Como emitir nota fiscal online: aprenda em 5 passos simples!

Tempo de leitura: 14 minutos

Entender como emitir nota fiscal online é essencial para as empresas que vendem produtos ou prestam serviços cumprirem as exigências tributárias do Governo Federal. Além disso, preencher uma NF-e de forma correta contribui para uma boa gestão financeira e manter a confiabilidade por parte dos consumidores.

Os empreendedores que sabem como emitir nota fiscal pela internet ganham em v√°rios aspectos: maior agilidade da equipe, mais facilidade para preencher e armazenar o documento eletr√īnico, diminui√ß√£o de gastos com pap√©is, redu√ß√£o de erros no registro e aumento da produtividade.¬†

Todos esses benefícios só acontecem devido à NF-e ser um registro jurídico digital de fácil acesso a qualquer empreendimento.

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Na NFE.io √© poss√≠vel se livrar dessas tarefas repetitivas atrav√©s de integra√ß√Ķes com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

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Para usufruir dessas e outras vantagens e não cometer falhas que prejudiquem seu negócio junto ao Fisco, é fundamental entender como emitir nota fiscal online, conhecer os diferentes tipos para cada organização e qual o melhor sistema emissor desse documento.

Com este artigo, você também vai saber 5 passos simples para emitir sua nota fiscal online. 

Boa leitura!

Qual √© a import√Ęncia de emitir notas fiscais?

A emiss√£o de nota fiscal √© obrigat√≥ria para o funcionamento legal de todo empreendimento que comercializa produtos ou presta servi√ßos. Apenas MEIs, em transa√ß√Ķes comerciais com pessoas f√≠sicas, n√£o precisam emiti-la, a n√£o ser que o cliente exija.

Esse documento serve, principalmente, para registrar as atividades comerciais de um negócio e para o recolhimento de tributos, como ICMS e ISS, para ficar em dia com a Receita Federal. 

Portanto, as notas fiscais são necessárias para que sua organização se mantenha legalizada com o órgão fiscalizador e não sofra penalidades, como multas, ou até processos por sonegação de impostos.

Al√©m disso, as informa√ß√Ķes contidas nas NFs s√£o essenciais para a realiza√ß√£o de uma gest√£o financeira sustent√°vel.

Outro ponto importante é que as notas mostram aos compradores que seu negócio é confiável. Afinal, eles receberão um registro legal da compra, podendo recorrer aos seus direitos, caso aconteça um problema com o produto.

Quer saber mais sobre o que √© nota fiscal e a sua import√Ęncia? Assista ao v√≠deo:

O que é preciso para emitir a nota fiscal?

Voc√™ j√° entendeu a import√Ęncia da NF para o seu neg√≥cio fazer uma boa gest√£o financeira.¬†

O próximo passo é aprender os itens necessários para saber como emitir nota fiscal online para seus clientes. Veja!

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

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  • Possuir o CNPJ da empresa;
  • Realizar o cadastro do seu empreendimento nas Secretarias Estaduais ou Municipais da Fazenda, ou Finan√ßas;
  • Obter o certificado digital e instalar no seu PC;
  • Ter acesso √† internet;
  • Utilizar o sistema gratuito de emiss√£o de nota fiscal do SEFAZ, ou obter um software automatizado, como o da NFE.io.

Quem é pessoa física também pode emitir nota. Porém, o tipo de documento é diferente dos utilizados pelos empreendimentos. 

Neste caso, o mais comum usado por quem n√£o tem CNPJ √© a Nota Fiscal Avulsa Eletr√īnica, que vamos detalhar mais adiante.¬†

Por enquanto, anote o que precisa fazer para emitir a NFA-e:

  • Cadastrar a empresa no site do SEFAZ do seu estado e pedir autoriza√ß√£o para emitir a Nota Fiscal Avulsa Eletr√īnica;
  • Preencher as informa√ß√Ķes com os documentos do seu neg√≥cio;
  • Inserir os dados da NFA-e no formul√°rio;
  • Acompanhar o processo de an√°lise no sistema do √≥rg√£o.¬†

Vale ressaltar que alguns estados não permitem emitir a NFA-e, por isso, é preciso verificar com um contador se é o seu caso. 

Outra informa√ß√£o relevante √© o fato de pessoas f√≠sicas e profissionais aut√īnomos n√£o serem obrigados a emitir esse registro, a n√£o ser quando o consumidor exigir. Caso aconte√ßa, a melhor op√ß√£o √© a Nota Fiscal Avulsa Eletr√īnica.

