Qual o melhor sistema emissor de nota fiscal? Como escolher?

Tempo de leitura: 17 minutos

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Toda venda precisa virar nota fiscal. E encontrar o melhor sistema emissor de nota fiscal é o que garante que esse processo não consuma a maior parte do seu dia.

Imagine ter que lidar com horas de trabalho perdidas em processos manuais, apenas para descobrir que emitiu uma nota fiscal incorretamente. Essa situação não é apenas frustrante: também pode resultar em multas e complicações com a Receita Federal.

Com o faturamento do e-commerce brasileiro projetado para ultrapassar 435 milhões de pedidos em 2025, conforme estimativas da Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm), a necessidade de um software eficiente se torna ainda mais evidente.

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Afinal, com o aumento das vendas online, ter uma boa ferramenta de apoio pode determinar se a empresa consegue ou não gerenciar todo o volume de transações de forma satisfatória.

Portanto, continue a leitura para entender:

  • o que é um sistema emissor de nota fiscal;
  • como escolher um sistema emissor de nota fiscal;
  • benefícios de um sistema emissor de nota fiscal;
  • funcionalidades de um sistema emissor de nota fiscal;
  • quem pode usar um sistema emissor de nota fiscal;
  • erros ao escolher um sistema emissor de nota fiscal;
  • o melhor sistema emissor de nota fiscal para pequenas empresas.

O que é um sistema emissor de nota fiscal?

Um sistema emissor de nota fiscal é um software que permite gerar, enviar, cancelar e gerenciar documentos fiscais eletrônicos. O programa agiliza a prestação de contas para os órgãos competentes, como as Secretarias da Fazenda (SEFAZ) Estaduais ou Municipais.

Essas notas fiscais comprovam a troca de produtos ou serviços por dinheiro. Então, são obrigatórias para qualquer pessoa jurídica que realiza atividades comerciais e deve atender às leis e normas reguladoras do setor.

Quem pode usar um sistema emissor de nota fiscal?

Qualquer modelo de empresa com o objetivo de emitir, cancelar, controlar, armazenar e gerenciar esses documentos pode usar os melhores sistemas emissores de notas fiscais disponíveis no mercado.

Entre os regimes tributários com essa possibilidade, estão:

  • microempreendedor individual (MEI);
  • microempresa (ME);
  • empresa de pequeno porte (EPP);
  • empresa limitada ou sociedade limitada (LTDA).

A seguir, confira como esses modelos empresariais se beneficiam de um programa emissor de notas fiscais.

MEI

São empresas que têm apenas um dono, faturam até R$ 81 mil por ano e não são sócias de outras companhias que se enquadram como MEI.

Neste caso, o MEI só precisa emitir nota fiscal quando vende ou presta serviços para outra empresa, sem a obrigação de emitir para pessoa física.

Mesmo assim, em função do crescimento do negócio, é importante ter um programa de emissão eletrônica desde cedo. Afinal, a tecnologia ajuda o empreendedor MEI a organizar suas vendas, emitir documentos fiscais e cumprir suas obrigações tributárias.

Microempresa (ME)

Para uma microempresa, a automação fiscal pode trazer diversos benefícios, como:

  • reduzir os custos com papel e impressão;
  • evitar erros e multas por inconsistências ou atrasos nas obrigações fiscais;
  • integrar as informações com outros softwares contábeis e financeiros;
  • melhorar o controle e a segurança dos dados fiscais;
  • oferecer mais praticidade e comodidade aos clientes.

Logo, um programa de gerenciamento de notas fiscais é um bom investimento para a microempresa, já que aumenta a produtividade e a eficiência na gestão tributária.

Empresa de Pequeno Porte (EPP)

Uma Empresa de Pequeno Porte (EPP) é uma categoria de negócio que se enquadra no regime de arrecadação Simples Nacional, com faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões.

Uma das obrigações desta categoria é a emissão de notas fiscais para cada venda ou prestação de serviço realizada, seja eletrônica (NF-e), de serviço (NFS-e) ou de consumidor (NFC-e).

Assim, o sistema emissor é importante para o regime EPP por vários motivos, como:

  • garante a legalidade das operações e evita problemas com o Fisco;
  • permite o controle do faturamento e dos impostos a pagar;
  • facilita o relacionamento com os clientes e fornecedores;
  • possibilita o acesso às linhas de crédito e aos benefícios fiscais.

Empresas LTDA

Os motivos que se aplicam a uma empresa EPP também são válidos para empresas LTDA, com as devidas adaptações às características e ao porte de cada negócio.

Em todo caso, a solução mais prática e eficiente é automatizar a emissão e o gerenciamento das notas fiscais, por meio de um programa especializado.

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Dessa forma, pode-se reduzir os erros manuais, agilizar o processo e integrar as informações com outras soluções contábeis.

