Você sabe quais são os dados essenciais para emissão de nota fiscal eletrônica? Apesar desse documento não ser novidade no meio corporativo, pois começou a ser implementado há mais de dez anos, ele ainda gera dúvidas para os empreendedores na hora de emiti-lo. Afinal, existem diferentes tipos de notas e encargos para cada categoria de organização.
Uma NF-e é um registro digital, emitido e armazenado de forma eletrônica, visando comprovar uma operação comercial de circulação de mercadorias, ou uma prestação de serviço ocorrida entre pessoas jurídicas e/ou físicas.
O projeto da nota fiscal eletrônica faz parte de três subprojetos que integram o programa SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) da Receita Federal de escrituração contábil e fiscal digital e de nota fiscal eletrônica.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
A NF-e faz parte de um projeto-piloto iniciado em 2005 em parceria com as Secretarias de Fazenda de seis estados brasileiros e algumas empresas de grande porte.
Se você também tem dúvida sobre quais são os dados necessários para emissão de nota fiscal para seus clientes, neste artigo vamos esclarecer essa dúvida, além de mostrar como e quem deve emitir NF-e e os tipos existentes.
Continue a leitura para ficar por dentro!
Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?
Ter conhecimento sobre quem deve emitir nota fiscal eletrônica é fundamental para evitar cometer erros fiscais e ficar ilegal junto ao Fisco. Portanto, a NF-e deve ser emitida toda vez que uma empresa faz uma transação comercial de produtos ou serviços com uma pessoa jurídica ou física.
No entanto, para quem é Microempreendedor Individual (MEI) que tem participação no Simples Nacional, não é obrigatório emitir nota fiscal. A emissão só ocorre se o comprador do produto ou serviço for uma organização (pessoa jurídica ou governo), ou se for pessoa física e solicitar a NF-e com base no Código de Defesa do Consumidor.
Vale ressaltar que o MEI tem uma tributação fixa, logo não varia segundo a emissão de notas. Com isso, é possível emiti-las para os clientes pelo Portal do MEI.
Já o recolhimento de impostos da categoria é feito pelo DAS MEI (Documento de Arrecadação do Simples Nacional do Microempreendedor Individual).
Saiba os tipos de nota fiscal eletrônica
Atualmente, existem alguns tipos de nota fiscal eletrônica que podem ser emitidas pelas organizações. O modelo a ser usado depende da necessidade e da responsabilidade fiscal de cada empreendimento, que se baseia na sua categoria de atuação.
Separamos os principais tipos de NF-e para ajudá-lo na hora de emitir para seus clientes. Confira!
NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
A NF-e é um documento desenvolvido para substituir as notas fiscais modelos 1 e 1A, emitidas para acobertar operações de circulação de mercadorias e serviços.
Quando um negócio emite uma nota desse tipo, o Fisco desconta o ICMS do valor da venda. Vale lembrar que cada estado tem uma alíquota diferente.
NFS-e – Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
Criada para substituir a Declaração de Serviços, a nota fiscal de serviços eletrônica é usada por empresas ou PJs que prestam algum serviço, sem a circulação de mercadoria.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Quando alguma organização emite a NFS-e, o ISS é cobrado pela prefeitura local.
NFA-e – Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
Este tipo de nota fiscal é usada por empreendimentos que não são obrigados a contribuir com o ICMS, ou seja, para MEIs e pequenas empresas.
As notas fiscais avulsas contribuem para que empreendedores que não possuem CNPJ fiquem legalizados diante da Receita Federal. Portanto, essa nota tem o mesmo valor fiscal e tributário das demais.
CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
O conhecimento de transporte eletrônico está substituindo diversos documentos utilizados para o transporte de cargas (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27). Sendo assim, as empresas que trabalham com esse serviço utilizam a CT-e para ficar legalizadas com o Governo Federal.
Assim como as demais notas eletrônicas, esse documento substitui a emissão do registro físico.
Os dados para emissão de nota fiscal variam para cada NF-e?
A emissão de nota fiscal é essencial para as empresas manterem os tributos em dia com a Receita Federal. Contudo, esse documento legal também é uma maneira de os empreendimentos garantirem visibilidade sobre as vendas, ajudando no controle financeiro.
É importante ter em mente que cada tipo de nota tem uma função na gestão financeira de uma organização. Com isso, é preciso ficar atento aos dados para emissão de nota fiscal, pois eles variam para cada NF-e.
Desta forma, dependendo da categoria da sua empresa será necessário usar um modelo específico de documento. Assim, você precisará saber alguns dados do seu empreendimento para preencher o documento de forma correta.
