O que é, quando e como lançar uma nota fiscal de entrada?

Tempo de leitura: 5 minutos

A nota fiscal é um documento para registrar operações financeiras de uma empresa. É usada quando sua loja – por exemplo – vende um  produto ou serviço para um cliente (que pode ser pessoa física ou jurídica) e precisa registrar essa venda. A nota fiscal de entrada registra a transação contrária, ou seja, quando sua loja compra um produto de um fornecedor, a empresa precisa registrar essa transação, ou seja, essa entrada.

A nota fiscal de entrada, chamada também de nota fiscal de compra, também deve ser emitida em um outro caso especial, quando sua loja estorna um produto já vendido a um cliente.

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O que é e em quais situações emitir uma nota fiscal?

Antes, vamos entender por que o documento é lançado e por que faz parte da rotina do trabalho administrativo da contabilidade da empresa.

Como a mercadoria será devolvida pelo cliente, a empresa emite uma nota como se tivesse comprando o produto dele.

Na realidade, o que houve foi uma devolução. Resumindo, se a compra vai entrar no caixa da empresa, ela precisa ser registrada.

Veja também um dos mais usados sistemas para notas fiscais de serviço: O que é Ginfes Nota Fiscal: Veja o passo a passo de como usar

O que é a nota fiscal, afinal?

A função da nota fiscal também é de sinalizar o imposto que deve ser pago para governo, referente a determinada venda e, além disso, “avisar” ao setor de contabilidade sobre essa transação.

A regra é simples: quando há uma transação financeira, a loja precisa emitir uma nota fiscal.

Há notas fiscais de entrada e saída, ambas podem ser emitidas em diversas situações.

Mais à frente, vamos entender a diferença entre elas e quando emitir uma nota fiscal de entrada, ou seja, como lançar uma nota fiscal de entrada de forma correta.

O que é Nota Fiscal de Entrada?

Emitir uma nota fiscal de entrada significa que uma empresa precisa registrar a entrada de alguma mercadoria comprada ou serviço adquirido por ela.

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Assim, tudo o que entra na empresa fica documentado, como a quantia de impostos gastos na compra e serviço.

Além disso, a nota fiscal de entrada também tem mais uma função.

Ela garante a logística da mercadoria de forma legal, permitindo o fluxo dos produtos entre o fornecedor e o cliente.

Fique por dentro de mais detalhes importantes sobre notas fiscais: Guia: Certificado Digital para emissão de nota fiscal eletrônica

Mas quando emitir uma nota fiscal de entrada?

Não basta saber como lançar uma nota fiscal de entrada, é preciso ter certeza de quando emitir uma nota fiscal de entrada é realmente necessário, considerando questões referentes à tributação sobre a mercadoria, entre outras situações.

Veja em quais casos você deve lançar uma nota fiscal de entrada:

  • Em caso de devolução de venda. Quando o cliente pessoa física não emite nota fiscal, há estorno do produto e da nota;
  • Em caso de um autônomo encaminhar produto;
  • Quando exposições – em eventos, por exemplo – voltam à empresa de origem;
  • Quando a empresa comprar mercadoria importada do exterior;
  • Em caso de item arrematado em leilão ou em licitação pública.

Como lançar uma nota fiscal de entrada?

Não há segredo em como lançar uma nota fiscal de entrada, é bastante simples.

A empresa ou o usuário preenche o formulário inserindo os dados acerca da entrada de mercadoria.

Não se preocupe porque esse processo, em que campos da nota fiscal precisam ser preenchidos, é intuitivo.

Se você sabe quanto custa a mercadoria, de qual fornecedor comprou e os dados dele e da empresa, será fácil preencher o formulário.

Vale lembrar que os campos da nota fiscal referentes a alíquotas e cálculos de impostos sobre a mercadoria não devem ser preenchidas, porque a taxa de imposto será calculada ao final, na saída do item.

Veja ainda mais dicas sobre como emitir uma nota fiscal: Regras para emissão de nota fiscal: o que é necessário saber

Quem deve emitir nota fiscal de entrada?

Todos as empresas e ou pessoas jurídicas autônomas contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) que recebem e transportam produtos e serviços de suas empresas são obrigadas, por lei, a lançar notas fiscal de entrada.

Mais que um detalhe burocrático, é a única forma de manter seu negócio dentros das regras fiscais, evitando problemas para seu negócio.

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Um comentário

  • Liziane Neubert Quadros

    Gostei muito do assunto

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