O que é validação de nota fiscal e como funciona?

Tempo de leitura: 6 minutos

Em uma transação de compra e venda, apenas o emissor da nota e o destinatário (comprador) têm acesso à nota fiscal. Porém, se existir uma terceira pessoa na relação comercial (um banco que precisa checar para fazer a antecipação de recebíveis, por exemplo), é preciso fazer a validação de nota fiscal. E como é feito esse processo?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento obrigatório e que demonstra que a venda foi feita seguindo todos os preceitos estabelecidos pela lei, recolhendo devidamente todos os impostos.

Fazer vendas sem NF-e pode significar dor de cabeça para sua empresa. Além disso, os negócios informais podem enfrentar dificuldades para vender ou participar de uma licitação, por exemplo.

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Então, para não perder nenhuma venda, lembre-se de manter o certificado digital em dia para fazer a emissão e também a validação de nota fiscal.

Quer entender melhor como validar nota fiscal eletrônica e garantir a segurança de todas as vendas relacionadas ao seu negócio? Continue a leitura e entenda os caminhos e a lei que regula o acesso a essa informação por terceiros.

O que é validação de nota fiscal?

A validação de nota fiscal é um procedimento que faz a checagem da autenticidade de uma nota fiscal, que é o documento que garante que a venda existiu, mostra quanto foi pago, os impostos incididos, etc

Como destacamos na abertura do artigo, o emissor e o destinatário da nota não tem problema para acessar a NF-e, porém o contador da empresa, financeiras e transportadoras  precisam seguir alguns protocolos para ter acesso a nota fiscal de um cliente.

Então, quando a nota fiscal é emitida, utilizando a assinatura digital da empresa, e passa pela avaliação da Sefaz, a transação tem valor legal

Por meio de um sistema de emissão de NF-e, o arquivo XML do documento e a assinatura são validados. Caso exista algum erro do documento, o sistema retorna com uma mensagem de “nota inválida”.

Isso acontece devido a diferentes inconsistências nas informações da nota fiscal. Conheça alguns tipos de erros e seus respectivos códigos de rejeição no artigo: ‘7 tipos de rejeições de Inscrição Estadual na emissão da NF-e’.

Como validar nota fiscal eletrônica?

Geralmente, as informações das notas fiscais ficam disponíveis online e é possível acessá-las, porém a disponibilidade das informações pode ser limitada caso quem precisa acessar não tenha a autorização necessária.

Conheça as diferentes formas de conferir e fazer a validação de nota fiscal:

1. Portal da Nota Fiscal Eletrônica

No Portal da Nota Fiscal Eletrônica, basta seguir os seguintes passos para acessar e fazer a validação de nota fiscal:

2. Site da Sefaz estadual

Os sites das Secretarias de Fazenda de cada estado também possuem um espaço dedicado para pesquisa e validação de notas fiscais. Basta pesquisar online o endereço oficial do site do seu estado e preencher o formulário com os dados pedidos.

3. Pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro)

O Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro) é outro canal de consulta disponibilizado pelo governo federal. Porém, mudanças recentes no sistema de pesquisa alteraram o acesso a validação de nota fiscal por terceiros por meio do serviço.

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A alteração está determinada na Portaria nº 519, de 18 março de 2020 (retificada em 01/04/2020), que definiu em seu artigo primeiro:

Art. 1º: O Anexo Único da Portaria RFB nº 2.189, de 6 de junho de 2017, fica substituído pelo Anexo Único desta Portaria, para vedar o acesso ao conjunto de dados e informações relativos à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) por terceiros.

Dessa forma, um terceiro que pesquisa uma nota fiscal pelo Serpro tem acesso a algumas informações, mas não a NF-e completa.

Para ter o acesso total, é preciso ter o certificado digital da empresa emissora ou do destinatário para realizar a checagem.

Para driblar essa limitação, existe a alternativa de validação de nota fiscal pelo site da Sefaz ou pelo Portal da Nota fiscal Eletrônica, porém a desvantagem é o tempo gasto, pois a checagem precisa ser feita uma de cada vez.

4. Sistema automatizado de consulta de nota fiscal

Os sistemas automatizados de consulta de NF-e são muito úteis para fazer a validação de nota fiscal, pois a pesquisa é muito mais ágil e centralizada.

A NFE.io possui uma ferramenta chamada Consulta de Nota Fiscal que pode ser integrada em softwares de ERP, TMS e WMS por meio de API e com poucos cliques faz a consulta de qualquer nota fiscal emitida em território brasileiro.

Dessa forma, a validação de nota fiscal é mais precisa e confiável, pois é possível ter certeza de que os dados dos clientes ou fornecedores batem com os registros da Receita Federal.

Alguns exemplos de empresas que se beneficiam da ferramenta são:

  • Transportadoras que fazem bipagem de notas e precisam de mais agilidade e precisão na liberação de cargas e caminhões;
  • Financeiras que usam a validação de nota fiscal como recursos antifraude na antecipação de recebíveis;
  • Contadores que utilizam a validação de NF-e para recuperação de dados perdidos e apuração de impostos;
  • Auditorias/Consultorias que precisam de informações precisas para auditar os clientes.

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Agora que você sabe o que é, para que serve e como validar uma nota fiscal eletrônica, pode entrar em contato com um dos especialistas da NFE.io e tirar todas as suas dúvidas sobre a ferramenta de Consulta de Nota Fiscal.

Nossa equipe vai auxiliá-lo em todo o processo e explicar todos os passos para que a validação de nota fiscal seja um processo ágil e preciso no seu negócio.

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