Como organizar notas fiscais na empresa? Veja 4 dicas de organização + 7 de controle e 1 ferramenta!

Tempo de leitura: 10 minutos

Saber como organizar notas fiscais na empresa vai ao encontro daquela máxima dos negócios: “tempo é dinheiro”.

Problemas com emissão ou recebimento de notas fiscais são, infelizmente, a realidade de muitas empresas, especialmente as pequenas e médias.

Isso porque o controle efetivo desses documentos é muitas vezes considerado uma tarefa chata, trabalhosa e que, por isso, não é feita com a devida atenção e disciplina.

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No entanto, a gestão das notas fiscais, quando bem executada, pode evitar retrabalhos, multas, prejuízos e até mesmo irregularidades junto à Receita Federal, o que vai ser positivo no resultado financeiro de sua empresa.

São as notas fiscais que validam as transações financeiras de compra e venda de produtos e serviços, assim como todos os impostos inerentes a essas operações comerciais.

Mas, afinal, como fazer controle de notas fiscais de maneira eficiente?

Deixe de lado os traumas que eram arquivar, guardar e organizar documentos fiscais. Tarefa difícil, dispendiosa, que ocupava espaço, mão de obra e tirava o sono de qualquer um quando era preciso localizar algum documento.

O fato é que, quanto menos tempo desperdiçado com tarefas burocráticas, mais lhe sobra para cuidar do que realmente é importante para sua empresa e, claro, para seu caixa e, finalmente, seu bolso.

Por isso, veja estas dicas de como organizar notas fiscais na empresa, manter o controle desses documentos em dia e, ao final, conheça uma ferramenta que vai facilitar bastante todos esses processos.

Como organizar notas fiscais na empresa?

Aprender como organizar notas fiscais na empresa é uma tarefa de grande valor para qualquer negócio dar certo.

Isso porque lugar de nota fiscal não é esquecida no fundo de uma gaveta ou jogada em pastas arquivadas no depósito.

Seja ela eletrônica ou não, trata-se de um documento muito importante que deve estar bem guardado, preferencialmente, de maneira acessível e segura.

Assista a este vídeo do canal Davanzo Contabilidade sobre a importância do armazenamento correto e, em seguida, veja 4 dicas de como organizar as suas notas fiscais.

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1. Disponha de espaços específicos para guarda das notas fiscais

Uma boa maneira de saber como organizar notas fiscais na empresa, especialmente no caso das impressas, é separando-as por caixas ou pastas — por exemplo, uma para as de entrada, uma para as de saída etc.

Dentro de cada separação ordenar por tipo, data ou outra ordem que facilidade seus processos diários.

Outra maneira muito usada pelas empresas é a encadernação, modelo que ajuda a diminuir o sumiço desses documentos.

Já para a versão eletrônica da nota fiscal, muito mais utilizado atualmente, o ideal é criar uma pasta no seu computador exclusivamente para salvá-la, ou utilizar o armazenamento em nuvem.

2. Crie processos de serviço

A emissão de notas fiscais acaba sendo uma atividade rotineira e sem muitas variações. Por isso, é interessante criar processos padrões que possam ser seguidos facilmente.

Ao agrupar algumas tarefas — por exemplo, o faturamento das vendas de mercadorias e/ou das prestações de serviço — principalmente em se tratando de pequenas empresas, essas obrigações podem ser executadas sempre pelas mesmas pessoas.

Isso, por sua vez, otimiza o tempo de sua equipe e ajuda a minimizar as chances de erros ou esquecimentos.

3. Organize de acordo com os dados presentes na nota

Os dados contidos em uma nota fiscal são elementos de grande importância não somente para a empresa emissora do documento, mas também para o comprador ou tomador dos serviços, assim como para os órgãos fiscalizadores.

É preciso cuidados especiais no preenchimento desses documentos quanto a valores, quantidades, prazos, data de emissão, saídas, dados dos destinatários, se é pessoa física ou jurídica etc.

A certeza da informação de dados corretos evita retrabalho, cancelamentos e correções, além de outros transtornos que poderão incorrer até mesmo na inviabilização do seu negócio.

Além disso, se você quer saber como organizar notas fiscais na empresa, a separação por dados pode ser uma opção.

Por exemplo, dependendo do tamanho do negócio, você pode separar as notas por cliente, tipo de serviço etc.

4. Utilize um sistema emissor de nota fiscal eletrônica

Com a implementação de um bom software de emissão de nota fiscal eletrônica, tudo o que se relaciona à documentação fiscal e organização de notas fiscais de uma empresa estará armazenado de forma segura e acessível.

Ou seja, você terá tranquilidade e segurança de que todas as informações necessárias correspondem certamente aos seus fornecedores e clientes.

Além disso, os cálculos dos tributos serão feitos de maneira confiável na hora de gerar relatórios e pagar impostos, assim como a integração com outros sistemas.

Como fazer controle de notas fiscais?

Mas saber como organizar notas fiscais na empresa inclui também controlar adequadamente esses documentos fiscais.

Por isso, veja 7 dicas de como fazer controle de notas fiscais do seu negócio de maneira eficiente e prática.

1. Estabeleça uma rotina de processos

Estabelecer uma rotina de trabalho para emissão e recebimento de notas fiscais é o primeiro passo para se fazer um controle eficiente.

Dessa forma, procure criar uma estratégia que padronize os procedimentos de entrada e saída das notas fiscais, evitando problemas como perda de documentos, prazos expirados e tempo gasto desnecessariamente.

2. Verifique a autenticidade das notas fiscais

Saber como organizar notas fiscais na empresa exige, também, verificar a autenticidade das que são recebidas e ver se atendem às regras de emissão.