Vantagens da emiss√£o da nota fiscal eletr√īnica¬†

A nota fiscal eletr√īnica √© um documento que registra a venda feita de um produto ou a presta√ß√£o de servi√ßo entre empresa e pessoa f√≠sica ou jur√≠dica.

De forma geral, sua emiss√£o favorece tr√™s partes nas transa√ß√Ķes comerciais. O governo arrecada os tributos obrigat√≥rios, o empreendedor controla a entrada e sa√≠da de encargos pagos e do faturamento e o cliente adquire um documento que serve de garantia de compra, troca ou devolu√ß√£o, al√©m de ajudar na declara√ß√£o de Imposto de Renda.

Com o surgimento da nota fiscal eletr√īnica, apareceram outros benef√≠cios. Veja a seguir as vantagens da emiss√£o da NF-e!

  • Oportunidade de as empresas se manterem legalizadas com os tributos;
  • Maior controle dos encargos que ser√£o pagos no imposto de renda;
  • Corte de gastos na compra de papel e de suprimentos para impressora;
  • Redu√ß√£o de espa√ßo f√≠sico para armazenar documentos de papel e de tempo da equipe para arrumar os arquivos;
  • Ganho de produtividade: a NF-e agiliza processos internos, permitindo que a equipe tenha mais tempo para executar outras tarefas;
  • Melhor controle fiscal e financeiro com a digitaliza√ß√£o dos documentos;
  • Aumento da confian√ßa entre empresa e cliente, pois o registro digital auxilia com a transpar√™ncia nas transa√ß√Ķes comerciais;
  • Possibilidade de vender produtos para clientes que moram em locais distantes;
  • Diminui√ß√£o de erros de preenchimento da nota;
  • Maior chance de atender a clientes que exigem a emiss√£o de NF;
  • Profissionaliza√ß√£o da atividade do neg√≥cio.

Principais tipos de nota fiscal

H√° v√°rios modelos de nota fiscal. Contudo, existem alguns tipos mais usados pelas empresas.

Saber as características de cada uma é parte importante de como emitir uma nota fiscal online. Afinal, é preciso saber qual é o modelo ideal para o seu negócio. 

Veja os principais tipos de nota fiscal:

Nota Fiscal de Produto Eletr√īnica (NF-e)

A Nota Fiscal de Produto Eletr√īnica √© o modelo mais comum em circula√ß√£o, pois serve para registrar a venda e compra de produtos. Assim, √© o tipo utilizado por lojas, e-commerces e outros estabelecimentos.

O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI) são os tributos recolhidos por meio deste documento.

Além disso, a NF-e costuma ser um dos principais recursos para a proteção do consumidor, já que possibilita a troca e devolução de mercadorias. 

Vale destacar que essa nota é assegurada pela assinatura digital e pela autorização do SEFAZ do estado no qual foi registrada.

Nota Fiscal de Servi√ßo Eletr√īnica (NFS-e)

Como o pr√≥prio nome deixa claro, a Nota Fiscal de Servi√ßo Eletr√īnica √© utilizada para registrar atividades econ√īmicas que envolvam presta√ß√£o de servi√ßos. Esse √© o caso de modelos de neg√≥cio, como consultorias, cursos online, escrit√≥rios de advocacia, entre outros.

Aqui, o tributo recolhido é o Imposto Sobre Serviços (ISS) que, diferentemente do ICMS, é uma atribuição das prefeituras.

Nota Fiscal de Consumidor Eletr√īnica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletr√īnica √© um caso particular. Ela foi criada com o intuito de substituir o cupom fiscal, que servia para registrar vendas diretas feitas no varejo.

Logo, a NFC-e √© o documento que registra opera√ß√Ķes comerciais realizadas entre uma empresa (varejo) e o consumidor, como os supermercados e as farm√°cias.

Uma particularidade interessante √© que no Estado de S√£o Paulo existe o Cupom Fiscal Eletr√īnico, equivalente √† NFC-e.

Nota Fiscal Avulsa Eletr√īnica (NFA-e)

Este tipo de nota √© indicada para empreendimentos que fazem compra e venda de produtos e n√£o s√£o obrigados a emitir NF-e, como Microempreendedores Individuais e aut√īnomos.¬†

√Č importante enfatizar que se o consumidor for pessoa f√≠sica, o MEI n√£o precisa emitir a NFA-e, embora recomendamos que fa√ßa, pois esse documento oferece maior credibilidade ao neg√≥cio. Al√©m disso, atesta a venda ou servi√ßo prestado e ajuda a controlar o faturamento anual.

