Se você já trabalha no varejo ou pretende abrir um negócio no segmento, precisa saber o que é NFC-e.
Essa é a sigla para Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, e consiste em um documento fiscal eletrônico gerado diretamente para o consumidor final.
A principal proposta do documento é substituir a Nota Fiscal de Venda a Consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal, até então emitido apenas por meio do Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
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Sua implementação está alinhada e relacionada às propostas do SPED Fiscal, processo de escrituração digital da Receita Federal, também chamado de Escrituração Fiscal Digital (EFD).
O objetivo é digitalizar todas as informações que precisam ser repassadas ao Fisco, reduzir a burocracia, otimizar o tempo gasto na operação e eliminar a necessidade de envio de documentos impressos.
Neste artigo, você vai conferir o que é NFC-e, as principais diferenças para a NF-e, como funciona, suas vantagens e como emiti-la. Boa leitura!
O que é NFC-e?
NFC-e, ou Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, é um documento criado para substituir o cupom fiscal e a Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, comumente usados no varejo brasileiro. Diferentemente do antigo sistema, é totalmente digital, e foi criada para simplificar os processos da empresa.
Dessa forma, a NFC-e dispensa o uso de equipamentos especiais (como impressoras específicas) para emissão de documentos impressos, gerando uma economia para o lojista.
O formato da NFC-e é o arquivo XML que é enviado diretamente para o destinatário da mercadoria. Em paralelo, é emitido uma DANFE que deve acompanhar o produto em seu trajeto.
Qual a diferença entre NFC-e e NF-e?
A principal diferença entre NFC-e e NF-e é que a primeira é exclusiva do setor varejista e destinada ao consumidor final, ao passo que a segunda é emitida por indústrias e distribuidores que estão vendendo para outra pessoa física ou jurídica em operações estaduais e interestaduais.
Nesse sentido, a NFC-e sempre será gerada diretamente para o consumidor final, podendo ser usada pelo varejo físico ou virtual.
Já a NF-e, conforme vimos, tem uma abrangência maior e pode ser utilizada em diferentes momentos de uma transação comercial, tais como venda, troca, devolução etc.
Dica de leitura: “Nota Fiscal Eletrônica: Conheça os principais tipos”
Agora que ficou claro o que é NFC-e — um documento fiscal que registra transações comerciais realizadas entre empresas varejistas e consumidores finais —, é bem importante que você entenda também como funciona.
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Como funciona a NFC-e?
A NFC-e é um documento eletrônico que tem, por finalidade, garantir os direitos dos consumidores, comprovar que houve uma troca comercial, oficializar as transações de uma empresa, apurar e permitir que sejam cobrados os tributos referentes àquela venda e servir como comprovativo em caso de fiscalização interna.
Como já dissemos, trata-se de um documento digital. Uma vez emitida, a nota vai diretamente para o e-mail do consumidor, enquanto o documento que acompanha a mercadoria é o DANFE.
Vale destacar que existem alguns casos específicos de emissão da NFC-e, como o processo em contingência que veremos a seguir.
O que é NFC-e em contingência?
NFC-e em contingência é usada quando, por algum motivo, a Nota Fiscal de Consumidor não pode ser enviada à Sefaz imediatamente. Isso acontece, por exemplo, quando há problemas técnicos de comunicação, tais como falhas nos programas de emissão, queda do sinal da internet, entre outros.
Ainda assim, o empreendedor não deve deixar de gerar a NFC-e. Em casos como esses, a Sefaz permite a emissão em contingência, ou a geração do documento sem sua aprovação prévia.
Só para deixar o processo mais compreensível, vale pontuar, que, quando tudo está funcionando adequadamente, a comunicação com a Sefaz é instantânea.
Também é importante destacar que a NFC-e em contingência deve ser usada apenas em situações realmente necessárias. Lembrando que o prazo de envio à Sefaz é de até 24 horas após a sua emissão.
Assim, uma vez preenchidos os dados da nota e enviados pelo sistema, a Secretaria da Fazenda já valida as informações, libera a emissão da NFC-e e a impressão do DANFE.
O que é o DANFE – NFC-e?
O DANFE NFC-e é uma representação simplificada da nota fiscal de consumidor eletrônica e deve ser impresso para acompanhar a mercadoria até o cliente. Deve conter a chave de acesso da NFC-e para que seja facilmente consultada a qualquer momento pelo consumidor.
