Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
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Entenda qual a importância da emissão de Nota Fiscal Eletrônica NF-e

Saiba porque existe, para quem é obrigatória e como a emissão de nota fiscal eletrônica pode facilitar o dia a dia de sua empresa.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Implantada oficialmente no Brasil em 2008, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). O objetivo é tornar todos os documentos fiscais e escriturários do Brasil eletrônicos. Isto é: foi decretado o fim do acúmulo de papeis em sua empresa!

Como esse processo de implantação é progressivo, o documento não era obrigatório para grande parte das empresas até pouco tempo. Mas os casos de obrigatoriedade também aumentaram gradativamente de 2008 para cá. Assim, hoje, todas as empresas são obrigadas a emitir a Nota Fiscal EletrôniCA NF-e.

Veja também: API de nota fiscal: o que é e como essa solução tecnológica pode beneficiar o seu negócio

Antes de iniciar a leitura, confira todos os pré-requisitos necessários para a emissão da Nota Fiscal eletrônica:

emissão de Nota Fiscal Eletrônica NF-e

Mas como fazer a emissão da Nota Fiscal Eletrônica NF-e?

Para conseguir fazer a emissão de nota fiscal eletrônica, é preciso estar cadastrado no sistema eletrônico de certificações digitais.

Não tem como cadastrar empresa para emissão de nota fiscal eletrônica sem tomar uma série de providências.

Isso inclui, primeiramente, a criação de um e-CNPJ. Isto é: o documento que é a versão eletrônica do convencional CNPJ – Cadastro Nacional da Pessoa Jurídicas.

O sistema permite ainda uma série de funcionalidades, como a assinatura digital e a validação remota de documentos e transações.

Se você quer ou precisa começar a fazer a emissão de notas fiscais eletrônicas, selecionamos abaixo as principais perguntas acerca do tema.

Por isso, confira as informações para poder ficar por dentro desse sistema de emissão. Assim, você poderá garantir que a administração e a gestão de sua empresa estão sendo feitas totalmente dentro dos conformes.

Saiba mais: Passo a passo completo: Como solicitar certificado digital

Entenda qual a importância da emissão de Nota Fiscal Eletrônica NF-e

Separamos 3 temas fundamentais para quem quer ficar por dentro de todos os detalhes referentes a como emitir Nota Fiscal Eletrônica. Leia com atenção e aplique em sua empresa.

Antes disso, confira este resumo das principais Características das Notas Fiscais Eletrônicas:

Para que serve a Nota Fiscal

Leia mais: Para que serve a Nota Fiscal? É obrigatória? O que é Nota Fiscal, afinal?

1- Por que existe uma versão digital da nota fiscal?

A NF-e tem como objetivo substituir a versão impressa das notas fiscais e facilitar o processo de controle e prestação de contas.

Além de ser mais rápida e prática, a nota fiscal eletrônica também fica armazenada nos arquivos do sistema de emissão e pode ser solicitada a segunda via em caso de perda ou esquecimento.

Imagine o seguinte: antes da chegada da internet e dos computadores, tudo era manual.

Se algum tipo de dano acontecesse com os arquivos das notas fiscais – tanto dentro da empresa quanto nos fornecedores ou nos órgãos reguladores – não havia formas de comprovação das transações.

Disso decorriam problemas variados, que iam desde questões legais acerca de compra e venda até a situações mais graves, como investigações por sonegação e outros delitos, que agora podem ser resolvidas muito mais facilmente.

Confira em nosso blog: Como calcular ISS de Nota Fiscal de Serviço? Aprenda a fórmula, como aplicar e a maneira certa de recolher esse imposto

2- Quem é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica?

Todas as empresas que se encaixam nas categorias contempladas pela emissão de nota fiscal eletrônica devem obrigatoriamente fazer esse processo.

Se a sua empresa está em uma categoria obrigatória e você não emite a NF-e – mesmo que tenha emitido a nota fiscal impressa – pode ser considerado um caso de fraude tributária.

Não deixe que isso aconteça. Fique atento às mudanças na legislação para ver se a sua empresa precisa ou não aderir a esse tipo de sistema.

Veja também: Quem é obrigado a emitir Nota Fiscal?

Você sabe quais impostos incidem sobre a Nota Fiscal de Serviço? Então, confira abaixo:

Para que serve a Nota Fiscal

Saiba mais: Como calcular uma nota fiscal com substituição tributária? Aprenda cada etapa e acerte o cálculo!

3- Como a NF-e se articula no dia a dia da empresa?

É inegável o fato de que a emissão de nota fiscal eletrônica facilita bastante o dia a dia da empresa. É muito mais rápido e fácil fazer isso por meio de um sistema eletrônico, em que grande parte das informações podem ser recuperadas automaticamente a partir de informações já salvas, do que manualmente.

O tempo de espera também não tem comparação. O que poderia levar horas e até dias – entre o preenchimento e o registro oficial da nota impressa – agora leva poucos segundos, já que o sistema de emissão de nota fiscal eletrônica NF-e é interligado com o da Receita Federal, que já valida os dados e autoriza a emissão.

Além disso, o arquivamento se torna muito mais fácil. Você pode manter as notas fiscais diretamente no sistema e utilizar as ferramentas de busca para encontrar o que precisa. Por meio de palavras-chave – como o nome do produto vendido ou de algum outro detalhe – você encontra rapidamente a NF-e desejada.