Informações e documentos necessários para emitir nota fiscal
Na hora de preencher os dados para emissão de nota fiscal, é fundamental seguir algumas exigências do governo.
Confira algumas informações e documentos necessários para emitir nota fiscal eletrônica.
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
De uma maneira geral, os dados mais comuns para preencher uma NF-e são:
- valor da nota: preço total do produto ou serviço prestado com impostos inclusos, conforme a categoria da empresa e alíquotas de cada região;
- dados do destinatário: são as informações de quem pagou pela nota, como CPF e nome completo da pessoa física, ou CNPJ e razão social da jurídica, inscrição estadual (quando houver) e endereço completo;
- dados do emissor: dados da empresa que emite a nota, como CNPJ, endereço completo, inscrição estadual (caso tenha) e dados de contato (telefone e e-mail);
- descrição do produto ou serviço: as informações deste item podem variar conforme o tipo de nota. Porém, de uma forma geral, é preciso detalhar a mercadoria vendida ou o serviço prestado; a quantidade de produto, ou as horas de trabalho; e o valor de cada item vendido ou dos serviços prestados.
- nomenclatura comum do Mercosul (NCM): é um dado padrão utilizado para identificar a natureza do produto nos países que fazem parte desta entidade;
- código especificador de substituição tributária (CEST): é um código usado para padronizar os produtos sujeitos a regime de substituição tributária;
- código fiscal de operações e prestações (CFOP): identifica a natureza da operação realizada: entrada ou saída, interestadual ou estadual.
Vale destacar que ao finalizar o preenchimento da nota fiscal, é gerado o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
Este registro serve como um espelho dos dados e comprovante legal da NF-e, e deve ser entregue aos clientes. É uma forma de assegurar a existência da mercadoria nas divisas estaduais, caso precise transportar os produtos.
Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
Para emitir a nota fiscal de serviços eletrônica para seus clientes, sua empresa precisa ter os seguintes dados e registros:
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- documento da atividade da empresa: pode ser um CNPJ ou inscrição municipal regular;
- homologação na prefeitura: seu negócio precisa estar homologado no órgão da sua cidade;
- código CNAE: é o código de classificação nacional das atividades econômicas das organizações;
- software emissor de NF-e: é preciso adquirir um sistema para emitir suas notas;
- alíquota do ISS: este imposto é definido pela legislação municipal;
- dados do destinatário e emissor: CPF e nome completo da pessoa física, ou CNPJ e razão social da jurídica, inscrição estadual (quando houver), endereço completo e dados de contato (telefone e e-mail);
- código do serviço prestado: é preciso saber o tipo de serviço oferecido pela sua empresa, segundo a Lei Complementar n°116 (de 2003).
Os empreendimentos podem detalhar vários serviços em uma mesma nota fiscal de serviços eletrônica, porém devem estar relacionados a somente um item da lista, contendo a mesma alíquota e para o mesmo tomador de serviço.
Nota fiscal de conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
As empresas que trabalham com transporte de mercadorias precisam atentar para o preenchimento dos dados para emissão de nota fiscal CT-e, pois apresentam algumas particularidades. Veja as informações necessárias!
- Nome, CNPJ e endereço do embarcador da mercadoria;
- Nome, CNPJ e endereço do destinatário;
- Nome, CNPJ e endereço do contratante do serviço de transporte;
- Valor do serviço de transporte;
- Peso da carga;
- Valor do produto;
- Taxas de transporte.
Documentos necessários para emitir nota fiscal
Alguns documentos são obrigatórios para as empresas que vendem mercadorias ou prestam serviços emitirem notas fiscais para os clientes. Veja alguns!
Certificado digital
O primeiro passo para emitir uma nota eletrônica é ter um certificado digital. Ou seja, é uma assinatura digital que garante a validade jurídica do documento por permitir a confirmação da autenticidade das transações online e das emissões de NF-e.
Existem alguns órgãos autorizados pelo IPC (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) que fornecem o certificado digital, como Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Serasa.
Esse documento não é obrigatório, porém, agiliza o processo de emissão de notas fiscais dos colaboradores. Além disso, com o certificado digital é possível substituir os papéis e as assinaturas escritas, deixando tudo mais seguro.
Leia também nosso artigo para saber tudo sobre certificado digital.
Credenciamento na SEFAZ
Você poderá usar um sistema de emissão de nota fiscal próprio ou contratado, no entanto, antes é necessário realizar o credenciamento do seu empreendimento junto à Secretaria de Fazenda do Estado (SEFAZ) para emitir NF-e.
Apesar de ser um procedimento simples, vale lembrar que cada estado tem a sua própria legislação para regulamentar o credenciamento das empresas.