Como funciona o lançamento de notas fiscais em um sistema emissor?

Independentemente se for o melhor sistema emissor de nota fiscal ou não, o lançamento de NFs geralmente segue um processo estruturado.

Veja as principais etapas!

1. Cadastro de produtos e serviços

A empresa deve cadastrar os produtos e serviços que oferece. Esse cadastro inclui informações como descrição, código, preço e categoria fiscal (NCM). Manter o cadastro atualizado garante a precisão nos documentos emitidos.

2. Cadastro de clientes

Em seguida, a empresa pode cadastrar os clientes, com dados como nome, CPF/CNPJ, endereço e informações de contato.

Ao classificar os clientes de acordo com o tipo de operação (consumidor final e pessoa jurídica, por exemplo), a empresa atende a diferentes exigências fiscais.

3. Geração da nota fiscal

O próximo passo é selecionar o tipo de nota que vai emitir (NF-e, NFS-e e NFC-e).

A plataforma exibe um formulário, no qual o usuário insere as informações necessárias, como dados do emitente e do destinatário, produtos ou serviços, valores, impostos e condições de pagamento.

Então, o sistema calcula automaticamente os impostos aplicáveis (ICMS, IPI e Cofins) com base nas informações fornecidas.

4. Validação dos dados

Antes do envio, o software valida os dados e verifica se todas as informações estão corretas e em conformidade com a legislação.

A plataforma de automação fiscal alerta quando o usuário não preenche campos obrigatórios ou informa dados inconsistentes.

5. Envio da nota fiscal

Depois da validação, a nota fiscal vai para a SEFAZ para obter a autorização de uso.

Se a SEFAZ aprova a nota, o sistema recebe um protocolo de autorização, essencial para validar o documento.

6. Armazenamento e acompanhamento

A plataforma armazena todas as notas fiscais que o usuário emitir, tanto as autorizadas quanto as rejeitadas, para consulta futura. Também é possível gerar relatórios para acompanhar os comprovantes emitidos, recebidos e a situação fiscal da empresa.

7. Emissão do DANFE

Para notas eletrônicas, o sistema gera o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que imprime e acompanha a mercadoria durante o transporte.

Saiba mais detalhes sobre esse documento no artigo: entenda o que é DANFE da nota fiscal e saiba como você pode emiti-lo!

8. Gestão de cancelamentos e correções

O melhor sistema emissor de NFs deve permitir que o usuário cancele notas fiscais no prazo e gere o documento de cancelamento.

Para ajustar dados sem anular a NF, o software também precisa possibilitar a emissão eletrônica de uma carta de correção, quando aplicável.

9. Integração com outros sistemas

Apesar de não ser uma etapa, este ponto é importante. O usuário pode integrar o software de emissão de NFs com sistemas de gestão (ERP) para facilitar a troca de informações e otimizar o fluxo de trabalho.

10. Suporte e atualização

Por fim, o sistema deve passar por atualizações regulares para atender a mudanças na legislação fiscal e melhorias de funcionalidades.

O suporte técnico tem que estar disponível para resolver dúvidas e problemas que possam surgir durante o processo de emissão.

Como escolher um sistema emissor de nota fiscal?

Existem alguns critérios importantes que você deve considerar antes de escolher o melhor sistema emissor de notas fiscais para sua empresa.

Entre os principais pontos, estão:

  • porte da empresa;
  • custo operacional;
  • facilidade de integração e de uso;
  • automação ao final da transação financeira;
  • geração de relatório e exportação de notas emitidas;
  • envio do documento por e-mail;
  • de forma automática quando permitida.

Ter clareza quanto a essas informações fornece um direcionamento antes de investir em uma plataforma (o que nos leva ao próximo tópico, no qual você confere diferenciais-chave das melhores opções no mercado).

Leia também: Sistema de gestão financeira: o que é e como automatiza processos.

Quais as principais funcionalidades de um sistema emissor de nota fiscal?

Para se destacar como o melhor sistema emissor de nota fiscal para a SEFAZ, o software deve oferecer certas características.

Por exemplo, uma interface intuitiva e de fácil uso, atualização constante conforme as normas fiscais vigentes e um suporte técnico ágil e eficiente são fundamentais.

Veja em mais detalhes os atributos necessários para um bom software!

1. Facilidade de uso e interface intuitiva

Um excelente programa precisa ser fácil de usar. Ou seja, ter uma interface amigável, com menus bem organizados e botões visíveis.

Quando o design é bem pensado, a curva de aprendizado diminui para quem está no início. E com uma navegação simples, os erros caem e a produtividade aumenta.

