Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
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Como arquivar notas fiscais e por quanto tempo?

Como arquivar notas fiscais? Por quanto tempo guardá-las na empresa? Descubra todas as dicas essenciais para organizar o seu negócio!

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Toda empresa, independentemente de seu tamanho ou segmento, precisa emitir notas fiscais ao realizar uma atividade comercial, seja de compra ou de venda.

E por mais que alguns as considerem uma mera burocracia, as notas fiscais são documentos oficiais que comprovam uma transação comercial. São uma segurança também para as empresas, clientes e consumidores.

Esse documento servirá para o recolhimento de impostos e comprovação das obrigações fiscais, mas também é essencial para manter o histórico das transações da empresa em dia. Mas é claro que, para isso, será preciso se organizar. Mesmo porque, algumas empresas emitem uma grande quantidade de notas fiscais, às vezes, até diariamente.

Portanto, se você tem um negócio ou administra uma empresa, e se pergunta como arquivar notas fiscais da forma mais adequada ou por quanto tempo guardar notas fiscais da empresa, este conteúdo é feito sob medida para você.

Veja abaixo algumas dicas e boas práticas de como arquivar notas fiscais e, assim, cumprir a legislação fiscal, evitar multas e comprovar todas as transações realizadas por sua empresa, sempre que solicitado pela fiscalização.

Veja também: Como enviar nota fiscal eletrônica por e-mail para o cliente: mais produtividade e menos custos

Como arquivar notas fiscais?

Toda empresa quer, sempre, vender cada vez mais. E, a cada venda, uma nota fiscal e é emitida.

em função disso, você já parou para pensar com quantas notas fiscais trabalha diariamente? Este número pode ser representado por dezenas ou centenas de documentos. E essa papelada e arquivos digitais podem facilmente se perder, se não houver um processo adequado para arquivá-los de forma organizada.

Por isso, saber como arquivar notas fiscais é importante para:

  • garantir toda a segurança dos dados da empresa;
  • contar um histórico das transações para que não haja preocupações em relação às obrigações perante à Receita Federal;
  • ter um controle adequado das entradas e saídas de recursos e mercadorias e da prestação ou uso de serviços.

Teve dúvida sobre um serviço que adquiriu ou vendeu? Consulte a nota fiscal! Recebeu uma reclamação ou um pedido para comprovar algum dado de um pedido ou serviço? Basta procurar pela nota fiscal, que deve ficar bem guardada mesmo com o passar dos anos.

Antes de saber por quanto tempo guardar notas fiscais da empresa, é importante saber como fazer essa organização, conforme explicaremos a seguir em 9 passos simples.

9 passos para manter a organização das notas fiscais de sua empresa:

1- Estabeleça um local específico para organizar suas notas fiscais

Primeiramente, você precisa de um espaço específico próprio e adequado. Nele deverão ficarão os arquivos, caixas e pastas com as notas fiscais arquivadas. Defina a maneira como as novas notas fiscais emitidas serão arquivadas junto às demais.

Normalmente se usa uma ordem cronológica.

Seja em uma gaveta ou uma estante, com auxílio da tecnologia e de sistemas automatizados – e com ajuda de um funcionário de confiança – o importante é que:

  • as notas fiscais não se confundam com outros documentos;
  • tenham seu espaço próprio;
  • um procedimento definido de como devem ser organizadas.

2- Organize as notas assim que forem emitidas ou recebidas

Não procrastine com sua notas fiscais. Isto é: não deixa para amanhã a nota fiscal que você pode arquivar hoje.

Arquivar notas fiscais é o tipo de tarefa chata e repetitiva que todos preferem deixar para depois. Mas, sem disciplina, será impossível manter suas notas fiscais organizadas. Por isso, mantenha o hábito de arquivá-las imediatamente, assim que forem emitidas.

Caso contrário, esse trabalho se acumulará e se tornará praticamente impossível arrumar as notas fiscais posteriormente.

3- Defina datas para revisão periódica dos procedimentos

A cada semana ou ao menos de 15 em 15 dias é recomendável verificar se o trabalho de arquivamento das notas fiscais foi realmente realizado e se foi feito da maneira certa, seguindo os procedimentos definidos.

Isso porque um deslize pode tornar toda a organização falha. E, com o passar do tempo, fica muito difícil de detectar um erro. Portanto, além de arquivar as notas imediatamente, faça uma revisão periódica, de preferência, semanalmente.

