Como solicitar certificado digital: custos e documentos úteis

É pessoa jurídica e deseja saber como solicitar certificado digital? De acordo com dados do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), o Brasil se aproximou da marca de 10 milhões de certificados digitais emitidos em 2023. 

Esses números evidenciam tanto o avanço tecnológico quanto o aumento da necessidade de segurança nas transações eletrônicas por empresas e cidadãos.

Além disso, a implementação de novas tecnologias, como a emissão de certificados via videoconferência, facilitou ainda mais o acesso a essa solução. Para 2024, a projeção é de que as emissões alcancem cerca de 300 mil.

Mas, afinal, o que é e para que serve o certificado digital? Como funciona o processo de solicitação? Quem precisa ter um certificado digital? Quais os principais benefícios da tecnologia? 

Neste artigo, respondemos a essas e outras perguntas, para que você entenda melhor essa importante ferramenta para o seu negócio! Vamos lá?

Aprender como solicitar certificação digital é o primeiro passo para a transformação digital?

Antes de saber como solicitar certificado digital, saiba que a aquisição dessa tecnologia é um primeiro passo importante rumo à transformação digital.

Mas você sabe definitivamente quais são as vantagens de aderir a iniciativas de transformação digital?

Confira este infográfico que revela alguns mitos sobre o tema e apresenta suas verdadeiras vantagens.

O que é e para que serve o certificado digital?

O certificado digital é um arquivo eletrônico que atua como um documento virtual, comprovando sua identidade na internet e conferindo validade legal à sua assinatura eletrônica, semelhante à manuscrita. 

Desde 2001, a Medida Provisória nº 2.200-02 é responsável por regularizar e validar os contratos digitais no Brasil, além de distinguir a assinatura digital das outras ações eletrônicas.

Para ser gerado e assinado, todo certificado digital deve passar por uma Autoridade Certificadora (AC), órgão responsável pela criação e gerenciamento desses documentos, conforme as regras estabelecidas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

No Brasil, as ACs são classificadas em duas categorias: Autoridade Certificadora (AC) e Autoridade de Registro (AR). 

O que é Autoridade Certificadora

A AC, que pode ser pública ou privada, associa uma identidade a uma chave e insere esses dados em um certificado digital, após a verificação de documentos de identificação. 

O que é Autoridade de Registro

Já a AR atua como intermediária, podendo solicitar a emissão ou revogação de certificados digitais, mas não os emitindo diretamente.

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Enquanto o ICP-Brasil é a estrutura que garante a legalidade e a segurança da certificação digital no país, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) atua como AC-Raiz. O órgão é responsável por regulamentar as atividades das ACs credenciadas, como:

• Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro);
• Caixa Econômica Federal;
• Receita Federal;
• Serasa Experian.

Cada AC tem critérios e custos diferentes para a emissão de certificados; por isso, é importante que as pessoas ou empresas interessadas escolham a AC mais adequada às suas necessidades.

Essa tecnologia é crucial para realizar transações on-line seguras, como emitir notas fiscais eletrônicas, acessar sistemas governamentais e realizar operações bancárias. 

Além de garantir segurança, o certificado digital facilita a vida de empresas e pessoas físicas, eliminando a necessidade de deslocamentos a cartórios, o que agiliza processos burocráticos e permite acesso rápido a diversos serviços online. 

Com vários tipos de certificado digital disponíveis, é necessário saber diferenciá-los e identificar qual é o ideal para cada situação antes de aprender como requisitá-lo.

Quem precisa de certificado digital?

Precisam de um certificado digital, empresas e profissionais que fazem transações on-line, enviam documentos fiscais ou acessam sistemas do governo. Isso inclui empreendimentos que:

• emitem notas fiscais eletrônicas;
• enviam declarações de impostos;
• assinam contratos pela internet. 

Além disso, o documento é importante para qualquer negócio que queira melhorar a segurança e a eficiência de seus processos digitais. 

Com mais serviços feitos pela internet, o uso de certificados digitais se tornou essencial para garantir a legalidade e proteger contra fraudes. 

Por isso, qualquer empresa ou profissional que lida com documentos importantes, transações financeiras ou precisa se comunicar de forma segura com o governo deve usar um certificado digital.

Quais são os tipos de certificado digital?

Existem diferentes tipos de certificados, cada um com suas características e finalidades específicas. Todos são essenciais para garantir a segurança e a autenticidade nas transações on-line. A seguir, veja quais são os principais existentes no mercado.

1. Certificado Tipo A

O certificado do tipo A é utilizado principalmente para assinatura digital. 

É um documento que garante a autenticidade de documentos e a identificação do assinante, permitindo que profissionais e empresas assinem documentos eletronicamente com validade jurídica. 