Além disso, o DANFE precisa ter um código de barras bidimensional da NFC-e, permitindo que a consulta seja feita a partir de um smartphone ou tablet.
Adicionalmente, o documento conta com um QR Code que possibilita a consulta da veracidade de nota pelo site da Nota Fiscal Eletrônica da Receita Federal.
Também devem constar no DANFE informações básicas sobre a venda, como nome do emitente, destinatário, valores, endereço de entrega etc.
Vale destacar que o comprovante precisa ser impresso seguindo as especificações técnicas definidas em manual próprio disponibilizado no Portal Nacional da NF-e.
Leia também: “O que é Danfe on-line e como emitir?”
O que é preciso para emitir a NFC-e?
O processo de implementação da NFC-e difere em cada estado brasileiro, o que faz com que uns estejam mais avançados que outros na adesão.
Porém, de modo geral, as etapas necessárias para emitir a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica são as mesmas.
Por exemplo, o primeiro passo é credenciar a empresa junto à Secretaria da Fazenda, Sefaz, do seu estado. É preciso também obter uma assinatura eletrônica para validar a emissão das NFC-e, ou seja, um Certificado Digital.
Confira todos os detalhes e como ter o seu com menor preço lendo este artigo: “O que é Certificado Digital? Para que serve? O que é preciso para obter um e como fazer isso com desconto?”
Aqui, vale destacar que a emissão da NFC-e só pode ser feita com um software próprio para esse fim.
Como a Sefaz não disponibiliza soluções gratuitas, é preciso contratar um programa de emissão de nota fiscal eletrônica para conseguir gerar o documento.
Quem precisa emitir a NFC-e?
De acordo com a Resolução 5.234/2019 e alterada pela 5.291 de 13/09/2019, são obrigados a emitir a NFC-e todos os contribuintes que, até aquele momento, realizavam emissão da Nota Fiscal de Consumidor Modelo 2 e Cupom Fiscal ECF.
Em outras palavras, são obrigados a emitir essa nota fiscal todos os lojistas que realizaram uma venda para um determinado consumidor. A cada transação realizada, é preciso emitir uma NF.
O novo modelo trouxe inúmeras vantagens para todas as partes, conforme veremos a seguir.
Quais as vantagens da NFC-e?
As principais vantagens da NFC-e são:
- pode ser emitida de qualquer tipo de impressora, dispensando o uso de modelos específicos, como acontecia com o Emissor de Cupom Fiscal (ECF);
- a emissão é menos burocrática;
- diminui custos com papéis específicos, bem como a quantidade de documentos impressos;
- permite a emissão a qualquer tempo, inclusive com integração a dispositivos móveis;
- as notas emitidas são armazenadas de forma digital, facilitando controle e localização, sempre que for necessário.
Já para os clientes, os benefícios incluem:
- menos acúmulo de diversos cupons fiscais impressos;
- possibilidade de recebimento da nota fiscal de maneira rápida e eletrônica;
- agilidade no atendimento durante a compra;
- possibilidade de consulta da nota via QR Code por diferentes dispositivos móveis.
Por falar em emissão e armazenamento, é bem importante que você saiba que é preciso guardar todas as notas fiscais emitidas por, no mínimo, cinco anos.
Quanto a isso, o uso de um bom sistema de emissão de NF-e pode ajudar você, além de facilitar muito o processo de geração do documento e envio para o cliente.
No artigo “Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io” você confere tudo sobre a nossa solução.
Como emitir NFC-e?
Para quem precisa saber como emitir NFC-e, o primeiro entendimento que se deve ter é que o processo acontece em tempo real.
Na prática, quer dizer que toda a comunicação entre empresa e Sefaz ocorre instantaneamente assim que a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é gerada.
No entanto, para gerar a NFC-e, é preciso contar com um programa para emissão de Nota Fiscal Eletrônica, visto que o órgão fiscalizador não disponibiliza versões gratuitas.
Com isso em mente, basta seguir os seguintes passos:
- verificação do cadastro da empresa junto à Sefaz do seu estado;
- obtenção do Certificado Digital;
- adequação da infraestrutura;
- realização do cadastro de produtos;
- treinamento da equipe de vendas.