Escolha o emissor de NF-e
Existem várias opções de softwares eficientes e confiáveis para emitir notas fiscais eletrônicas, como o sistema da NFE.io, que atende às exigências do governo. Essa ferramenta possibilita gerar e enviar o documento eletrônico de forma online para os clientes.
Você pode usar serviços que rodam em nuvem e acessá-los em um dispositivo que esteja conectado à internet. Se a sua empresa tem um volume alto de emissão de notas fiscais, recomendamos adotar um emissor integrado a um sistema de faturamento ou de gestão, como um gerenciador de nota fiscal eletrônica.
Emitir NF-e é requisito necessário para seu empreendimento cumprir com a função social, além de ter relações seguras com os fornecedores e consumidores. Além disso, é importante para manter as obrigações tributárias com os governos municipais, estaduais e federal.
Tendo em vista esse cenário, é imprescindível reunir os dados necessários para emissão de nota fiscal em sua organização, seja o porte que ela tiver.
Além disso, as notas fiscais são a base de toda a contabilidade da companhia, mantendo os departamentos de faturamento interligados a outros, como o fiscal, contábil e financeiro.
A intenção é oferecer dados para uma contabilidade confiável, que beneficia não somente a sua administração e tomada de decisões, mas também a terceiros interessados em parcerias com sua empresa.
Descubra neste artigo exemplos de programas grátis para seu controle financeiro.
Como emitir nota fiscal? Entenda!
Conhecer os principais tipos de NFs-e e os dados necessários ajuda no processo de preenchimento desse documento fiscal, sem cometer erros que comprometam sua empresa junto ao governo.
Agora, para saber como emitir nota fiscal para seus clientes, você deve seguir alguns passos básicos. Confira a seguir!
1- Conheça o tipo de nota fiscal a ser emitida
Cada nota fiscal está ligada à atividade principal realizada pela organização. Portanto, você deve ficar atento à operação do seu negócio para saber qual emitir.
Confira as notas que pode escolher:
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- Produto: bens e mercadorias. Pode ser de NF de compra e venda, retorno, remessa, exportação, importação e devolução;
- Serviço: para empresas que prestam serviços;
- Consumidor: usada para venda direta sem indicar o comprador. É utilizada no varejo e corresponde ao cupom fiscal.
2- Tenha um certificado digital
Como comentamos acima, o certificado digital valida legalmente toda NF-e, além de assegurar a autenticidade e a segurança das transações comerciais. Por isso, seu empreendimento deve ter um.
Um dos grandes benefícios de ter um certificado digital é que as notas podem ser emitidas pelos seus colaboradores, sem precisar compartilhar o CNPJ e senhas do empreendimento.
3- Cadastre sua empresa com órgãos do governo responsáveis
Cada tipo de nota fiscal precisa ser cadastrada em um órgão do governo responsável pela emissão dela.
Dependendo da nota que escolher, você pode cadastrar seu negócio na SEFAZ, na Secretaria Municipal de Finanças, ou em outras instituições públicas que desempenhem o mesmo papel na região onde atua.
4- Escolha um emissor de NF-e
Existem ferramentas de emissão de nota fiscal gratuitas do governo que sua organização pode utilizar. Porém, elas não são integradas ao sistema da sua empresa e são limitadas para salvar dados ou gerenciar grandes quantidades de documentos emitidos.
Uma alternativa mais eficaz é adquirir um software automatizado, que seja interligado com sua plataforma. O NFE.io é uma ótima opção para ajudar sua equipe a economizar tempo nas atividades financeiras, como o preenchimento de dados para emissão de notas fiscais.
Dados para emissão de nota fiscal: tenha os seus atualizados!
Empresas que mantêm os dados necessários para emissão de nota fiscal atualizados conseguem ficar em dia com a Receita Federal, evitando problemas fiscais e tributários.
Como você percebeu neste artigo, a NF-e, seja o tipo que for, oferece vantagens às organizações:
- substituição do papel por registro digital;
- praticidade e agilidade na rotina dos colaboradores;
- menos burocracia para preencher as notas, aumento da produtividade do time;
- além de evitar desperdício de tempo e espaço para guardar caixas de documentos.
Com um gerenciador de nota fiscal eletrônica, como o nosso, você conta com um banco de dados em que é possível cadastrar os clientes e suas informações, dispensando a tarefa de preencher sempre que tiver que fazer algo relacionado a ele. Além disso, com apenas um clique fica fácil encontrar as notas já emitidas de um comprador.
O sistema de emissão de nota fiscal da NFE.io pode ajudá-lo nessa tarefa, integrando o seu meio de pagamento e automatizando a geração de notas fiscais da sua empresa. Para saber mais detalhes, fale com nossos especialistas.
