Você sabia que a consulta do CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônico) segue novas diretrizes desde 2020? O canal para o processo segue o mesmo — ainda é a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) —, mas um ajuste no Sinief (Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais) trouxe mudanças na sua condução.
Então, como fazer a consulta do CTe na SEFAZ e o que a mudança propôs de diferente na realização da tarefa?
Ao longo deste post, explicamos tudo o que você precisa saber para evitar qualquer tipo de erro na hora de realizá-la!
O que é o CT-e?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento fiscal digital que substitui as versões físicas dos documentos de transporte de cargas, como o antigo Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTR-C).
O recurso surgiu para modernizar e simplificar os processos fiscais e logísticos e, rapidamente, tornou-se uma peça-chave na documentação obrigatória do transporte de cargas no Brasil.
O CT-e se aplica a diferentes modalidades de transporte, como rodoviário, ferroviário, aéreo, dutoviário e aquaviário, e as transportadoras são obrigadas a usá-lo. Além disso, a emissão e o armazenamento do arquivo ocorrem de forma eletrônica — o que garante eficiência e segurança no envio de informações aos órgãos fiscais.
Qual é a importância do CT-e no transporte de cargas?
A implementação do CT-e trouxe uma série de benefícios para o setor de transporte de cargas. Entre as principais vantagens, estão:
- redução da burocracia. Processos que antes eram manuais e dependiam de documentos físicos agora acontecem digitalmente — uma clara otimização de tempo para as empresas;
- controle fiscal, pois o CT-e facilita a fiscalização e o combate a fraudes. Assim, os órgãos tributários podem acompanhar as operações de forma mais eficiente;
- economia e sustentabilidade por conta da baixa necessidade de impressão e armazenamento de papéis;
- agilidade nas operações, uma vez que a consulta do CTe ocorre eletronicamente, bem como a sua emissão, o que torna as operações logísticas mais rápidas.
Ou seja: o CT-e não é apenas um requisito legal, mas um elemento estratégico para empresas que desejam otimizar sua gestão e manter a conformidade fiscal.
Como funciona a consulta do CT-e?
Entender como consultar um CT-e ajuda a garantir a autenticidade e a validade fiscal dos documentos. Acontece que existem diferentes métodos disponíveis para realizar a pesquisa — você pode fazê-la tanto por transportadoras quanto por destinatários e remetentes.
Os principais métodos são:
- consulta do CT-e pela chave de acesso: o método mais comum e confiável. Cada CT-e tem uma chave única de 44 dígitos, que permite acessar informações detalhadas sobre o documento;
- número do documento: em algumas plataformas, é possível realizar a busca pelo número do CT-e, desde que em associação com dados complementares;
- outras integrações: algumas soluções digitais oferecem consultas automatizadas por meio de APIs, o que facilita ainda mais a verificação de autenticidade.
E por que fazer isso? A consulta tem enorme valor para confirmar que a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), de fato, emitiu e autorizou o documento.
Além disso, uma rotina de pesquisas ajuda a evitar problemas fiscais e logísticos, como a circulação de cargas com documentação irregular.
Como consultar CT-e nas regras atuais?
Saber como consultar CT-e, Conhecimento de Transporte Eletrônico, nas atuais regras, é essencial para a dinâmica da sua empresa. Mas, antes disso, é bem importante entender o que mudou.
O Ajuste Sinief 17/18, de 31 de outubro de 2018, alterou o Ajuste Sinief 09/2007, o qual institui o Conhecimento de Transporte Eletrônico e o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
O que determina o Ajuste Sinief 17/18?
De modo geral, o ajuste determina que:
“Cláusula primeira: Ficam acrescidos os §§ 4º e 5º à cláusula décima oitava do Ajuste SINIEF 09/07, de 25 de outubro de 2007, com as seguintes redações:
“§ 4º A disponibilização completa dos campos exibidos na consulta de que trata o caput desta cláusula será por meio de acesso restrito e vinculada à relação do consulente com a operação descrita no CT-e consultado, nos termos do MOC.
- 5º A relação do consulente com a operação descrita no CT-e consultado a que se refere o § 4º desta cláusula deve ser identificada por meio de certificado digital ou de acesso identificado do consulente ao portal da administração tributária da unidade federada correspondente, ou ao ambiente nacional disponibilizado pela Receita Federal do Brasil.”.
Na prática, quer dizer que apenas quem está envolvido na operação comercial consegue visualizar o CT-e completo, — além do fato de que é necessário ter um Certificado Digital. Em geral, os envolvidos são:
- remetente;
- destinatário;
- expedidor;
- recebedor;
- tomador;
- terceiros informados na tag autXML.
