Como organizar notas fiscais na empresa? 4 dicas + 1 ferramenta!

Tempo de leitura: 12 minutos

Saber como organizar notas fiscais na empresa vai ao encontro daquela m√°xima dos neg√≥cios: ‚Äútempo √© dinheiro‚ÄĚ.

Problemas com emissão ou recebimento de notas fiscais são, infelizmente, a realidade de muitas companhias, especialmente as pequenas e médias.

Isso porque o controle efetivo desses documentos é, muitas vezes, considerado uma tarefa chata, trabalhosa e que, por isso, não é feita com a devida atenção e disciplina.

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No entanto, a gestão das notas fiscais, quando bem executada, evita retrabalhos, multas, prejuízos e até mesmo irregularidades junto à Receita Federal, o que será positivo no resultado financeiro de sua empresa.

S√£o as notas fiscais que validam as transa√ß√Ķes de compra e venda de produtos e servi√ßos, assim como todos os impostos inerentes a essas opera√ß√Ķes comerciais.

Mas, afinal, como fazer o controle de notas fiscais de maneira eficiente?

Deixe de lado os traumas que eram arquivar, guardar e organizar documentos fiscais. Tarefa difícil, dispendiosa, que ocupava espaço, mão de obra e tirava o sono de qualquer um quando era preciso localizar algum documento.

O fato é que, quanto menos tempo desperdiçado com tarefas burocráticas, mais lhe sobra para cuidar do que realmente é importante para sua empresa, seu caixa e, finalmente, seu bolso.

Com isso em mente, veja estas dicas de como organizar notas fiscais na empresa, mantendo o controle desses documentos em dia. E, ao final, conheça uma ferramenta que vai facilitar bastante todos esses processos.

O que é controle de notas fiscais?

O controle de notas fiscais se refere ao monitoramento sistem√°tico e organizado de todas as notas emitidas e recebidas por uma empresa, seja de venda, compra ou presta√ß√£o de servi√ßos. Esse gerenciamento tem uma s√©rie de implica√ß√Ķes, tanto para a contabilidade quanto para o cumprimento da legisla√ß√£o tribut√°ria.

Da perspectiva cont√°bil, o controle de notas fiscais ajuda a rastrear as transa√ß√Ķes financeiras de uma organiza√ß√£o, o que √© crucial para manter os registros financeiros precisos.

Al√©m disso, ele facilita a elabora√ß√£o de relat√≥rios financeiros, como balan√ßos patrimoniais e demonstra√ß√Ķes de resultados. Sem um controle adequado, a companhia pode enfrentar dificuldades para entender sua situa√ß√£o financeira real.

Isso sem dizer que a emiss√£o e o controle de notas fiscais s√£o exig√™ncias legais para a maioria dos neg√≥cios. Vale lembrar que a NF serve como prova documental das opera√ß√Ķes de compra e venda ou presta√ß√£o de servi√ßos, logo, o governo utiliza esses documentos para controlar e auditar as transa√ß√Ķes comerciais.

Quais as vantagens do controle de notas fiscais?

Manter a organiza√ß√£o e o controle das notas fiscais traz in√ļmeras vantagens, como: cumprimento de obriga√ß√Ķes legais, gest√£o financeira eficiente, redu√ß√£o de erros, facilidade na rastreabilidade, mais efici√™ncia com a automatiza√ß√£o de processos e at√© prote√ß√£o contra fraudes.

Conformidade legal

O controle de notas fiscais contribui para a conformidade com as regulamenta√ß√Ķes fiscais do governo, evitando problemas como multas e san√ß√Ķes que podem surgir pelo n√£o cumprimento das obriga√ß√Ķes fiscais.

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Gest√£o financeira eficiente

Quando se tem uma boa organiza√ß√£o, a gest√£o financeira se torna mais precisa e eficiente. Nesse ponto, o controle propicia a elabora√ß√£o de relat√≥rios financeiros assertivos, o monitoramento do fluxo de caixa e a tomada de decis√Ķes embasadas.