4- Use arquivos e pastas adequadas

A improvisação é a ultima coisa que você deve usar quando se trata do arquivamento de notas fiscais. Portanto, naquele local que você definiu no passo 1, coloque arquivos metálicos para pastas suspensas.

Eles contam com suportes para colocar as pastas em ordem cronológica ou conforme outras categorias que você definir. E, dentro dessas pastas, as notas fiscais devem ser guardadas sem apertos ou de modo que fiquem amassadas.

Preservar a integridade física das notas fiscais é importante.

5- Categorize sempre

Tanto as notas físicas físicas quanto as notas fiscais eletrônicas (NF-e) precisam ser categorizadas.

Ou seja, separadas por datas – mês e ano –, e eventualmente também com separação por clientes ou outro critério de sua preferência.

Caso estejam em um computador ou drive compartilhado, as pastas virtuais devem seguir uma nomenclatura intuitiva e de fácil acesso. A organização das pastas deve permitir buscas ágeis e não se tornar um verdadeiro labirinto de pastas e arquivos.

Já no caso das notas fiscais impressas, etiquetas coloridas para cada cliente ou produto podem ajudar bastante, em conjunto com os equipamentos adequados citados no item anterior.

Quanto maior e mais bem planejada for a categorização, mais fácil será encontrar o documento depois, em caso de necessidade. Sem isso, não tem como encontrar notas fiscais antigas.

6- Defina um profissional responsável

Pode parecer um procedimento óbvio. Mas, na verdade, em muitas empresas, o arquivamento das notas fiscais acaba ficando a cargo de um estagiário ou assistente administrativo que esteja disponível no momento. Esse é um erro que pode custar caro.

Por isso, determine um funcionário que será o responsável por manter as notas fiscais sempre em dia e em ordem. Ele não precisa ser a pessoa que vai arquivar as notas fisicamente ou no computador. Mas  deve ser o responsável por supervisionar essas tarefas e prestar contas em caso de necessidade.

Além disso, deve saber orientar aqueles que precisam descobrir onde e como encontrar os documentos ficais que desejem consultar ou que devem apresentar a alguma autoridade.

O perfil desse profissional deve ser analítico, engajado e pró-ativo.

7- Dobre o cuidado com arquivos digitais

Apesar dos arquivos digitais serem muito mais fáceis de organizar e até mesmo de consultar, o cuidado deve ser redobrado com eles.  O modo de salvar as notas fiscais, nesse caso, deve contar com procedimentos de segurança e backups. Isso, uma vez que dispositivos eletrônicos podem dar algum tipo de defeito.

Por isso, todo cuidado é pouco. Lembre-se também da segurança dessas informações. Se possível, use senhas de acesso para os computadores onde elas se encontram e conte com sistemas de segurança da informação em suas redes.

Uma boa dica para isso é fazer sempre cópias de segurança em HDs externos ou mesmo na nuvem. Isso permite que o acesso por meio de vários dispositivos esteja liberado para aqueles que realmente necessitam ter contato com as notas fiscais em função de suas atividades na empresa.

Quando há esse cuidado, até mesmo as notas físicas, caso não existam tantas, podem ser digitalizadas e guardadas na forma de arquivos digitais.

8- Faça uma revisão anual e elimine o que não for mais necessário

As notas fiscais não precisam ser mais guardadas após 5 anos de arquivamento em sua empresa. Mesmo assim, em algumas organizações, toma-se o cuidado de mantê-las por mais tempo.

Conforme o critério usado em seu negócio, ao final de cada ano fiscal, vale a pena dar uma destinação final adequada para as notas que não precisam ser mais guardadas. Pode-se até enviá-las para um arquivo morto, caso não se queira destruí-las de imediato.

Tudo vai depender dos procedimentos indicados pelo departamento contábil ou jurídico. Mas, não deixe de fazer essa “limpeza” anual dos arquivos para evitar até custos de armazenagem.

9- Use um software específico para esse fim

Reparou em quantos procedimentos e tarefas  repetitivas são necessárias para organizar sua notas fiscais?

Já pensou se assim que emitisse suas notas fiscais elas já fossem imediatamente arquivadas de uma forma simples e prática?

Para isso, use um software de gerenciamento de notas fiscais. Além de ágeis e seguros, eles podem evitar todo esse trabalho citado acima.

E mais, com alguns cliques de seu mouse, você pode achar as notas que precisa, usando filtros por tipo de produto, cliente, região, datas e muito mais.

