Entenda o que é DANFE da nota fiscal e saiba como você pode emiti-lo!

Tempo de leitura: 10 minutos

H√° alguns anos, a nota fiscal passou a ser eletr√īnica, ou seja, n√£o √© mais impressa em papel. A partir disso, foi criado um novo documento que acompanha a mercadoria em seu trajeto: o DANFE da nota fiscal.

Esse documento representa a nota fiscal e precisa acompanhar a mercadoria desde o momento em que sai do estabelecimento do vendedor até a sua chegada ao consumidor, seja ele pessoa física ou jurídica.

A cria√ß√£o do DANFE foi prevista pelo Sistema P√ļblico de Escritura√ß√£o Digital (SPED), que √© um projeto criado pela Receita Federal em parceria com os estados e o Distrito Federal.

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Quer saber mais sobre esse documento? Ent√£o, voc√™ veio ao lugar certo. Neste artigo, vamos mostrar o que √© o DANFE, para que serve¬† e qual sua diferen√ßa para a nota fiscal eletr√īnica. Boa leitura!

O que é DANFE?

DANFE √© a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletr√īnica. Ele √© uma representa√ß√£o gr√°fica simplificada da NF-e, com informa√ß√Ķes da venda. Sua finalidade √© acompanhar a circula√ß√£o da mercadoria e simplificar a escritura√ß√£o das opera√ß√Ķes, caso o destinat√°rio n√£o seja contribuinte credenciado a emitir a nota fiscal eletr√īnica.

Dessa forma, o destinat√°rio √© obrigado a guardar o documento em arquivo pelo per√≠odo de 5 anos para atender √† administra√ß√£o tribut√°ria, quando solicitado. Al√©m disso, o DANFE deve conter os campos do arquivo XML da nota fiscal eletr√īnica.

Neste infogr√°fico, voc√™ pode entender melhor o que √© o DANFE: ūüĎá

O que é Danfe Nota Fiscal?

Para que serve o DANFE?

O DANFE serve para acompanhar a mercadoria até o destino e colher a assinatura do destinatário na entrega, comprovando que o cliente tem ciência da operação. Também possibilita a consulta da nota fiscal com a chave de 44 dígitos, o que evita fraudes por notas fiscais canceladas ou sem validade.

Cabe destacar que este documento não serve apenas para quem recebe a mercadoria, mas também para quem a está enviando.

Qual a diferença entre DANFE e nota fiscal?

Em vista da sua import√Ęncia, √© comum muita gente confundir o DANFE com a nota fiscal. Todavia, ele √© apenas um registro f√≠sico para que se tenha acesso aos dados da NF, n√£o sendo, portanto, a nota em si.

Vale lembrar que n√£o h√° mais notas fiscais f√≠sicas e foi por isso que surgiu a figura do DANFE. Hoje, a NF-e oficial √© gerada em um documento XML, que √© usado pela contabilidade para entregar suas obriga√ß√Ķes.

Portanto, quando você emite uma nota fiscal, automaticamente esse arquivo vai para a contabilidade da empresa que fez a compra, sendo que o DANFE apenas faz a função de acompanhar a mercadoria.

E, se houver d√ļvidas sobre quando usar a nota fiscal de remessa, confira no infogr√°fico:

O que é nota fiscal de remessa

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Quais são os itens obrigatórios do DANFE?

Ainda que n√£o exer√ßa a fun√ß√£o fiscal, √© preciso ter algumas informa√ß√Ķes b√°sicas no DANFE para evitar problemas aos envolvidos. Dentre os elementos que precisam constar nesse documento, est√£o:

    • c√≥digo de barras – possibilita a leitura da chave usando um leitor eletr√īnico;
    • chave de acesso – c√≥digo de 44 d√≠gitos que d√° acesso a NF-e;
    • dados do destinat√°rio – nome, endere√ßo, telefone, CNPJ ou CPF;
    • valores – incluindo impostos e fretes;
    • c√≥digos – CST, NCM do produto e CFOP;
    • dados da transportadora – raz√£o social, inscri√ß√£o estadual, placa do ve√≠culo e CNPJ;
    • dados do emissor – raz√£o social, inscri√ß√£o estadual e CNPJ;
  • data e hora da sa√≠da da mercadoria;
  • n√ļmero de folhas;
  • palavra DANFE.