Os modelos mais comuns desse tipo são o A1 e A3, que variam em termos de armazenamento e validade. 

O A1 é armazenado no computador e tem validade de um ano, enquanto o A3 pode ser armazenado em dispositivos como tokens ou cartões e tem validade de até três anos.

2. Certificado Tipo S

Os certificados do tipo S são voltados para garantir a confidencialidade e o sigilo das informações durante a transmissão. 

São usados em situações onde a proteção de dados é crucial, como em transações financeiras e trocas de informações sensíveis. 

Também assegura que apenas as partes autorizadas acessem os dados, proporcionando um nível extra de segurança.

3. Certificado Tipo T

O certificado tipo T permite que advogados assinem digitalmente petições e outros documentos legais, conferindo validade jurídica às suas ações. 

Essa modalidade é importante para a digitalização de processos jurídicos, facilitando o trabalho dos profissionais da área.

4. e-CPF

O e-CPF é a versão digital do CPF, o principal documento de identificação de pessoas físicas no Brasil. 

Ele garante a autenticidade das transações eletrônicas, permitindo assinar contratos, criar procurações online e acessar o site da Receita Federal. 

O e-CPF utiliza criptografia para assegurar segurança e sigilo e pode ser emitido nos formatos A1 ou A3.

5. e-CNPJ

O e-CNPJ é a versão digital do CNPJ, que identifica empresas no Brasil. 

Ele assegura a autenticidade e integridade das transações eletrônicas realizadas por uma empresa, permitindo a realização de procurações e a assinatura de contratos online. 

O uso do e-CNPJ é restrito ao responsável direto pelo CNPJ da empresa, e assim como o e-CPF, também pode ser emitido nos formatos A1 ou A3.

6. NF-e

O certificado digital NF-e é fundamental para empresas que emitem notas fiscais eletrônicas, garantindo a autoria e validade jurídica dessas notas. 

Ele pode ser atribuído a um funcionário específico, aumentando a segurança ao evitar o compartilhamento do e-CNPJ da empresa. 

O NF-e é utilizado para assinar diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas, como: 

• Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e);
• Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e);
• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e); 
• Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).

A escolha entre os formatos A1 ou A3 para a NF-e deve considerar o sistema utilizado pela empresa, sendo importante verificar as especificações do equipamento que será utilizado.

Decidir qual certificado escolher é fundamental para atender às necessidades específicas de cada usuário ou empresa. Lembre-se de avaliar o uso pretendido e a compatibilidade com os sistemas que serão utilizados.

Qual certificado digital escolher para seu negócio?

Para escolher o certificado digital mais adequado para o seu negócio, é importante conhecer as características dos diferentes tipos disponíveis. Veja a seguir quais negócios são ideais para os diferentes tipos de certificado digital.

Negócios que exigem agilidade

Os certificados do tipo A1 e A3 são ideais para empresas que precisam de mobilidade e rapidez na assinatura de documentos. O A1 permite a instalação em diferentes máquinas, facilitando a emissão de notas fiscais eletrônicas por vários colaboradores. 

Já o A3 — armazenado em dispositivos móveis como tokens ou smart cards —, é perfeito para empreendedores frequentemente fora do escritório e que precisam assinar documentos de qualquer lugar.

Negócios que necessitam de alta segurança

Para empresas que lidam com dados sensíveis e críticos, os certificados do tipo S são essenciais. 

Esses certificados garantem a confidencialidade e o sigilo das informações durante a transmissão, sendo fundamentais em setores como financeiro e saúde, onde a proteção de dados é uma prioridade. 

Também ajudam a evitar vazamentos de informações e asseguram que as transações eletrônicas sejam realizadas de forma segura.

Quanto custa um certificado digital?

Os preços dos certificados digitais variam bastante, pois existem diferentes modelos e cada Autoridade Certificadora (AC) tem sua própria tabela de valores. Como exemplo, analise os preços de certificados do tipo A1 e A3 do Serasa Experian e Serpro em dezembro de 2024:

É sempre recomendável verificar diretamente com as autoridades certificadoras para obter informações atualizadas. Alguns fatores que influenciam o custo são:

• tipo de certificado (A1 ou A3);
• validade (1, 3 ou 5 anos);
• tipo de pessoa (física ou jurídica);
• mídia de armazenamento (token, cartão ou apenas arquivo digital);
• autoridade certificadora (cada uma tem sua tabela de preços).

Portanto, antes de adquirir um certificado digital, é importante comparar as opções disponíveis no mercado, considerando suas necessidades e orçamento. 

Lembre-se de que, independentemente do preço, todo certificado emitido por uma AC credenciada pela ICP-Brasil tem a mesma validade jurídica.