Na hora de fazer balanços e faturamentos gerais, tudo se torna mais fácil: é só selecionar os arquivos de certo período ou de certo cliente. Isso garante o máximo de rapidez e segurança na hora de fazer a contabilidade e os processos tributários de sua empresa.

Este post também pode interessar a você: Como fazer recusa de nota fiscal e evitar problemas com o Fisco

Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica

Hoje a maioria das pessoas entende que a transformação digital nas empresas veio para ficar e, assim, não faz o menor sentido ainda usar notas fiscais de papel.

Além disso, essa medida até contribui pra a  sustentabilidade de nosso planeta. Por quê? Porque não é necessário usar árvores para fabricar o papel ode as notas fiscais seriam impressas.

Mas as vantagens da Nota Fiscal eletrônica vão muito além disso.

Veja algumas delas:

  • Diminuição de gastos com papel, impressão e armazenagem das notas fiscais de papel
  • Aumento da produtividade, pois é muito mais fácil e rápido usar um sistema que preencher manualmente as Notas Fiscais;
  • Ocorrência de menos erros, porque os cálculos dos impostos devidos são automatizados;
  • Menos atrasos na emissão de Notas Fiscais, afinal, tudo  mais rápido quando um software ajuda você!
  • Possibilidade de consultar dados precisos e confiáveis, em tempo real, de onde estiver, basta acessar a internet;
  • Fácil de integrar com outros softwares, como um ERP, ferramenta de gestão financeira, um CRM, um meio de pagamento e até com o seu contador;
  • Compartilhamento de informações da faturamento entre as diversas áreas da empresa;
  • Fim dos gastos de envio de Notas Fiscais pelo correio, tudo é enviado por e-mail!
  • O gerenciamento contábil se torna mais ágil e assertivo;
  • Mais tempo disponível para a equipe se dedicar a tarefas mais estratégicas e menos burocráticas;
  • Padronização dos processo da área contábil da empresa;
  • Facilidade de prestação de contas em caso de fiscalização;
  • O departamento financeiro também tem um melhor controle do faturamento da empresa;
  • A supervisão de diversos departamentos da empresa (contábil, financeiro, marketing, vendas, expedição etc.) se torna muito mais fágil e baseada em dados concertos.

Mas para aproveitar ao máximo essas vantagens, é fundamental contar com um bom software de gestão de Notas Fiscais.

Por isso, confira este post de nosso blog: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io

Como cadastrar empresa para emissão de nota fiscal eletrônica, afinal?

Para isso, você deve seguir o seguinte passo a passo.

1- Tenha um CNPJ válido

Sem o CNPJ, é impossível tirar um certificado digital. Para isso, é preciso abrir uma empresa ou outras formas de Pessoa Jurídica, como MEI, por exemplo.

Este vídeo do Sebrae dá dicas de como abrir uma empresa e ter um CNPJ:

2- Cadastre-se na Secretaria da Fazenda de seu estado

Cada estado tem um sistema diferente de cadastramento do CNPJ para emissão de nota fiscal.

Veja algumas dicas nestes posts de nosso blog:

Lembrando que no caso de Notas Fiscais de Serviço também é necessário se cadastrar na prefeitura da cidade onde o serviço é realizado.

3- Solicite um certificado digital

Sem o certificado digital você não conseguirá dar prosseguimento ao cadastramento nem emitir sua notas fiscais.

Para isso, você deve agendar um horário em uma Autoridade de Registro do certificado digital.

Você precisará de documentos como CNPJ e Contrato Social devidamente registrado na Junta Comercial.

Veja um resumo desse processo abaixo:

Como solicitar certificado digital

4- Complete os dados, conforme as solicitações de seu estado

Cada estado tem um sistema próprio de cadastramento, como dissemos, por isso, verifique o que é pedido e preencha os dados com cuidado.

5- Escolha um software de emissão de notas fiscais

Mesmo cadastrado, você só conseguirá fazer a emissão das notas fiscais com ajuda de um software.

Existem softwares gratuitos, mas o ideal é usar softwares que oferecem mais funcionalidades e facilitam a vida do empreendedor ou gestor da empresa.

O NFe.io, por exemplo, ajuda suia empresa de diversas formas.

Confira algumas de suas vantagens:

  • Faz consultas automatizadas a CPF e a CNPJ; 
  • Guarda suas notas em local seguro na nuvem automaticamente;
  • Dá desconto no certificado digital;
  • Certificado Digital: a NFe.io é compatível com o certificado digital e-CNPJ A1 – veja também o cupom de desconto para comprar o seu!
  • Fácil de integrar via API com outros sistemas, como seu financeiro, por exemplo;
  • Painel de controle intuitivo: Gráficos e estatísticas disponíveis em um dashboard, com a evolução mensal de seu negócio e motivo de recusa de notas
  • Cálculo automático dos impostos;
  • Os arquivos XML e HTML são gerados e enviados aos clientes por e-mail;
  • Reenvio de notas automático caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
  • Você pode emitir notas fiscais de vários CNPJs para diferentes municípios sem sair do sistema.

Aprendeu como cadastrar empresa para emissão de nota fiscal eletrônica? Entendeu como fazer a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas pode ser útil para seu negócio?

Não perca mais tempo, faça a integração rápida do seu meio de pagamento com o sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, conheça o NFe.io e poupe horas de tarefas chatas e repetitivas.

Marque uma conversa agora mesmo e aproveita todas essas vantagens em sua empresa.

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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