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Saiba tudo : O que é XML da nota fiscal eletrônica

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Apesar do projeto piloto da nota fiscal eletrônica ter sido iniciado em 2005, portanto, já estamos na segunda década de sua existência, ainda existem muitas dúvidas sobre o assunto. Você sabe o que é XML da nota fiscal eletrônica?

O que é XML da nota fiscal eletrônica

O arquivo XML da nota fiscal eletrônica, nada mais é que o conteúdo digital da NF-e, que também é um documento apenas digital, sem existência física. O XML da nota fiscal eletrônica é a própria NF-e, tem padrão nacional de escrituração, e é disponibilizado ao destinatário da mercadoria para consulta e armazenamento eletrônico. O arquivo XML não acompanha a mercadoria, quem acompanha a mercadoria é o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica).

Os campos básicos do arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica, são:

  • Dados da NF-e: número sequencial, série, modelo, data de emissão e data de entrada/saída das mercadorias;
  • Dados do emitente da NF-e: nome/razão social, CNPJ, inscrição estadual, código do município e endereço;
  • Dados do destinatário: nome/razão social, endereço, CNPJ e inscrição estadual;
  • Dados dos produtos: descrição, NCM, quantidade, unidade comercial, quantidade e valor unitário;
  • Dados dos impostos diretos: Base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete e do seguro, substituição tributária, ICMS, IPI, PIS e Cofins;
  • Dados de transporte: Nome do transportador, CNPJ, endereço, placas do veículo, quantidade de volumes, peso bruto, peso liquido;
  • Informações adicionais: outras informações complementares de interesse do contribuinte.

Agora que você sabe o que é XML da nota fiscal eletrônica, veja também outros aspectos e suas complexidades, a quem interessa e seus objetivos.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal eletrônica foi desenvolvida para substituir a nota fiscal convencional, em papel, e faz parte do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) criado pela Receita Federal do Brasil, em conjunto com as Secretarias de Fazenda dos Estados, Distrito Federal e Prefeituras. Sua versão eletrônica permite o armazenamento online dos documentos. Vale lembrar que sendo este sistema de escrituração online, fica muito mais fácil a fiscalização por parte das três esferas (União, Estados e Municípios), o que facilita no combate à sonegação e às fraudes.

Para emissão é necessário o uso de certificado digital com a função de confirmar a autenticidade do documento.

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica(DANFE)

O Danfe, como o próprio nome sugere, é um demonstrativo impresso em papel com as principais informações sobre a nota fiscal eletrônica. É o Danfe que acompanha a mercadoria, com ele é possível identificar a mercadoria, quantidade, valor, quem emitiu, a quem se destina, ou seja, muitos chegam a confundir Danfe com a versão impressa da Nota Fiscal. No entanto é preciso separar o que é XML da nota fiscal eletrônica. O Danfe não tem valor fiscal, portanto, não precisa ser armazenado pelo contribuinte. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica funciona como um mapa da Nota Fiscal Eletrônica, pois além dos dados relativos à operação, o Danfe vem com uma chave de acesso composto por um código numérico de 44 dígitos, é com esta chave que você vai acessar o arquivo XML no portal da Nota Fiscal Eletrônica, vale lembrar que para isso você tem que possuir um certificado digital válido, saiba como funciona aqui.

O Danfe deve ser impresso individualmente para cada nota fiscal eletrônica. O arquivo XML também deve corresponder a cada NF-e, e deve ser enviado pela fornecedor por e-mail ou estar disponível para download em área específica, no site da empresa remetente dos produtos.

Guarda do arquivo XML por 5 anos

Entre outros cuidados, o contribuinte precisa validar e armazenar as NF-e. O destinatário deve verificar a validade e autenticidade do documento eletrônico e a respectiva autorização no momento do recebimento da mercadoria.

Tanto o emitente quanto o destinatário devem manter os arquivos digitais das NF-e pelo prazo estabelecido na Legislação Tributária (5 anos) para que seja apresentados à administração tributária, caso sejam solicitados.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para emissão de NF-e, necessita manter em arquivo o Danfe da operação por um período de no mínimo 5 anos.

Fique atento com seus documentos digitais! Agora que você sabe o que é XML da nota fiscal eletrônica, talvez seja oportuno conhecer um pouco sobre um gerenciador de nota fiscal eletrônica e ver como ele pode gerar mais economia e segurança para seu negócio.

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Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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