O que é nota fiscal eletrônica? Como é o fluxo de emissão?

Você sabe o que é NF-e? Tem noção para que serve a nota fiscal eletrônica?

Implementada em 2006, a Nota Fiscal Eletrônica veio para substituir os talões de papel que eram emitidos sempre que uma empresa realizava uma venda.

Com o objetivo de facilitar a gestão desse importante documento e reduzir a burocracia dos processos fiscais e tributários, a NF-e também trouxe mais agilidade às rotinas das empresas e dos órgãos de fiscalização.

Neste artigo, vamos explicar com mais detalhes o que é Nota Fiscal Eletrônica e para que ela serve.

Continue a leitura e entenda também como funciona o fluxo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica.

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O que é nota fiscal eletrônica?

Podemos definir o que é Nota Fiscal Eletrônica como um dos mais importantes documentos de uma empresa.

Sua emissão é obrigatória para qualquer pessoa jurídica que comercializa produtos. De existência apenas em formato digital, a NF-e possui validade jurídica e serve para comprovar a venda de mercadorias e o devido recolhimento de tributos.

Ela foi instituída pelo governo federal com o intuito de substituir o formato de papel que era preenchido manualmente, o que dava uma maior margem para erros e refação.

Não emitir a Nota Fiscal Eletrônica pode gerar duras penalidades para a empresa, tendo em vista que essa prática pode ser entendida como sonegação de impostos para o Fisco.

Veja mais: Custo para implantar nota fiscal eletrônica e garantir o recolhimento correto de tributos

Para que serve a nota fiscal de serviços eletrônica?

Como você pôde conferir no tópico anterior sobre o que é NF-e, esse documento serve para fazer o registro de transações comerciais que envolvem a venda de mercadorias.

Mas e no caso de prestação de serviços? Também é possível emitir uma nota fiscal no formato eletrônico?

A resposta é sim. Para isso, existe a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e.

Esse documento serve para comprovar que um serviço foi prestado e que os tributos inerentes a essa transação foram devidamente recolhidos.

Veja também: Como implantar nota fiscal eletrônica em uma empresa? Descubra em 4 passos descomplicados

Como entender a nota fiscal eletrônica?

Agora que você já sabe o que é nota fiscal eletrônica e para que serve a nota fiscal de serviços eletrônica, é hora de descobrir como entender a nota fiscal eletrônica.

Esse documento existe apenas digitalmente em um arquivo de formato XML. Ou seja, a nota fiscal verdadeira e com validade jurídica não tem como estar disponível em papel.

O documento físico que costuma acompanhar as mercadorias é o DANFE – Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Assim como na NF-e, no DANFE constam informações sobre o produto, sobre o vendedor e sobre o comprador.

Além disso, na Nota Fiscal Eletrônica também há a relação de todos os tributos que incidem sobre aquela transação, como ICMS, IPI, CSLL, CPP etc.

Quer entender ainda melhor a nota fiscal eletrônica? Então, dê uma olhada neste infográfico exclusivo da NFE.io:

nota fiscal eletronica

Como é o fluxo de emissão da nota fiscal eletrônica?

Outra dúvida comum entre aqueles que querem saber mais sobre o que é NF-e se refere ao fluxo de emissão desse documento.

Todo o procedimento é feito pela internet. Mas, antes, é necessário que a empresa esteja devidamente credenciada pela Secretaria de Fazendo do Estado em que ela está sediada.

Após esse credenciamento, a empresa passará a ter acesso ao sistema emissor da SEFAZ.

Nesse sistema é que se dará sequência às etapas de emissão da NF-e. Primeiro é necessário preencher os campos destinados aos dados da empresa, do cliente e do produto que está sendo comercializado.

Preenchidos todos esses campos, o documento deverá ser autenticado com uma assinatura digital. Depois, o documento XML é submetido à autorização da SEFAZ. Se estiver tudo certo, basta imprimir o DANFE e enviar o XML para o cliente.

Bom, ficou claro o que é nota fiscal eletrônica e como ela funciona?

Lembre-se de armazenar esses documentos e mantê-los muito bem organizados por pelo menos 5 anos após sua emissão.

Esse prazo é exigido para fins de fiscalização e eventuais contestações por parte dos clientes.

Confira também em nosso blog: Como enviar nota fiscal eletrônica por e-mail para o cliente: mais produtividade e menos custos

Veja mais algumas dicas do que é preciso para emitir corretamente uma nota fiscal eletrônica em sua empresa:

nota fiscal eletronica

Para uma gestão mais eficiente das suas notas fiscais eletrônicas, considere contratar um software especializado em NF-e. Com esse tipo de solução você poderá automatizar uma série de tarefas e ganhar em produtividade.

DICA: Problema na emissão de nota fiscal eletrônica? Veja como evitar!

Use um gerenciador de notas fiscais em sua empresa

Com um aplicativo gerenciador de notas fiscais, você comete menos erros, ganha tempo e, assim, pode dedicar-se a tarefas mais importantes que a burocracia contábil, tais como a definição das estratégias de negócio e a conquista de novos cientes.

Veja mais vantagens que um app como o NFE.io para gerenciar suas notas fiscais pode trazer para o seu negócio:

Cálculo automático dos impostos;
Os arquivos XML e PDF são gerados e enviados aos clientes por e-mail;
Reenvio de notas automático caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
Faz consultas automatizadas a CPF e a CNPJ;
Desconto no certificado digital;
Guarda suas notas em local seguro na nuvem automaticamente
Gráficos e estatísticas disponíveis em um dashboard, com a evolução mensal de seu negócio e motivo de recusa de notas;
Fácil de integrar via API com outros sistemas, como seu financeiro, por exemplo;
Você pode usar mais de uma empresa em sua conta, o que permite até usar o modo de revenda.