A emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) tornou-se um marco revolucionário no cenário fiscal brasileiro, reconfigurando processos e otimizando a maneira como as empresas se relacionam com o fisco.
Trata-se de um documento obrigatório, com validade jurídica garantida por assinatura digital, que registra as operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços.
Portanto, adaptar-se a essa realidade é fundamental não apenas para estar em conformidade com as obrigações tributárias, mas também para garantir agilidade, transparência e eficiência nos negócios.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Este guia foi elaborado para esclarecer conceitos, apontar vantagens e orientar sobre a correta emissão deste documento. Boa leitura!
O que é a nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal eletrônica é um documento digital, criado para documentar operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Diferentemente das tradicionais notas fiscais impressas, ela é gerada e armazenada eletronicamente, com o objetivo de simplificar o processo fiscal e reduzir custos para o emissor.
Este formato não apenas substitui o documento físico, mas também integra um sistema automatizado de controle, facilitando o rastreamento e a consulta por parte dos órgãos fiscais. Cada NF-e é assinada digitalmente, garantindo sua autenticidade e integridade após sua emissão.
Para as empresas, a sua adoção representa maior agilidade nos processos, redução de erros de preenchimento e uma notável economia em termos de papel e espaço de armazenamento.
Para o fisco, há uma melhoria significativa na capacidade de fiscalização e controle das operações, já que os dados são recebidos e processados em tempo real.
Vale destacar que existem vários tipos de nota fiscal eletrônica que podem ser emitidas, como veremos no próximo tópico.
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
Existem 5 tipos de nota fiscal eletrônica:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é uma evolução digital da tradicional nota fiscal utilizada por empresas comerciais.
Desenvolvida principalmente para documentar operações de venda, esta nota tem um foco especial em transações que envolvem o recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), abrangendo inclusive itens digitais.
A autenticidade e a integridade são garantidas por meio de uma assinatura digital providenciada pelo emissor e pela chancela da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do respectivo estado de registro da empresa.
Este formato digital veio para substituir e modernizar as notas fiscais de modelos anteriores, especificamente os modelos 1 e 1A.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é um instrumento digital específico para documentar a prestação de serviços. Sua implementação se dá no âmbito municipal, focando no registro e recolhimento do Imposto Sobre Serviço (ISS).
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Devido à sua natureza municipal, cada cidade pode ter particularidades em relação à sua emissão e codificação. No entanto, há movimentações para a padronização da NFS-e em nível nacional, visando uma uniformização do processo.
Dessa forma, alguns testes do novo sistema já estão acontecendo segundo a Resolução CGSN nº 172/2023.
Um ponto importante é que quando surgem problemas técnicos ou de conectividade, empresas podem recorrer ao Recibo Provisório de Serviços (RPS), um documento temporário que posteriormente é transformado em NFS-e.
Geralmente, este processo de conversão tem um prazo máximo de 10 dias, facilitando a rotina de empresas com elevado volume de transações ou aquelas que enfrentam limitações de sistema.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CT-e atua como um instrumento direcionado à documentação de operações relacionadas ao transporte rodoviário de cargas. Sua função primordial é registrar, com precisão e eficiência, as diversas etapas e detalhes associados ao transporte de mercadorias.
Para garantir a sua autenticidade e legitimidade, o CT-e é endossado tanto pela assinatura digital do fornecedor quanto pela autorização concedida pela Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Ele veio como uma resposta modernizadora, substituindo vários documentos fiscais anteriormente necessários para a prestação desse tipo de serviço, como os Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.
A sua implementação trouxe consigo uma série de vantagens, como a eliminação de duplicatas e a diminuição do risco de inconsistências entre o que está registrado nas notas e o que realmente está sendo transportado.
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e representa uma inovação no setor varejista, sendo um documento desenvolvido para registrar vendas diretas a consumidores finais.
Sua principal função é detalhar e confirmar os valores envolvidos em cada transação, proporcionando clareza e transparência tanto para o comerciante quanto para o cliente.
Em estados como São Paulo, há uma variação desse modelo denominada Cupom Fiscal Eletrônico (SAT – modelo 59), que cumpre o mesmo propósito.
A NFC-e veio para modernizar o processo, substituindo o antigo cupom fiscal e a nota fiscal modelo 2. Sua adoção oferece maior agilidade no registro de vendas e simplifica os procedimentos de controle e fiscalização.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
A NFA-e é uma solução digital projetada para atender necessidades pontuais de registro de compra e venda de mercadorias.
Esta nota é emitida diretamente no portal da Sefaz, tornando-se uma alternativa especialmente útil para empresas ou profissionais que não realizam transações frequentemente ou que não têm a obrigatoriedade de emitir a NF-e regularmente.
Microempreendedores individuais (MEIs) e profissionais autônomos se beneficiam particularmente desta modalidade. Vale ressaltar que, quando o cliente é uma pessoa física, o MEI não possui a obrigatoriedade de emitir a NFA-e.
Leia também:
- Cálculo de imposto na nota fiscal: saiba como fazer da maneira correta
- Saiba o que é a antecipação do ICMS, como funciona e quando acontece!
Quais são os erros comuns na emissão de nota fiscal eletrônica?
Os principais erros no preenchimento de uma NF-e são dados incorretos do comprador ou vendedor, classificação fiscal inadequada, cálculo errado de impostos e omissão de informações obrigatórias. Muitas vezes, a falta de familiaridade com o software emissor ou a pressa durante o processo contribui para esses equívocos.
Vale destacar, porém, que um preenchimento errado pode resultar em tributação excessiva ou insuficiente, trazendo implicações financeiras e legais para a empresa.
