Entender como emitir nota fiscal online é algo essencial para diversos âmbitos do seu negócio, como a gestão financeira e a confiabilidade por parte dos clientes.
Para te ajudar, elaboramos este artigo que explica como emitir uma nota fiscal online em apenas cinco passos simples e práticos:
- saiba qual tipo de nota emitir;
- tenha um certificado digital;
- credencie-se nos órgãos governamentais;
- utilize um emissor de nota fiscal online;
- emita as notas fiscais.
Boa leitura!
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Quer entender como funciona?
Qual é a importância de emitir notas fiscais?
A emissão de notas fiscais é obrigatória para o funcionamento legal de qualquer empresa que comercializa produtos ou presta serviços. Apenas MEIs, em transações comerciais com pessoas físicas, não precisam emitir esse documento.
Elas servem principalmente para registrar todas as atividades comerciais de um negócio e para o recolhimento de tributos, como ICMS e ISS.
Portanto, as notas fiscais são fundamentais para que a sua organização fique em dia com o Fisco e não sofra penalidades como multas ou até mesmo processos por sonegação de impostos.
Além disso, as informações contidas nesses documentos são essenciais para a realização de uma gestão financeira sustentável.
Outro ponto importante é que as notas fiscais são um meio de mostrar para os clientes que o seu negócio é confiável. Afinal, eles receberão um registro legal da compra, podendo recorrer aos seus direitos caso aconteça algum problema.
Quer saber mais sobre o que é nota fiscal e a sua importância? Assista ao vídeo abaixo:
Principais tipos de nota fiscal
Há inúmeros modelos de nota fiscal. Contudo, existem três tipos principais que são os mais utilizados pelas empresas.
Saber as características de cada tipo é parte importante de como emitir uma nota fiscal online. Afinal, é preciso saber qual modelo é o adequado para o seu negócio. Os três principais tipos de nota fiscal são os seguintes:
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NFe);
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe).
Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NFe)
A Nota Fiscal de Produto Eletrônica é o modelo mais comum em circulação, porque serve para registrar a venda e compra de produtos. Sendo assim, é o tipo utilizado por lojas, e-commerces e diversos outros estabelecimentos.
O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) são os tributos recolhidos por meio deste documento.
Além disso, a NFe costuma ser um dos principais recursos para a proteção do consumidor, uma vez que possibilita a troca e devolução de mercadorias.
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Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe)
Como o próprio nome já deixa claro, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é utilizada para registrar atividades econômicas que envolvam prestação de serviços. Esse é o caso de diversos modelos de negócio, como consultorias, cursos online, escritórios de advocacia, entre outros.
Aqui, o tributo recolhido é o Imposto Sobre Serviços (ISS) que, diferentemente do ICMS, é uma atribuição das prefeituras.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe)
Por fim, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é um caso mais particular. Ela foi criada com o intuito de substituir o cupom fiscal, que servia para registrar vendas diretas realizadas no varejo.
Logo, a NFCe é o documento que registra operações comerciais realizadas diretamente entre uma empresa (varejo) e o consumidor final, como é o caso dos supermercados e das farmácias.
Um detalhe que vale a pena mencionar é que no Estado de São Paulo existe o Cupom Fiscal Eletrônico, que é equivalente à NFCe.
Como emitir uma nota fiscal online
A seguir, explicamos como emitir uma nota fiscal online em apenas cinco passos. Confira!
1. Saiba qual tipo de nota emitir
O primeiro passo de como emitir uma nota fiscal online é identificar qual modelo é o ideal para o seu negócio.
A nota fiscal eletrônica que deve ser utilizada dependerá das atividades econômicas (CNAE) exercidas pelo negócio. Como dissemos anteriormente, os tipos são os seguintes:
- NFe: operações econômicas relacionadas a produtos, como compra, venda, importação e exportação;
- NFSe: prestação de serviços;
- NFCe: venda direta realizada em varejo.
Mas há um detalhe: talvez a sua empresa precise emitir mais de um tipo de nota fiscal dependendo das atividades que exerce.
Sendo assim, avalie com cuidado e precisão quais modelos fazem sentido para a sua organização. Inclusive, recomendamos que você tenha o apoio de um contador para que tudo seja feito corretamente.
2. Tenha um certificado digital
Em seguida, é preciso obter um certificado digital, uma espécie de identidade e assinatura virtual que possibilita acessar sistemas governamentais, assim como emitir e validar a autenticidade de notas fiscais.
O certificado digital deve ser adquirido junto à uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Essas empresas comercializam certificados confiáveis e seguros.
Você pode conferir aqui uma lista com todas as Autoridades Certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil.
Para entender melhor como configurar e utilizar o certificado digital, você pode consultar a própria empresa onde o adquiriu.
Confira um passo a passo prático de como adquirir um certificado digital:
3. Credencie-se nos órgãos governamentais
Após obter o certificado digital, é preciso fazer o cadastro nos órgãos governamentais que autorizam a emissão de notas fiscais online.
No caso da NFe, você deve registrar a sua empresa na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que o CNPJ dela foi aberto. Afinal, o tributo desse tipo de nota é fiscalizado e recolhido pelos estados.
Já no caso da NFSe, o cadastro deve ser feito na Sefaz do seu município, uma vez que o tributo recolhido é de responsabilidade das prefeituras.
Nesta etapa, não podemos afirmar quais documentos e processos serão necessários para a realização do cadastro, porque variam de acordo com a localidade.
Portanto, consulte a Sefaz do seu estado ou município para entender como se dá o processo de registro e quais documentos são necessários. E mais uma vez recomendamos contar com a supervisão de um contador.
4. Utilize um emissor de nota fiscal online
Depois que a sua empresa já tiver a autorização do órgão responsável, basta escolher um emissor de nota fiscal online.
As próprias Sefaz disponibilizam sistemas grátis, mas existem opções pagas que oferecem funcionalidades adicionais, como integração com outros sistemas e automação de processos.
Sendo assim, o ideal é avaliar se um emissor de nota fiscal online pago pode oferecer recursos que beneficiem a sua empresa.
5. Emita as notas fiscais
Por fim, o último passo de como emitir uma nota fiscal online é: emitir a NFe!
Utilizando o emissor web de NFe online de sua escolha, preencha o documento com todos os dados da operação comercial e do cliente. E pronto, a nota fiscal será emitida!
Como automatizar a emissão de notas fiscais?
Os processos relacionados à emissão e à gestão de notas fiscais são muito burocráticos, fazendo com que a realização manual seja demorada e trabalhosa. Dessa forma, a sua equipe precisa destinar um bom tempo à execução dessas tarefas.
Por isso, o ideal é optar pela automação dessas atividades assim que possível. Deste modo, o seu time poderá ser mais produtivo em outras áreas, assim como a chance de ocorrerem problemas com as notas fiscais será praticamente zero.
Mas como automatizar? A NFE.io te ajuda com isso! Nosso sistema possibilita que todos os processos relacionados à emissão e à gestão de notas fiscais sejam realizados de forma automática.
Quer saber mais sobre as funcionalidades da nossa solução? Entre em contato com um de nossos especialistas e entenda como podemos ajudar o seu negócio!
Muito obrigada
Preciso aprender como tira nota fiscal