MDF-e: guia completo para transportar suas cargas dentro da lei

Tempo de leitura: 12 minutos

Para manter em dia os tributos fiscais e assegurar as opera√ß√Ķes de envio de cargas aos seus destinos, toda transportadora deve fornecer a documenta√ß√£o em seus servi√ßos de entrega. Nesse sentido, o MDF-e √© o comprovante legal presente na rotina de distribui√ß√£o de produtos.¬†

Portanto, √© essencial que os gestores de transportadoras de carga ou de empresas que entregam mercadorias entendam o que √©, para que serve o Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais, como preencher e emitir esse documento e quais s√£o as informa√ß√Ķes obrigat√≥rias para emiss√£o do MDF-e.

Acompanhe os pr√≥ximos t√≥picos e saiba tudo sobre esse tema t√£o necess√°rio para a sua empresa cumprir com as obriga√ß√Ķes fiscais.

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O que √© o Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais (MDF-e)?

O Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais (MDF-e) √© um registro nacional que traz as principais informa√ß√Ķes da nota fiscal eletr√īnica e do Conhecimento de Transporte (CT-e). Considerado imprescind√≠vel para o transporte de mercadorias, √© emitido e armazenado de forma digital, al√©m de ser necess√°rio para os servi√ßos realizados entre estados.¬†

Desde 2014, o manifesto de carga é  um documento obrigatório e requisitado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para agilizar a fiscalização do transporte de cargas em território nacional. O MDF-e deve ser fornecido em todos os serviços de entrega de mercadorias e acompanhar os produtos durante os trajetos até o destino.

No entanto, quando o transporte de carga acontece entre municípios do mesmo estado, a obrigatoriedade deste documento depende das regras impostas pela Unidade Federativa (UF) em questão. 

No caso de Minas Gerais, S√£o Paulo, Paran√° e Rio de Janeiro, esses estados exigem a emiss√£o do registro eletr√īnico quando ocorre a movimenta√ß√£o intermunicipal do produto.

Para que serve o MDF-e? Entenda!

Como j√° mencionamos, a utiliza√ß√£o do MDF-e √© obrigat√≥ria e serve para informar sobre os servi√ßos de movimenta√ß√£o de cargas nas estradas. Ou seja, esse documento fiscal regula os registros dos produtos em tr√Ęnsito conduzidos pelas transportadoras.

Al√©m disso, o Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais tem outras fun√ß√Ķes no deslocamento de mercadorias. Veja a seguir!¬†

  • Permitir o rastreamento das cargas;
  • Identificar o respons√°vel pelo transporte da carga do percurso;
  • Incorporar as informa√ß√Ķes das mercadorias acobertadas por diversos CT-es ou NF-es transportadas em um mesmo ve√≠culo;
  • Agilizar o registro dos lotes fiscais das documenta√ß√Ķes;
  • Registrar as altera√ß√Ķes das quantidades de itens transportados ou de seus condutores;
  • Facilitar e agilizar o processo de fiscaliza√ß√£o de mercadorias;
  • Documentar o in√≠cio e o fim do transporte de carga.

Veja também: Consulta de nota fiscal para meu CNPJ: aprenda como fazer!

Saiba quem deve emitir o MDF-e

O Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais deve ser emitido por qualquer transportadora que trabalhe com o CT-e, cargas fracionadas e lota√ß√£o, ou pelas empresas que se responsabilizam pelas opera√ß√Ķes de transporte de suas pr√≥prias mercadorias.¬†

Isto √©, o registro deve ser apresentado por emitentes de nota fiscal eletr√īnica e tamb√©m por aut√īnomos.

Além disso, o documento é obrigatório em outros casos. Confira!

Desde 2020, a emissão do MDF-e é obrigatória no Brasil para o transporte de cargas interestadual e intermunicipal. Antes disso, cada região determinava a necessidade do documento.

Como funciona o Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais?

Para entender melhor o que √© MDF-e, √© imprescind√≠vel conhecer como funciona o Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais.

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O registro foi criado com a intenção de modernizar e agilizar os processos de vistoria do transporte de cargas.

Com a emissão desse documento, você pode rastrear a movimentação das mercadorias e identificar os responsáveis pela operação em todos os trechos do percurso.

O MDF-e tamb√©m funciona com um comprovante fiscal de todas as altera√ß√Ķes feitas nas unidades de transporte, nas cargas ou nos condutores.

Al√©m disso, tem a fun√ß√£o de consolidar as informa√ß√Ķes que constam na nota fiscal eletr√īnica (NF-e) e no Conhecimento de Transporte Eletr√īnico (CT-e).

Saiba também: Arquivo XML da nota fiscal: acesse de forma prática

Conheça os principais eventos do MDF-e

Ao longo da emiss√£o do MDF-e acontecem alguns eventos que voc√™ deve levar em considera√ß√£o na hora de emitir o seu Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais.

Conheça os principais!

Autorização da SEFAZ

Todo Manifesto precisa ser enviado à Secretaria da Fazenda para autorizar o uso do documento.