Passo a passo para obter um certificado digital

Muita gente se assusta na hora de adquirir essa tecnologia. Felizmente, a verdade é que não há grandes mistérios. A seguir, confira o passo a passo para obter um certificado digital e veja como pode ser fácil.

1. Escolha o modelo desejado

A primeira coisa que precisa ser feita é a escolha de um sistema de certificação digital de uma Autoridade Certificadora.

Uma vez em um ambiente que faz essa mediação, você precisa escolher qual tipo de certificado vai precisar para a sua empresa:

• no pacote A1, você adquire uma certificação válida por 12 meses e com instalação em apenas um ambiente de trabalho — um único computador é configurado para a emissão de documentos eletrônicos e certidões;
• o tipo A3 é caracterizado não só pela validade de 36 meses, mas também pelo fato de que as chaves de certificação são geradas em mídias móveis criptografadas — token ou pendrive.

Para saber como solicitar o certificado digital, você precisa primeiro verificar se a empresa está regular. Em seguida, escolha a que mais se adapta à realidade do seu negócio.

A modalidade A3, por exemplo, ainda se desdobra especificamente para atender micro e pequenas empresas, oferecendo certificações válidas por 18 meses e entregues em dispositivos móveis.

Verifique quanto custa um certificado digital, escolha o modelo ideal e realize o pagamento para prosseguir com a implantação e avançar para a próxima etapa.

2. Faça o cadastro e o agendamento no sistema

Após o processo de compra no sistema, preencha tudo corretamente e com cautela. Isso porque todos os dados precisam ser passíveis de comprovação e devem estar em conformidade com as normas legais para empresas do seu tipo.

Em seguida, agende uma validação presencial com a empresa que fornece a certificação. É nesse momento que a documentação comprobatória precisa ser apresentada e será dado o aval para a implantação do sistema para a sua empresa.

3. Providencie a documentação necessária

É fundamental ter em mãos, no ato do cadastro, toda a documentação necessária, para que isso não acabe atrasando o processo de adesão.

Como solicitar o certificado digital é uma operação oficial, é importante que a empresa esteja com toda a documentação e pendências em dia, evitando atrasos.

Documentos fundamentais

Tenha em mãos os seguintes documentos:

• documento da constituição da empresa (estatuto, requerimento de empresário ou contrato social);
• alterações contratuais, caso haja;
• documentos de estabelecimento e eleição da diretoria atual, quando for o caso;
• cartão do CNPJ regular para validação.

Lembre-se de que o cartão precisa ser impresso um dia antes da data da validação presencial do certificado.

Documentação específica

Cada tipo de empresa tem características específicas com documentos particulares que não se aplicam a outros tipos de organizações.

Por isso, é preciso checar quais são os itens obrigatórios diretamente com a empresa que irá fazer a implantação ou diretamente no site do Serasa.

Confira também: Como receber pagamentos online de forma prática e segura?

4. Espere a instalação

Uma vez realizada a validação presencial, a empresa instalará o sistema eletrônico.

Como sua solicitação depende de permissões externas, realize testes para ter a certeza de que o sistema está normal e operante. Dessa forma, ficará claro se as chaves públicas e privadas estão funcionando e se o sistema de emissão está adequado.

Após esta etapa, está finalizado o processo de implementação da certificação digital de sua empresa. É só começar a usar!

Ainda tem dúvidas? Entenda melhor com este infográfico que resume o passo a passo de como solicitar certificado digital.

Quais as vantagens do certificado digital?

Existe uma série de vantagens do certificado digital que o tornam uma ferramenta essencial para empresas e cidadãos que buscam segurança e eficiência nas suas transações eletrônicas.

A seguir, veja quais são os principais benefícios ao adquirir a tecnologia.

1. Segurança

O certificado garante a autenticidade e a integridade das informações eletrônicas, tornando as transações on-line mais seguras.

2. Redução de custos

Com a ferramenta, você pode assinar documentos eletronicamente, eliminando a necessidade de papel e deslocamentos para reconhecimento de firma.

3. Praticidade

A tecnologia facilita o acesso a serviços on-line, como declarações de impostos e transações bancárias, de forma rápida e segura.

4. Validade jurídica

A assinatura digital tem o mesmo valor jurídico que uma assinatura manuscrita, garantindo a validade legal dos documentos assinados.

5. Sustentabilidade

Ao reduzir o uso de papel, o certificado digital contribui para a preservação do meio ambiente.

Percebeu a importância de ter o certificado digital no seu negócio e, consequentemente, aderir à transformação digital? 

Para você entender melhor, disponibilizamos abaixo este infográfico, que mostra a receita para adotar a tendência em sua empresa.

Renovação do certificado digital

Como você viu, o certificado digital tem uma validade, que varia dependendo do tipo escolhido.

