Toda venda precisa virar nota fiscal. E encontrar o melhor sistema emissor de nota fiscal é o que garante que esse processo não consuma a maior parte do seu dia.
Imagine ter que lidar com horas de trabalho perdidas em processos manuais, apenas para descobrir que emitiu uma nota fiscal incorretamente. Essa situação não é apenas frustrante: também pode resultar em multas e complicações com a Receita Federal.
Com o faturamento do e-commerce brasileiro projetado para ultrapassar 435 milhões de pedidos em 2025, conforme estimativas da Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm), a necessidade de um software eficiente se torna ainda mais evidente.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Afinal, com o aumento das vendas online, ter uma boa ferramenta de apoio pode determinar se a empresa consegue ou não gerenciar todo o volume de transações de forma satisfatória.
Portanto, continue a leitura para entender:
- o que é um sistema emissor de nota fiscal;
- como escolher um sistema emissor de nota fiscal;
- benefícios de um sistema emissor de nota fiscal;
- funcionalidades de um sistema emissor de nota fiscal;
- quem pode usar um sistema emissor de nota fiscal;
- erros ao escolher um sistema emissor de nota fiscal;
- o melhor sistema emissor de nota fiscal para pequenas empresas.
O que é um sistema emissor de nota fiscal?
Um sistema emissor de nota fiscal é um software que permite gerar, enviar, cancelar e gerenciar documentos fiscais eletrônicos. O programa agiliza a prestação de contas para os órgãos competentes, como as Secretarias da Fazenda (SEFAZ) Estaduais ou Municipais.
Essas notas fiscais comprovam a troca de produtos ou serviços por dinheiro. Então, são obrigatórias para qualquer pessoa jurídica que realiza atividades comerciais e deve atender às leis e normas reguladoras do setor.
Quem pode usar um sistema emissor de nota fiscal?
Qualquer modelo de empresa com o objetivo de emitir, cancelar, controlar, armazenar e gerenciar esses documentos pode usar os melhores sistemas emissores de notas fiscais disponíveis no mercado.
Entre os regimes tributários com essa possibilidade, estão:
- microempreendedor individual (MEI);
- microempresa (ME);
- empresa de pequeno porte (EPP);
- empresa limitada ou sociedade limitada (LTDA).
A seguir, confira como esses modelos empresariais se beneficiam de um programa emissor de notas fiscais.
MEI
São empresas que têm apenas um dono, faturam até R$ 81 mil por ano e não são sócias de outras companhias que se enquadram como MEI.
Neste caso, o MEI só precisa emitir nota fiscal quando vende ou presta serviços para outra empresa, sem a obrigação de emitir para pessoa física.
Mesmo assim, em função do crescimento do negócio, é importante ter um programa de emissão eletrônica desde cedo. Afinal, a tecnologia ajuda o empreendedor MEI a organizar suas vendas, emitir documentos fiscais e cumprir suas obrigações tributárias.
Microempresa (ME)
Para uma microempresa, a automação fiscal pode trazer diversos benefícios, como:
- reduzir os custos com papel e impressão;
- evitar erros e multas por inconsistências ou atrasos nas obrigações fiscais;
- integrar as informações com outros softwares contábeis e financeiros;
- melhorar o controle e a segurança dos dados fiscais;
- oferecer mais praticidade e comodidade aos clientes.
Logo, um programa de gerenciamento de notas fiscais é um bom investimento para a microempresa, já que aumenta a produtividade e a eficiência na gestão tributária.
Empresa de Pequeno Porte (EPP)
Uma Empresa de Pequeno Porte (EPP) é uma categoria de negócio que se enquadra no regime de arrecadação Simples Nacional, com faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões.
Uma das obrigações desta categoria é a emissão de notas fiscais para cada venda ou prestação de serviço realizada, seja eletrônica (NF-e), de serviço (NFS-e) ou de consumidor (NFC-e).
Assim, o sistema emissor é importante para o regime EPP por vários motivos, como:
- garante a legalidade das operações e evita problemas com o Fisco;
- permite o controle do faturamento e dos impostos a pagar;
- facilita o relacionamento com os clientes e fornecedores;
- possibilita o acesso às linhas de crédito e aos benefícios fiscais.
Empresas LTDA
Os motivos que se aplicam a uma empresa EPP também são válidos para empresas LTDA, com as devidas adaptações às características e ao porte de cada negócio.
Em todo caso, a solução mais prática e eficiente é automatizar a emissão e o gerenciamento das notas fiscais, por meio de um programa especializado.
Dessa forma, pode-se reduzir os erros manuais, agilizar o processo e integrar as informações com outras soluções contábeis.
Como funciona o lançamento de notas fiscais em um sistema emissor?
