Nota fiscal rejeitada: o que fazer? Tire suas dúvidas agora!

Tempo de leitura: 7 minutos

Quando uma nota fiscal é rejeitada você deve verificar o código do erro e fazer a correção necessária. Isso pode ser feito de várias maneiras, como com uma carta de correção, ou cancelamento da nota, mas, em alguns casos, pode ser necessário entrar em contato com a Secretária da Fazenda para providências mais complexas.

Mas por que minha nota fiscal eletrônica foi rejeitada?

Se essa é uma dúvida comum para você, veja mais detalhes de como resolver isso!

Geralmente, a rejeição de nota fiscal eletrônica ocorre por alguma inconsistência de dados percebida pela SEFAZ, a Secretaria da Fazenda. Infelizmente de forma a atrasar o andamento de compras e vendas, a nota acaba perdendo sua validade e a empresa fica sem saber o que fazer em muitos desses casos.

Ao se deparar com uma nota fiscal rejeitada: o que fazer nesses casos?

Existem inúmeros motivos para que a rejeição de nota fiscal eletrônica aconteça. Selecionamos algumas das principais rejeições e como resolvê-las de maneira prática.

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Veja também: Como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal de forma prática e rápida

Denegada ou nota fiscal rejeitada: o que fazer em ambos os casos

Antes de partir para o tema de nota fiscal rejeitada e o que fazer, é importante saber que há uma diferença entre NFe denegada e rejeitada. A nota fiscal denegada acontece quando o emitente ou mesmo o destinatário possui algum tipo de pendência fiscal com a Secretaria da Fazenda de seu estado, um problema sempre em sua inscrição estadual.

Enquanto a primeira ocorre logo na hora de emitir a nota e seu número não poderá ser reutilizado, a NFe rejeitada é retornada pela SEFAZ com alguma justificativa de erro de dados ou informações específicas, que geralmente podem ser consertados em uma segunda tentativa, de acordo com a mensagem recebida.

Confira: Como enviar nota fiscal eletrônica por e-mail para o cliente: mais produtividade e menos custos

Por que minha nota fiscal eletrônica foi rejeitada?

Se você já se perguntou “por que minha nota fiscal eletrônica foi rejeitada”, e teve que pesquisar muito até encontrar uma solução para o seu caso, agora facilitamos us a vida!

Listamos abaixo algumas das principais situações para que você se prepare e encontre todas as respostas de forma simples, sempre que precisar.

1- Rejeição 203: Empresa não habilitada

Uma das rejeições mais comuns é a de numeração 203, que indica que a empresa emissora não está habilitada para emitir notas fiscais eletrônicas.

Neste caso, será necessário se dirigir à Secretaria da Fazenda de sua cidade ou entrar em contato remotamente para corrigir as informações necessárias ou solicitar o cadastro e a permissão para habilitar as emissões de NFe.

2- Rejeição 207 e 208: CNPJ inválido

No caso da mensagem de rejeição 207, o CNPJ do emitente está inválido, enquanto a rejeição 208 indica que o CNPJ do destinatário está inválido, geralmente preenchido incorretamente, com algum número faltando.

3- Rejeição 213: Certificado digital

A rejeição 213 indica que uma NFe emitida com um CNPJ da empresa está diferente do CNPJ do certificado digital. Nesses casos, é preciso verificar que dado foi preenchido incorretamente, uma vez que ambos os números devem ser iguais.

4- Rejeição 217 e 218: NFe na base de dados da SEFAZ

Enquanto na rejeição 217 é informado que a NFe não consta na base de dados da SEFAZ, a 218 informa que ela já está cancelada na base de dados. Ocorre em casos quando uma nota já foi emitida com a mesma série e numeração de outra NFe cancelada.

5- Rejeição 220: Prazo de cancelamento

O prazo para cancelar uma nota fiscal eletrônica após a autorização do documento fiscal é de 24 horas e, portanto, ao passar esse prazo, você poderá receber uma rejeição do pedido de cancelamento.

Dependendo do portal da SEFAZ de cada estado, existe a possibilidade de estender um pouco mais o prazo, mas este contato para confirmação deve ser feito diretamente com o órgão.

6- Rejeição 234: Inscrição estadual

Quando a Inscrição Estadual do destinatário não estiver vinculada de nenhuma forma ao CNPJ da empresa, a rejeição 234 indica uma possível checagem do número de inscrição ou se há algum tipo de isenção não indicada.

7- Rejeição 539: Duplicidade

A rejeição 539 aponta um problema de duplicidade de nota fiscal eletrônica, com diferença apenas na chave de acesso, o que exige a checagem de dados de série, números e valores da NFe, assim como datas de emissão, entrada e saída. Caso todas as informações estejam corretas, é preciso clicar em “sincronizar a nota” para tentar aprová-la novamente.

8- Rejeição 602 e 603: PIS e COFINS

Quando o valor do PIS ou do COFINS estão diferentes da soma de todos os itens sujeitos ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), a rejeição 602 e 603 pode ocorrer.

Em casos onde há isenção na situação tributária da empresa, é preciso que nenhum preenchimento aconteça em campos como o de alíquota e valor de PIS – apenas devem se manter em branco.

Como podemos perceber apenas ao pincelar alguns códigos, existem centenas de rejeições para NFe. Aliás, há vários casos em que o nome da rejeição já demonstra qual é o tipo de problema e como solucioná-lo, de maneira bem simplificada, assim como deve ser a emissão de nota fiscal eletrônica.

Alguns exemplos:

  • Rejeição 214: tamanho da mensagem excedeu o limite estabelecido
  • Rejeição 215: falha no XML
  • Rejeição 216: chave de acesso difere da cadastrada

De toda forma, alguns podem ser mais complexos que outros, e por isso um software especializado em emissão de notas fiscais pode facilitar o envio válido da NFe e evitar novas rejeições pela SEFAZ.

Muitas vezes, é o preenchimento incorreto no cadastro de clientes ou da própria empresa que faz com que a nota fiscal seja rejeitada e você fique sem saber o que fazer. Em um sistema automatizado, esse tipo de problema não acontece, já que a checagem e atualização acontecem em tempo real e sem grandes complicações.

Veja mais: O que é SPED e nota fiscal eletrônica: benefícios e como usar

Nota fiscal rejeitada, o que fazer? Que tal automatizar o processo?

Se você usar um gerenciador de notas fiscais, o número de notas fiscais rejeitadas pode cair drasticamente. Esta é uma das grandes vantagens da automatização de processos.

Com o cálculo e emissão das notas é automatizado, ocorrem menos erros.

Além disso, um sistema de gerenciamento de notas fiscais como o NFE.io oferce outras vantagens, como reenvio das notas se o sistema da prefeitura estiver fora do ar, emissão automática dos arquivos HTML e XML e envio por e-mail aos clientes e um painel de controle com todos os dados de seus faturamentos.

Saiba mais: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io

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