A Nota Fiscal Avulsa Eletr√īnica √© emitida de forma individual no site do SEFAZ.

Passo a passo para emitir nota fiscal online 

Se você é dono de um negócio, saiba que não basta ter produtos e serviços de qualidade para o seu negócio ser bem-sucedido. 

Existem quest√Ķes legais que todo empreendedor precisa entender para cumprir as obriga√ß√Ķes fiscais e tribut√°rias e evitar problemas com o governo. Saber como emitir nota fiscal online √© crucial para se manter em dia com o Fisco.¬†

Separamos 5 passos simples que v√£o ajudar na emiss√£o de NF-e para seus clientes. Confira!

1. Saiba qual tipo de nota emitir

O primeiro passo de como emitir nota fiscal pela internet é identificar o modelo ideal para seu empreendimento.

A nota fiscal eletr√īnica que deve ser utilizada depender√° da Classifica√ß√£o Nacional de Atividades Econ√īmicas (CNAE) exercidas pela sua empresa. Para cada categoria de neg√≥cio existe um enquadramento fiscal.¬†

Como citamos acima, os tipos de notas s√£o:

  • NF-e: opera√ß√Ķes econ√īmicas relacionadas a produtos, como compra, venda, importa√ß√£o e exporta√ß√£o;
  • NFS-e: presta√ß√£o de servi√ßos;
  • NFC-e: venda direta realizada em varejo.

√Č preciso ficar atento, pois talvez sua empresa precise emitir mais de um tipo de nota fiscal dependendo das atividades que exerce.

Sendo assim, avalie quais modelos fazem sentido para sua organização. Inclusive, recomendamos que tenha o suporte de um contador para que tudo seja feito dentro da lei.

2. Tenha um certificado digital

Em seguida, é preciso obter um certificado digital, uma espécie de identidade e assinatura virtual que possibilita acessar sistemas governamentais, assim como emitir e validar a autenticidade das notas fiscais emitidas.

O certificado digital deve ser adquirido junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves P√ļblicas Brasileira (ICP-Brasil). Essas institui√ß√Ķes comercializam certificados confi√°veis e seguros. Voc√™ pode conferir uma lista com todas as Autoridades Certificadoras (AC).

Para entender como utilizar o certificado digital, você pode consultar a própria empresa onde o adquiriu.

Confira um passo a passo pr√°tico de como adquirir um certificado digital:

Certificado Digital para MEI 2

3. Credencie-se nos órgãos governamentais

Após obter o certificado digital, é preciso fazer o cadastro nos órgãos governamentais que autorizam a emissão de notas fiscais online.

No caso da NF-e e NFC-e, você deve registrar a sua empresa na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que o CNPJ foi aberto. Afinal, os tributos desses tipos de notas são fiscalizados e recolhidos pelos estados.

Já no caso da NFS-e, o cadastro deve ser feito na Sefaz do seu município, ou órgãos similares da região onde seu negócio está cadastrado, uma vez que o tributo recolhido é de responsabilidade das prefeituras.

Nesta etapa, n√£o podemos afirmar quais documentos e processos ser√£o necess√°rios para o seu cadastro, porque variam conforme a localidade.

Portanto, consulte a SEFAZ do seu estado ou município para entender como ocorre o processo de registro e quais são os documentos necessários. E mais uma vez, recomendamos contar com a supervisão de um contador.

4. Utilize um emissor de nota fiscal online

Depois que a sua empresa já tiver a autorização do órgão responsável, basta escolher um emissor de nota fiscal online.

A SEFAZ de cada regi√£o disponibiliza sistemas gr√°tis, mas existem op√ß√Ķes pagas, como o software da NFE.io, que oferece funcionalidades adicionais, como integra√ß√£o com outros sistemas e automa√ß√£o de processos.

Sendo assim, o ideal é avaliar se um emissor de nota fiscal online pago pode oferecer recursos que beneficiem sua empresa.

5. Emita as notas fiscais online

Por fim, o √ļltimo passo de como emitir uma nota fiscal online √© gerar a NF-e!

Utilizando o emissor web de nota online de sua escolha, preencha o documento com todos os dados da operação comercial e do cliente. E pronto, a nota fiscal será emitida!