Por exemplo, sistemas como o da NFE.io apresentam painéis de controle intuitivos com exibição em tempo real de notas emitidas, vendas e cancelamentos, além de ambientes de testes prontos para iniciantes.

2. Conformidade com a legislação fiscal vigente

O software tem que estar sempre atualizado com as regras da SEFAZ. Essa atualização garante a emissão de todas as notas conforme a lei, o que evita dores de cabeça com multas ou problemas na fiscalização.

A NFE.io oferece cálculo automático e preciso de impostos, com base no regime tributário e código de serviço, o que garante adequação à Lei da Transparência e evita erros manuais.

3. Tipos de notas fiscais geradas

Um programa eficiente precisa permitir a emissão dos principais tipos de nota fiscal usados no dia a dia das empresas. Então, certifique-se de que a plataforma atenda a:

A NFE.io suporta emissão automática desses documentos com geração de DANFE e arquivos XML em tempo real, inclusive com envio automático por e-mail ao cliente.

4. Capacidade de emissão e volume de notas fiscais

O sistema deve acompanhar o ritmo da empresa, independentemente do volume de notas fiscais emitidas.

Ou seja, a plataforma precisa dar conta de emitir notas em grandes quantidades, permitir a geração em lote e manter uma operação estável mesmo em períodos de alta demanda, como datas comerciais ou fechamento de mês.

O melhor exemplo é a API da NFE.io, que é altamente escalável, robusta e preparada para emissão em massa, com cancelamento em lote e armazenamento automático por 5 anos para atender às exigências legais.

5. Integração com sistemas de gestão (ERP)

É indispensável que o melhor sistema emissor de notas fiscais que você escolher converse bem com outros softwares da empresa, principalmente um ERP.

Essa integração facilita a troca de dados, reduz o trabalho manual e ajuda a manter as informações mais precisas. Com tudo conectado, o dia a dia da gestão financeira fica mais simples e eficiente.

Aliás, além de integração com um ERP, busque conexão com programas de gestão de e-commerces, como Shopify, Woocommerce e Magento.

6. Agilidade na geração e envio de notas fiscais

O sistema deve gerar e enviar notas fiscais rapidamente, bem como oferecer templates predefinidos para acelerar o processo. Essa agilidade é crucial em períodos de alta demanda.

Na NFE.io, as notas são emitidas automaticamente após a venda ou pagamento confirmado, com envio imediato do XML e DANFE ao cliente, inclusive com opção de emissão offline em caso de queda da SEFAZ.

7. Segurança de dados e proteção contra fraudes

A proteção das informações é prioridade. Um bom programa usa recursos como criptografia e autenticação em duas etapas para garantir que os dados sensíveis da empresa e dos clientes estejam seguros.

Essas medidas ajudam a evitar fraudes e acessos não autorizados, o que fortalece a confiança no sistema.

8. Relatórios detalhados e análises de performance

O software deve oferecer relatórios completos sobre notas emitidas, vendas e outros indicadores importantes. Melhor ainda se os relatórios forem personalizáveis, de acordo com o que o usuário precisa.

Com esses dados em mãos, os gestores conseguem tomar decisões mais estratégicas e bem informadas.

9. Suporte técnico ágil e eficiente

Ninguém gosta de ficar na mão quando surge um problema. Nesses casos, o suporte técnico necessita ser rápido e eficiente, com canais como chat, e-mail e telefone.

Ter uma equipe que entende as necessidades dos usuários e resolve as questões com agilidade faz toda a diferença na experiência com o sistema e satisfação geral dos clientes.

10. Emissão automatizada para receitas recorrentes e assinaturas

Por fim, essa funcionalidade de um sistema emissor de nota fiscal é específica para certos empreendimentos, como empresas SaaS, academias e clubes de assinatura.

Softwares como o da NFE.io permitem configurar a emissão automática de notas fiscais com base em planos, mensalidades e cobranças cíclicas, o que assegura previsibilidade e menos trabalho manual.

Quais os benefícios de um sistema emissor de nota fiscal?

Os melhores sistemas emissores de notas fiscais oferecem diversos benefícios importantes para as empresas, como automatização e agilidade no processo de emissão, redução de erros e economia de tempo.

Os programas também facilitam o cumprimento das obrigações fiscais com integração com a SEFAZ, que simplifica o processo de emissão e melhora o controle financeiro.

Quais os principais erros ao escolher um sistema emissor de nota fiscal?

Escolher o melhor sistema emissor de nota fiscal não é uma tarefa simples se você não souber o que procurar. Com tanta opção no mercado, é fácil cair em armadilhas que só aparecem depois que você já contratou o software.

Para evitar prejuízo e retrabalho, fique de olho nesses erros mais comuns!