Neste procedimento, a SEFAZ confere alguns quesitos formais, como a autoria, o layout, a numera√ß√£o e a assinatura do emitente. Vale destacar que o √≥rg√£o n√£o se responsabiliza pelo conte√ļdo declarado.

Isto é, se você preencher o documento de forma incorreta, receberá uma notificação de erro para corrigir e tentar emitir de novo o MDF-e.

Registro de passagem do caminh√£o

Durante o trajeto do motorista, é possível que ele passe por postos de fiscalização. Caso isso aconteça, é gerado o registro de passagem do veículo no MDF-e, na NF-e e no CT-e relacionados à carga transportada.

√Č importante destacar que esse evento pode impedir o cancelamento dos documentos fiscais.

Outra informa√ß√£o relevante √© que o caminh√£o n√£o precisa, obrigatoriamente, parar em uma vistoria para ter o documento lan√ßado no Manifesto. De uma forma geral, isso ocorre de maneira eletr√īnica por radares e c√Ęmeras espalhadas nas estradas.

Encerramento do transporte

Esse evento deve ser enviado à SEFAZ para confirmar a entrega da carga ao consumidor.

Na prática, quando a mercadoria chega ao destinatário (ou o motorista encerra o transporte), o emitente deve informar a Secretaria da Fazenda a conclusão do serviço. Só depois dessa ação, a empresa poderá gerar um novo MDF-e para o mesmo veículo.

Ou seja, √© fundamental emitir o Manifesto Eletr√īnico quando o processo finalizar, caso contr√°rio, sua organiza√ß√£o n√£o conseguir√° realizar novos transportes, podendo ter preju√≠zo financeiro.

Outro ponto de aten√ß√£o em rela√ß√£o a este evento √© a altera√ß√£o da carga ou do ve√≠culo durante a rota. Caso isso ocorra, √© crucial encerrar o Manifesto Eletr√īnico e emitir um novo.¬†

Se o encerramento for negligenciado, você pode ser multado, pois o órgão fiscalizador entende que cometeu uma infração.

Cancelamento do MDF-e

Toda empresa que emite um Manifesto pode cancelá-lo, desde que seja autorizado pela SEFAZ, e o caminhão não tenha iniciado o serviço de transporte. 

Para cancelar o evento, é indispensável cumprir o prazo de até 24 horas. Além disso, o MDF-e não pode ter sido encerrado nem ter registro de passagem.

Inclus√£o de motorista ou condutor

Toda vez que sua empresa trocar o motorista ou incluir um novo durante a movimentação da carga, é obrigatório o emitente informar a mudança ao órgão fiscalizador.

Esta altera√ß√£o precisa ser registrada no Manifesto Eletr√īnico.

Inclus√£o de Documento Fiscal Eletr√īnico (DF-e)¬†

A inclusão de DF-e pode ser usada quando acontecer o carregamento de carga após o MDF-e ser emitido.

Imagine que o seu motorista transporte um carregamento de mercadoria na Bahia e, ao chegar no Rio de Janeiro, precise colocar novos produtos no veículo para seguir viagem até Santa Catarina. Quando isso acontece, é viável emitir o evento de inclusão de documento.

Fique atento se o registro estiver indisponível no seu sistema. Nessa situação, você deve encerrar o primeiro Manifesto e emitir um novo com os dois documentos.

Informa√ß√Ķes obrigat√≥rias para emiss√£o de MDF-e

Como citamos, a SEFAZ deve autorizar a emiss√£o do Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais. Por√©m, se o documento n√£o for preenchido corretamente, o √≥rg√£o de fiscaliza√ß√£o pode rejeit√°-lo.

Para evitar que esse epis√≥dio aconte√ßa com seu neg√≥cio, anote as informa√ß√Ķes que devem constar no documento.

    • Dados de emiss√£o: Unidade Federativa (UF), s√©rie, n√ļmero, modal (rodovi√°rio, ferrovi√°rio ou aquavi√°rio), data de emiss√£o e ambiente (homologa√ß√£o e produ√ß√£o);
    • Dados do emitente: raz√£o social, CNPJ, Inscri√ß√£o Estadual, n√ļmero, CEP, estado e cidade;
  • Dados da Ag√™ncia Nacional de Transportes Terrestres: Registro Nacional de Transportadores Rodovi√°rios de Carga (RNTRC), contratante do servi√ßo de transporte. Caso n√£o tenha as informa√ß√Ķes do contratante, √© poss√≠vel fornecer o n√ļmero do C√≥digo Identificador da Opera√ß√£o de Transporte (CIOT) ou do Vale-Ped√°gio Obrigat√≥rio (VPO);
  • Dados do transporte principal: tipo e UF do ve√≠culo, placa e tipo do rodado;
    • Dados do ve√≠culo reboque: caso haja reboque, use as mesmas informa√ß√Ķes do ve√≠culo de tra√ß√£o;
    • Informa√ß√Ķes do motorista: nome completo, CPF e RNTRC;
    • Informa√ß√Ķes do documento: chave de acesso do MDF-e;
    • UFs do percurso: nomes dos estados de percurso do transporte, desde a origem at√© o destino;
    • UF de in√≠cio e fim: estado de origem e de destino do ve√≠culo;
  • Informa√ß√Ķes da mercadoria: unidade e natureza da carga, peso bruto total e quantidade;
  • Dados dos munic√≠pios de carregamento e descarregamento: munic√≠pios de in√≠cio e fim do transporte e as paradas intermedi√°rias para realizar a carga e descarga;
  • Informa√ß√Ķes do seguro da carga: nome da seguradora e n√ļmero da ap√≥lice de seguro da carga.

