O que é Nota Fiscal Avulsa e quando pode ser utilizada? Entenda!

Tempo de leitura: 6 minutos

A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal é direcionado para empresas que não realizam processos de venda frequentemente, ou para aquelas que não têm a obrigatoriedade de emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Agora você sabe o que é Nota Fiscal Avulsa?

Quem mais pode utilizar desse recurso, quanto ela é vantajosa, como é feita sua emissão e quais as regras? Isso e mais é o que vamos esclarecer neste post.

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O que é Nota Fiscal Avulsa?

A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal de emissão eventual e individual, direcionado para empresas que não precisam emitir NF-e, como alguns ramos de atividade de micro e pequenas empresas, profissionais autônomos sem CNPJ quando os clientes não aceitam o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) e condicionam a compra à emissão de uma nota, mas, principalmente, para o MEI (Microempreendedor Individual).

Independentemente de ser emitida em papel ou eletronicamente (NFA-e), os campos a serem preenchidos são semelhantes à nota fiscal tradicional, modelos 1, 1-A ou 55.

Por que a Nota Fiscal Avulsa é direcionada para o MEI?

A Nota Fiscal Avulsa é direcionada ao MEI porque, geralmente, essa categoria não precisa fazer essa emissão, especialmente quando os produtos vendidos são para pessoa física. No entanto, o cenário muda quando a transação é feita com outro CNPJ, ou seja, com pessoa jurídica.

Assim, para entender melhor o que é Nota Fiscal Avulsa, é preciso conhecer um pouco mais sobre a obrigatoriedade, ou não, de o MEI emitir nota fiscal.

Nesse caso, o Microempreendedor Individual tem duas opções:

  • emitir uma nota;
  • efetuar o registro da operação por meio de uma NF de entrada gerada pela outra empresa.

O que pode acontecer é a empresa que está adquirindo os produtos não se interessar em fazer essa emissão. Se isso acontecer, cabe ao MEI gerar a Nota Fiscal Avulsa.

O vídeo do canal Ecommerce na Prática explica bem sobre qual tipo de nota fiscal o MEI precisa ou não emitir.

Qual objetivo da emissão da Nota Fiscal Avulsa?

Assim como os demais documentos fiscais dessa categoria, esse visa comprovar a regularidade da transação comercial, além de servir para o recolhimento correto de impostos, principalmente o ICMS.

Portanto, quando se busca saber o que é Nota Fiscal Avulsa, o objetivo dessa emissão é um dos pontos que precisa ser esclarecido.

Como emitir a Nota Fiscal Avulsa?

Para emitir a Nota Fiscal Avulsa, o primeiro passo é procurar o portal da Sefaz do seu estado, seguir as orientações e atentar-se às regras que, por não existir um padrão a ser seguido, são diferentes em cada região.

Mas antes de falarmos mais sobre como emitir a Nota Fiscal Avulsa, é importante ressaltar que sua emissão é indicada apenas para situações esporádicas. Assim, mesmo quem é MEI ou profissional autônomo, mas realiza vendas frequentes para pessoa jurídica, esse recurso não se torna válido, sendo necessária, portanto, a emissão da NF-e.

Isso se deve também ao fato de a emissão da Nota Fiscal Avulsa necessitar de autorização da Sefaz (Secretaria da Fazenda) individualmente e a cada vez que for necessária uma nova nota, o que torna o processo pouco dinâmico.

Alguns estados oferecem a opção de emissão on-line (NFA-e) para os MEIs. No entanto, a mesma condição não é válida para os profissionais autônomos, que precisam procurar pelo órgão responsável por esse serviço na prefeitura da cidade em que trabalham.

Aqui, vale uma observação. Saber o que é Nota Fiscal Avulsa também é entender que, apesar da possibilidade de emissão on-line, trata-se de um documento fiscal que precisa ser impresso e armazenado em papel por, no mínimo, cinco anos. Inclusive, o descumprimento dessa orientação é passível de multa.

Quais as vantagens desse modelo de Nota Fiscal?

Mesmo sendo necessária nova autorização a cada emissão, a Nota Fiscal Avulsa ainda traz algumas vantagens. Uma delas é o fato de permitir que Microempreendedores realizem negociações com empresas maiores.

Muitas só fecham negócio com quem emite nota fiscal, o fato de o MEI não ter essa obrigatoriedade pode deixá-lo com menos condições de disputa. Mas com a Nota Fiscal Avulsa é possível atender essa exigência e ter a oportunidade de gerar mais vendas, podendo até crescer quanto negócio.

E as desvantagens?

Já as desvantagens ficam por conta da não padronização do documento fiscal que pode, até, levar a limitações em sua emissão de acordo com as regras de cada Sefaz.

Outra questão é a falta de praticidade, já que é necessária nova autorização a cada nota gerada e o preenchimento de todos os campos, gerando a repetição dos processos.

Sua emissão em papel também pode dificultar o armazenamento, além de comprometer a entrega ao cliente, especialmente quando esse for de outra localidade.

Somado a isso, saber o que é Nota Fiscal Avulsa compreende conhecer alguns detalhes sobre o modelo, como:

  • sua numeração é sequencial e definida pelo Sefaz de cada estado;
  • contempla apenas 10 itens, assim, caso a venda seja maior, é preciso o registro de mais de uma nota;
  • em caso de erro na emissão, não é possível corrigir. Quando isso acontece é preciso solicitar seu cancelamento gerar uma nova, o que pode demorar até 7 dias;
  • se necessária segunda via, deve ser solicitada pelo emitente junto à Sefaz.

Como gerenciar e emitir notas fiscais facilmente?

Agora que você sabe o que é Nota Fiscal Avulsa e todos os detalhes sobre esse documento fiscal, percebeu quanto lidar com questões assim pode ser um tanto complicado, ainda mais quem não tem experiência no assunto.

Para que você possa focar no crescimento da sua empresa, nossa dica é otimizar serviços como esses. Assim, você direciona seu tempo para o que realmente vale a pena dentro do seu negócio.

A NFE.io é um sistema de emissão de nota fiscal que automatiza esse processo. Em um único ambiente é possível:

  • efetuar cálculo automático de impostos,
  • administrar vários CNPJs,
  • fazer a integração com diferentes meios de pagamento,
  • acompanhar o fluxo de vendas
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