Independentemente se for o melhor sistema emissor de nota fiscal ou não, o lançamento de NFs geralmente segue um processo estruturado.
Veja as principais etapas!
1. Cadastro de produtos e serviços
A empresa deve cadastrar os produtos e serviços que oferece. Esse cadastro inclui informações como descrição, código, preço e categoria fiscal (NCM). Manter o cadastro atualizado garante a precisão nos documentos emitidos.
2. Cadastro de clientes
Em seguida, a empresa pode cadastrar os clientes, com dados como nome, CPF/CNPJ, endereço e informações de contato.
Ao classificar os clientes de acordo com o tipo de operação (consumidor final e pessoa jurídica, por exemplo), a empresa atende a diferentes exigências fiscais.
3. Geração da nota fiscal
O próximo passo é selecionar o tipo de nota que vai emitir (NF-e, NFS-e e NFC-e).
A plataforma exibe um formulário, no qual o usuário insere as informações necessárias, como dados do emitente e do destinatário, produtos ou serviços, valores, impostos e condições de pagamento.
Então, o sistema calcula automaticamente os impostos aplicáveis (ICMS, IPI e Cofins) com base nas informações fornecidas.
4. Validação dos dados
Antes do envio, o software valida os dados e verifica se todas as informações estão corretas e em conformidade com a legislação.
A plataforma de automação fiscal alerta quando o usuário não preenche campos obrigatórios ou informa dados inconsistentes.
5. Envio da nota fiscal
Depois da validação, a nota fiscal vai para a SEFAZ para obter a autorização de uso.
Se a SEFAZ aprova a nota, o sistema recebe um protocolo de autorização, essencial para validar o documento.
6. Armazenamento e acompanhamento
A plataforma armazena todas as notas fiscais que o usuário emitir, tanto as autorizadas quanto as rejeitadas, para consulta futura. Também é possível gerar relatórios para acompanhar os comprovantes emitidos, recebidos e a situação fiscal da empresa.
7. Emissão do DANFE
Para notas eletrônicas, o sistema gera o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que imprime e acompanha a mercadoria durante o transporte.
Saiba mais detalhes sobre esse documento no artigo: entenda o que é DANFE da nota fiscal e saiba como você pode emiti-lo!
8. Gestão de cancelamentos e correções
O melhor sistema emissor de NFs deve permitir que o usuário cancele notas fiscais no prazo e gere o documento de cancelamento.
Para ajustar dados sem anular a NF, o software também precisa possibilitar a emissão eletrônica de uma carta de correção, quando aplicável.
9. Integração com outros sistemas
Apesar de não ser uma etapa, este ponto é importante. O usuário pode integrar o software de emissão de NFs com sistemas de gestão (ERP) para facilitar a troca de informações e otimizar o fluxo de trabalho.
10. Suporte e atualização
Por fim, o sistema deve passar por atualizações regulares para atender a mudanças na legislação fiscal e melhorias de funcionalidades.
O suporte técnico tem que estar disponível para resolver dúvidas e problemas que possam surgir durante o processo de emissão.
Como escolher um sistema emissor de nota fiscal?
Existem alguns critérios importantes que você deve considerar antes de escolher o melhor sistema emissor de notas fiscais para sua empresa.
Entre os principais pontos, estão:
- porte da empresa;
- custo operacional;
- facilidade de integração e de uso;
- automação ao final da transação financeira;
- geração de relatório e exportação de notas emitidas;
- envio do documento por e-mail;
- de forma automática quando permitida.
Ter clareza quanto a essas informações fornece um direcionamento antes de investir em uma plataforma (o que nos leva ao próximo tópico, no qual você confere diferenciais-chave das melhores opções no mercado).
Leia também: Sistema de gestão financeira: o que é e como automatiza processos.
Quais as principais funcionalidades de um sistema emissor de nota fiscal?
Para se destacar como o melhor sistema emissor de nota fiscal para a SEFAZ, o software deve oferecer certas características.
Por exemplo, uma interface intuitiva e de fácil uso, atualização constante conforme as normas fiscais vigentes e um suporte técnico ágil e eficiente são fundamentais.
Veja em mais detalhes os atributos necessários para um bom software!
1. Facilidade de uso e interface intuitiva
Um excelente programa precisa ser fácil de usar. Ou seja, ter uma interface amigável, com menus bem organizados e botões visíveis.
Quando o design é bem pensado, a curva de aprendizado diminui para quem está no início. E com uma navegação simples, os erros caem e a produtividade aumenta.
Por exemplo, sistemas como o da NFE.io apresentam painéis de controle intuitivos com exibição em tempo real de notas emitidas, vendas e cancelamentos, além de ambientes de testes prontos para iniciantes.
