Ferramentas de automação de escritório: tudo sob seu controle

Os procedimentos administrativos precisaram ser automatizados e com resposta as ferramentas de automação de escritório  surgiram.

A necessidade de se diminuir a mão de obra desperdiçada em atividades burocráticas é uma realidade.

Enxugar gastos e a rapidez nos processos administrativos pediam ferramentas de automação de escritório mais integradas e intuitivas.

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Selecionamos 7 delas e explicamos como podem te ajudar.

Veja também: 6 ferramentas de gestão empresarial para controlar as finanças de seu negócio

O que são ferramentas de automação de escritório?

A utilização de equipamentos informatizados usados para criar documentos, coletar informações, armazenar e manipular dados para a realização de tarefas com maior eficiência são conhecidos como ferramentas de automação de escritório.

Objetivos das ferramentas de automação de escritório são:

• Racionalizar os processos e custos
• Minimizar as falhas e erros
• Obtenção de dados
• Atualização de informações
• Agilizar as tomadas de decisões
• Melhorar o atendimento

Principais Ferramentas de Automação e suas Vantagens:

1- Videoconferências

Elas começaram nos anos 70, mas as conexões eram lentas e na maioria das empresas por um bom tempo foram abandonadas.

Com a melhoria dos equipamentos de áudio e vídeo e as conexões dedicadas, as videoconferências foram ganhando mais espaço.

É possível enviar informações, compartilhar documentos e economizar tempo e dinheiro com viagens.

Os sistemas de envio que antes exigiam equipamentos especializados, atualmente podem ser feitos até pelos celulares.

Os mais conhecidos são o Hangouts e  Skype.

2- Armazenamento de Arquivos – Nuvem

O que no passado fazia empresas pararem para realizar o famigerado back up hoje não é mais necessário. O cloud computing armazena e compartilha arquivos, através da internet e seu back up, normalmente, é automático.

Não precisa de infraestrutura e nem de equipes especializadas para a sua manutenção e compartilhamento pode ser feito em qualquer local em que exista internet.

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

A economia que se tem com eles é notada no aspecto físico, a empresa não precisa mais de espaços de armazenamento de servidores nem de sua manutenção.

A nuvem pode ir de softwares básicos a infraestruturas completas de TI.

Tem capacidade ilimitada em planos pagos e limitada, mas de grande capacidade de armazenamento em “nuvens” gratuitas, adequadas ao tamanho de cada negócio.

O gratuito mais famoso é o Google Drive com capacidade de armazenamento de 15 GB de espaço gratuito e se quiser expandir os valores são muito convidativos.

Outro muito conhecido é o One Drive com 5 GB de espaço gratuito e outros planos mensais acessíveis.

O sistema de nuvem é o caminho natural da tecnologia contemporânea, uma ferramenta de automação de escritório barata e com incontáveis exemplos de sucesso.

3- Aplicativos Integrados – Suíte

Junção de editor de texto, planilhas e um programa de apresentação de slides e e-mails integrados.

Ainda possuem agenda de compromissos, contatos e editores diversos para facilitar as tarefas diárias de um escritório.

O mais conhecido é o Office 365 da Microsoft

O bom e velho editor de texto Word e os aplicativos de planilhas e cálculos de Excel, apresentações e slides do Power Point junto a caixa de e-mails do Outlook integrados.

Existem outros no mercado, como o G Suite, que estabelece um padrão parecido de funcionalidade com pequenas particularidades e mudanças de lay.

4- Ferramentas de Processos de Relacionamento – CRM

Sistema de Gestão e Relacionamento com o cliente. O “Customer Relationship Management”.

São práticas e estratégias tecnológicas integradas e focadas num mesmo lugar.

Como:

• Comunicação e Marketing
• Atendimento ao cliente
• Automação dos processos de venda
• Suporte Técnico
• Relatórios
• Análise

O CRM busca conhecer profundamente seus clientes para permitir que a empresa atenda suas necessidades com exatidão.

É utilizado para potencializar os resultados das estratégias de marketing e, consequentemente do departamento de vendas.

5- Ferramentas de gestão de Projetos

Gerenciar equipe e projetos não é fácil.

Manter o controle das atividades, as datas de entrega, delegar tarefas e fazer com que todos se comuniquem da melhor forma e trabalhem colaborativamente é o objetivo das ferramentas de gestão de projetos.

O Trello usa a metodologia kanban para que você gerencie as tarefas do escritório como de qualquer outro projeto.

Veja mais sobre o Trello e descubra como usá-lo como um eficiente sistema de automação de escritório:

6- Ferramentas de Gestão Integrada – ERP

O ERP “Enterprise Resource Planning” ou Planejamento dos Recursos da Empresa é um software responsável por cuidar de todas as operações que acontecem diariamente, levando em conta as informações de toda as áreas da organização.

Como:

• Finanças
• Produção
• Administração Pessoal
• Vendas
• Inventário e estoques
• Compras

O ERP consegue ter a visão departamental de cada setor e a partir dela segmentar as necessidades particulares.

Existem diversos no mercado com diferentes preços e funcionalidades como o ContaAzul e o Erpflex, por exemplo.

Saiba mais: Sistema ERP: vantagens e desvantagens

7- Ferramentas de gestão financeira

Outra forma inteligente de promover a automatização dos processos administrativos em um escritório é usando um software de gestão financeira.

Esses aplicativos facilitam o controle das entradas e saídas de valores, além de ajudarem com a contabilidade e até com a gestão de estoques.

Quer conhecer alguns deles? Então confira estes excelentes exemplos de automação de escritório que podem ser proporcionados por estes programas financeiros:

8- Sistema de comunicação interna

Gerir a comunicação entre equipes não é nada fácil. Por isso, um sistema de automação de escritório muito útil são aqueles especializados na comunicação interna, entre colaboradores e entre estes e suas lidernaças.

Nesse contexto, o Slack é um dos softwares que mais tem trazido sucesso para as empresas que querem agilizar a combinação de equipes e durante projetos.

Ele é fácil de usar, como um grande chat corporativo turbinado com outras funcionalidades especiais, como seleção de salas para diferentes grupos, comando para notificar participantes, compartilhamento de arquivos e vídeos e muito, mais.

Saiba mais sobre o Slack neste vídeo da Pluga:

9- Emissor de notas fiscais

Um ferramenta de automação de escritórios que toda empresa necessita, pois, sem faturamento, não a negócio.

O Nfe.io é um dos mais eficientes sistemas de gerenciamento de notas fiscais e proporciona diversa vantagens, entre elas:

• Usar uma interface única para gerar as notas fiscais para todas as cidades
• O cálculo do impostos e a emissão das notas é automática
• Possibilidade de cancelar notas emitidas com erro
• Painel de controle com os dados mensais de faturamento
• Desconto no certificado digital
• Diversas possibilidades de consultas automatizadas a dados de empresas

Saiba mais: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io