Redução de erros

Com o controle de notas fiscais, pode-se minimizar os erros associados à entrada de dados e as divergências nos cálculos financeiros, reduzindo significativamente o tempo e o esforço necessários para corrigi-los.

Rastreabilidade e transparência

A organiza√ß√£o das notas contribui para rastrear todas as transa√ß√Ķes comerciais, o que proporciona um alto n√≠vel de transpar√™ncia, sendo isso especialmente √ļtil durante as auditorias internas ou externas.

Planejamento tribut√°rio

Um controle eficaz tamb√©m facilita o planejamento tribut√°rio, pois permite que as organiza√ß√Ķes mantenham um registro de suas obriga√ß√Ķes fiscais e se preparem adequadamente para os pagamentos de impostos.

Mais eficiência com a automatização de processos

Atualmente, muitas empresas usam softwares de controle de notas fiscais que automatizam muitos processos associados à gestão desses documentos. Isso aumenta a eficiência, economizando tempo e esforço, além de reduzir a probabilidade de erros humanos.

Proteção contra fraudes

O controle de notas fiscais protege a empresa contra fraudes. Ao monitorar de perto todas as transa√ß√Ķes, √© mais f√°cil identificar e investigar quaisquer discrep√Ęncias que indiquem atividades suspeitas.

Como organizar notas fiscais na empresa? 

Aprender como organizar notas fiscais na empresa é uma tarefa de grande valor para qualquer negócio dar certo.

Isso porque o lugar de nota fiscal não é esquecida no fundo de uma gaveta ou jogada em pastas arquivadas no depósito.

Seja ela eletr√īnica ou n√£o, trata-se de um documento muito importante que deve estar bem guardado, preferencialmente, de maneira acess√≠vel e segura.

Assista a este v√≠deo do canal Davanzo Contabilidade sobre a import√Ęncia do armazenamento correto e, em seguida, veja 4 dicas de como organizar suas notas fiscais.

 

1. Disponha de espaços específicos para guarda das notas fiscais

Uma boa maneira de saber como organizar notas fiscais na empresa, em especial no caso das que s√£o impressas, √© separando-as por caixas ou pastas ‚ÄĒ por exemplo, uma para as de entrada, uma para as de sa√≠da etc.

Lembre-se de ordenar por tipo, data ou outra ordem que facilite seus processos di√°rios.

Outra maneira muito usada pelas empresas é a encadernação, modelo que ajuda a diminuir o sumiço desses documentos.

J√° para a vers√£o eletr√īnica da nota fiscal, muito mais utilizada atualmente, o ideal √© criar uma pasta no computador exclusivamente para salv√°-la ou utilizar o armazenamento em nuvem.

2. Crie processos de serviço

A emiss√£o de notas fiscais √© uma atividade rotineira e sem muitas varia√ß√Ķes. Por isso, √© interessante criar processos padr√Ķes que possam ser seguidos facilmente.

Ao agrupar algumas tarefas ‚ÄĒ por exemplo, o faturamento das vendas de mercadorias e/ou das presta√ß√Ķes de servi√ßo ‚ÄĒ principalmente em se tratando de pequenas empresas, essas obriga√ß√Ķes podem ser executadas sempre pelas mesmas pessoas.

Isso, por sua vez, otimiza o tempo de sua equipe e minimiza as chances de erros ou esquecimentos.

3. Organize de acordo com os dados presentes na nota

Os dados contidos em uma nota fiscal s√£o elementos de grande import√Ęncia n√£o somente para a empresa emissora do documento, mas tamb√©m para o comprador ou tomador dos servi√ßos, assim como para os √≥rg√£os fiscalizadores.

√Č preciso ter cuidados especiais no preenchimento desses documentos quanto a valores, quantidades, prazos, data de emiss√£o, sa√≠das, dados dos destinat√°rios, se √© pessoa f√≠sica ou jur√≠dica etc.

