Importância da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NFe): Cuide da sua loja virtual!

Tempo de leitura: 6 minutos

Houve um tempo em que toda e qualquer Nota Fiscal era emitida de forma analógica. Ou seja, eram feitas manualmente e dificilmente existiam mais de duas cópias carbonadas. Se algo acontecesse com esses papéis, ficava impossível provar um serviço feito ou venda realizada.

Agora, com a emissão da NFe – Nota Fiscal Eletrônica – tudo fica mais fácil de controlar e comprovar. Além disso, chega de arquivo morto com diversas pastas acumulando papel. Com essa economia, a natureza e o seu bolso agradecem.

Mas essa mudança para o mundo virtual não foi de uma hora para outra. O processo começou em 2006 e apenas algumas empresas emitiam a NFe. Atualmente, todas as companhias com CNPJ ativo devem realizar a emissão para cada venda ou serviço prestado.

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Esse processo é importante, tanto para quem emite quanto para quem recebe. Contudo, você sabe o motivo de ser obrigatório? Descubra a seguir!

Mas, afinal, qual a importância da emissão da NFe?

A NFe é uma forma legal de provar que houve uma venda de mercadoria ou fornecimento de serviço entre empresas e clientes. Em relação à prestação de serviços, ela serve para estabelecer uma relação de obrigações e direitos entre as duas partes.

Além disso, ela tem validade jurídica, ou seja, quando sua empresa gera uma NFe ela tem:

  • O dever de fornecer produto ou serviço adquirido pelo comprador
  • O direito de receber o pagamento pelos produtos ou serviços oferecidos

A não emissão de NFe em uma venda, além de ilegal, abre margem para situações sem resguardo jurídico. Por exemplo, se um comprador pode acionar a justiça informando não ter recebido a Nota Fiscal, sua empresa passará por auditoria, além de poder até ser multada.

Abaixo, temos um vídeo do olist que aborda as situações em que mais ocorrem ações judiciais, sendo que uma delas é em relação a não emissão da NFe. Acompanhe:

 

O que é preciso para fazer a emissão da NFe?

Só quem tem CNPJ pode fazer a emissão da NFe. Se a sua empresa ainda não tem, faça o cadastro da sua MEI ou ME.

O processo de criação de uma MEI é simples, você não precisa pagar e consegue fazer sozinho no conforto de sua casa. No entanto, caso tenha dificuldades ou queira mais segurança, saiba que no portal do SEBRAE é possível ter orientação.

Para fazer a criação do seu MEI, você precisará ter em mãos os seguintes documentos e dados:

  • CPF
  • Título de eleitor ou recibo da última Declaração Anual de Imposto de Renda de Pessoa Física
  • Data de nascimento
  • E-mail (precisa estar ativo, pois é por meio dele que você irá receber informações)
  • Número do celular

Em seguida, acesse o Portal do Empreendedor e clique em Formalize-se. Agora é só seguir o passo a passo – que é bem intuitivo – até que o sistema gere o número do CNPJ e o Certificado de Microempreendedor Individual.

Para abrir uma Microempresa (ME), indicamos que procure o auxílio de um escritório contábil, pois é um processo mais complexo.

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Agora que você já está com a empresa formalizada, veja no infográfico abaixo o que é preciso para fazer a emissão da NFe:

emissão NFe infográfico

Como realizar a emissão de NFe? Passo a passo 

Primeiramente, procure a Secretaria da Fazenda do seu Estado ou do município e solicite o credenciamento da empresa. Mas atenção, você deve fazer isso na mesma região em que cadastrou seu CNPJ, pois a atuação é de forma setorizada.

“Mas a minha empresa está presente em vários lugares, e agora?”. Nesse caso, você deverá realizar o credenciamento em cada uma dessas localidades.

Ao contrário do que muitos pensam, não existe uma única fonte para emissão. Cada região, seja cidade ou Estado, tem links diferentes para baixar seus respectivos softwares. São Paulo, por exemplo, disponibiliza o download gratuito do sistema de emissão de NFe por meio do site do Sebrae.

Quer saber mais? Veja a matéria que mostra o passo a passo completo de como solicitar certificado digital.

Assim que o programa for instalado em seu computador, você poderá:

  • Gerar o arquivo digital
  • Gerenciar seus arquivos
  • Cancelar NFe
  • Cadastrar clientes, transportadoras e produtos

Agora que você já sabe onde encontrar o software e quais as funcionalidades dele, vamos ver como será a sua primeira emissão de NFe. Confira!

  1. Realize a venda e receba o pagamento
  2. Acesse o software, preencha os campos e não esqueça de fazer o envio para a Secretaria da Fazenda do seu Estado ou município e também para a Receita Federal
  3. A transação passará por autenticação
  4. A Nota Fiscal será enviada ao cliente por e-mail

O processo é rápido e muito fácil, além do mais, possui vantagens.

Quais as vantagens que o lojista tem ao emitir uma NFE?

  • Mais segurança no armazenamento
  • Menos gastos com papel e impressão
  • Economia de espaço, já que não existem papéis a serem armazenados
  • Maior rapidez ao procurar um arquivo específico
  • Envio da NFe ao cliente com mais agilidade

[Dica] Organização é fundamental

Por fim, mas não menos importante, falaremos sobre algo fundamental para sua empresa virtual: a organização. Geralmente, ao emitir a NFe, o arquivo XML fica disponível nos sistemas (plataformas particulares ou da SEFAZ) por até 180 dias. Após esse período, os arquivos são deletados.

Dessa forma, realizar o arquivamento é crucial. Tão importante quanto isso é a organização. Não basta fazer o download, é necessário fazer uma hierarquia de arquivamento, criando as seguintes pastas:

  • Anuais
  • Semestrais
  • Mês
  • Casos excepcionais (como notas fiscais substitutivas e canceladas)

Para finalizar, não esqueça de realizar o backup desses arquivos. Dessa forma, você cuida da segurança dos arquivos da sua empresa.

Este post foi escrito pela equipe do olist, uma solução completa para lojas que querem vender online de forma prática e profissional. Com milhares de lojas parceiras em mais de 180 países, o olist tem ferramentas que facilitam a criação de loja virtual, a venda em marketplaces e a operação logística no e-commerce. Conheça o olist.


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Sabemos que é um processo muito chato e repetitivo. Você não precisa mais gastar tempo com isso, sabia ?

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