2. Conformidade com a legislação fiscal vigente
O software tem que estar sempre atualizado com as regras da SEFAZ. Essa atualização garante a emissão de todas as notas conforme a lei, o que evita dores de cabeça com multas ou problemas na fiscalização.
A NFE.io oferece cálculo automático e preciso de impostos, com base no regime tributário e código de serviço, o que garante adequação à Lei da Transparência e evita erros manuais.
3. Tipos de notas fiscais geradas
Um programa eficiente precisa permitir a emissão dos principais tipos de nota fiscal usados no dia a dia das empresas. Então, certifique-se de que a plataforma atenda a:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica);
- NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica);
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
A NFE.io suporta emissão automática desses documentos com geração de DANFE e arquivos XML em tempo real, inclusive com envio automático por e-mail ao cliente.
4. Capacidade de emissão e volume de notas fiscais
O sistema deve acompanhar o ritmo da empresa, independentemente do volume de notas fiscais emitidas.
Ou seja, a plataforma precisa dar conta de emitir notas em grandes quantidades, permitir a geração em lote e manter uma operação estável mesmo em períodos de alta demanda, como datas comerciais ou fechamento de mês.
O melhor exemplo é a API da NFE.io, que é altamente escalável, robusta e preparada para emissão em massa, com cancelamento em lote e armazenamento automático por 5 anos para atender às exigências legais.
5. Integração com sistemas de gestão (ERP)
É indispensável que o melhor sistema emissor de notas fiscais que você escolher converse bem com outros softwares da empresa, principalmente um ERP.
Essa integração facilita a troca de dados, reduz o trabalho manual e ajuda a manter as informações mais precisas. Com tudo conectado, o dia a dia da gestão financeira fica mais simples e eficiente.
Aliás, além de integração com um ERP, busque conexão com programas de gestão de e-commerces, como Shopify, Woocommerce e Magento.
6. Agilidade na geração e envio de notas fiscais
O sistema deve gerar e enviar notas fiscais rapidamente, bem como oferecer templates predefinidos para acelerar o processo. Essa agilidade é crucial em períodos de alta demanda.
Na NFE.io, as notas são emitidas automaticamente após a venda ou pagamento confirmado, com envio imediato do XML e DANFE ao cliente, inclusive com opção de emissão offline em caso de queda da SEFAZ.
7. Segurança de dados e proteção contra fraudes
A proteção das informações é prioridade. Um bom programa usa recursos como criptografia e autenticação em duas etapas para garantir que os dados sensíveis da empresa e dos clientes estejam seguros.
Essas medidas ajudam a evitar fraudes e acessos não autorizados, o que fortalece a confiança no sistema.
8. Relatórios detalhados e análises de performance
O software deve oferecer relatórios completos sobre notas emitidas, vendas e outros indicadores importantes. Melhor ainda se os relatórios forem personalizáveis, de acordo com o que o usuário precisa.
Com esses dados em mãos, os gestores conseguem tomar decisões mais estratégicas e bem informadas.
9. Suporte técnico ágil e eficiente
Ninguém gosta de ficar na mão quando surge um problema. Nesses casos, o suporte técnico necessita ser rápido e eficiente, com canais como chat, e-mail e telefone.
Ter uma equipe que entende as necessidades dos usuários e resolve as questões com agilidade faz toda a diferença na experiência com o sistema e satisfação geral dos clientes.
10. Emissão automatizada para receitas recorrentes e assinaturas
Por fim, essa funcionalidade de um sistema emissor de nota fiscal é específica para certos empreendimentos, como empresas SaaS, academias e clubes de assinatura.
Softwares como o da NFE.io permitem configurar a emissão automática de notas fiscais com base em planos, mensalidades e cobranças cíclicas, o que assegura previsibilidade e menos trabalho manual.
Quais os benefícios de um sistema emissor de nota fiscal?
Os melhores sistemas emissores de notas fiscais oferecem diversos benefícios importantes para as empresas, como automatização e agilidade no processo de emissão, redução de erros e economia de tempo.
Os programas também facilitam o cumprimento das obrigações fiscais com integração com a SEFAZ, que simplifica o processo de emissão e melhora o controle financeiro.
Quais os principais erros ao escolher um sistema emissor de nota fiscal?
Escolher o melhor sistema emissor de nota fiscal não é uma tarefa simples se você não souber o que procurar. Com tanta opção no mercado, é fácil cair em armadilhas que só aparecem depois que você já contratou o software.
Para evitar prejuízo e retrabalho, fique de olho nesses erros mais comuns!
Não identificar as necessidades do negócio
Antes de olhar qualquer solução, entenda o volume de notas que a empresa emite, os tipos de documentos fiscais necessários e se precisa de integração com ERP ou contabilidade. Sem esse mapeamento, a chance de escolher errado é alta.
