Toda venda precisa virar nota fiscal. E encontrar o melhor sistema emissor de nota fiscal é o que garante que esse processo não consuma a maior parte do seu dia.
Imagine ter que lidar com horas de trabalho perdidas em processos manuais, apenas para descobrir que emitiu uma nota fiscal incorretamente. Essa situação não é apenas frustrante: também pode resultar em multas e complicações com a Receita Federal.
Com o faturamento do e-commerce brasileiro projetado para ultrapassar 435 milhões de pedidos em 2025, conforme estimativas da Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm), a necessidade de um software eficiente se torna ainda mais evidente.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Afinal, com o aumento das vendas online, ter uma boa ferramenta de apoio pode determinar se a empresa consegue ou não gerenciar todo o volume de transações de forma satisfatória.
Portanto, continue a leitura para entender:
- o que é um sistema emissor de nota fiscal;
- como escolher um sistema emissor de nota fiscal;
- benefícios de um sistema emissor de nota fiscal;
- funcionalidades de um sistema emissor de nota fiscal;
- quem pode usar um sistema emissor de nota fiscal;
- erros ao escolher um sistema emissor de nota fiscal;
- o melhor sistema emissor de nota fiscal para pequenas empresas.
O que é um sistema emissor de nota fiscal?
Um sistema emissor de nota fiscal é um software que permite gerar, enviar, cancelar e gerenciar documentos fiscais eletrônicos. O programa agiliza a prestação de contas para os órgãos competentes, como as Secretarias da Fazenda (SEFAZ) Estaduais ou Municipais.
Essas notas fiscais comprovam a troca de produtos ou serviços por dinheiro. Então, são obrigatórias para qualquer pessoa jurídica que realiza atividades comerciais e deve atender às leis e normas reguladoras do setor.
Quem pode usar um sistema emissor de nota fiscal?
Qualquer modelo de empresa com o objetivo de emitir, cancelar, controlar, armazenar e gerenciar esses documentos pode usar os melhores sistemas emissores de notas fiscais disponíveis no mercado.
Entre os regimes tributários com essa possibilidade, estão:
- microempreendedor individual (MEI);
- microempresa (ME);
- empresa de pequeno porte (EPP);
- empresa limitada ou sociedade limitada (LTDA).
A seguir, confira como esses modelos empresariais se beneficiam de um programa emissor de notas fiscais.
MEI
São empresas que têm apenas um dono, faturam até R$ 81 mil por ano e não são sócias de outras companhias que se enquadram como MEI.
Neste caso, o MEI só precisa emitir nota fiscal quando vende ou presta serviços para outra empresa, sem a obrigação de emitir para pessoa física.
Mesmo assim, em função do crescimento do negócio, é importante ter um programa de emissão eletrônica desde cedo. Afinal, a tecnologia ajuda o empreendedor MEI a organizar suas vendas, emitir documentos fiscais e cumprir suas obrigações tributárias.
Microempresa (ME)
Para uma microempresa, a automação fiscal pode trazer diversos benefícios, como:
- reduzir os custos com papel e impressão;
- evitar erros e multas por inconsistências ou atrasos nas obrigações fiscais;
- integrar as informações com outros softwares contábeis e financeiros;
- melhorar o controle e a segurança dos dados fiscais;
- oferecer mais praticidade e comodidade aos clientes.
Logo, um programa de gerenciamento de notas fiscais é um bom investimento para a microempresa, já que aumenta a produtividade e a eficiência na gestão tributária.
Empresa de Pequeno Porte (EPP)
Uma Empresa de Pequeno Porte (EPP) é uma categoria de negócio que se enquadra no regime de arrecadação Simples Nacional, com faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões.
Uma das obrigações desta categoria é a emissão de notas fiscais para cada venda ou prestação de serviço realizada, seja eletrônica (NF-e), de serviço (NFS-e) ou de consumidor (NFC-e).
Assim, o sistema emissor é importante para o regime EPP por vários motivos, como:
- garante a legalidade das operações e evita problemas com o Fisco;
- permite o controle do faturamento e dos impostos a pagar;
- facilita o relacionamento com os clientes e fornecedores;
- possibilita o acesso às linhas de crédito e aos benefícios fiscais.
Empresas LTDA
Os motivos que se aplicam a uma empresa EPP também são válidos para empresas LTDA, com as devidas adaptações às características e ao porte de cada negócio.
Em todo caso, a solução mais prática e eficiente é automatizar a emissão e o gerenciamento das notas fiscais, por meio de um programa especializado.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Dessa forma, pode-se reduzir os erros manuais, agilizar o processo e integrar as informações com outras soluções contábeis.