Como cancelar ou emitir nova nota fiscal eletr√īnica?

Todo empreendedor não está livre de errar o preenchimento da NF-e de uma venda ou prestação de serviço realizada. Caso isso ocorra com você, saiba que dá para reverter essa situação. 

A seguir, confira como cancelar ou emitir uma nova nota fiscal eletr√īnica.

Cancelamento de NF-e

Todo cancelamento de nota fiscal eletr√īnica pode ser feito logo ap√≥s a emiss√£o, ou depois de 30 dias do acontecido. Por√©m, √© primordial saber que esse procedimento pode gerar multa para a sua empresa, a qual varia com a legisla√ß√£o de cada estado.

Caso precise cancelar uma nota, √© preciso acessar o site do SEFAZ para localiz√°-la e clicar no bot√£o de cancelamento. Com isso, ela ficar√° na condi√ß√£o de ‚Äúcancelada‚ÄĚ.¬†

Em seguida, será necessário escriturar o documento, informando à Receita Federal sobre o ocorrido.

No caso de sistemas de emiss√£o de nota fiscal, como o da NFE.io, tamb√©m √© poss√≠vel cancelar o documento na fun√ß√£o de NF-e e na op√ß√£o ‚Äúcancelamento‚ÄĚ.¬†

Emiss√£o de nova NF-e

Após o cancelamento da nota fiscal, caso haja algum erro no valor ou na descrição, existe a chance de enviar uma nota de correção para o órgão fiscalizador. 

Quando isso acontece, √© preciso preencher na descri√ß√£o do documento que √© uma ‚Äúnota de corre√ß√£o‚ÄĚ.

Cada estado tem sua pr√≥pria norma de cancelamento. Por isso, caso necessite emitir uma nova nota fiscal eletr√īnica, indicamos que procure um contador para orient√°-lo com esse procedimento.

Melhor sistema emissor de nota fiscal online: conheça!

Ter uma solu√ß√£o que ajude a automatizar os processos de emiss√£o de notas fiscais eletr√īnicas para que os colaboradores possam reduzir o operacional e se dedicar mais a outras tarefas √© o que toda empresa precisa para crescer.

Com o software de emiss√£o de notas fiscais eletr√īnicas da NFE.io, seu neg√≥cio ter√° mais seguran√ßa, agilidade e facilidade na hora de emiti-las e poder√° calcular os impostos precisos para evitar problemas com o Fisco.

Acompanhe algumas vantagens do melhor sistema emissor de nota fiscal online do mercado:

  • Envio autom√°tico de e-mails para os clientes com a NF-e em PDF e em XML. Assim seu time reduz o trabalho manual;
  • C√°lculo de imposto feito de forma autom√°tica. Desta forma, evita que sua empresa cometa erros manuais na hora de lan√ßar os encargos no site do governo;
  • Cadastro multiempresas. O nosso sistema permite registrar v√°rios CNPJs para emitir suas NF-e, sem pagar nada a mais;
  • Relat√≥rio completo de controle mensal de emiss√£o de NF-e. Assim, √© poss√≠vel acompanhar o crescimento da sua empresa e tomar decis√Ķes estrat√©gicas.

Você também pode assistir ao vídeo da NFE.io para saber como emitir nota fiscal online pelo nosso sistema automatizado.

Afinal, como emitir nota fiscal online de forma automatizada?

A emissão e gestão de notas fiscais costuma ser um processo burocrático nas empresas, tornando o trabalho da equipe demorado. Com isso, ela precisa dedicar um tempo maior para as tarefas financeiras. A boa notícia é que dá para melhorar os processos internos. Saber como emitir nota fiscal online pode aumentar a produtividade.

Por isso, o ideal √© que organiza√ß√Ķes automatizem essas atividades para agilizar a emiss√£o de NF-e. Deste modo, o time poder√° ser mais produtivo em outras √°reas, assim como conseguir√° diminuir erros de preenchimento das notas fiscais, eliminando as falhas a quase zero.

O software da NFE.io possibilita que todo o processo das notas seja realizado de forma autom√°tica e integrada ao seu sistema.

Quer saber mais sobre as funcionalidades desta solução? Entre em contato com um de nossos especialistas e veja como podemos auxiliar o seu negócio a ganhar desempenho e tempo.


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2 coment√°rios

  • Roberta PAULA de Oliveira

    Muito obrigada

  • Roberta PAULA de Oliveira

    Preciso aprender como tira nota fiscal

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