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Como organizar Notas Fiscais de uma empresa? 4 dicas e 1 ferramenta

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Quem não conhece aquela máxima dos negócios: “Tempo é dinheiro”? E por falar nisso, você sabe como organizar Notas Fiscais de uma empresa? E como isso pode te poupar dinheiro?

Nem é preciso ter cabelos branquinhos para lembrar os traumas que eram arquivar, guardar e organizar documentos fiscais. Tarefa difícil, dispendiosa que ocupava espaço, mão-de-obra e tirava o sono de qualquer um quando era preciso localizar algum documento.

O fato é que quanto menos tempo desperdiçado com tarefas burocráticas, mais tempo lhe sobrará para cuidar do que realmente é importante para sua empresa, e claro, para seu caixa e finalmente para seu bolso.

Ferramentas que facilitam sua vida e de sua empresa

Neste sentido é de fundamental importância que você tenha um software especializado para cuidar desta tarefa de extrema necessidade burocrática, deixando seu tempo livre para cuidar do negócio da empresa, ou seja, cuidar daquilo que realmente vai trazer recursos para seu caixa de maneira eficaz e segura. Veja por exemplo, como funciona um gerenciador de notas fiscais e tire suas conclusões.

Vamos imaginar como seria se uma empresa que emite centenas de notas fiscais eletrônica por dia tivesse que consultar nota a nota para saber quais estão autorizadas e quais estão com algum tipo de problema.

Mas como organizar notas fiscais de uma empresa da melhor forma? Pensando no tempo que você levaria para consultar todas as notas que foram emitidas, achamos bem melhor que você pudesse acompanhar o controle do status da nota na tela com um sistema de forma rápida e descomplicada.

As inúmeras tarefas que o empreendedor executa, muitas vezes pode comprometer as atividades essenciais para o bom gerenciamento do negócio. Sobretudo nas pequenas e médias empresas, onde o gestor e o homem de negócio muitas vezes é a mesma pessoa. Portanto, saber que você pode contar com alguém que saiba como organizar notas fiscais de numa empresa, não só vai lhe deixar mais livre como pode, mesmo, evitar problemas futuros. E esse ‘alguém’ pode ser um software ou uma ferramenta especializada.

Organizar é investir

Organizar o armazenamento, criar rotinas e investir em software de gerenciamento são decisões muito importantes para quem quer dar atenção à sua atividade fim, ou seja, lugar de nota fiscal não é esquecida no fundo de uma gaveta ou jogada em pastas arquivadas no depósito. Nota fiscal, seja eletrônica ou não, é um documento muito importante que deve estar bem guardada de maneira acessível e segura.

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Dicas de como organizar notas fiscais de uma empresa

Dispor de um espaço para suas notas fiscais: Para começar seria bom pensar em uma maneira de separar em caixas por exemplo: Entradas e saídas, por tipo e data. Outra maneira muito usada pelas empresas é a encadernação, isto inibe o sumiço de documentos. Para documento eletrônico escolha uma pasta em seu computador ou armazenamento em nuvem.

Faturamento das vendas de mercadorias e ou das prestações de serviços: Este é um processo rotineiro, sem muitas variações, portanto, é bom criar modelos padrões para que possa ser seguidos facilmente, de modo que possa agrupar algumas tarefas, principalmente em se tratando de pequenas empresas, onde estas obrigações similares podem ser executadas pelas mesmas pessoas otimizando o tempo de sua equipe sem correr o risco de se cometer erros ou esquecimentos.

Dados necessários para emissão de nota fiscal: Os dados contidos em uma nota fiscal são elementos de grande importância, não somente para a empresa emissora do documento, mas também para o comprador ou tomador dos serviços, assim como para os órgãos fiscalizadores. É preciso cuidados especiais no preenchimento destes documentos quanto á valores, quantidades, prazos, data de emissão, saídas, dados dos destinatários, se pessoa física ou jurídica. A certeza dos dados poderá evitar retrabalho, cancelamentos e correções, além de outros transtornos que poderão incorrer até mesmo na inviabilização do seu negócio.

A escolha de um sistema emissor de nota fiscal eletrônica:  com a implementação de um bom software para emitir nota fiscal eletrônica, tudo que se relaciona à documentação fiscal e organização de notas fiscais de uma empresa estará armazenado de forma segura e acessível. Ou seja, você terá tranquilidade e segurança de que todas as informações necessárias correspondem certamente aos seus fornecedores e clientes, além de que os cálculos dos tributos serão feitos de maneira confiável na hora de gerar relatórios e pagar impostos, assim como integração com outros sistemas.

Organizar e planejar pode ser o diferencial que está faltando para o sucesso dos seus negócios. Portanto tenha em mãos ferramentas que lhe poupe tempo e recursos financeiros, pois como dissemos no início: “Tempo é dinheiro”.

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Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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