1. Verificação do cadastro da empresa junto à Sefaz do seu estado
A verificação do cadastro empresarial junto à Sefaz do estado onde o seu negócio está registrado consiste em confirmar se a sua Inscrição Estadual está em dia.
Apenas para relembrar, a Inscrição Estadual, IE, é o registro que identifica na Secretaria da Fazenda que uma empresa é contribuinte do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
O artigo “Como consultar Inscrição Estadual? Passo a passo completo” vai ajudar você nesse processo de verificação.
Além disso, é preciso obter o Código de Segurança do Contribuinte (CSC) e examinar o cronograma de obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica.
Vale reforçar que alguns estados podem estar mais avançados que outros quanto à exigência desse tipo de nota fiscal!
2. Obtenção do Certificado Digital
O próximo passo é obter um Certificado Digital. Caso ainda não conheça, trata-se de uma identificação virtual do seu negócio.
Na prática, o documento está vinculado ao seu CNPJ e funciona como uma assinatura eletrônica para validar diversas operações realizadas na internet, a exemplo da emissão de Notas Fiscais Eletrônicas.
Confira, neste infográfico, o que é preciso para ter o seu Certificado Digital:
3. Adequação da infraestrutura
O terceiro passo é adequar sua infraestrutura, ou seja:
- ter uma boa solução de conexão com a internet;
- usar equipamentos (computadores e/ou dispositivos móveis) atualizados, assim como o sistema de antivírus;
- ter disponível uma impressora para emissão do documento fiscal, caso o cliente solicite.
Aqui, também entra a questão do programa de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas que citamos anteriormente. Sem ele, não há como gerar a NFC-e.
Dica de leitura: “Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io”
4. Realização do cadastro de produtos
Com os demais passos ajustados, a próxima etapa consiste em cadastrar os produtos comercializados pela sua empresa no sistema escolhido.
Dessa forma, ao gerar as NFC-es, a descrição das mercadorias sai de acordo com o que foi vendido ao cliente.
5. Treinamento da equipe de vendas
Por fim, é essencial treinar bem todos os colaboradores com acesso à emissão da Nota Fiscal de Consumidor.
A ideia é garantir que nenhuma nota deixe de ser gerada, ou que seja emitida com falhas, o que pode gerar uma série de transtornos fiscais e contábeis para o seu negócio.
Aproveite e leia também: “Não emitir nota fiscal é crime? Sim! Veja penalidades e como evitar esse transtorno”.
Agora que já sabe como emitir, é preciso entender como cancelar uma NFC-e em caso de erros no seu preenchimento.
Como cancelar uma NFC-e?
No momento da emissão de uma NFC-e, podem ocorrer erros no preenchimento de dados. A eventualidade acontece quando o cadastro está desatualizado, ou mesmo devido ao erro 508 (nota rejeitada por nulidade do número ou validade apenas em operações internacionais).
Quando isso acontece, é preciso cancelar a nota. Mas, para tanto, é vital atender a alguns requisitos. Um deles é que a mercadoria não deve ter saído do estabelecimento em prazo superior a 30 minutos.
O destinatário que receberá a nota não pode ter o conhecimento da sua emissão, e, no pedido de cancelamento, deve constar a assinatura digital do emitente.
Cumprindo esses requisitos, basta acessar o sistema de emissão da nota e buscar pela opção “Cancelar Nota Fiscal”. Assim que você clicar no botão, várias informações serão solicitadas pelo sistema.
Basta corrigir o que está errado e clicar no botão “Enviar”. As informações que você colocou serão direcionadas à Receita Federal, que vai avaliar o pedido e autorizar ou não o procedimento.
Se o documento estiver fora do prazo de 30 minutos, é possível também fazer o cancelamento. Porém, nesse caso, há a cobrança de uma multa pelo atraso, cujo valor varia de acordo com cada estado.
Como otimizar o processo de emissão de nota fiscal de consumidor?
Quanto mais produtos a sua empresa vender, maior será o volume de notas fiscais emitidas, concorda?
Uma das melhores formas de otimizar esse processo, reduzir falhas e demandar menos tempo para a execução é com um bom programa de emissão de NF-e.
Por isso, nossa dica é para que você conheça o NFE.io. Com o sistema, você emite a NFC-e sem a necessidade de preenchimentos manuais, otimizando o tempo do seu time e evitando retrabalhos com cancelamento de notas.
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