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Como organizar o financeiro de uma empresa sem dor de cabeça?

Disciplina contábil, criar centros de custos, usar a tecnologia e outras dicas práticas de como organizar o financeiro de uma empresa.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Você se sente perdido na hora de entender como seu dinheiro está sendo empregado em seu negócio?

Às vezes parece que há muito dinheiro entrando, mas o caixa está sempre vazio?

Por mais que se esforce, é uma luta por as contas em ordem?

Se você se sente assim, este artigo pode ser a solução para o seu problema.

Ter uma empresa saudável financeiramente e em constante ascensão é possível, porém exige muita organização e disciplina de seus gestores, principalmente no que diz respeito a parte contábil.

Mesmo assim, é muito comum que empresas existam há anos sem o um controle financeiro adequado, gerando desperdício de recursos, tempo e, principalmente, de dinheiro.

Pode parecer impossível colocar as finanças completamente em dia e manter a regularidade da organização, mas com alguns passos simples, é possível saber como organizar o departamento financeiro de uma empresa e alcançar esse objetivo.

Veja também: As vantagens dos controles financeiros para pequenas empresas

Como organizar o financeiro de uma empresa?

Para começar a colocar as finanças em dia, é preciso criar um planejamento inicial, que consiste no registro mensal de arrecadações e despesas.

É importante que todas as despesas sejam mensuráveis e que nada fique de fora dessa contagem, até os menores custos, que podem parecer insignificantes, mas devem fazer parte desse registro.

E essas são apenas as providências iniciais de como organizar o setor financeiro de uma empresa, veja mais cinco providências importantes:

1- Disciplina contábil

Não tem como organizar o financeiro de uma empresa sem foco e disciplina. Nesse contexto, é preciso acompanhar periodicamente alguns indicadores fixos:

  • faturamento
  • custo total
  • custo fixo
  • lucro nominal
  • margem de lucro
  • endividamento

Mesmo empreendedores ou gestores não familiarizados com o universo das finanças precisam estudar e conhecer minimamente essas terminologias para iniciar o processo de acompanhar de perto o fluxo de caixa e colocar o financeiro em ordem.

Mas fique tranquilo, até o final deste texto, você vai ver uma maneira muito ágil e prática de pôr o financeiro do negócio em ordem e, com isso, também descobrir estratégias para aumentar a rentabilidade da empresa.

2- Separe suas contas pessoais das contas da empresa

Pode parecer algo óbvio, mas um dos erros mais comuns de empreendedores, principalmente pequenos, micro ou autônomos, é misturar as contas pessoais com as empresariais.

É fundamental separar de forma rigorosa a empresa da vida pessoal. Crie uma rotina de pagamento do seu próprio salário e de seus funcionários, quando houver, sem realizar transferências para o patrimônio pessoal fora dessas datas, para não gerar quebras na arrecadação da empresa.

3- Registre contas a pagar e contas a receber

Outra providência simples e negligenciada por muitos.

Como organizar o financeiro de uma empresa sem saber quais serão as contas a pagar e as contas a receber? É praticamente impossível.

Isso porque ao prever a entrada de recursos e a saídas de despesas, mensalmente, é possível antecipar o planejamento e não estar despreparado para eventualidades e emergências.

Por exemplo, se você vende produtos ou serviços de forma parcelada ou com prazo para o pagamento, lance as contas a receber para os próximos meses, quando as quantias efetivamente entrarem no caixa.

Dessa forma fica muito mais fácil consultar sempre que precisar qual será o seu saldo futuro provisionado, entendendo quais os valores que entrarão no fluxo de caixa da empresa.

4- Crie centros de custos para fazer o agrupamento de despesas

Visualize e determine quais são todos os departamentos da sua empresa e crie um centro de custos para agrupar as despesas de forma coerente.

Separe o que são despesas Administrativas, Comerciais, de Produção, dentre outras, e coloque os gastos de cada uma dessas áreas em grupos específicos, seja em uma planilha do excel ou um sistema de gestão financeira, como você verá mais adiante.

Não tem como organizar o financeiro da empresa sem entender quanto cada uma de suas áreas consome por mês.

Dessa forma, fica muito mais fácil visualizar os gastos de cada área, onde existem possíveis desperdícios, como os gastos podem ser reduzidos e, até mesmo, em que departamentos serão realizados investimentos, melhorias, contratações e etc.

5- Conte com a tecnologia

Tudo isso está parecendo muito difícil e complicado para você? E é mesmo!

É por isso que a tecnologia está aí para te ajudar e acda departamento de seu negócio.

Pense bem: como organizar o financeiro de uma empresa quando cada gestor ou funcionário possui seu próprio método de organização financeira?

Supomos que a funcionária responsável por um dos caixas de sua loja anote todas as entradas e saídas manualmente em um caderno e utilize esse sistema mais arcaico para fazer o fechamento do caixa enquanto outra funcionária utiliza uma planilha para deixar todas as contas de seu caixa sob controle.

Como você fará a consolidação desses dados? Provavelmente você utilizará uma terceira forma para unir essas informações. Essa falta de unidade no sistema de captação e armazenamento das informações pode ser extremamente prejudicial.

Por isso, é importante investir em um software específico para o controle financeiro. Existem diversas plataformas com usabilidade simples e de preço acessível que podem auxiliá-lo nesse processo, implante um sistema de gestão financeira o quanto antes e esqueça os problemas para unir as informações.

Veja nesta postagem de nosso blog: Gerenciador financeiro para empresas: 6 programas imbatíveis

Agora que você já sabe como organizar o financeiro de uma empresa, que tal começar pelas notas fiscais?

Sistema de gerenciamento de notas fiscais

Com o NFe.io você poderá emitir suas noats fiscais automaticamente, calcular impostos e taxas, ter uma conexão mais constante com os sites das prefeituras, gerar arquivos XML e HTML para envio de e-mail e muitos outras vantagens, como usar um painel de controle como este:

como organizar o financeiro de uma empresaSaiba mais sobre o NFe.io: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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