Porém, caso a sua empresa já use o Certificado Digital ou algum sistema de emissão de CT-e particular, esse ajuste não afeta a sua rotina.
Saiba mais: Quanto custa um certificado digital: veja valores, tipos e onde comprar
Como consultar o CT-e completo?
Se a sua empresa se enquadra nessas condições, o passo a passo para saber como consultar CT-e via Sefaz é bem simples, e ocorre pela chave de acesso ou pelo protocolo — como apontamos anteriormente.
Quais são os diferentes tipos de consulta do CT-e?
Como explicamos acima, existe mais de uma maneira de fazer a consulta CT-e — pela SEFAZ e pelo Portal de Conhecimento de Transporte são apenas algumas possibilidades.
Entenda como realizar a pesquisa de mais algumas formas.
Consulta do CTE pela chave de acesso
Para consultar a CTE pela chave de acesso não tem segredo, basta seguir o passo a passo que separamos logo abaixo:
1. Acesse o Portal da Sefaz e clique em “Consultar CT-e”.
- Digite a chave de acesso do CT-e, composta por 44 dígitos e clique em “Não sou um robô”.
- O CT-e será disponibilizado em tela para consulta. Se preferir, também é possível fazer o download do documento.
Consultar CT-e pelo protocolo
Consultar um CT-e pelo protocolo também não tem nenhuma dificuldade, basta seguir os seguintes passos:
- acesse o site do SEFAZ do estado de emissão do CT-e. É importante lembrar que cada estado tem um site específico para consulta de documentos fiscais eletrônicos;
- procure pela opção “Consulta CT-e” ou “Consulta de Documentos Fiscais Eletrônicos”;
- digite o número do protocolo do CT-e que deseja consultar. O número do protocolo é composto por 15 dígitos e está disponível no comprovante de entrega do documento;
- informe o código de segurança (CAPTCHA) que aparece na tela;
- Clique em “Consultar”.
As informações referentes ao CT-e consultado serão exibidas, como a data e hora de emissão, os dados da empresa emitente e destinatária e o valor do frete, entre outras informações.
Consulta do CT-e pelo Portal de Conhecimento de Transporte
O Portal de Conhecimento de Transporte Eletrônico é uma plataforma nacional que centraliza informações sobre CT-es.
Esse portal permite realizar consultas de forma prática e segura por meio da chave de acesso do documento. Para acessar, siga o passo a passo:
- entre no Portal Nacional do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- localize a opção “Consulta Pública”;
- insira a chave de acesso de 44 dígitos do CT-e no campo indicado;
- resolva o CAPTCHA e clique em “Consultar”.
O portal exibirá informações detalhadas sobre o documento, como os dados do emitente, do destinatário e detalhes da carga.
É uma ferramenta útil para quem precisa verificar a autenticidade de um CT-e de forma centralizada, sem depender dos portais estaduais.
Como consultar CT-e pelo Sefaz MG?
Conforme antecipamos, para consultar o CT-e, é preciso entrar no site da Sefaz do seu Estado. No caso do Sefaz MG, por exemplo, o passo a passo é o seguinte:
- acesse o site da SEFAZ MG;
- no menu “Serviços”, selecione a opção “Consulta CT-e”;
- na página seguinte, selecione a opção “Consulta por Chave de Acesso” ou “Consulta por Documentos Fiscais”;
- digite a chave de acesso do CT-e que deseja consultar. O código composto por 44 dígitos e se encontra no comprovante de entrega do documento;
- informe o código de segurança que aparece na tela;
- clique em “Consultar”.
Como consultar CT-e Sefaz SP?
Para realizar a consulta no site da Sefaz SP, os passos são basicamente os mesmos que para consultar a CT-e no site da Sefaz MG.
A principal diferença é que você precisará acessar o site da SEFAZ SP (Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo) no endereço.
Depois, basta acessar o menu serviços, escolher a alternativa “Consulta CT-e”, digitar a chave de acesso com 44 dígitos e então realizar a consulta.
Consulta do CT-e: pela SEFAZ ou por meio de sistemas integrados?
Ao realizar a consulta de um CT-e, as empresas podem optar entre métodos tradicionais, como diretamente no portal da SEFAZ, ou por meio de soluções mais avançadas e automatizadas, como sistemas integrados.
