitiu, a quem se destina etc. Na verdade, muitos chegam a confundir Danfe com a versão impressa da Nota Fiscal. Mas não é esse  caso.

Por isso, é preciso saber separar o que é XML da nota fiscal eletrônica e o Danfe. Por exemplo: o Danfe não tem valor fiscal. Portanto, não precisa ser armazenado pelo contribuinte.

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica funciona como um mapa da Nota Fiscal Eletrônica. Pois além dos dados relativos à operação, o Danfe vem com uma chave de acesso composta por um código numérico de 44 dígitos, como você viu acima.

E é com essa chave que você vai acessar o arquivo XML no portal da Nota Fiscal Eletrônica, Aliás, vale lembrar que para isso você tem que possuir um certificado digital válido, saiba como funciona aqui.

O Danfe deve ser impresso individualmente para cada nota fiscal eletrônica.

O arquivo XML também deve corresponder a cada NF-e, e deve ser enviado pelo fornecedor por e-mail ou estar disponível para download em área específica, no site da empresa remetente dos produtos.

Agora você já sabe o que é Danfe da nota fiscal?

É muito importante ter bem claro o que é Danfe, por isso, vale a pena conferir:

O que é Danfe Nota Fiscal?

Saiba mais:

Guarda do arquivo XML por 5 anos

Entre outros cuidados, o contribuinte precisa validar e armazenar as NF-e de forma segura por 5 anos. E o destinatário deve verificar a validade e autenticidade do documento eletrônico e a respectiva autorização no momento do recebimento da mercadoria.

Tanto o emitente quanto o destinatário devem manter os arquivos digitais das NF-e pelo prazo estabelecido na Legislação Tributária (5 anos) para que sejam apresentados à fiscalização da administração tributária, caso sejam solicitados.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para emissão de NF-e, necessita manter em arquivo o Danfe da operação por um período de no mínimo 5 anos.

Portanto, fique atento com seus documentos digitais! Agora que você sabe o que é XML e para que serve, talvez seja oportuno conhecer um pouco sobre um gerenciador de nota fiscal eletrônica. Assim, você vai poder ver como ele vai gerar mais economia e segurança para seu negócio, automatizando diversas tarefas.

Veja mais: O que é CFOP da nota fiscal, sua importância para o cumprimento das obrigações tributárias e como funciona na prática

Gere e envie o arquivo XML automaticamente com um gerenciador de notas fiscais

Com um software gerenciador de notas fiscais como o NFe.io, os arquivos XML e HTML são gerados automaticamente. Além disso, são enviados aos clientes por e-mail.

Essas são apenas algumas das vantagens. Confira outros benefícios:

  • Painel de controle intuitivo: Gráficos e estatísticas disponíveis em um dashboard, com a evolução mensal de seu negócio e motivo de recusa de notas;
  • Cálculo automático dos impostos;
  • Reenvio de notas automático caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
  • Você pode emitir notas fiscais de vários CNPJs para diferentes municípios sem sair do sistema;
  • Dá desconto no certificado digital;
  • Certificado Digital: a NFe.io é compatível com o certificado digital e-CNPJ A1 – veja também o cupom de desconto para comprar o seu!
  • Fácil de integrar via API com outros sistemas, como seu financeiro, por exemplo;
  • Faz consultas automatizadas a CPF e a CNPJ; 
  • Guarda suas notas em local seguro na nuvem automaticamente.

Faça também uma integração rápida do seu meio de pagamentos com o sistema automático de emissão de nota fiscal eletrônica: NFe.io.

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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