Como preencher o Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais?

Nos t√≥picos anteriores, voc√™ acessou as principais informa√ß√Ķes do MDF-e. Agora, chegou o momento de saber como preencher o Manifesto de Documentos Fiscais Eletr√īnicos.¬†

Veja o passo a passo desse processo. 

Passo 1: Faça o cadastro no portal da SEFAZ

O primeiro passo para preencher o Manifesto de Documentos Fiscais Eletr√īnicos √© realizar o seu cadastro na Secretaria de Fazenda do seu estado.

Cabe a esse órgão registar sua empresa e habilitá-la a emitir o MDF-e no próprio sistema da SEFAZ.

Passo 2 ‚Äď Obtenha um certificado digital

Para emitir o Manifesto Eletr√īnico, √© preciso contar com um certificado digital, pois ele garante a autenticidade do documento.

Somente com o certificado, é possível validar seu documento de forma legal, bem como  ter acesso aos sistemas de emissão.

Passo 3 ‚Äď Acesse o sistema e preencha os dados

A própria Secretaria de Fazenda fornece um sistema para as empresas preencherem o MDF-e. 

Para isso, basta acessar a plataforma a partir do login e senha criados na etapa de cadastro (passo 1) e preencher os campos obrigatórios.

Após realizar esta etapa, você terá que submeter o documento à autorização da SEFAZ.

Passo 4 ‚Äď Imprima o DAMDFE

Com a valida√ß√£o do seu Manifesto pela SEFAZ, voc√™ dever√° emitir e imprimir o Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletr√īnicos (DAMDFE).

Esse documento auxiliar possui um código de barras que facilita a consulta do MDF-e pela fiscalização.

Leia também: O que é nota fiscal denegada e rejeitada? Como resolver?

Como emitir o Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais?¬†

O MDF-e pode ser gerado por um portal emissor do documento de sua prefer√™ncia, ou pelo¬† Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS). Para isso, as plataformas¬† gerenciadoras fornecem, simultaneamente, o Manifesto Eletr√īnico de Documentos Fiscais e o CT-e.

Vale ressaltar que a versão gratuita do documento emitido pela SEFAZ foi descontinuada. Portanto, a emissão deve ser feita por um serviço terceirizado. 

Contudo, de uma maneira geral, é necessário seguir as etapas do tópico anterior para rodar o seu registro digital.

Diferenças entre MDF-e e DAMDF-e

O DAMDFE √© o Documento Auxiliar do Documento Eletr√īnico de Documentos Fiscais. Ou seja , √© a vers√£o impressa e simplificada do MDF- e que acompanha o transporte de carga at√© o destino, e deve ser mostrado nas barreiras de fiscaliza√ß√£o.¬†

√Č importante destacar que somente ap√≥s a confer√™ncia do DAMDFE os agentes fiscais das rodovias podem acessar o arquivo do Manifesto Eletr√īnico.

Isto significa que, para cada MDF-e emitido, o DAMDFE deve sempre ser impresso para acompanhar a mercadoria durante o transporte log√≠stico. Em situa√ß√Ķes de fiscaliza√ß√£o, √© necess√°rio apresentar o registro auxiliar para consultar o Manifesto digital no sistema.¬†

Portanto, a emissão dos dois documentos de forma seguida é indispensável e evita multas fiscais para o motorista e empresa. Além disso,  facilita a logística empresarial e a identificação das mercadorias.

Emitir o MDF-e pode evitar problemas fiscais para seu negócio

Agora que voc√™ j√° conhece mais sobre o Manifesto de Documentos Fiscais Eletr√īnicos, n√£o deixe de emitir esse registro digital para se manter em dia com os √≥rg√£os de fiscaliza√ß√£o.

Visto que as opera√ß√Ķes de transporte precisam apresentar o MDF-e em todo o percurso da mercadoria, √© essencial adquirir um sistema que emita o registro de forma adequada.

Portanto, antes de escolher o programa para emitir seu registro digital, é vital:

  • procurar um portal com suporte 24 horas;
  • escolher um servi√ßo compat√≠vel com a sua empresa;
  • conferir a estrutura do sistema;
  • treinar sua equipe para utilizar o software;
  • verificar as condi√ß√Ķes dos servi√ßos, como os pre√ßos e os planos.¬†

Em resumo, é fundamental que todo negócio fique atento aos documentos fiscais de transporte obrigatórios e faça uma boa gestão de documentos.Assim, evita sofrer as penalidades previstas na legislação, que impactam no deslocamento e na logística.

Além disso, é importante manter a agilidade em todos os processos de emissão de documentos. 

Portanto, se sua empresa precisa de mais automação, consulte o sistema de emissão da NFE.io e fale com um de nossos especialistas. 


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