Para renovar o certificado, você deve entrar no site da Autoridade Certificadora, por meio de seu login e senha. Em seguida, acessar a área de atualização ou renovação do certificado digital.

Assinale a opção que deseja renovar (e-CNPJ, e-CPF ou certificado para NF-e) e, depois disso, escolha a versão do certificado que deseja adquirir: A3, A3 com leitora, token e A1 (Arquivo digital).

Como no cadastro inicial, novamente é preciso definir o prazo de validade e, por fim, a forma de pagamento.

Saiba mais: 7 passos para fazer renovação de certificado digital

Quais cuidados ter com seu certificado digital?

Para usar seu certificado digital com segurança, é importante tomar alguns cuidados, que ajudam a evitar o roubo ou o vazamento das suas informações. 

Veja a seguir as principais dicas para preservar o seu certificado.

Faça uma cópia de segurança

Se você precisar formatar seu computador, é essencial fazer uma cópia de segurança do seu certificado digital. Isso é especialmente importante para os certificados do tipo A1, que podem ser perdidos se não forem copiados para outro lugar.

Fique atento à validade

Preste atenção ao prazo de validade do seu certificado digital. Ele perde a validade após esse período, e isso pode causar problemas na rotina da sua empresa. 

Crie uma senha forte

Ter uma senha forte é fundamental para proteger seu certificado digital. Use combinações de letras maiúsculas, números e caracteres especiais. Assim, somente você terá acesso à sua conta e ao seu computador.

Use dispositivos seguros

Evite armazenar suas chaves privadas no disco rígido do seu computador, especialmente se ele não tiver senha. O ideal é usar um dispositivo físico, como um token ou smart card, ou colocar suas informações na nuvem para garantir mais segurança.

Mudanças para o futuro

Em 2024, o governo, por meio da ICP, aprovou uma série de mudanças no certificado digital, que visam modernizar e fortalecer a segurança das transações eletrônicas. Entre as principais mudanças, que acontecem de forma gradual, estão:

• descontinuação dos modelos A2, S1, S2, S3 e S4 devido ao baixo uso. O certificado A1 será gradualmente substituído pelo selo eletrônico, que poderá ser gerado e utilizado em nuvem;
• criação do Selo Eletrônico em Software (SE-S) e em Hardware (SE-H) para pessoas jurídicas, com o objetivo de assegurar a origem e a integridade de documentos eletrônicos, sem vincular a assinatura a um indivíduo específico;
• novos certificados (AE-S e AE-H) para dispositivos e sistemas IoT;
• interações nos requisitos técnicos dos certificados, o que inclui a eliminação de certos campos e o uso do CPF/CNPJ para garantir unicidade.

O cronograma de transição prevê:

• 2025: começo da emissão dos novos certificados SE e AE.
• 2026: final da emissão de certificados A1 e A3 na cadeia V10.
• 2029: expiração da cadeia V5 e adoção completa da nova cadeia v12.

A emissão e uso de certificados no modelo antigo continuarão válidos até a data de expiração, mas não serão renovados após 2029. 

Com seu certificado digital, utilize um sistema de gerenciamento de notas fiscais!

Como mencionamos, ao obter um certificado digital, você não apenas assegura a legalidade das suas transações, mas também impulsiona a transformação digital do seu negócio, tornando-o mais ágil e competitivo no mercado.

Para quem deseja realizar transações eletrônicas de forma segura e eficiente, o documento é fundamental — principalmente no âmbito da emissão de notas fiscais. 

E, agora que você sabe como solicitar certificado digital, se sente preparado para dar o próximo passo e iniciar o processo de solicitação do seu documento? 

Aproveite e emita suas notas fiscais com ajuda de um sistema de gerenciamento automatizado, como a NFe.io! 

Com a solução, você tem acesso a uma série de benefícios, como um cupom de desconto no certificado digital e um painel de controle com diversos dados sobre suas notas fiscais e faturamento mensal. Veja só como o recurso é intuitivo e fácil de entender: 

E não somente isso! O software oferece também:

• emissão de notas fiscais eletrônicas de mais de um CNPJ em um mesmo lugar;
• emissão para diferentes prefeituras na mesma interface;
• cálculo automático das taxas: evite erros e multas;
• envio de e-mail para clientes já com os arquivos HTML e XML gerados;
• sistema que reenvia sua nota fiscal para as prefeituras caso os sites não estejam no ar;
• todas as suas notas fiscais guardadas com segurança, como exige a lei.

Além de facilitar a assinatura de documentos, utilizar o software da NFe.io vinculado a um certificado digital, ajuda a desburocratizar os processos do seu negócio, o que reduz custos, tempo e recursos. 

Por isso, faça a integração rápida do seu meio de pagamento com o sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, conheça a NFE.io e poupe horas de tarefas chatas e repetitivas!