Programa para emitir NF-e: como funciona e qual é o melhor?

Tempo de leitura: 12 minutos

Emitir notas fiscais faz parte da rotina de qualquer neg√≥cio. Afinal, quem decide empreender sabe muito bem que uma das principais obriga√ß√Ķes √© pagar os impostos em dia.¬†

Este compromisso fiscal possui tr√Ęmites n√£o t√£o simples, portanto, demanda uma compreens√£o clara e meticulosa, especialmente para aqueles que est√£o iniciando nesse cen√°rio.

Se voc√™ √© um deles, n√£o h√° motivo para preocupa√ß√Ķes! Pois, vamos te explicar o que √© e como funciona NF-e, o processo de como emitir Nota Fiscal Eletr√īnica e tamb√©m qual o melhor programa para emitir NF-e!

Est√° cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io √© poss√≠vel se livrar dessas tarefas repetitivas atrav√©s de integra√ß√Ķes com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

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Abordaremos todos os aspectos desse documento, o qual é fundamental não apenas para a gestão financeira, mas também para garantir a conformidade legal da sua empresa. 

Preparado? Vamos l√°!

O que é e como funciona a NF-e? 

A Nota Fiscal Eletr√īnica (NF-e) √© o documento que formaliza a transa√ß√£o de produtos e servi√ßos. √Č por meio dela que todas as caracter√≠sticas da negocia√ß√£o s√£o definidas, incluindo a quantidade do produto, natureza da opera√ß√£o, tipo de transa√ß√£o e impostos a serem recolhidos.

Portanto, ela representa um dos documentos mais significativos para as empresas, sendo sua emissão obrigatória para todas as pessoas jurídicas que comercializam produtos.

De validade jur√≠dica, a NF-e est√° dispon√≠vel apenas em formato digital, uma vez que o Governo Federal a instituiu com o prop√≥sito de substituir o formato em papel ‚ÄĒ preenchido √† m√£o ‚ÄĒ visando minimizar poss√≠veis margens de erro.

Todas as informa√ß√Ķes relacionadas √† transa√ß√£o comercial s√£o armazenadas no XML da NF-e, que incluem:¬†

    • Informa√ß√Ķes sobre a nota: modelo, s√©rie, n√ļmero, datas de sa√≠da e entrada, e chave de acesso;
    • Dados do emissor e do destinat√°rio: contemplando nome, raz√£o social, CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jur√≠dica), e inscri√ß√£o estadual;
    • Detalhes sobre os produtos e servi√ßos: como descri√ß√£o, quantidade, unidade comercial, valor, e outros pertinentes;
    • Tributos: ICMS, PIS, COFINS e suas bases de c√°lculo;
    • Aspectos relacionados ao transporte: como modalidade de frete, dados do transportador, ve√≠culo e volume transportado;
    • Informa√ß√Ķes de cobran√ßa: englobando endere√ßo e forma de pagamento;
  • Dados adicionais.

Agora que você já sabe o que é e como funciona NF-e, vamos para o passo a passo de como emiti-la e, em seguida, conferir qual é o melhor programa para emitir NF-e!

Como emitir Nota Fiscal Eletr√īnica? Passo a passo!¬†

Antes de mais nada, saiba que o processo de emiss√£o de NF-e √© feito √ļnico e exclusivamente pela internet! Ent√£o, voc√™ pode optar por faz√™-lo pelo celular ou pelo seu computador.¬†

Dito isso, vamos √†s etapas de como emitir Nota Fiscal Eletr√īnica:

Passo 1: Defina qual tipo de nota você precisa 

Cada tipo de nota fiscal é adequado a um determinado modelo de negócio, incluindo: 