Todas essas informa√ß√Ķes devem constar obrigatoriamente neste documento, que tamb√©m precisa ter um layout padronizado, com as medidas que veremos a seguir.

Leia mais: Transportar com nota fiscal de mercadoria é obrigatório? E nos Correios?

Quem deve imprimir o DANFE?

O DANFE deve ser impresso pelo remetente das mercadorias e servi√ßos antes da circula√ß√£o delas. A impress√£o deve ser feita em papel comum, exceto papel jornal, nos tamanhos 210x297mm a 230x330mm, em uma √ļnica via.

Por sinal, o DANFE será utilizado para transitar com as mercadorias somente após a concessão da autorização para emissão da NF-e.

Como podemos ver, esse é um documento impresso que agiliza a comprovação de emissão da nota fiscal referente a uma transação comercial.

Ele poder√° conter, tamb√©m, outros gr√°ficos, desde que n√£o prejudiquem a leitura do seu conte√ļdo ou do c√≥digo de barras por leitor √≥ptico. Ali√°s, a aposi√ß√£o de carimbos deve ser feita no verso do documento.¬†

Lembramos, ainda, que o DANFE não é a nota fiscal, ou seja, não se confunde e tampouco a substitui. Apenas facilita a comprovação de que ela foi emitida. Mas, para que isso ocorra, a chave de acesso e sua representação em código de barras precisa estar bem legível.

O que é código de barras unidimensional na DANFE?

O código de barras unidimensional impresso no DANFE permite o uso do leitor de código de barras para consulta da NF-e no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.

Trata-se da representa√ß√£o da chave de acesso da NF-e (c√≥digo num√©rico de 44 d√≠gitos/posi√ß√Ķes). Caso contr√°rio, seria quase imposs√≠vel para um contribuinte que recebe centenas de notas fiscais por dia ter que digitar, documento por documento.

Onde fica a chave de acesso na DANFE?

Normalmente, a chave de acesso se localiza na parte superior direita do DANFE, ao lado do CNPJ e abaixo da representação do código de barras. Veja na imagem abaixo:

Quantos DANFE podem ter uma NF-e?

Fique atento, porque deve existir apenas um DANFE para cada nota fiscal eletr√īnica. Este documento pode ter quantas folhas forem necess√°rias para a discrimina√ß√£o das mercadorias contidas na NF-e.

Nesse caso, o código de barras representativo da chave de acesso deve ser impresso repetidamente em todas as folhas, sendo que o contribuinte pode utilizar até 50% do verso da folha.

Em caso de extravio ou destruição do DANFE no decorrer do percurso da mercadoria, o emitente deve realizar a reimpressão.

Adicionalmente, é preciso encaminhar o DANFE impresso ao transportador ou destinatário, caso a mercadoria já tenha sido entregue.

Como deve ser a guarda do DANFE?

Normalmente, depois da entrega, não é preciso guardar o DANFE. Na verdade, tanto o emitente quanto o destinatário devem manter em arquivo digital apenas a NF-e pelo prazo estabelecido na legislação.

E, caso o destinatário não seja credenciado para emissão de NF-e, deve manter o DANFE em arquivo pelo prazo decadencial para apresentação à administração tributária quando solicitado em uma fiscalização, por exemplo.

O emitente de NF-e deve obrigatoriamente disponibilizar o download ou encaminhar o arquivo eletr√īnico da nota fiscal, com o protocolo de autoriza√ß√£o, pois, sem isso, n√£o h√° como manter as notas fiscais de mercadorias recebidas em seus arquivos.

O que é DANFE em contingência?