Como funciona o lançamento de notas fiscais em um sistema emissor?
Independentemente se for o melhor sistema emissor de nota fiscal ou não, o lançamento de NFs geralmente segue um processo estruturado.
Veja as principais etapas!
1. Cadastro de produtos e serviços
A empresa deve cadastrar os produtos e serviços que oferece. Esse cadastro inclui informações como descrição, código, preço e categoria fiscal (NCM). Manter o cadastro atualizado garante a precisão nos documentos emitidos.
2. Cadastro de clientes
Em seguida, a empresa pode cadastrar os clientes, com dados como nome, CPF/CNPJ, endereço e informações de contato.
Ao classificar os clientes de acordo com o tipo de operação (consumidor final e pessoa jurídica, por exemplo), a empresa atende a diferentes exigências fiscais.
3. Geração da nota fiscal
O próximo passo é selecionar o tipo de nota que vai emitir (NF-e, NFS-e e NFC-e).
A plataforma exibe um formulário, no qual o usuário insere as informações necessárias, como dados do emitente e do destinatário, produtos ou serviços, valores, impostos e condições de pagamento.
Então, o sistema calcula automaticamente os impostos aplicáveis (ICMS, IPI e Cofins) com base nas informações fornecidas.
4. Validação dos dados
Antes do envio, o software valida os dados e verifica se todas as informações estão corretas e em conformidade com a legislação.
A plataforma de automação fiscal alerta quando o usuário não preenche campos obrigatórios ou informa dados inconsistentes.
5. Envio da nota fiscal
Depois da validação, a nota fiscal vai para a SEFAZ para obter a autorização de uso.
Se a SEFAZ aprova a nota, o sistema recebe um protocolo de autorização, essencial para validar o documento.
6. Armazenamento e acompanhamento
A plataforma armazena todas as notas fiscais que o usuário emitir, tanto as autorizadas quanto as rejeitadas, para consulta futura. Também é possível gerar relatórios para acompanhar os comprovantes emitidos, recebidos e a situação fiscal da empresa.
7. Emissão do DANFE
Para notas eletrônicas, o sistema gera o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que imprime e acompanha a mercadoria durante o transporte.
Saiba mais detalhes sobre esse documento no artigo: entenda o que é DANFE da nota fiscal e saiba como você pode emiti-lo!
8. Gestão de cancelamentos e correções
O melhor sistema emissor de NFs deve permitir que o usuário cancele notas fiscais no prazo e gere o documento de cancelamento.
Para ajustar dados sem anular a NF, o software também precisa possibilitar a emissão eletrônica de uma carta de correção, quando aplicável.
9. Integração com outros sistemas
Apesar de não ser uma etapa, este ponto é importante. O usuário pode integrar o software de emissão de NFs com sistemas de gestão (ERP) para facilitar a troca de informações e otimizar o fluxo de trabalho.
10. Suporte e atualização
Por fim, o sistema deve passar por atualizações regulares para atender a mudanças na legislação fiscal e melhorias de funcionalidades.
O suporte técnico tem que estar disponível para resolver dúvidas e problemas que possam surgir durante o processo de emissão.
Como escolher um sistema emissor de nota fiscal?
Existem alguns critérios importantes que você deve considerar antes de escolher o melhor sistema emissor de notas fiscais para sua empresa.
Entre os principais pontos, estão:
- porte da empresa;
- custo operacional;
- facilidade de integração e de uso;
- automação ao final da transação financeira;
- geração de relatório e exportação de notas emitidas;
- envio do documento por e-mail;
- de forma automática quando permitida.
Ter clareza quanto a essas informações fornece um direcionamento antes de investir em uma plataforma (o que nos leva ao próximo tópico, no qual você confere diferenciais-chave das melhores opções no mercado).
Leia também: Sistema de gestão financeira: o que é e como automatiza processos.
Quais as principais funcionalidades de um sistema emissor de nota fiscal?
Para se destacar como o melhor sistema emissor de nota fiscal para a SEFAZ, o software deve oferecer certas características.
Por exemplo, uma interface intuitiva e de fácil uso, atualização constante conforme as normas fiscais vigentes e um suporte técnico ágil e eficiente são fundamentais.
Veja em mais detalhes os atributos necessários para um bom software!
1. Facilidade de uso e interface intuitiva
Um excelente programa precisa ser fácil de usar. Ou seja, ter uma interface amigável, com menus bem organizados e botões visíveis.
Quando o design é bem pensado, a curva de aprendizado diminui para quem está no início. E com uma navegação simples, os erros caem e a produtividade aumenta.