A certeza da inclus√£o de dados corretos evita retrabalho, cancelamentos e corre√ß√Ķes, al√©m de outros transtornos que poder√£o incorrer at√© mesmo na inviabiliza√ß√£o do seu neg√≥cio.

Aliás, se você quer saber como organizar notas fiscais na empresa, a separação por dados pode ser uma opção. Por exemplo, dependendo do tamanho do negócio, você pode separar as notas por cliente, tipo de serviço etc.

4. Utilize um sistema emissor de nota fiscal eletr√īnica

Com a implementa√ß√£o de um bom software de emiss√£o de nota fiscal eletr√īnica, tudo o que se relaciona √† documenta√ß√£o fiscal e organiza√ß√£o de notas fiscais de uma empresa estar√° armazenado de forma segura e acess√≠vel.

Ou seja, voc√™ ter√° tranquilidade e seguran√ßa de que todas as informa√ß√Ķes necess√°rias correspondem certamente aos seus fornecedores e clientes.

E o melhor: os cálculos dos tributos serão feitos de maneira confiável na hora de gerar relatórios e pagar impostos, assim como a integração com outros sistemas.

Como controlar notas fiscais? 7 dicas

Controlar adequadamente as notas é crucial para manter a organização. Pensando nisso, separamos 7 dicas de como fazer o controle de notas fiscais do seu negócio de maneira eficiente e prática.

1. Estabeleça uma rotina de processos

Estabelecer uma rotina de trabalho para emissão e recebimento de notas fiscais é o primeiro passo para se fazer um controle eficiente.

Dessa forma, procure criar uma estratégia que padronize os procedimentos de entrada e saída das notas fiscais, evitando problemas como perda de documentos, prazos expirados e tempo gasto desnecessariamente.

2. Verifique a autenticidade das notas fiscais

√Č preciso verificar a autenticidade das que s√£o recebidas e ver se atendem √†s regras de emiss√£o. Esse cuidado √© extremamente importante para evitar problemas tribut√°rios e financeiros. E √© muito simples fazer isso:

  • acesse o site da Fazenda e clique em ‚Äúconsultar NF-e completa‚ÄĚ;
  • em seguida, ser√° solicitado que voc√™ digite a chave de acesso, que √© uma sequ√™ncia de 44 d√≠gitos registrada no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletr√īnica (Danfe);
  • ap√≥s, √© necess√°rio digitar os seis caracteres de uma imagem que aparecer√° na tela;
  • para finalizar, basta clicar em ‚Äúcontinuar‚ÄĚ e voc√™ ter√° todos os dados para confer√™ncia.

3. Organize e armazene as notas fiscais

Todas as empresas est√£o sujeitas a auditorias e fiscaliza√ß√Ķes, o que evidencia a relev√Ęncia de manter o controle de notas fiscais em dia.

Essa atenção facilita a localização desses documentos sempre que for necessário.

Como já mencionado, você pode começar separando-as entre notas emitidas e notas recebidas. Depois, categorizá-las por data, cliente etc.

Vale lembrar que a organização e o devido armazenamento torna a rotina de trabalho mais fluida. Assim, o acesso às notas fiscais fica mais fácil e rápido.

Alguns aplicativos podem ajudar, veja: Ferramentas de automação de escritório: tudo sob seu controle

4. Atente-se aos prazos para pagamento

A quarta dica de como fazer controle de notas fiscais diz respeito aos prazos para pagamento.

Quando todo o procedimento de emissão e recebimento de notas já estiver bem estabelecido, é interessante criar uma rotina para conferir as datas de pagamento.

Você pode, por exemplo, definir um dia da semana para efetuar o pagamento de notas que vencem na semana seguinte.

Assim, estar√° sempre em dia com as suas obriga√ß√Ķes financeiras sem precisar pagar juros e multas e prejudicar o caixa da empresa.

