Saber o que é Danfe online e como emitir é essencial para empresas que trabalham com circulação de mercadorias e serviços.
O Danfe online é a versão virtual, ou seja, ainda não impressa, da representação simplificada da nota fiscal eletrônica (NF-e) que deve acompanhar um produto durante o seu transporte.
O principal objetivo desse documento é facilitar o acesso a dados sobre a mercadoria que está sendo transportada, bem como a conferência de informações em caso de fiscalização.
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Quer entender como funciona?
Por esse motivo, no Danfe online estão, de forma resumida, as principais informações constantes na nota fiscal eletrônica oficial do produto. No entanto, é fundamental ter em mente que um documento não substitui o outro.
Assim, para evitar que você cometa alguma falha no que se refere à emissão desses documentos, é bem importante que conheça mais a fundo o que é Danfe online, sua importância e como emitir.
Neste artigo vamos apresentar todos os detalhes que precisa saber para garantir que a sua empresa esteja em dia com as determinações legais.
O que é Danfe online?
Afinal, o que é Danfe online? Danfe é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
Assim, o Danfe online é a versão digital desse documento, a qual pode ser visualizada antes que seja realizada a sua impressão.
Também conhecido como Danfe Nota Fiscal, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é uma representação impressa e simplificada da nota fiscal eletrônica de uma mercadoria.
Qual a função do Danfe online?
A principal função do Danfe é acompanhar um produto enquanto esse estiver em trânsito.
Ainda que não tenha valor fiscal, sua emissão é obrigatória e visa facilitar o acesso a informações pertencentes à mercadoria que está sendo transportada, especialmente em casos de fiscalização.
Além disso, esse documento também auxilia na escrituração das operações documentadas por notas fiscais eletrônicas em casos de o destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e.
Por não substituir a nota fiscal, não há obrigatoriedade quanto à guarda do Danfe após que a sua função principal tenha sido concluída.
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No entanto, é essencial que tanto o emissor quanto o destinatário arquivem a nota fiscal pelo prazo estabelecido pela legislação tributária, que é por um período mínimo de 5 anos, de acordo com a Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional.
Dica de leitura: “Como organizar notas fiscais na empresa? Veja 4 dicas de organização + 7 de controle e 1 ferramenta!”
Quais informações são apresentadas no Danfe online?
O Danfe online deve ter uma chave de acesso composta por um código numérico com 44 posições.
Com esse código é possível fazer, de maneira simples, rápida e gratuita, a consulta das informações pertinentes à mercadoria pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica.
Mas além da chave de acesso, o Danfe precisa ter também um código de barras que possibilita a leitura dos dados através de um leitor óptico.
As principais informações que devem constar no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica são:
- número da nota fiscal eletrônica;
- dados do emissor, como razão social, CNPJ, endereço, telefone e outros;
- dados do destinatário, principalmente nome e endereço;
- dia e hora de saída da mercadoria;
- placa do veículo que fará o transporte;
- dados da transportadora responsável pelo envio do produto;
- natureza da operação comercial;
- descrição detalhada do produto, tais como valor e peso;
- valores cobrados decorrentes dos tributos.
Como emitir Danfe online?
Agora que você sabe o que é Danfe online, sua função e quais informações devem constar nesse documento, é importante saber como emiti-lo, concorda?
O Danfe deve ser emitido e impresso pela empresa que está vendendo o produto, e essa tarefa deve ser realizada antes de a mercadoria sair para entrega, visto que esse documento deve acompanhá-la em todo o trajeto.
Dito isso, os 4 passos básicos para emitir Danfe online são:
- acesse o mesmo sistema que utiliza para emissão de notas fiscais eletrônicas;
- preencha com os campos necessários para a emissão da NF-e;
- faça a conferência das informações inseridas;
- providencie a impressão do Danfe online e garanta que o documento siga com a mercadoria.
1. Acesse o mesmo sistema que utiliza para emissão de notas fiscais eletrônicas
A sugestão de utilizar o mesmo sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas para gerar o Danfe online é do próprio órgão fiscalizador.
A ideia é evitar que haja convergências entre o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e a NF-e.
Não deixe de ler: “Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io”
2. Preencha com os campos necessários para a emissão da NF-e
Ao acessar o sistema, você deve entrar com todos os dados necessários para a emissão da nota fiscal eletrônica, que são os citados anteriormente e informações complementares que considerar necessárias.
3. Faça a conferência das informações inseridas
Em seguida, basta acessar o arquivo do Danfe online e conferir todas as informações que foram inseridas.
Essa etapa é bem importante e visa evitar problemas que podem ser gerados quando uma nota fiscal é emitida com dados incorretos ou incompletos.
Sobre esse assunto, confira o artigo: “Nota fiscal emitida errada: o que fazer? Veja as 4 soluções possíveis”.
4. Providencie a impressão do Danfe online e garanta que o documento siga com a mercadoria
Por fim, basta transformar o Danfe online em uma versão impressa e providenciar que ele acompanhe a mercadoria durante todo o seu percurso de entrega.
Para facilitar seu acesso caso seja necessário, Danfe deve ser fixado do lado de fora do produto.
O que mais você precisa saber sobre Danfe online?
Ficou claro o que é Danfe online? Esperamos que sim! Mas para deixar o seu conhecimento sobre esse assunto ainda mais completo, confira mais algumas orientações importantes relacionadas a esse documento:
- o Danfe pode ser impresso em papel comum, exceto papel jornal. O tamanho ideal é o A4 ou, no máximo, Ofício 2;
- para cada nota fiscal eletrônica deve ser gerado um Danfe;
- se houver extravio do Danfe durante o transporte, o documento deve ser reimpresso e enviado ao transportador, exceto quando o extravio acontecer após a chegada da mercadoria no seu destino;
- o Danfe deve seguir um layout obrigatório, o qual pode ser verificado no Manual de Integração — Contribuinte.
E lembra que falamos que a indicação é gerar o Danfe online no mesmo sistema de emissão de nota fiscal eletrônica que já utiliza? A NFE.io pode lhe ajudar com isso!
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