Por exemplo, sistemas como o da NFE.io apresentam painéis de controle intuitivos com exibição em tempo real de notas emitidas, vendas e cancelamentos, além de ambientes de testes prontos para iniciantes.
2. Conformidade com a legislação fiscal vigente
O software tem que estar sempre atualizado com as regras da SEFAZ. Essa atualização garante a emissão de todas as notas conforme a lei, o que evita dores de cabeça com multas ou problemas na fiscalização.
A NFE.io oferece cálculo automático e preciso de impostos, com base no regime tributário e código de serviço, o que garante adequação à Lei da Transparência e evita erros manuais.
3. Tipos de notas fiscais geradas
Um programa eficiente precisa permitir a emissão dos principais tipos de nota fiscal usados no dia a dia das empresas. Então, certifique-se de que a plataforma atenda a:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica);
- NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica);
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
A NFE.io suporta emissão automática desses documentos com geração de DANFE e arquivos XML em tempo real, inclusive com envio automático por e-mail ao cliente.
4. Capacidade de emissão e volume de notas fiscais
O sistema deve acompanhar o ritmo da empresa, independentemente do volume de notas fiscais emitidas.
Ou seja, a plataforma precisa dar conta de emitir notas em grandes quantidades, permitir a geração em lote e manter uma operação estável mesmo em períodos de alta demanda, como datas comerciais ou fechamento de mês.
O melhor exemplo é a API da NFE.io, que é altamente escalável, robusta e preparada para emissão em massa, com cancelamento em lote e armazenamento automático por 5 anos para atender às exigências legais.
5. Integração com sistemas de gestão (ERP)
É indispensável que o melhor sistema emissor de notas fiscais que você escolher converse bem com outros softwares da empresa, principalmente um ERP.
Essa integração facilita a troca de dados, reduz o trabalho manual e ajuda a manter as informações mais precisas. Com tudo conectado, o dia a dia da gestão financeira fica mais simples e eficiente.
Aliás, além de integração com um ERP, busque conexão com programas de gestão de e-commerces, como Shopify, Woocommerce e Magento.
6. Agilidade na geração e envio de notas fiscais
O sistema deve gerar e enviar notas fiscais rapidamente, bem como oferecer templates predefinidos para acelerar o processo. Essa agilidade é crucial em períodos de alta demanda.
Na NFE.io, as notas são emitidas automaticamente após a venda ou pagamento confirmado, com envio imediato do XML e DANFE ao cliente, inclusive com opção de emissão offline em caso de queda da SEFAZ.
7. Segurança de dados e proteção contra fraudes
A proteção das informações é prioridade. Um bom programa usa recursos como criptografia e autenticação em duas etapas para garantir que os dados sensíveis da empresa e dos clientes estejam seguros.
Essas medidas ajudam a evitar fraudes e acessos não autorizados, o que fortalece a confiança no sistema.
8. Relatórios detalhados e análises de performance
O software deve oferecer relatórios completos sobre notas emitidas, vendas e outros indicadores importantes. Melhor ainda se os relatórios forem personalizáveis, de acordo com o que o usuário precisa.
Com esses dados em mãos, os gestores conseguem tomar decisões mais estratégicas e bem informadas.
9. Suporte técnico ágil e eficiente
Ninguém gosta de ficar na mão quando surge um problema. Nesses casos, o suporte técnico necessita ser rápido e eficiente, com canais como chat, e-mail e telefone.
Ter uma equipe que entende as necessidades dos usuários e resolve as questões com agilidade faz toda a diferença na experiência com o sistema e satisfação geral dos clientes.
10. Emissão automatizada para receitas recorrentes e assinaturas
Por fim, essa funcionalidade de um sistema emissor de nota fiscal é específica para certos empreendimentos, como empresas SaaS, academias e clubes de assinatura.
Softwares como o da NFE.io permitem configurar a emissão automática de notas fiscais com base em planos, mensalidades e cobranças cíclicas, o que assegura previsibilidade e menos trabalho manual.
Quais os benefícios de um sistema emissor de nota fiscal?
Os melhores sistemas emissores de notas fiscais oferecem diversos benefícios importantes para as empresas, como automatização e agilidade no processo de emissão, redução de erros e economia de tempo.
Os programas também facilitam o cumprimento das obrigações fiscais com integração com a SEFAZ, que simplifica o processo de emissão e melhora o controle financeiro.
Quais os principais erros ao escolher um sistema emissor de nota fiscal?
Escolher o melhor sistema emissor de nota fiscal não é uma tarefa simples se você não souber o que procurar. Com tanta opção no mercado, é fácil cair em armadilhas que só aparecem depois que você já contratou o software.
Para evitar prejuízo e retrabalho, fique de olho nesses erros mais comuns!