5. Cultive uma boa relação com clientes e fornecedores

Se precisar resolver algum problema de √ļltima hora relacionado √†s notas fiscais, um bom relacionamento com seus clientes e fornecedores pode ser a salva√ß√£o.

Empresas que não cultivam essa boa relação têm dificuldades para obter documentos, corrigir ou cancelar uma nota fiscal em casos de necessidade imediata e, assim, têm que pagar taxas abusivas e lidar com a pesada burocracia do governo.

Tudo isso pode ser resolvido sem grandes dificuldades se a empresa mantiver um relacionamento amig√°vel e harmonioso com seus clientes e fornecedores.

6. Tenha um contador de confiança

Poder contar com um profissional especializado em contabilidade faz toda a diferença. Procurar um contador de confiança e passar para ele todos os dados financeiros do seu negócio é vital para ter um bom controle.

Ter esse profissional por perto é importante para aperfeiçoar certos procedimentos e garantir que todos os documentos estejam dentro das conformidades legais.

7. Invista em automatização

Já pensou em automatizar os processos de emissão e recebimento de notas fiscais? Pois saiba que essa é uma boa maneira de utilizar a tecnologia a seu favor.

Ao adotar um software para gerenciamento de nota fiscal eletr√īnica, voc√™ minimiza os riscos de falhas humanas e, ainda, otimiza tempo e dinheiro, pois o controle das notas e os registros financeiros ficam bem mais simplificados.

Um software ajuda voc√™ a lan√ßar dados e acompanhar todas as informa√ß√Ķes relacionadas √†s notas fiscais, como valores e prazos, assegurando mais agilidade ao processo e menos propens√£o a erros.

Utilizar um sistema para gest√£o de notas fiscais tamb√©m √© ben√©fico para o contador da empresa, pois ele ter√° acesso direto e autom√°tico √†s notas e maior controle sobre as movimenta√ß√Ķes financeiras.

Ferramenta de organização e controle de notas fiscais 

Um bom gerenciamento de notas fiscais evita futuras dores de cabeça relacionadas a problemas financeiros e tributários.

Nesse sentido, √© fundamental contar com um software especializado para cuidar dessa tarefa, deixando seu tempo livre para se dedicar a outras atribui√ß√Ķes.

Por isso, nossa √ļltima dica √© a utiliza√ß√£o de um gerenciador de notas fiscais.

Imagine como seria se uma empresa que emite centenas de notas fiscais eletr√īnicas por dia tivesse que consultar nota por nota para saber quais est√£o autorizadas e quais est√£o com algum tipo de problema.

Imaginou? No mínimo, demandaria muito tempo e trabalho manual, fora as chances de erros. Mas como organizar notas fiscais de uma empresa da melhor forma?

Pensando no tempo que você levaria para consultar todas as notas que foram emitidas seria melhor que pudesse acompanhar o controle do status da nota na tela com um sistema de forma rápida e descomplicada.

As in√ļmeras tarefas que o empreendedor executa, muitas vezes, podem comprometer as atividades essenciais para o bom gerenciamento do neg√≥cio. Ent√£o, que tal automatizar algumas delas?

Conheça a NFe.io

A NFe.io é um software que pode lhe ajudar nesse processo.

A plataforma propicia a emiss√£o de notas fiscais eletr√īnicas de maneira autom√°tica e o envio para o e-mail dos clientes, evitando trabalho manual e otimizando o tempo de todo o time.

Em paralelo, o cálculo tributário é feito automaticamente, sendo necessário apenas informar os dados mínimos para que a NFe.io os efetue.

Veja o painel de controle que você terá à sua disposição:

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Aliás, nossa plataforma de gerenciamento de notas fiscais emite diferentes relatórios, permite a integração com diferentes meios de pagamento, oferece a possibilidade de administração de vários CNPJs e muito mais.

Achou interessante? Ent√£o, entre em contato agora, fale com um de nossos consultores e descubra muito mais sobre a NFe.io.

 


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