7 motivos para emitir nota fiscal automaticamente

Tempo de leitura: 12 minutos

Uma das melhores maneiras de ter mais agilidade no processo de faturamento de uma empresa é emitir nota fiscal automaticamente.

Afinal, estamos falando de um documento que faz parte da rotina de todas as organiza√ß√Ķes. Quando o processo √© feito de forma manual, √© mais f√°cil surgirem erros humanos, o que resulta em retrabalho e at√© poss√≠veis penalidades.

Nesse contexto, a automatização da nota fiscal elimina os problemas, garantindo mais produtividade e agilidade no procedimento.

Est√° cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io √© poss√≠vel se livrar dessas tarefas repetitivas atrav√©s de integra√ß√Ķes com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Quero otimizar meu tempo

Então, como funciona o processo quando automatizado? Quais as vantagens? O que considerar na hora de escolher um sistema para realizar a função?

Essas e outras d√ļvidas sobre o tema ser√£o esclarecidas neste post. Por isso, continue a leitura e fique por dentro!

O que √© a nota fiscal eletr√īnica?

A Nota Fiscal Eletr√īnica (NF-e) √© um documento que faz parte do Sistema P√ļblico de Escritura√ß√£o Digital (SPED). Foi criado para registrar opera√ß√Ķes de circula√ß√£o de mercadorias ou servi√ßos, substituindo a nota fiscal impressa, simplificando processos e contribuindo para a redu√ß√£o de custos e impactos ambientais.

Seu uso, al√©m de facilitar a fiscaliza√ß√£o por parte dos √≥rg√£os tribut√°rios, proporciona mais agilidade e seguran√ßa nas transa√ß√Ķes entre empresas. Todos os registros s√£o feitos e armazenados eletronicamente, garantindo sua autenticidade.

Companhias que realizam opera√ß√Ķes de venda ou presta√ß√£o de servi√ßos s√£o obrigadas a emitir a NF-e. Para tanto, necessitam de um software emissor e um certificado digital que assegure a veracidade das informa√ß√Ķes.

O receptor da nota também pode verificar sua autenticidade e integridade por meio de consultas disponibilizadas em plataformas governamentais.

Como é o processo de emissão da NF-e?

O processo de emiss√£o inicia com a empresa gerando o documento eletronicamente por meio de um software emissor e usando um certificado digital para assin√°-lo. Em seguida, a nota √© transmitida √† Secretaria da Fazenda (SEFAZ), que verifica as informa√ß√Ķes e, se estiverem corretas, autoriza sua expedi√ß√£o.

Conforme dissemos, antigamente o processo era realizado manualmente, ou seja, as notas fiscais eram físicas, e as empresas a preenchiam com caneta ou máquina de escrever.

A introdu√ß√£o da nota eletr√īnica se deu em 2006 e, em 2010, a emiss√£o do documento na vers√£o digital se tornou obrigat√≥ria a todos os segmentos contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circula√ß√£o de Mercadorias e Servi√ßos).¬†

Algum tempo depois, também entraram na lista de obrigatoriedade de emissão as empresas optantes pelo regime tributário Simples Nacional.

Assim, de maneira resumida, devem emitir a NF-e:

  • MEI (Microempreendedor Individual);
  • ME (Microempresa);
  • EPP (Empresa de Pequeno Porte);
  • Empresa de Lucro Presumido;
  • Empresa do Simples Nacional;
  • Empresa de Lucro Real;
  • Pessoa f√≠sica, de acordo com as orienta√ß√Ķes de cada prefeitura.

No caso do MEI, a exceção está para a não necessidade de emissão de nota fiscal para pessoa física. No entanto, caso o serviço ou produto tenha como destinatário outra empresa, a orientação é para que o microempreendedor emita a NF-e.

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Experimente gratuitamente!