Não identificar as necessidades do negócio
Antes de olhar qualquer solução, entenda o volume de notas que a empresa emite, os tipos de documentos fiscais necessários e se precisa de integração com ERP ou contabilidade. Sem esse mapeamento, a chance de escolher errado é alta.
Escolher um sistema com funcionalidades limitadas
Nem todo emissor atende todos os tipos de nota ou operações específicas. Se o programa não cobre suas necessidades hoje, vai travar seu crescimento amanhã.
Escolha uma solução que suporte o que é indispensável agora e o que você pode precisar depois.
Ignorar a integração com outros sistemas
Se o emissor não conversa com o ERP, CRM ou software financeiro da empresa, prepare-se para muita digitação manual e erro humano. Integração é uma necessidade para ganhar agilidade e reduzir retrabalho.
Não verificar se o sistema acompanha mudanças na legislação
A legislação fiscal muda o tempo todo. Um emissor que não atualiza automaticamente pode fazer você emitir notas inválidas sem perceber, o que pode gerar multas, bloqueios e muita dor de cabeça com a SEFAZ.
Subestimar a importância do suporte técnico
Se o suporte do sistema for lento ou ineficiente, cada falha vira um pesadelo. Escolha um fornecedor que resolva rápido, sem enrolação, e que esteja disponível quando você mais precisar.
Deixar de avaliar a facilidade de uso
Um software complicado vira inimigo da produtividade. Um emissor intuitivo evita erros na emissão, reduz a curva de aprendizado e permite que qualquer pessoa da equipe consiga usar sem uma série de treinamentos intermináveis.
Não analisar o custo-benefício
Preço baixo demais costuma esconder limitações sérias. Avalie se o valor cobrado faz sentido pelo que o sistema entrega. Funcionalidades essenciais, suporte eficiente e atualizações constantes justificam o investimento.
Esquecer do certificado digital
Sem certificado digital válido (A1 ou A3), não dá para emitir notas fiscais eletrônicas. O programa precisa permitir a configuração fácil do certificado, sem burocracia ou necessidade de suporte técnico a cada renovação.
Negligenciar a segurança dos dados
Notas fiscais envolvem dados sensíveis da empresa e dos clientes. Um sistema sem segurança adequada expõe essas informações a riscos de fraude, roubo de dados e vazamentos. Segurança deve ser prioridade, não opcional.
Ignorar a reputação do fornecedor
Verificou os depoimentos e avaliações da solução? Não basta parecer bom no papel. Então, pesquise a reputação do fornecedor e leia casos de sucesso do produto.
Não deixe de ler: Como facilitar a emissão de notas fiscais em empresas de pequeno porte?
Qual o melhor sistema emissor de nota fiscal para pequenas empresas?
O melhor sistema emissor de nota fiscal para pequenas empresas é a NFE.io. Nossa plataforma oferece um processo prático e seguro, proporciona mais controle sobre vendas e serviços, além de ajudar você a economizar tempo e dinheiro com obrigações fiscais.
Quer ver como é fácil usar a NFE.io? Assista aos primeiros passos no vídeo abaixo!
Primeiros passos na plataforma da NFE.io:
“Antes da integração com a plataforma da NFE.io a emissão de notas eletrônicas era totalmente manual, direto no site da prefeitura, uma a uma. Após a contratação da NFe.io finalmente conseguimos focar o que realmente importa pra gente: os nossos clientes. A integração com a API NFSe também é super simples e tira nossa preocupação de depender dos webservices das prefeituras.” Túlio Monte Azul – Agendor.
Atendemos às necessidades completas de empresas de qualquer porte e segmento: MEI, ME, EPP ou LTDA. Com a NFE.io, você tem:
- emissão automática de nota fiscal de serviço, de produto e de consumidor;
- cálculo automático de impostos, sem necessidade de preencher manualmente alíquotas ou códigos fiscais;
- envio automático de PDF ou XML diretamente para o e-mail do seu cliente a cada emissão;
- dashboard completo para visualizar todas as notas emitidas, pendentes ou recusadas, além de acompanhar o faturamento mês a mês;
- integrações práticas com API REST para desenvolvedores; plugins para plataformas de pagamento e upload de planilhas Excel ou Google Sheets;
- gerenciamento de múltiplos CNPJs para emitir notas para diferentes empresas em um único painel;
- ambiente de testes para desenvolvedores para verificar suas integrações com segurança antes de ir para produção.
Quer ainda mais segurança? Combinamos o melhor sistema emissor de notas fiscais com nossas soluções de consulta de CNPJ, CPF e endereços para garantir informações oficiais e atualizadas diretamente da Receita Federal.
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