O DANFE em conting√™ncia √© um procedimento adotado quando, por algum motivo, a emiss√£o normal da nota fiscal eletr√īnica √© impossibilitada devido a problemas t√©cnicos, como a indisponibilidade do sistema da Secretaria da Fazenda.

Nesse caso, o emissor pode optar por emitir a NF-e em contingência, o que permite que a operação comercial continue, mesmo com a indisponibilidade do sistema de autorização da NF-e.

Existem diversas formas de contingência previstas na legislação, como:

  • SCAN ‚Äď √Č permitida a circula√ß√£o da mercadoria somente ap√≥s a autoriza√ß√£o de uso da NF-e pela Receita Federal do Brasil;
  • DPEC ‚Äď Deve ser impresso em duas vias, sendo que uma delas acompanha a mercadoria e outra deve ser conservada em arquivo pelo emitente pelo prazo previsto no artigo 202 da RICMS. Deve constar no corpo do DANFE a express√£o ‚ÄúDANFE impresso e conting√™ncia‚ÄĚ;
  • FS/FS-DA ‚Äď Impresso em decorr√™ncia de problemas t√©cnicos. Deve ter duas vias, sendo uma para acompanhar o tr√Ęnsito de mercadorias e outra para ser conservada em arquivo do emitente pelo prazo previsto no artigo 202 do RICMS. Em paralelo, deve constar no corpo do DANFE a express√£o ‚ÄúImpresso em decorr√™ncia de problemas t√©cnicos‚ÄĚ.

Leia também: Saiba como emitir nota fiscal em contingência passo a passo

E o que é DANFE online?

Na verdade, o DANFE online é exatamente o mesmo documento do DANFE, mas em sua versão online, ainda não impressa. Ao acessar os sites oficiais para imprimir o DANFE, usando a chave de acesso, você visualiza o DANFE online.

Em outras palavras, trata-se do DANFE em sua versão na web, antes da impressão, considerando que seus dados são idênticos.

Como emitir o DANFE? Passo a passo

Agora que já mostramos tudo o que você precisa saber sobre o DANFE, chegou o momento de entender como é feita sua impressão. Confira abaixo o passo a passo:

  • acesse o sistema de emiss√£o de sua prefer√™ncia, normalmente o mesmo utilizado para a emiss√£o de suas notas fiscais;
  • use a chave de acesso para entrar no sistema;
  • preencha os campos do formul√°rio, tais como o n√ļmero da NF-e, a chave de acesso da NF-e,¬† os dados do emitente e destinat√°rio, a data e hora da sa√≠da da mercadoria, a placa do ve√≠culo que far√° o transporte,¬† os dados da transportadora, a natureza da opera√ß√£o, a descri√ß√£o das mercadorias e os valores dos tributos;
  • fa√ßa a confer√™ncia de todos os dados preenchidos para evitar erros, pois informa√ß√Ķes erradas podem invalidar o DANFE e gerar multas para a empresa;
  • imprima o DANFE e mantenha-o junto da mercadoria transportada.

Automatize a emiss√£o de suas notas fiscais

Sabendo que o DANFE é o documento que acompanha a mercadoria, chegou o momento de pensar em automatizar a emissão fiscal das suas notas.

Afinal, essa é uma maneira de evitar erros no momento do preenchimento, que podem acarretar em retrabalho e até mesmo falhas no cálculo dos tributos. 

Por falar nisso, o NFe.io é um sistema que pode te ajudar nisso, tendo como principais vantagens:

  • c√°lculo autom√°tico dos impostos;
  • gera√ß√£o e envio por e-mail dos arquivos XML e HTML aos clientes;
  • reenvio autom√°tico de notas, caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
  • desconto no certificado digital;
  • armazenamento das notas em local seguro na nuvem;
  • emiss√£o de notas fiscais de v√°rios CNPJs para diferentes munic√≠pios, sem sair do sistema;
  • painel de controle para monitorar as emiss√Ķes de NF e o faturamento:

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