Cada abordagem tem suas características e vantagens, e a escolha depende das necessidades do seu negócio. Confira uma comparação entre as duas opções:
Critério | Consulta direta no SEFAZ | Sistemas integrados como o NFE.io |
Acesso | Realizado manualmente no portal da SEFAZ do estado onde o CT-e foi emitido. | Realizado automaticamente por meio de integrações via API. |
Processo | Necessita acessar o site, localizar a opção de consulta e inserir os dados manualmente. | Consulta automatizada, sem intervenção manual em grande parte dos casos. |
Volume de Consultas | Limitado, ideal para consultas pontuais ou de baixo volume. | Adequado para consultas em massa, com alta eficiência e agilidade. |
Armazenamento de dados | Depende do usuário salvar manualmente os documentos e informações obtidas. | Armazena os documentos consultados em um ambiente centralizado e seguro. |
Velocidade | Relativamente mais lenta, devido à necessidade de repetição de processos manuais para cada consulta. | Extremamente rápido e permite a verificação de múltiplos CT-es em poucos segundos. |
Automação | Ausente, todos os processos ocorrem manualmente. | Totalmente automatizado e elimina etapas repetitivas. |
Confiabilidade | Alta, desde que a inserção dos dados esteja correta no portal. | Alta, com baixa margem de erro devido à automação e integração direta com APIs da SEFAZ. |
Indicação | Ideal para pequenas empresas ou necessidades pontuais. | Recomendado para empresas que lidam com alto volume de documentos e desejam otimizar processos fiscais. |
Portanto, vale saber: com sistemas integrados, como o NFE.io, empresas ganham eficiência e segurança, especialmente para operações de grande escala.
Como consultar CT-e se não fizer parte da operação?
Essa situação é bastante comum e pode acontecer, por exemplo, com transportadoras ou mesmo com um escritório de contabilidade.
Para consultar CT-e se não fizer parte da operação, lembre-se de que ainda é possível consultar o Conhecimento de Transporte Eletrônico ao seguir o passo a passo que acabamos de explicar. Porém, terá acesso apenas às suas informações básicas.
Mas se o processo realmente exigir informações mais completas, a maneira mais adequada de conseguir esses dados é a partir da solicitação a um dos participantes da operação — o emitente, por exemplo — para lhe enviar o arquivo XML do CT-e.
Aproveite e leia também: Como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal de forma prática e rápida
O que mais você precisa saber sobre CT-e?
Ficou claro como consultar CT-e nas regras vigentes no momento? Então, confira mais algumas informações importantes sobre esse documento.
Quais documentos o CT-e substitui?
O CT-e substitui 6 documentos fiscais, antes emitidos em papel. São eles:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
- Conhecimento Aéreo, modelo 10;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.
Quando o CT-e precisa ser emitido?
O CT-e precisa ser emitido em prestações de serviço de transporte de cargas, tanto municipais quanto entre estados.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é obrigatório em todos os modais de transporte, ou seja, rodoviário, ferroviário, hidroviário, dutoviário, aeroviário e aquaviário.
Quem deve emitir o CT-e?
De acordo com o Ajuste Sinief n.º 09, o responsável pela emissão do CT-e é o tomador do serviço de transporte.
Desse modo, esse tomador pode emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico ou exigir que o prestador de serviço de transporte o faça.
É possível alterar um CT-e já emitido?
Um CT-e não pode sofrer qualquer alteração após a autorização de uso pela Sefaz.
Caso esse processo seja necessário é possível:
- cancelar o CT-e por meio da geração de um arquivo XML, específico para esse fim, antes de iniciar o serviço transporte;
- se a alteração for necessária devido a valores lançados abaixo do correto, é possível emitir um CT-e complementar, por meio de um arquivo XML no mesmo padrão do CT-e anterior;
- se o valor lançado for maior, é preciso providenciar a Anulação de Débitos, prevista na cláusula 17ª do Ajuste SINIEF 09/07;
- para erros de emissão em campos específicos, desde que não vedados pela legislação, deve-se gerar uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e) e transmiti-la à Secretaria da Fazenda.
Qual é o prazo para cancelamento de um CT-e?
Um CT-e pode ser cancelado em até 7 dias, ou 168 horas, a partir da data de emissão (essa condição é válida para os documentos autorizados na versão 1.04, segundo informações do Portal da Sefaz).
Quer outras dicas como essas? Então não deixe de ler o artigo “Como fazer Manifestação do Destinatário? Por que não realizar essa tarefa automaticamente?”
Como a NFE.io pode te ajudar?
Como já destacamos, soluções como as da NFE.io permitem que você consulte o CT-e da sua empresa com mais agilidade. Isso porque, todo o processo pode ser acompanhado por um dashboard intuitivo, com relatórios direto e simples.
Essa é uma maneira bem simples de realizar as consultas do CT-e e emitir notas fiscais de modo otimizado.
Quer saber mais? Então, confira todos os benefícios que você terá ao usar a NFE.io para automatizar a emissão e consulta de notas fiscais na sua empresa.