Você sabe o que é NFE? Tem noção para que serve a nota fiscal eletrônica? Implementada em 2006, ela veio para substituir os talões de papel que eram emitidos sempre que uma empresa realizava uma venda.
Com o objetivo de facilitar a gestão desse importante documento e reduzir a burocracia dos processos fiscais e tributários, a NF-e também trouxe mais agilidade às rotinas das empresas e dos órgãos de fiscalização.
Quer saber mais a fundo como funciona esse documento? Neste artigo, vamos explicar com mais detalhes o que é, para que ela serve, os seus principais tipos, assim como a sua emissão.
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Quer entender como funciona?
- Leia também: Nota Fiscal Eletrônica: Conheça os principais tipos
O que é nota fiscal eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento obrigatório que formaliza a venda de produtos e serviços tanto no ambiente físico quanto digital.
É por meio dela que todas as características da negociação são estabelecidas como a quantidade do produto, natureza da operação, tipo de negociação e imposto que será recolhido.
Portanto, pode-se notar que a Nota Fiscal Eletrônica é um dos mais importantes documentos de uma empresa. Sua emissão é obrigatória para qualquer pessoa jurídica que comercializa produtos.
De existência apenas em formato digital, ela possui validade jurídica e serve para comprovar a venda de mercadorias e o devido recolhimento de tributos.
Ela foi instituída pelo governo federal com o intuito de substituir o formato de papel que era preenchido manualmente, o que dava uma maior margem para erros.
Portanto, não emitir a NF-e pode gerar duras penalidades para a empresa, tendo em vista que essa prática é entendida como sonegação de impostos para o Fisco.
- Veja mais: Custo para implantar nota fiscal eletrônica e garantir o recolhimento correto de tributos
Para que serve a NFE?
A Nota Fiscal Eletrônica serve para fazer o registro de transações comerciais que envolvem a venda de mercadorias. Pela sua validade jurídica é ela quem formaliza uma venda.
Além disso, é a Nota Fiscal que serve de garantia caso algum produto ou serviço esteja em desconformidade, podendo o comprador recorrer aos meios legais para desfazer a negociação.
Mas e no caso de prestação de serviços? Também é possível emitir uma nota fiscal no formato eletrônico? A resposta é sim. Para isso, existe a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e.
Esse documento comprova que um serviço foi prestado e que os tributos inerentes a transação foram devidamente recolhidos.
- Veja também: Como implantar nota fiscal eletrônica em uma empresa? Descubra em 4 passos descomplicados
Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?
De modo geral existem quatro tipos de notas fiscais eletrônicas, sendo que cada um deles possui suas particularidades e algumas diferenças entre si. São eles:
- NF-e: Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias;
- NFC-e: Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica;
- NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica;
- CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico.
A NF-e registra apenas as transações de Produtos e Mercadorias, e geralmente são bens tangíveis comercializados entre as partes. Ela substitui os antigos modelos 1 e 1A.
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Já a NFC-e é voltada exclusivamente para o comércio varejista e representa vendas de produtos e serviços para o consumidor final. Esse documento tem como pretensão substituir as notas fiscais de venda ao consumidor e o Cupom Fiscal emitido por uma impressora ECF.
A NFS-e é a comprovação de uma prestação de serviços. Ela substitui a antiga Declaração de Serviço que até então era exigida pelas cidades para que alguém pudesse prestar serviços a terceiros. Vale dizer que ela é emitida junto à prefeitura.
Por fim, o CT-e é necessário para o transporte de cargas, seja ele rodoviário, aéreo, ferroviário ou fluvial. Ela tem como objetivo diminuir as incongruências de bens transportados entre o ponto de origem e destino.
- Quer saber mais sobre os tipos de Nota Fiscal? Então não deixe de ler este post – Tipos de nota fiscal eletrônica, quais as principais diferenças?
Como entender a nota fiscal eletrônica?
Agora que você já sabe o que é NFE e para que ela serve, é hora de entender o seu funcionamento. Esse documento existe apenas digitalmente em um arquivo de formato XML. Ou seja, a nota fiscal verdadeira e com validade jurídica não está disponível em papel.
O documento físico que acompanha as mercadorias é o DANFE – Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Assim como na NF-e, no DANFE constam informações sobre o produto, sobre o vendedor e sobre o comprador.
Além disso, na NFE também há a relação de todos os tributos que incidem sobre aquela transação, como ICMS, IPI, CSLL, CPP etc.
Quer entender ainda melhor a nota fiscal eletrônica? Então, dê uma olhada neste infográfico exclusivo da NFE.io:
nota fiscal eletrônica
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Todo o procedimento de emissão da nota fiscal eletrônica é feito pela internet. Mas, antes, é necessário que a empresa esteja devidamente credenciada pela Secretaria de Fazendo do Estado em que ela está sediada.
Após esse credenciamento, a organização passa a ter acesso ao sistema emissor da SEFAZ. Nele é que se dará sequência às etapas de emissão da NF-e.
Primeiro é necessário preencher os campos destinados aos dados da empresa, do cliente e do produto que está sendo comercializado. Preenchidos todos esses campos, o documento deverá ser autenticado com uma assinatura digital.
Depois, o arquivo XML é submetido à autorização da SEFAZ. Se estiver tudo certo, basta imprimir o DANFE e enviar o XML para o cliente.
Bom, ficou claro o que é nota fiscal eletrônica e como ela funciona? Lembre-se de armazenar esses documentos e mantê-los muito bem organizados por pelo menos 5 anos após sua emissão.
Esse prazo é exigido para fins de fiscalização e eventuais contestações por parte dos clientes.
- Confira também em nosso blog: Como enviar nota fiscal eletrônica por e-mail para o cliente: mais produtividade e menos custos
Veja mais algumas dicas do que é preciso para emitir corretamente uma nota fiscal eletrônica em sua empresa:
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Para uma gestão mais eficiente das suas notas fiscais eletrônicas, considere contratar um software especializado em NF-e. Com esse tipo de solução você poderá automatizar uma série de tarefas e ganhar em produtividade.
DICA: Problema na emissão de nota fiscal eletrônica? Veja como evitar!
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- Cálculo automático dos impostos;
- Os arquivos XML e PDF são gerados e enviados aos clientes por e-mail;
- Reenvio de notas automático caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
- Faz consultas automatizadas a CPF e a CNPJ;
- Desconto no certificado digital;
- Guarda suas notas em local seguro na nuvem automaticamente
- Gráficos e estatísticas disponíveis em um dashboard, com a evolução mensal de seu negócio e motivo de recusa de notas;
- Fácil de integrar via API com outros sistemas, como seu financeiro, por exemplo;
- Você pode usar mais de uma empresa em sua conta, o que permite até usar o modo de revenda.
Veja mais detalhes: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io
