Emitir nota fiscal automaticamente é uma forma de otimizar essa tarefa e evitar falhas em sua execução.
Como esse documento fiscal faz parte da rotina de todas as empresas, encontrar meios de tornar a emissão mais dinâmica ajuda em diversos aspectos, como no fluxo das tarefas diárias e aumento da produtividade.
Mas como funciona esse processo quando automatizado? Quais as vantagens? O que considerar na hora de escolher um sistema para realizar essa função?
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Quer entender como funciona?
Essas e outras dúvidas sobre o tema serão esclarecidas neste post. Por isso, continue a leitura e fique por dentro!
O que é preciso saber para começar a emitir nota fiscal automaticamente?
Para começarmos a falar sobre como emitir nota fiscal automaticamente, é preciso abordar um pouco sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
A emissão de nota fiscal é um processo obrigatório a qualquer empresa que comercializa um produto ou serviço. No entanto, sua versão eletrônica, criada em 2006, foi se tornando obrigatória gradativamente.
A nota fiscal eletrônica foi desenvolvida visando otimizar o processo de emissão desse documento pelas empresas, bem como para facilitar a fiscalização por parte do governo.
Em 2010, a emissão desse documento na versão digital se tornou obrigatória a todos os segmentos contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
Após, também entraram na lista de obrigatoriedade de emissão da nota fiscal eletrônica as empresas optantes pelo regime tributário Simples Nacional.
Assim, de maneira resumida, devem emitir a NF-e:
- MEI (Microempreendedor Individual);
- ME (Microempresa);
- EPP (Empresa de Pequeno Porte);
- Empresa de Lucro Presumido;
- Empresa do Simples Nacional;
- Empresa de Lucro Real;
- Pessoa física, de acordo com as orientações de cada prefeitura.
No caso do MEI, a exceção está para a não necessidade de emissão de nota fiscal para pessoa física.
No entanto, caso o serviço ou produto tenha como destinatário outra empresa, a orientação é para que o microempreendedor emita a NF-e.
O vídeo do Sebrae fala um pouco mais sobre a obrigatoriedade da nota fiscal eletrônica a todas as empresas, qual tipo de nota a versão digital substitui e as etapas que envolvem esse processo.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
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No que consiste a emissão automática de nota fiscal?
Ainda que seja emitida de forma on-line, muitas empresas geram suas notas fiscais eletrônicas uma a uma, ou seja, sem qualquer integração com o processo de venda.
Ao fazer dessa maneira, cada vez que um produto é vendido ou um serviço é prestado, é necessário entrar no sistema utilizado e gerar a NF-e referente àquela venda individualmente.
Essa forma de emissão torna o processo muito mais demorado. Por consequência, tende a causar perda de produtividade — não é raro encontrar empresas que disponibilizam um funcionário somente para essa função.
Além disso, emitir as notas fiscais eletrônicas, uma a uma, pode abrir espaço para erros. Esses, por sua vez, geram diversos problemas para a sua empresa.
Já ao emitir nota fiscal automaticamente você resolve todas essas questões.
Isso é possível, pois, ao lançar um valor de venda no seu sistema de pagamento, o processo de emissão da NF-e inicia de maneira automática, eliminando qualquer necessidade de intervenção manual.
Quais as vantagens de automatizar esse processo?
Como você pode ver, automatizar esse processo traz muitas vantagens para o seu negócio. A primeira que merece destaque é o ganho de tempo.
Os gerenciadores de nota fiscal permitem que você entre com os dados dos seus clientes para que não haja a necessidade de digitar todas as informações novamente a cada emissão.
Como os sistemas são integrados às prefeituras, a validação e liberação da NF-e também acontece mais rapidamente.
Você também tem a certeza de que os valores lançados estão corretos, visto estarem relacionados ao preço de venda informado inicialmente.
Além disso, emitir nota fiscal automaticamente garante que o documento seja expedido. Ou seja, não há o risco de esquecer a emissão, o que pode facilmente acontecer quando essa tarefa é feita de forma manual.