Não perca mais tempo: use a tecnologia a seu favor!

OBS: Muitos se perguntam como arquivar canhotos de notas fiscais. O procedimento pode ser o mesmo citado acima. Quanto a canhoto de notas que você mesmo emitiu, muitos grampeiam essas tirinhas de papel nas notas que emitiram.

Portanto, não há muitos segredos sobre como arquivar canhotos de notas fiscais.

Dê um olhada neste infográfico resume as dicas de como organizar suas motas fiscais:

Como arquivar notas fiscais

Quanto tempo devo guardar notas fiscais da minha empresa

Além de saber como arquivar notas fiscais, é preciso saber o período em que esse arquivamento é necessário. Se você já se questionou: “quanto tempo devo guardar notas fiscais da minha empresa?”, a resposta é simples: cinco anos.

Não importa referente a qual serviço se refere, qualquer nota fiscal da empresa deve ficar armazenada pelo período mínimo de 5 anos. Isso foi regulamentado pela Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional.

Por isso, a empresa pode ser punida pela Receita Federal caso não respeite essa regra. E até mesmo ser obrigada a contribuir novamente por um serviço prestado do qual já pagou os impostos, uma vez que não terá uma forma de comprovação de quitação de suas obrigações para com o Fisco.

Nesses casos, o valor do tributo deverá ser recolhido novamente, com um acréscimo de até 20%, além de juros.

Se quiser se livrar de toda essa papelada e arquivos acumulados, somente depois de cinco anos poderá fazer isso.

Da mesma forma, se preferir manter os documentos, também pode fazê-lo. Mas sempre em local separada dos arquivos mais recentes. Assim, evita confusões e facilita a busca dos documentos, em caso de necessidade. De outra forma, não tem como encontrar notas fiscais antigas.

Saiba mais: Impostos sobre nota fiscal: quais são eles?

Quer mais dicas de como organizar outros papéis na empresa, então confira este vídeo. Apesar das dicas do canal Organize sem Frescuras se referirem a organização de uma casa, elas também podem ser usadas em seu negócio, dê uma olhada:

Quanto tempo para emitir as notas fiscais?

A nota fiscal deve ser emitida imediatamente, assim que a transação comercial é realizada. Ou, no caso de serviços, quando o fato gerador acontecer.

No caso de serviços, por exemplo, o fato gerador pode ser instantâneo, como quando uma pessoa vai ao barbeiro ou ao médico. Pode ser continuado, quando leva um longo tempo para ser concluído, como em uma reforma de casa. Nesse caso, a nota de serviço será emitida no final da obra.

Há também os fatos geradores complexos, quando os serviços envolvem diversos outros em conjunto, como a construção de um Shopping Center, por exemplo. O fato gerador será a conclusão total da obra.

Aplicativo para guardar notas fiscais

Existem alguns aplicativos especialmente desenvolvidos para guardar as notas fiscais. Eles ajudam muito a vida do empreendedor que quer se organizar.

Um deles é o “NFe Cloud”, que é integrado aos sistemas das Secretarias Estaduais da Fazenda para um monitoramento em tempo real de suas notas fiscais.

Outra maneira de fazer isso é utilizando uma conta no DropBox ou no Google Drive (de preferência o Google Corporativo). Esses drives na nuvem também podem servir como aplicativos para guardar notas fiscais na nuvem. Dessa forma, garantem maior segurança aos arquivos e aos dados da empresa.

Mas será que não existe uma forma mais profissional de fazer isso? Um software que não apenas guarde as notas fiscais, mas que conte também com um painel de controle automatizado? E, melhor ainda: já faça a emissão das notas fiscais?

Confira o próximo tópico e descubra o melhor aplicativo para guardar notas fiscais.

Que tal automatizar todo processo, inclusive o arquivamento das notas?

E se você busca um processo de fato automatizado, econômico, ágil e confiável? Um gerenciador que saiba como arquivar notas fiscais pode ser decisivo para a sua empresa, como é o caso do NFe.io.

As notas ficam arquivadas com toda segurança e você ainda tem acesso a um painel de controle como este, para achar suas notas e outras informações com toda facilidade:

Como arquivar notas fiscais

Isso sem falar no desconto na emissão do certificado digital, no cálculo automático dos impostos, emissão das notas, geração dos arquivos XML e HTML e muito mais:

Confira: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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