O v√≠deo do Sebrae fala um pouco mais sobre a obrigatoriedade da nota fiscal eletr√īnica a todas as empresas, qual tipo de nota a vers√£o digital substitui e as etapas que envolvem esse processo.¬†

Existem softwares gratuitos para emiss√£o de nota fiscal?

Atualmente, a nota fiscal pode ser emitida gratuitamente por um software disponibilizado pelo Sebrae. Todavia, os dados referentes a cada nota precisam ser preenchidos manualmente nesse sistema, o que acarreta mais tempo no procedimento e aumenta a possibilidade de falha humana.

Tal forma de emiss√£o torna o processo muito mais demorado. Por consequ√™ncia, tende a causar perda de produtividade ‚ÄĒ n√£o √© raro encontrar empresas que disponibilizam um funcion√°rio somente para a fun√ß√£o.

Além dos softwares pontuados acima, existem, no mercado, outras alternativas de emissores de nota fiscal, sendo a maior parte automatizada, como a solução da NFE.io. Ou seja, não é preciso preencher os dados todas as vezes que se emitir um documento.

Com isso, o time de faturamento ganha em agilidade, ainda mais quando se trata de uma empresa que tem que fazer a emiss√£o de in√ļmeras notas diariamente. Vamos entender melhor esse processo a seguir.

O que significa automatizar a emiss√£o de nota fiscal?

A emiss√£o autom√°tica de nota fiscal √© um processo no qual a empresa adota um software pago que faz parte do servi√ßo de maneira autom√°tica. Dessa forma, dados como nome, endere√ßo, CNPJ do emitente e do destinat√°rio s√£o preenchidos uma √ļnica vez, agilizando todo o processo.

Além disso, tais softwares se integram com outros sistemas de gestão da organização, fazendo com que todos os dados do pedido que são lançados sejam aproveitados.

O benefício é possível porque, ao lançar um valor de venda no seu sistema de pagamento, o processo de emissão da NF-e inicia de maneira automática, já que os softwares se conectam por API.

Como você pode ver, automatizar o processo de emissão de NF traz muitas vantagens para o seu negócio. No  próximo tópico, vamos falar sobre as principais.

Quais as vantagens de emitir nota fiscal automaticamente?

As principais vantagens de emitir a nota fiscal automaticamente s√£o:

  • redu√ß√£o de erros;
  • agilidade;
  • otimiza√ß√£o de recursos;
  • armazenamento seguro;
  • integra√ß√£o com outros sistemas;
  • economia financeira;
  • atualiza√ß√£o de normas.

1. Redução de erros

A automa√ß√£o minimiza a interven√ß√£o manual, o que pode diminuir drasticamente os erros humanos, que resultam em penaliza√ß√Ķes, retrabalho e at√© mesmo quest√Ķes tribut√°rias.

Além disso, você tem a certeza de que os valores lançados estão corretos, já que estão relacionados ao preço de venda informado inicialmente.

2. Agilidade no Processo

Emitir notas fiscais de forma automática acelera o processo de faturamento e expedição. Ao integrar sistemas de gestão (ERP) com plataformas de emissão, a nota pode ser gerada imediatamente após uma venda ou prestação de serviço.

Como os sistemas são integrados às prefeituras, a validação e a liberação da NF-e também acontecem mais rapidamente.

3. Otimização de recursos

Ao automatizar, menos funcion√°rios s√£o necess√°rios para gerir a emiss√£o de notas, permitindo que sejam alocados em outras atividades da empresa e diminuindo custos com o processo de faturamento.

4. Armazenamento seguro

Solu√ß√Ķes autom√°ticas normalmente oferecem sistemas de armazenamento em nuvem, garantindo que as notas fiscais sejam salvas de maneira segura e¬† que sejam acess√≠veis quando necess√°rio, cumprindo prazos de guarda estabelecidos por legisla√ß√£o.

5. Integração com outros sistemas

A emiss√£o autom√°tica facilita a integra√ß√£o com outros softwares corporativos, como sistemas de gest√£o, financeiro e de estoque, proporcionando um fluxo de informa√ß√Ķes mais coeso e evitando discrep√Ęncias entre diferentes departamentos.