Quando você deve emitir nota fiscal automaticamente?
Saber o momento certo de começar a emitir nota fiscal automaticamente também é importante nesse processo.
Afinal, a ideia é otimizar as atividades da sua empresa e, quanto antes isso acontecer, melhor.
Por isso, veja algumas situações que mostram que está na hora de automatizar sua emissão de NF-e:
- o número de notas emitidas pela sua empresa está crescendo a cada dia;
- é preciso dispor de um funcionário exclusivamente para esse serviço;
- o processo de emissão de notas fiscais está ficando mais burocrático e demorado;
- as NFs-e estão chegando com atraso aos clientes;
- você depende exclusivamente do site da prefeitura para fazer as emissões;
- está com dificuldades de gerenciar a emissão de notas dentro dos meios de pagamento utilizados;
- a informação das notas emitidas à sua contabilidade está divergente ou pouco dinâmica;
- já aconteceu de gerar mais de uma NF-e para um mesmo serviço ou produto, ou mesmo não gerar nenhuma;
- a dinâmica de emissão está comprometendo o recolhimento de impostos, levando a problemas fiscais.
Qualquer uma dessas situações mostra que a sua empresa cresceu e que está na hora de emitir nota fiscal automaticamente.
Se uma delas foi ao encontro da sua realidade, é o momento ideal para buscar um sistema que lhe ajude nessa tarefa.
O que considerar na hora de escolher um sistema de emissão de nota fiscal?
Mas para que um sistema realmente lhe ajude a emitir as notas fiscais de maneira automática é preciso considerar alguns pontos.
Veja abaixo os principais critérios de um bom software de automação de nota fiscal deve atender:
- permitir integração fácil com os meios de pagamento que sua empresa utiliza;
- oferecer suporte ágil e eficiente para lhe auxiliar em caso de dúvidas ou problemas técnicos;
- permitir a emissão das notas, ainda que haja problemas de transmissão no site da prefeitura;
- tornar todos os processos que envolvem essa tarefa automáticos, tais como o cancelamento de notas em casos de chargebacks, acesso a NFs-e emitidas etc.
Como funciona a NFE.io?
A NFE.io é um gerenciador de nota fiscal eletrônica que atende a todos esses requisitos e mais.
Além de oferecer mais agilidade ao processo de emissão e de ajudar na organização desses documentos fiscais, armazenando-os na nuvem, o sistema também permite o cálculo automático de impostos.
Para isso, ele considera alíquotas variáveis, taxas de descontos etc. Assim, você tem mais confiança de que suas notas fiscais eletrônicas estão sendo geradas com valores corretos.
A plataforma da NFE.io também conta com:
- fácil integração via API com outros sistemas;
- conta multiempresas, que possibilita o controle de vários CNPJs;
- dashboard que permite acompanhar o crescimento da sua empresa, incluindo emissão de relatórios, processamento de notas e outras funções.
O sistema da NFE.io funciona da seguinte forma:
- você lança o valor de venda na sua plataforma de pagamento;
- a NFE.io busca essa informação e inicia o processo de comunicação com sua prefeitura;
- poucos minutos depois a nota é emitida pelo sistema e seu cliente recebe o documento fiscal via e-mail.
Vale lembrar que, caso o site da prefeitura esteja fora do ar, a plataforma da NFE.io gerencia esse período de inatividade e tenta a reemissão da NF-e até que o processo seja concluído.
Ou seja, além de otimizar o tempo de emissão e de envio da nota fiscal, você não precisa se preocupar com questões técnicas como essa.
Achou interessante? Então entre em contato agora com um de nossos consultores e conheça mais sobre o sistema da NFE.io.
Como fazer a integração com minha plataforma?
Grato!
Valdo, boa tarde.
Entre em contato com a NFE.io através do link abaixo para entender como você pode integrar as suas notas fiscais conosco!
https://nfe.io