Além disso, a omissão de informações, como detalhes do produto ou serviço e dados do comprador, pode invalidar a nota. Mas a boa notícia é que há maneiras de evitá-los, conforme explicamos neste post.
Neste outro artigo, você também saberá o que fazer quando a nota fiscal for rejeitada, geralmente pela inconsistência de algum dado, e entenderá como cancelar uma nota fiscal.
Por quanto tempo devemos guardar as notas fiscais?
Obviamente, alguns cuidados são necessários para gerenciar as NFes. Você deve saber, por exemplo, como e por quanto tempo arquivar notas fiscais eletrônicas.
O período que deve mantê-las guardadas de forma segura e de fácil acesso é de cinco anos. Não se preocupe, pois existem alguns programas e soluções que te ajudam neste processo.
Agora que você já sabe quais são os erros mais comuns, vamos mostrar como deve ser feita a emissão da nota fiscal eletrônica.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Abaixo separamos os principais passos para emitir nota fiscal eletrônica.
1. Defina o tipo de nota
Antes de mais nada, compreenda a natureza da transação com base nas atividades que você exerce, sendo que as notas podem ser de:
- produto: relacionado a bens e mercadorias, abrangendo vendas, compras, retornos, exportações e muitas outras modalidades;
- serviço: associado a serviços prestados;
- consumidor: registro de venda direta ao público, sem identificação específica do comprador, comumente usada no setor de varejo.
2. Obtenha o certificado digital
Este certificado digital é como uma assinatura que valida juridicamente a nota. Podem ser obtidos através de Autoridades Certificadoras, como Serasa Experian ou Caixa Econômica Federal.
Vale dizer que é possível encontrar uma lista completa e atualizada das empresas que são autorizadas a comercializar o certificado digital no site da ICP-Brasil.
Basicamente, existem duas versões do certificado:
- A3: disponível em formato físico, como um cartão ou token, e utilizável em um dispositivo por vez;
- A1: em formato digital, permitindo instalação em múltiplos dispositivos.
Se ainda estiver com dúvidas, então veja mais detalhes neste infográfico:
3. Faça o cadastro junto ao governo
A autorização para emissão começa com um registro junto ao governo.
No caso do comércio ou indústria, é preciso se registrar na Sefaz de seu estado. Lembre-se que as regras podem variar entre municípios.
Para quem vai prestar algum tipo de serviço, o cadastramento é feito no portal da prefeitura local, onde será requerida uma série de documentos. Posteriormente, a senha de acesso ao sistema será fornecida.
4. Escolha o software de emissão
Uma vez que você já esteja autorizado a emitir notas fiscais, é crucial escolher a plataforma para realizar a emissão. Há basicamente duas opções:
- emissores oficiais: plataformas gratuitas oferecidas pelo Sebrae (para NF-e) ou prefeituras (para NFS-e);
- emissores privados: softwares pagos que se integram ao sistema do governo, proporcionando uma experiência mais fluida e integrada.
5. Comece a emitir as notas fiscais
Com tudo pronto, certifique-se de que todos os detalhes cadastrais estão corretos no sistema e comece a emitir suas notas fiscais eletrônicas.
Durante o processo, mantenha-se atento a detalhes como a razão social, CNPJ e demais informações relevantes. Agora que você já sabe como emitir, vamos ver como é possível consultar estas notas.
Como consultar a nota fiscal eletrônica?
Para consultar a NF-e, acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou o site da Secretaria da Fazenda do seu estado, inserindo a chave de acesso específica. Se estiver usando um software de emissão, a consulta geralmente é feita na seção “Nota Fiscal”.
Ao entrar no portal da Sefaz, você encontrará um campo destinado à chave de acesso. Após inseri-la, confirme sua identidade através do captcha.
O próximo passo é autenticar o acesso com seu certificado digital, seja ele A1 ou A3. Esse certificado serve para comprovar a autenticidade e integridade da empresa ou pessoa física que realiza a consulta.
Uma característica importante é que cada NF-e possui uma identificação única, chamada chave de acesso, composta por 44 dígitos.
Essa chave pode ser encontrada no formato XML da nota e também no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que resume as principais informações da NF-e, facilitando a consulta.
Vale salientar que a consulta no portal da Sefaz é destinada à NF-e de produtos. Para serviços, busque a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) no site da prefeitura do seu município.
Além disso, há uma opção no site da Sefaz que permite a consulta da NF-e pelo CPF do consumidor, facilitando o acesso para quem realiza a compra.
É possível cancelar ou emitir nova NF-e?
É permitido revogar uma nota fiscal e, se necessário, gerar uma substituta. A revogação é viável depois de sua emissão, podendo ser realizada até 30 minutos posteriores sem o pagamento de multas. Porém, ultrapassado esse prazo, também dá para fazer o cancelamento, mas podem incorrer multas.
Para revogar a NF-e, deve-se acessar o portal da Sefaz, identificar a nota desejada e acionar a opção de cancelamento. Assim, a nota terá o status alterado para “cancelada”.
Na sequência, é imperativo fazer o registro contábil desta ação, informando ao Fisco sobre a revogação. Os programas de emissão de notas geralmente oferecem essa facilidade, por meio da seção de NF-e, no campo de revogação.
Depois de cancelada, se identificados erros nos montantes ou nos detalhes do documento, é viável gerar uma nota retificadora. Quando isso ocorre, é essencial mencionar na nota que se trata de uma correção.
Agora que você já sabe tudo sobre a emissão de nota fiscal eletrônica, chegou o momento de entender a importância de um programa para gerenciar e emitir NFe.
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