O que é nota fiscal eletrônica? Descubra para que serve esse documento e como funciona o fluxo de emissão

Tempo de leitura: 7 minutos

Você sabe o que é NFE? Tem noção para que serve a nota fiscal eletrônica? Implementada em 2006, ela veio para substituir os talões de papel que eram emitidos sempre que uma empresa realizava uma venda.

Com o objetivo de facilitar a gestão desse importante documento e reduzir a burocracia dos processos fiscais e tributários, a NF-e também trouxe mais agilidade às rotinas das empresas e dos órgãos de fiscalização.

Quer saber mais a fundo como funciona esse documento? Neste artigo, vamos explicar com mais detalhes o que é, para que ela serve, os seus principais tipos, assim como a sua emissão.

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O que é nota fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento obrigatório que formaliza a venda de produtos e serviços tanto no ambiente físico quanto digital.

É por meio dela que todas as características da negociação são estabelecidas como a quantidade do produto, natureza da operação, tipo de negociação e imposto que será recolhido.

Portanto,  pode-se notar que a Nota Fiscal Eletrônica é um dos mais importantes documentos de uma empresa. Sua emissão é obrigatória para qualquer pessoa jurídica que comercializa produtos.

De existência apenas em formato digital, ela possui validade jurídica e serve para comprovar a venda de mercadorias e o devido recolhimento de tributos.

Ela foi instituída pelo governo federal com o intuito de substituir o formato de papel que era preenchido manualmente, o que dava uma maior margem para erros.

Portanto, não emitir a NF-e pode gerar duras penalidades para a empresa, tendo em vista que essa prática é entendida como sonegação de impostos para o Fisco.

Para que serve a NFE?

A Nota Fiscal Eletrônica serve para fazer o registro de transações comerciais que envolvem a venda de mercadorias. Pela sua validade jurídica é ela quem formaliza uma venda.

Além disso, é a Nota Fiscal que serve de garantia caso algum produto ou serviço esteja em desconformidade, podendo o comprador recorrer aos meios legais para desfazer a negociação.

Mas e no caso de prestação de serviços? Também é possível emitir uma nota fiscal no formato eletrônico? A resposta é sim. Para isso, existe a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e.

Esse documento comprova que um serviço foi prestado e que os tributos inerentes a transação foram devidamente recolhidos.

Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?

De modo geral existem quatro tipos de notas fiscais eletrônicas, sendo que cada um deles possui suas particularidades e algumas diferenças entre si. São eles:

  • NF-e: Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias;
  • NFC-e: Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica;
  • NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica;
  • CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico.

A NF-e registra apenas as transações de Produtos e Mercadorias, e geralmente são bens tangíveis comercializados entre as partes. Ela substitui os antigos modelos 1 e 1A.

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Já a NFC-e é voltada exclusivamente para o comércio varejista e representa vendas de produtos e serviços para o consumidor final. Esse documento tem como pretensão substituir as notas fiscais de venda ao consumidor e o Cupom Fiscal emitido por uma impressora ECF.

A NFS-e é a comprovação de uma prestação de serviços. Ela substitui a antiga Declaração de Serviço que até então era exigida pelas cidades para que alguém pudesse prestar serviços a terceiros. Vale dizer que ela é emitida junto à prefeitura.

Por fim, o CT-e é necessário para o transporte de cargas, seja ele rodoviário, aéreo, ferroviário ou fluvial. Ela tem como objetivo diminuir as incongruências de bens transportados entre o ponto de origem e destino.

Como entender a nota fiscal eletrônica?

Agora que você já sabe o que é NFE e para que ela serve, é hora de entender o seu funcionamento. Esse documento existe apenas digitalmente em um arquivo de formato XML. Ou seja, a nota fiscal verdadeira e com validade jurídica não está disponível em papel.

O documento físico que acompanha as mercadorias é o DANFE – Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Assim como na NF-e, no DANFE constam informações sobre o produto, sobre o vendedor e sobre o comprador.

Além disso, na NFE também há a relação de todos os tributos que incidem sobre aquela transação, como ICMS, IPI, CSLL, CPP etc.

Quer entender ainda melhor a nota fiscal eletrônica? Então, dê uma olhada neste infográfico exclusivo da NFE.io:

nota fiscal eletronica

nota fiscal eletrônica

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Todo o procedimento de emissão da nota fiscal eletrônica é feito pela internet. Mas, antes, é necessário que a empresa esteja devidamente credenciada pela Secretaria de Fazendo do Estado em que ela está sediada.

Após esse credenciamento, a organização passa a ter acesso ao sistema emissor da SEFAZ. Nele é que se dará sequência às etapas de emissão da NF-e.

Primeiro é necessário preencher os campos destinados aos dados da empresa, do cliente e do produto que está sendo comercializado. Preenchidos todos esses campos, o documento deverá ser autenticado com uma assinatura digital.

Depois, o arquivo XML é submetido à autorização da SEFAZ. Se estiver tudo certo, basta imprimir o DANFE e enviar o XML para o cliente.

Bom, ficou claro o que é nota fiscal eletrônica e como ela funciona? Lembre-se de armazenar esses documentos e mantê-los muito bem organizados por pelo menos 5 anos após sua emissão.

Esse prazo é exigido para fins de fiscalização e eventuais contestações por parte dos clientes.

Veja mais algumas dicas do que é preciso para emitir corretamente uma nota fiscal eletrônica em sua empresa:

Nota Fiscal Eletrônica

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Para uma gestão mais eficiente das suas notas fiscais eletrônicas, considere contratar um software especializado em NF-e. Com esse tipo de solução você poderá automatizar uma série de tarefas e ganhar em produtividade.

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  • Cálculo automático dos impostos;
  • Os arquivos XML e PDF são gerados e enviados aos clientes por e-mail;
  • Reenvio de notas automático caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
  • Faz consultas automatizadas a CPF e a CNPJ;
  • Desconto no certificado digital;
  • Guarda suas notas em local seguro na nuvem automaticamente
  • Gráficos e estatísticas disponíveis em um dashboard, com a evolução mensal de seu negócio e motivo de recusa de notas;
  • Fácil de integrar via API com outros sistemas, como seu financeiro, por exemplo;
  • Você pode usar mais de uma empresa em sua conta, o que permite até usar o modo de revenda.

Veja mais detalhes: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io


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