Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
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Como arquivar notas fiscais e por quanto tempo?

Como arquivar notas fiscais? Por quanto tempo guardá-las na empresa? Descubra todas as dicas essenciais para organizar o seu negócio!

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Toda empresa, independentemente de seu tamanho ou segmento, precisa emitir notas fiscais ao realizar uma atividade comercial, seja de compra ou de venda.

O documento servirá para o recolhimento de impostos, mas também é essencial para manter o histórico da empresa em dia. Mas é claro que, para isso, será preciso se organizar.

Se você tem um negócio e se pergunta como arquivar notas fiscais ou por quanto tempo guardar notas fiscais da empresa, este conteúdo é para você.

Veja abaixo algumas dicas e boas práticas de como arquivar notas fiscais e, assim, cumprir a legislação fiscal, evitar multas e comprovar todas as transações realizadas.

Veja também: Como enviar nota fiscal eletrônica por e-mail para o cliente: mais produtividade e menos custos

Como arquivar notas fiscais?

Você já parou para pensar com quantas notas fiscais trabalha diariamente? Este número pode ser representado por dezenas ou centenas de documentos, que podem facilmente se perder se não houver um processo para arquivá-los.

Saber como arquivar notas fiscais é importante para garantir toda uma segurança da empresa, um histórico para que não haja preocupações em relação às obrigações perante à Receita Federal e até mesmo para que você tenha o controle de tudo o que vem sendo feito.

Teve dúvida sobre um serviço que adquiriu ou vendeu? Consulte a nota fiscal! Recebeu uma reclamação ou um pedido para comprovar algum dado? Basta procurar pela nota fiscal, que deve ficar bem guardada mesmo com o passar dos anos.

Antes de saber por quanto tempo guardar notas fiscais da empresa, é importante saber como fazer essa organização, conforme explicaremos a seguir em três passos simples.

1º Estabeleça espaços e datas

Primeiramente, você precisa de um espaço específico para saber onde ficarão as pastas e caixas com as notas fiscais antigas, assim como definir datas (um dia da semana, por exemplo) para guardar as novas.

Seja em uma gaveta ou uma estante, com auxílio da tecnologia e de sistemas automatizados ou de um funcionário de confiança, o importante é que as notas fiscais não se confundam com outros documentos, tenham seu espaço próprio e seu momento para serem organizadas.

2º: Categorize sempre

Tanto as notas físicas quanto as notas fiscais eletrônicas (NF-e) precisam ser categorizadas.

Ou seja, separadas por datas – mês e ano –, e eventualmente também com separação por clientes ou outro critério de preferência.

Caso esteja no computador, as pastas virtuais darão um jeito nisso, e no caso das impressas, pastas sanfonadas e etiquetas coloridas para cada cliente ou produto podem ajudar.

Quanto maior for a categorização, mais fácil será encontrar o documento depois.

3º: Dobre o cuidado com arquivos digitais

Apesar dos arquivos digitais serem muito mais fáceis de organizar e até mesmo de consultar, o cuidado deve ser redobrado com o modo de salvar as notas fiscais, uma vez que dispositivos eletrônicos podem dar algum tipo de defeito.

Uma boa dica é fazer sempre cópias de segurança em HDs externos ou mesmo na nuvem, que permite o acesso por meio de vários dispositivos.

Quando há esse cuidado, até mesmo as notas físicas, caso não existam tantas, podem ser digitalizadas e guardadas em conjunto.

Quanto tempo devo guardar notas fiscais da minha empresa

Além de saber como arquivar notas fiscais, é preciso saber o período em que esse arquivamento é necessário. Se você já se questionou: “quanto tempo devo guardar notas fiscais da minha empresa?”, a resposta é simples: cinco anos.

 

Não importa referente a qual serviço, qualquer nota fiscal da empresa deve ficar armazenada pelo período de 5 anos, de acordo a Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional.

A empresa pode ser punida pela Receita Federal caso não respeite essa regra, e até mesmo contribuir novamente por um serviço já pago, uma vez que não terá uma forma de comprovação para o Fisco. Nesses casos, o valor do tributo deverá ser recolhido novamente, com um acréscimo de até 20%, além de juros.

Se quiser se livrar da papelada, depois de cinco anos poderá fazer isso, da mesma forma que pode manter os documentos, mas sempre de forma separada dos arquivos mais recentes.

Saiba mais: Impostos sobre nota fiscal: quais são eles?

Aplicativo para guardar notas fiscais

Existem alguns aplicativos para guardar notas fiscais que ajudam a vida do empreendedor, como o “NFe Cloud”, que é integrado aos sistemas das Secretarias Estaduais da Fazenda para um monitoramento em tempo real.

Uma conta no DropBox ou no Google Drive (de preferência o Google Corporativo) também pode servir como aplicativo para guardar notas fiscais na nuvem, garantindo maior segurança aos arquivos e à empresa.

Mas será que não existe uma forma mais profissional de fazer isso?

Que tal automatizar todo processo, inclusive o arquivamento das notas?

E se você busca um processo de fato automatizado, econômico, ágil e confiável? Um gerenciador que saiba como arquivar notas fiscais pode ser decisivo para a sua empresa, como é o caso do NFe.io.

As notas ficam arquivadas com toda segurança e você ainda tem acesso a um painel de controle como este, para achar suas notas e outras informações com toda facilidade:

Como arquivar notas fiscais

Isso sem falar no desconto na emissão do certificado digital, no cálculo automático dos impostos, emissão das notas, geração dos arquivos XML e HTML e muito mais:

Confira: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io

 

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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