  • Nota Fiscal de Produtos Eletr√īnica (NF-e): sua emiss√£o e armazenamento s√£o feitos de maneira eletr√īnica. Neste caso, √© comumente utilizada em transa√ß√Ķes entre pessoas jur√≠dicas, quando h√° a venda de produtos f√≠sicos;
  • Nota Fiscal de Servi√ßos (NFS-e): j√° essa nota fiscal √© emitida por prestadores de servi√ßos e/ou por quem vende infoprodutos (produtos digitais). Diferentemente da nota anterior, ela √© feita por meio do site do Governo Federal, pois foi unificada para manter o modelo a todos que prestam servi√ßos;
  • Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): por fim, a nota fiscal do consumidor, a qual √© emitida diretamente ao consumidor final. Ela nada mais √© do que uma vers√£o eletr√īnica dos tradicionais pap√©is fiscais do varejo, sendo bastante utilizada em farm√°cias, mercados e outros estabelecimentos.

Passo 2: Adquira um certificado digital 

Em seguida, voc√™ dever√° escolher um certificado digital, um tipo de assinatura eletr√īnica que consiste na comprova√ß√£o e autentica√ß√£o do documento fiscal. Este documento √© fundamental para gerar a NF, portanto, voc√™ deve ter o seu.

Para adquiri-lo, basta escolher uma autoridade certificadora que seja habilitada pela Infraestrutura de Chaves P√ļblicas Brasileiras (ICP-BR).¬†

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Experimente gratuitamente!

No próprio site da ICP-Brasil, há uma lista completa de todas as empresas autorizadas a comercializar o certificado digital. 

Ao acessar, você poderá escolher entre os tipos A1 e A3, sendo: 

  • O A1, com validade de apenas 1 ano, que pode ser instalado em qualquer computador e acessado de qualquer dispositivo;
  • O A3, com validade de 3 anos, √© comercializado por meio de um dispositivo m√≥vel, como token, cart√£o e at√© pen-drive.¬†

Independentemente do modelo escolhido, você terá que comparecer presencialmente a uma Autoridade de Registro para emitir o certificado.  

Passo 3: Credenciamento junto à SEFAZ 

Para realizar a emiss√£o de notas fiscais, √© essencial que a SEFAZ reconhe√ßa o CNPJ da sua empresa. √Č importante observar que, em alguns estados, esse credenciamento ocorre automaticamente durante a cria√ß√£o da empresa.

Quando essa a√ß√£o n√£o √© realizada automaticamente, o credenciamento deve ser feito por meio do portal da Secretaria da Fazenda do estado de registro da empresa. No caso de atua√ß√£o em m√ļltiplos estados, √© imprescind√≠vel realizar o credenciamento em cada um deles.¬†

Passo 4: Escolha o emissor da nota fiscal

Com a autorização adequada do órgão responsável, o próximo passo é selecionar o programa para emitir NF-e. 

Você pode utilizar o emissor gratuito oficial fornecido pelo SEFAZ (NF-e) ou, no caso de NFS-e, o portal do Governo Federal. Se preferir, há também a possibilidade de utilizar um emissor pago, que está integrado ao sistema governamental.

A principal vantagem ao optar por essa segunda abordagem √© a integra√ß√£o do emissor ao sistema de gest√£o da empresa, uma alternativa bastante √ļtil para aquelas que lidam com um elevado volume de emiss√Ķes de notas.

Passo 5: Preencha os dados da nota fiscal 

Por fim, basta preencher a NF, a começar com os dados da empresa, do cliente e do produto que está sendo comercializado. 

Quando terminar de preencher todos os campos, você terá que autenticar o documento com a assinatura digital. 

Em seguida, o arquivo XML é submetido à autorização da SEFAZ, responsável por averiguar se está tudo certo. Caso nenhum erro seja identificado, é só imprimir o DANFE e encaminhar o XML para o cliente. 

Qual √© o melhor programa para emitir Nota Fiscal Eletr√īnica?¬†

Te demos o passo a passo de como emitir Nota Fiscal Eletr√īnica que, diga-se de passagem, n√£o √© t√£o simples. Mas, fique tranquilo, porque voc√™ consegue otimizar este processo!

Como? Por meio de um programa para emitir NF-e!