A integração também garante que o documento seja expedido, ou seja, não há o risco de esquecer a emissão, o que pode facilmente acontecer quando a tarefa é feita de forma manual.

6. Economia financeira

Ao reduzir erros, retrabalhos e otimizar processos, as organiza√ß√Ķes podem economizar consideravelmente em custos operacionais e potenciais multas que podem resultar de falhas humanas.

7. Atualização de normas

Com as constantes mudanças na legislação tributária, ter um sistema que se atualiza automaticamente garante que o seu negócio esteja sempre em conformidade com as normas vigentes.

Quando você deve emitir nota fiscal automaticamente?

Saber o momento certo de começar a emitir nota fiscal automaticamente também é importante. 

Afinal, a ideia √© otimizar as atividades da sua empresa e, quanto antes o movimento acontecer, melhor. Sendo assim, veja algumas situa√ß√Ķes que mostram que est√° na hora de automatizar sua emiss√£o de NF-e:

  • o n√ļmero de notas emitidas est√° crescendo a cada dia;
  • √© preciso direcionar um funcion√°rio exclusivamente para esse servi√ßo;
  • o processo de emiss√£o de notas fiscais est√° ficando mais burocr√°tico e demorado;
  • as NFs-e est√£o chegando com atraso aos clientes;
  • voc√™ depende exclusivamente do site da prefeitura para fazer as emiss√Ķes;
  • est√° com dificuldades de gerenciar a emiss√£o de notas nos meios de pagamento usados;
  • a informa√ß√£o das notas emitidas √† sua contabilidade est√° divergente ou pouco din√Ęmica;
  • j√° aconteceu de gerar mais de uma NF-e para um mesmo servi√ßo ou produto, ou mesmo n√£o gerar nenhuma;
  • a din√Ęmica de emiss√£o est√° comprometendo o recolhimento de impostos, levando a problemas fiscais.

Qualquer uma dessas situa√ß√Ķes mostra que seu neg√≥cio cresceu e que est√° na hora de emitir nota fiscal automaticamente.¬†

Se uma delas foi ao encontro da sua realidade, é o momento ideal para buscar um sistema que lhe ajude na tarefa.

O que considerar na hora de escolher um sistema de emiss√£o de nota fiscal?

Para que um sistema realmente ajude a emitir as notas fiscais de maneira automática, é preciso considerar alguns pontos. 

Veja abaixo os principais critérios que um bom software de automação de nota fiscal deve atender:

  • permitir integra√ß√£o f√°cil com os meios de pagamento que a empresa utiliza;
  • oferecer suporte √°gil e eficiente para lhe auxiliar em caso de d√ļvidas ou problemas t√©cnicos;
  • permitir a emiss√£o das notas, ainda que haja problemas de transmiss√£o no site da prefeitura;
  • tornar todos os processos que envolvem a tarefa autom√°ticos, tais como o cancelamento de notas em casos de chargebacks, acesso a NFs-e emitidas etc.

Agora que você já sabe o que considerar, chegou o momento de entender como deve ser a emissão automática da nota fiscal.

Como emitir nota fiscal automaticamente?

Para emitir a nota fiscal automaticamente, é necessário seguir o passo a passo abaixo.

1. Pesquisa e escolha do software

Primeiramente, busque softwares de emissão de nota fiscal que sejam recomendados para o seu segmento e tamanho de empresa. Verifique também se a opção está em conformidade com a legislação tributária vigente.

Ao encontrar o mais adequado ao seu negócio, confirme se oferece integração com o seu sistema de gestão (ERP) existente ou com o que você planeja adotar.

2. Aquisição e instalação

Assim que voc√™ escolher o sistema, basta realizar a compra ou assinatura. Depois, √© s√≥ instal√°-lo conforme as orienta√ß√Ķes do fornecedor. Muitas solu√ß√Ķes s√£o baseadas em nuvem, o que pode dispensar instala√ß√Ķes complicadas.

