É um status informando ao emissor da nota fiscal de que ela foi rejeitada, por algum motivo, pela SEFAZ, Secretaria da Fazenda.
Ok, você entendeu o que é nota fiscal denegada. Mas como resolver esse problema? Há muitas dúvidas relacionadas ao status da NF-e, mas, ao contrário do que se pensa, é relativamente simples resolver o problema.
O primeiro passo para sanar dúvidas sobre o que é nota fiscal denegada é entender como esse processo de status de NF-e funciona dentro da Secretaria da Fazenda, órgão responsável pela fiscalização dos documentos e onde as notas são registradas.
Afinal, como acontece essa “rejeição” de NF-e e, sobretudo, o que é nota fiscal denegada?
Antes de mais nada, saiba que empresas ou pessoas físicas que emitem nota fiscal podem receber a má notícia por parte da Secretaria da Fazenda de que a NF emitida foi rejeitada ou denegada. Há diferenças entre elas.
Basicamente, as diferenças entre nota fiscal rejeitada e nota fiscal denegada envolvem descrições no preenchimento do documento e nos dados de faturamento, entre outros detalhes sobre a empresa.
A seguir, confira as particularidades de cada uma e saiba definitivamente o que é nota fiscal denegada e NF rejeitada, além de aprender a corrigir erros e impedir que seus documentos sejam devolvidos pela Secretaria da Fazenda.
Veja também: O que é, quando e como lançar uma nota fiscal de entrada?
O que é nota fiscal denegada?
Primeiramente, tenha em mente que uma empresa não pode emitir nota fiscal com pendências junto ao Fisco. Quando o emissor faz isso, geralmente não cumprindo as regras da SEFAZ, o órgão impede que aquele CNPJ emita nota, ou seja, impede seu faturamento até que regularize a situação.
Nesse caso, ao receber a resposta do Fisco sobre uma nota enviada, a empresa visualiza o status de “nota denegada”.
Nesse contexto, o que é nota fiscal denegada? É um status sobre qual é a situação da nota que acabou de enviar. A SEFAZ manda uma notificação de nota fiscal denegada avisando que o documento enviado não será aproveitado para seu fim.
Ao contrário das notas rejeitadas, as denegadas ficam no registro NF-e e não podem ser usadas novamente.
O que faz com que uma nota fiscal seja denegada?
O status de nota fiscal denegada acontece em duas situações: denegação de uso de situação do emitente ou por irregularidade fiscal do emitente.
No primeiro caso, a empresa emissora da nota emite para outra empresa que esteja com a atividade suspensa, em baixa, em processo de baixa ou até mesmo cancelada.
Já no segundo caso, a própria empresa que emite a nota está com seu CNPJ em processo de baixa, ou o número de cadastro de empresa está cancelado. Isto é, ela não tem mais a inscrição estadual ativa.
Por que uma nota fiscal é denegada?
Uma nota fiscal pode ser denegada se a empresa possui anormalidades em seu cadastro da SEFAZ, ou se, como dissemos, a inscrição estadual estiver suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa.
Além disso, se a organização deixa de cumprir alguma obrigação acessória por certo tempo, ou se o estabelecimento não realiza alguma atividade que exige a inscrição estadual, a NF pode ser renegada.
Em outras situações, conforme antecipamos, a nota fiscal pode ser denegada caso o destinatário não esteja autorizado a atuar na Unidade Federativa, ou o emissor usar o mesmo número de NF-e que já foi denegada anteriormente.
É importante esclarecer, porém, que cada Estado pode definir critérios diferentes para cada situação de irregularidade.
Nota fiscal denegada: como resolver?
A resposta para “como resolver uma nota fiscal denegada” é regularizar as pendências junto à Secretaria da Fazenda.
Para isto, vá ao site do SINTEGRA, preencha os dados requeridos e consulte o status sobre a situação da sua empresa.
Aliás, “como resolver uma nota fiscal denegada” também envolve entender o funcionamento desse tipo de devolução de NF-e, incluindo as razões pelas quais isso acontece.
Basicamente, há três motivos para a SEFAZ denegar uma nota:
- evitar a sonegação de impostos;
- reduzir a concorrência desleal;
- obter controle sobre as operações envolvendo NF-e intra e interestaduais.
Nota rejeitada: exemplos
Uma nota pode ser rejeitada quando o documento foi preenchido com erros nas informações, como no caso do faturamento.
Entendeu o que é nota rejeitada?
Vamos a um exemplo prático:
A nota pode ser rejeitada quando há erros nos dados de cadastramento da empresa, quando a empresa sequer está cadastrada como emissora de NF, ainda não tem assinatura digital ou apresenta rasuras no documento enviado para a SEFAZ.
A Secretaria da Fazenda também pode rejeitar uma nota fiscal devido a inconsistências no cadastro de clientes das empresas emissoras.
Outra situação na qual a nota fiscal pode ser rejeitada consiste em reapresentar uma nota repetida à SEFAZ, ou seja, que já foi autorizada antes, visto que, neste caso, configura-se nota duplicada para o NF-e.
Confira também: Tudo sobre retenção de imposto na nota fiscal de serviço
Como resolver casos em que a nota foi rejeitada?
Após a nota ser rejeitada, o emissor poderá corrigi-la e voltar a submeter o documento à SEFAZ. Em seguida, o empresário fará as correções necessárias e reenviará a nota, usando a mesma ou uma nova numeração ao órgão municipal.
Vale lembrar que a nota fiscal rejeitada não é registrada na base das notas fiscais da SEFAZ, já que foi justamente rejeitada e, como tal, não possui presença no cadastramento geral.
Vantagens de um gerenciador de notas fiscais
Como a emissão da nota fiscal é automatizada, usando dados cadastrais confiáveis e calculando o imposto automaticamente, erros de preenchimento não existem.
Aliás, com um gerenciador de notas fiscais como o NFE.io, é possível acompanhar todas as notas faturadas por meio de um painel de controle, inclusive com emissão de relatórios detalhados.
Você não precisa esperar os sites das prefeituras estarem “no ar” e, ainda, pode emitir notas para diferentes cidades e com diferentes CNPJs na mesma interface.
Isso sem falar no desconto na emissão do certificado digital e nos diversos tipos de consultas automatizadas a dados de empresas, CNPJ e CPF.
Confira: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io