Escolher um sistema com funcionalidades limitadas
Nem todo emissor atende todos os tipos de nota ou operações específicas. Se o programa não cobre suas necessidades hoje, vai travar seu crescimento amanhã.
Escolha uma solução que suporte o que é indispensável agora e o que você pode precisar depois.
Ignorar a integração com outros sistemas
Se o emissor não conversa com o ERP, CRM ou software financeiro da empresa, prepare-se para muita digitação manual e erro humano. Integração é uma necessidade para ganhar agilidade e reduzir retrabalho.
Não verificar se o sistema acompanha mudanças na legislação
A legislação fiscal muda o tempo todo. Um emissor que não atualiza automaticamente pode fazer você emitir notas inválidas sem perceber, o que pode gerar multas, bloqueios e muita dor de cabeça com a SEFAZ.
Subestimar a importância do suporte técnico
Se o suporte do sistema for lento ou ineficiente, cada falha vira um pesadelo. Escolha um fornecedor que resolva rápido, sem enrolação, e que esteja disponível quando você mais precisar.
Deixar de avaliar a facilidade de uso
Um software complicado vira inimigo da produtividade. Um emissor intuitivo evita erros na emissão, reduz a curva de aprendizado e permite que qualquer pessoa da equipe consiga usar sem uma série de treinamentos intermináveis.
Não analisar o custo-benefício
Preço baixo demais costuma esconder limitações sérias. Avalie se o valor cobrado faz sentido pelo que o sistema entrega. Funcionalidades essenciais, suporte eficiente e atualizações constantes justificam o investimento.
Esquecer do certificado digital
Sem certificado digital válido (A1 ou A3), não dá para emitir notas fiscais eletrônicas. O programa precisa permitir a configuração fácil do certificado, sem burocracia ou necessidade de suporte técnico a cada renovação.
Negligenciar a segurança dos dados
Notas fiscais envolvem dados sensíveis da empresa e dos clientes. Um sistema sem segurança adequada expõe essas informações a riscos de fraude, roubo de dados e vazamentos. Segurança deve ser prioridade, não opcional.
Ignorar a reputação do fornecedor
Verificou os depoimentos e avaliações da solução? Não basta parecer bom no papel. Então, pesquise a reputação do fornecedor e leia casos de sucesso do produto.
Não deixe de ler: Como facilitar a emissão de notas fiscais em empresas de pequeno porte?
Qual o melhor sistema emissor de nota fiscal para pequenas empresas?
O melhor sistema emissor de nota fiscal para pequenas empresas é a NFE.io. Nossa plataforma oferece um processo prático e seguro, proporciona mais controle sobre vendas e serviços, além de ajudar você a economizar tempo e dinheiro com obrigações fiscais.
Quer ver como é fácil usar a NFE.io? Assista aos primeiros passos no vídeo abaixo!
Primeiros passos na plataforma da NFE.io:
“Antes da integração com a plataforma da NFE.io a emissão de notas eletrônicas era totalmente manual, direto no site da prefeitura, uma a uma. Após a contratação da NFe.io finalmente conseguimos focar o que realmente importa pra gente: os nossos clientes. A integração com a API NFSe também é super simples e tira nossa preocupação de depender dos webservices das prefeituras.” Túlio Monte Azul – Agendor.
Atendemos às necessidades completas de empresas de qualquer porte e segmento: MEI, ME, EPP ou LTDA. Com a NFE.io, você tem:
- emissão automática de nota fiscal de serviço, de produto e de consumidor;
- cálculo automático de impostos, sem necessidade de preencher manualmente alíquotas ou códigos fiscais;
- envio automático de PDF ou XML diretamente para o e-mail do seu cliente a cada emissão;
- dashboard completo para visualizar todas as notas emitidas, pendentes ou recusadas, além de acompanhar o faturamento mês a mês;
- integrações práticas com API REST para desenvolvedores; plugins para plataformas de pagamento e upload de planilhas Excel ou Google Sheets;
- gerenciamento de múltiplos CNPJs para emitir notas para diferentes empresas em um único painel;
- ambiente de testes para desenvolvedores para verificar suas integrações com segurança antes de ir para produção.
Quer ainda mais segurança? Combinamos o melhor sistema emissor de notas fiscais com nossas soluções de consulta de CNPJ, CPF e endereços para garantir informações oficiais e atualizadas diretamente da Receita Federal.
Chega de perder horas com processos burocráticos. Automatize agora a emissão de notas fiscais e dedique seu tempo ao que importa: crescer o seu negócio.
Fale com um especialista da NFE.io e veja como é simples começar!