Devemos ressaltar que a escolha de um programa para emitir NF-e depende de vários fatores, como velocidade e menos burocracia. Então, cabe a você escolher o que mais se encaixa nas necessidades da sua empresa. 

Entre os principais sistemas do mercado estão: 

1- NFE.io

Sem d√ļvidas, essa √© uma das melhores op√ß√Ķes para emiss√£o de NF-e, pois, permite gerenciar e customizar a nota fiscal eletr√īnica de acordo com as informa√ß√Ķes do seu neg√≥cio.¬†

Foi-se o tempo em que as empresas tinham à disposição apenas notas fiscais com cabeçalhos e dados preenchidos de forma padronizada. 

Agora, com o gerenciador de notas fiscais, o processo é diferente. Sabe por quê? 

O sistema fornece um banco de dados em que √© poss√≠vel cadastrar os consumidores e todas suas informa√ß√Ķes.¬†

Ent√£o, quando voc√™ precisa executar algo relacionado ao cliente, n√£o h√° necessidade de preencher tudo novamente, mas sim recuperar as informa√ß√Ķes j√° salvas.¬†

Além disso, é possível identificar com poucos cliques todas as notas que já foram emitidas para aquele consumidor, sem correr o risco de estar deixando algum elemento importante de fora. 

Aqui estão outros benefícios do software para emissão de nota fiscal oferecido pela NFE.io:

  • Efici√™ncia: os dados armazenados possibilitam a execu√ß√£o dos procedimentos t√©cnicos de forma mais f√°cil e √°gil, em contraste com o modelo convencional;
  • Flexibilidade no c√°lculo: o sistema √© favor√°vel mesmo em situa√ß√Ķes em que a al√≠quota do imposto √© vari√°vel. Basta inserir o valor total da nota fiscal, e as taxas de desconto s√£o automaticamente calculadas;
  • Organiza√ß√£o: a integra√ß√£o do banco de dados permite a combina√ß√£o e sele√ß√£o de filtros com mais facilidade, como a escolha de todas as notas de um cliente do ano anterior.

E tem mais! O NFE.io proporciona painéis de dados para acompanhar o progresso do seu negócio, uma integração via API com outros sistemas, suporte para contas Multi Empresas e até mesmo um desconto especial na aquisição do certificado digital e-CNPJ A1.

Ou seja, super completo!

2- Sebrae

Outra opção de programa para emitir NF-e é o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).

Apesar de ser intuitivo, online e gratuito, esse sistema falha em relação ao suporte técnico, uma vez que não oferece treinamento e exige muitos campos para preencher.

De qualquer forma, ele é mais indicado para as pessoas que emitem nota fiscal de maneira pontual. 

Se a sua empresa faz emissão todos os dias, a melhor saída é optar por uma alternativa mais completa, como o NFE.io.

3- Prefeitura 

Algumas cidades, como Belo Horizonte, disponibilizam um emissor de nota fiscal. Essa alternativa traz segurança para o empreendedor, mesmo que seja pouco intuitiva.

O problema √© que, em certas regi√Ķes, o sistema oferecido pela prefeitura pode ser desatualizado ou apresentar falhas na opera√ß√£o. Por este motivo, opte por uma segunda possibilidade, para evitar preju√≠zos.¬†

Programa para emitir NF-e: como funciona na prática? 

Que tal conferir um resumo com todas as principais características e funcionalidades de um programa para emitir NF-e? E, ainda, descobrir porque cada vez mais empresas estão optando por esta solução para simplificar seus processos organizacionais e ganhar mais agilidade e produtividade? 

Olha só: 

Sistema

Todos os programas para emiss√£o de Nota Fiscal Eletr√īnica devem ser reconhecidos pela Secretaria da Fazenda, j√° que √© atrav√©s da conex√£o com esse √≥rg√£o que ele obt√©m a sua validade.