Esse cuidado é extremamente importante para evitar problemas tributários e financeiros. E é muito simples fazer isso:

  • acesse o site da Fazenda e clique em “consultar NF-e completa”;
  • em seguida, será solicitado que você digite a chave de acesso, que é uma sequência de 44 dígitos registrada no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe);
  • após, é necessário digitar os seis caracteres de uma imagem que aparecerá na tela;
  • para finalizar, basta clicar em “continuar” e você terá todos os dados para conferência.

3. Organize e armazene as notas fiscais

Todas as empresas estão sujeitas a auditorias e fiscalizações. Por isso, é tão importante saber como organizar notas fiscais na empresa e mantê-las bem armazenadas.

Essa atenção facilita a localização desses documentos sempre que for necessário.

Como já mencionado, você pode começar separando-as entre notas emitidas e notas recebidas. Depois, categorizá-las por data, cliente etc.

Vale lembrar que a organização e o devido armazenamento torna a rotina de trabalho mais fluida. Assim, o acesso às notas fiscais fica mais fácil e rápido.

Alguns aplicativos podem ajudar, veja: Ferramentas de automação de escritório: tudo sob seu controle

4. Atente-se aos prazos para pagamento

A nossa quarta dica de como fazer controle de notas fiscais diz respeito aos prazos para pagamento.

Quando todo o procedimento de emissão e recebimento de notas já estiver bem estabelecido, é interessante criar uma rotina para conferir as datas de pagamento.

Você pode, por exemplo, definir um dia da semana para efetuar o pagamento de notas que vencem na semana seguinte.

Assim, estará sempre em dia com as suas obrigações financeiras sem precisar pagar juros e multas e prejudicar o caixa da empresa.

5. Cultive uma boa relação com clientes e fornecedores

Se um dia você precisar resolver algum problema de última hora relacionado às notas fiscais, um bom relacionamento com os seus clientes e fornecedores pode ser a salvação.

Empresas que não cultivam essa boa relação têm dificuldades para conseguir documentos, corrigir ou cancelar alguma nota fiscal em casos de necessidade imediata, e acabam tendo que pagar taxas abusivas e lidar com a pesada burocracia do governo.

Tudo isso pode ser resolvido sem grandes dificuldades se a sua empresa mantiver um relacionamento amigável e harmonioso com seus clientes e fornecedores.

6. Tenha um contador de confiança

Poder contar com um profissional especializado em contabilidade faz toda a diferença.

Por isso, esta dica de como fazer controle de notas fiscais é procurar um contador de confiança e passar para ele todos os dados financeiros do seu negócio.

Ter esse profissional por perto é importante para aperfeiçoar certos procedimentos e garantir que todos os documentos estejam dentro das conformidades legais.

7. Invista em automatização

Já pensou em automatizar os processos de emissão e recebimento de notas fiscais?

Pois saiba que essa é uma boa maneira de utilizar a tecnologia a seu favor.

Ao utilizar um software para gerenciamento de nota fiscal eletrônica, você minimiza os riscos de falhas humanas e ainda consegue otimizar tempo e dinheiro. Além disso, o controle das notas e os registros financeiros ficam bem mais simplificados.

Um software ajudará você a lançar dados e a acompanhar todas as informações relacionadas às notas fiscais, como valores e prazos, assegurando mais agilidade ao processo e menos propensão a erros.

Utilizar um sistema para gestão de notas fiscais também é benéfico para o contador da sua empresa, pois ele terá acesso direto e automático às notas e maior controle sobre as movimentações financeiras da empresa.

Ferramenta que facilita sua vida e de sua empresa

Um bom gerenciamento de notas fiscais é capaz de evitar futuras dores de cabeça relacionadas a problemas financeiros e tributários.

Nesse sentido, é de fundamental importância que você tenha um software especializado para cuidar dessa tarefa de extrema necessidade burocrática, deixando seu tempo livre para se dedicar a outras atribuições.

Por isso, nossa última dica é sobre a utilização de um gerenciador de notas fiscais.

Imagine como seria se uma empresa que emite centenas de notas fiscais eletrônicas por dia tivesse que consultar nota por nota para saber quais estão autorizadas e quais estão com algum tipo de problema.

Imaginou? No mínimo, demandaria muito tempo e trabalho manual, fora as chances de erros.

Mas como organizar notas fiscais de uma empresa da melhor forma?

Pensando no tempo que você levaria para consultar todas as notas que foram emitidas, seria melhor que você pudesse acompanhar o controle do status da nota na tela com um sistema de forma rápida e descomplicada.

As inúmeras tarefas que o empreendedor executa, muitas vezes, pode comprometer as atividades essenciais para o bom gerenciamento do negócio.

Por isso, contar com uma ferramenta que lhe ajude a organizar notas fiscais de uma empresa deixa você livre para outras funções importantes, bem como a sua equipe.

Conheça a NFe.io

A NFe.io é um software que pode lhe ajudar nesse processo.

A plataforma permite a emissão de notas fiscais eletrônicas de maneira automática e ainda envio da nota fiscal eletrônica para o e-mail dos clientes, evitando trabalho manual e otimizando o tempo de todo seu time.

Além disso, o cálculo tributário também é feito automaticamente, sendo necessário apenas informar os dados mínimos necessários para que a NFe.io os efetue.

Veja o painel de controle que você terá à sua disposição:

Além disso, nossa plataforma de gerenciamento de notas fiscais emite diferentes relatórios, permite integração com diferentes meios de pagamento, oferece a possibilidade de administração de vários CNPJs e muito mais.

Achou interessante? Então entre em contato agora, fale com um de nossos consultores e descubra muito mais sobre a NFe.io.


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Está cansado de emitir as notas fiscais da sua empresa uma por uma?

Sabemos que é um processo muito chato e repetitivo. Você não precisa mais gastar tempo com isso, sabia ?

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