Não identificar as necessidades do negócio

Antes de olhar qualquer solução, entenda o volume de notas que a empresa emite, os tipos de documentos fiscais necessários e se precisa de integração com ERP ou contabilidade. Sem esse mapeamento, a chance de escolher errado é alta.

Escolher um sistema com funcionalidades limitadas

Nem todo emissor atende todos os tipos de nota ou operações específicas. Se o programa não cobre suas necessidades hoje, vai travar seu crescimento amanhã.

Escolha uma solução que suporte o que é indispensável agora e o que você pode precisar depois.

Ignorar a integração com outros sistemas

Se o emissor não conversa com o ERP, CRM ou software financeiro da empresa, prepare-se para muita digitação manual e erro humano. Integração é uma necessidade para ganhar agilidade e reduzir retrabalho.

Não verificar se o sistema acompanha mudanças na legislação

A legislação fiscal muda o tempo todo. Um emissor que não atualiza automaticamente pode fazer você emitir notas inválidas sem perceber, o que pode gerar multas, bloqueios e muita dor de cabeça com a SEFAZ.

Subestimar a importância do suporte técnico

Se o suporte do sistema for lento ou ineficiente, cada falha vira um pesadelo. Escolha um fornecedor que resolva rápido, sem enrolação, e que esteja disponível quando você mais precisar.

Deixar de avaliar a facilidade de uso

Um software complicado vira inimigo da produtividade. Um emissor intuitivo evita erros na emissão, reduz a curva de aprendizado e permite que qualquer pessoa da equipe consiga usar sem uma série de treinamentos intermináveis.

Não analisar o custo-benefício

Preço baixo demais costuma esconder limitações sérias. Avalie se o valor cobrado faz sentido pelo que o sistema entrega. Funcionalidades essenciais, suporte eficiente e atualizações constantes justificam o investimento.

Esquecer do certificado digital

Sem certificado digital válido (A1 ou A3), não dá para emitir notas fiscais eletrônicas. O programa precisa permitir a configuração fácil do certificado, sem burocracia ou necessidade de suporte técnico a cada renovação.

Negligenciar a segurança dos dados

Notas fiscais envolvem dados sensíveis da empresa e dos clientes. Um sistema sem segurança adequada expõe essas informações a riscos de fraude, roubo de dados e vazamentos. Segurança deve ser prioridade, não opcional.

Ignorar a reputação do fornecedor

Verificou os depoimentos e avaliações da solução? Não basta parecer bom no papel. Então, pesquise a reputação do fornecedor e leia casos de sucesso do produto.

Não deixe de ler: Como facilitar a emissão de notas fiscais em empresas de pequeno porte?

Qual o melhor sistema emissor de nota fiscal para pequenas empresas?

O melhor sistema emissor de nota fiscal para pequenas empresas é a NFE.io. Nossa plataforma oferece um processo prático e seguro, proporciona mais controle sobre vendas e serviços, além de ajudar você a economizar tempo e dinheiro com obrigações fiscais.

Quer ver como é fácil usar a NFE.io? Assista aos primeiros passos no vídeo abaixo!

 

Primeiros passos na plataforma da NFE.io

“Antes da integração com a plataforma da NFE.io a emissão de notas eletrônicas era totalmente manual, direto no site da prefeitura, uma a uma. Após a contratação da NFe.io finalmente conseguimos focar o que realmente importa pra gente: os nossos clientes. A integração com a API NFSe também é super simples e tira nossa preocupação de depender dos webservices das prefeituras.”  Túlio Monte Azul – Agendor.

Atendemos às necessidades completas de empresas de qualquer porte e segmento: MEI, ME, EPP ou LTDA. Com a NFE.io, você tem:

  • emissão automática de nota fiscal de serviço, de produto e de consumidor;
  • cálculo automático de impostos, sem necessidade de preencher manualmente alíquotas ou códigos fiscais;
  • envio automático de PDF ou XML diretamente para o e-mail do seu cliente a cada emissão;
  • dashboard completo para visualizar todas as notas emitidas, pendentes ou recusadas, além de acompanhar o faturamento mês a mês;
  • integrações práticas com API REST para desenvolvedores; plugins para plataformas de pagamento e upload de planilhas Excel ou Google Sheets;
  • gerenciamento de múltiplos CNPJs para emitir notas para diferentes empresas em um único painel;
  • ambiente de testes para desenvolvedores para verificar suas integrações com segurança antes de ir para produção.

Quer ainda mais segurança? Combinamos o melhor sistema emissor de notas fiscais com nossas soluções de consulta de CNPJ, CPF e endereços para garantir informações oficiais e atualizadas diretamente da Receita Federal.

Chega de perder horas com processos burocráticos. Automatize agora a emissão de notas fiscais e dedique seu tempo ao que importa: crescer o seu negócio.

Fale com um especialista da NFE.io e veja como é simples começar!

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