  • Funcionamento: com as notas impressas, o processo de valida√ß√£o poderia demorar horas ou at√© mesmo dias, j√° que era preciso levar o documento at√© uma institui√ß√£o que pudesse valid√°-lo. No digital e com a utiliza√ß√£o de um programa para emitir NF-e, este procedimento n√£o √© mais necess√°rio. Isso porque ele j√° √© integrado ao sistema da SEFAZ e valida o documento no ato de sua emiss√£o;
  • Condi√ß√Ķes: basicamente, os programas para emitir Nota Fiscal Eletr√īnica podem ser utilizados em todos os computadores que estejam conectados √† internet. √Č prefer√≠vel que ele tenha um sistema operacional atualizado, al√©m de uma boa conex√£o com a web, pois isso ajuda o software emissor de Nota Fiscal Eletr√īnica a rodar com mais facilidade.

Os sistemas são seguros, mas é importante que a máquina tenha instalado um bom antivírus. Isso evita que possíveis programas maliciosos possam agir em seu sistema, corromper arquivos e comprometer a segurança operacional.

Principais vantagens em usar software para emissão de nota fiscal 

Agora que voc√™ j√° sabe qual √© o melhor programa para emitir Nota Fiscal Eletr√īnica, aqui est√£o algumas das principais vantagens em investir nesse sistema para a sua empresa:¬†

Rapidez

A agilidade e o tempo de utiliza√ß√£o de programas para emiss√£o de Nota Fiscal Eletr√īnica v√£o muito al√©m da valida√ß√£o instant√Ęnea.

Isso porque o sistema j√° armazena uma s√©rie de dados essenciais, como os dados espec√≠ficos da empresa ‚ÄĒ que ser√£o sempre os mesmos ‚ÄĒ¬† e n√£o necessitam de reinscri√ß√£o, ao contr√°rio do que ocorria nos m√©todos manuais.

Segurança

O programa para emitir NF-e faz a ponte entre a emiss√£o local e o cadastro na SEFAZ. Ou seja, os dados ficam salvos em ambos os cadastros!

Isso facilita a recupera√ß√£o das informa√ß√Ķes em casos de problemas com o computador. Al√©m disso, a facilidade de downloads e backups √© significativamente maior do que no manuseio de arquivos impressos.

Confiabilidade

Embora todos os processos contábeis e fiscais exijam cautela, os cálculos complexos de tributação e outros valores presentes em uma Nota Fiscal podem propiciar margens para erros humanos. 

Com o software de emiss√£o de notas fiscais eletr√īnicas, isso n√£o acontece, uma vez que todos os c√°lculos s√£o realizados diretamente pelo sistema, seguindo as diretrizes e al√≠quotas corretas.

Organização

Imagina só gerenciar centenas de papéis de notas fiscais emitidas recentemente? Com os arquivos digitais, essa tarefa se torna mais simples!

√Č poss√≠vel realizar sele√ß√Ķes variadas, escolhendo documentos por cliente, data, natureza e outros filtros. Assim, a elabora√ß√£o de balan√ßos e an√°lises financeiras torna-se muito mais √°gil do que com arquivos manuais ou outros m√©todos de processamento de dados.

Simplifique agora mesmo a sua vida e a administração do seu negócio com a NFE.io!

Quer ter acesso a um painel de controle do seu neg√≥cio, al√©m de informa√ß√Ķes detalhadas sobre as finan√ßas e o faturamento de sua empresa?

O NFE.io conta com uma conex√£o est√°vel com os sites das prefeituras e a possibilidade de fazer integra√ß√Ķes com outros sistemas para melhor atender voc√™ e seus clientes!

E, se não bastassem todas essas vantagens, você ainda garante descontos exclusivos na emissão do seu Certificado Digital.

Agora que voc√™ j√° sabe qual o melhor programa para emitir NF-e, descubra como a NFE.io pode otimizar a emiss√£o em sua empresa e te ajudar a economizar tempo. Entre em contato conosco e tire todas as suas d√ļvidas.¬†


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