3. Configuração inicial

Insira os detalhes da sua empresa, incluindo CNPJ, endere√ßo, atividade econ√īmica, regime tribut√°rio, etc.

Em seguida, configure os par√Ęmetros fiscais relevantes, como as al√≠quotas de impostos, CFOP (C√≥digo Fiscal de Opera√ß√Ķes e Presta√ß√Ķes), e outros dados relevantes.

4. Certificado digital

Adquira um certificado digital, que funciona como uma assinatura eletr√īnica para a empresa. O documento √© obrigat√≥rio para a emiss√£o de notas fiscais.

Em seguida, integre-o ao software de emiss√£o de nota fiscal para garantir a autenticidade e integridade dos comprovantes expedidos.

5. Integração com o Sistema de Gestão (ERP)

Utilize as ferramentas ou APIs fornecidas pelo software de nota fiscal para integr√°-lo ao seu ERP.

Realize testes para garantir que informa√ß√Ķes como produtos, clientes, fornecedores e transa√ß√Ķes sejam sincronizadas corretamente entre os sistemas.

6. Treinamento da equipe

Treine sua equipe para usar o novo sistema, abordando quest√Ķes como cria√ß√£o de novas vendas, emiss√£o e consulta de notas emitidas.

7. Emiss√£o autom√°tica

Com tudo certo, basta come√ßar as emiss√Ķes. De modo geral, ao registrar uma venda ou servi√ßo no ERP, o sistema vai automaticamente gerar e emitir a nota fiscal correspondente.

No entanto, lembre-se de conferir sempre se o documento foi gerado corretamente e se a SEFAZ autorizou a emiss√£o.

Como funciona a NFE.io?

Agora que voc√™ j√° sabe como emitir a nota fiscal automaticamente, que tal escolher o seu software emissor? A NFE.io √© um gerenciador de nota fiscal eletr√īnica que atende a todos os requisitos pontuados acima.

Além de oferecer mais agilidade ao processo de emissão e de ajudar na organização dos documentos fiscais, armazenando-os na nuvem, o sistema também permite o cálculo automático de impostos. 

Para tanto, a solu√ß√£o considera al√≠quotas vari√°veis, taxas de descontos etc. Assim, voc√™ tem mais confian√ßa de que suas notas fiscais eletr√īnicas est√£o sendo geradas com valores corretos.

A plataforma da NFE.io também conta com:

  • f√°cil integra√ß√£o via API com outros sistemas;
  • conta multiempresas, que permite o controle de v√°rios CNPJs;
  • dashboard que possibilita acompanhar o crescimento do seu neg√≥cio, incluindo emiss√£o de relat√≥rios, processamento de notas e outras fun√ß√Ķes.

O sistema da NFE.io funciona da seguinte forma:

  • voc√™ lan√ßa o valor de venda na sua plataforma de pagamento;
  • a NFE.io busca a informa√ß√£o e inicia o processo de comunica√ß√£o com a prefeitura;
  • poucos minutos depois, a nota √© emitida pelo sistema e seu cliente recebe o documento fiscal via e-mail.

Vale lembrar que, caso o site da prefeitura esteja fora do ar, a plataforma da NFE.io gerencia o período de inatividade e tenta a reemissão até que o processo seja concluído.

Assim, al√©m de otimizar o tempo de emiss√£o e de envio da nota fiscal, voc√™ n√£o precisa se preocupar com quest√Ķes t√©cnicas.

Achou interessante? Então entre em contato com um de nossos consultores e conheça mais sobre o sistema da NFE.io! 


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2 coment√°rios

  • Valdo Vitoriano

    Como fazer a integração com minha plataforma?

    Grato!

    • Richard Zumkeller

      Valdo, boa tarde.
      Entre em contato com a NFE.io através do link abaixo para entender como você pode integrar as suas notas fiscais conosco!
      https://nfe.io

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