Saber o que é nota fiscal de produto faz toda a diferença para quem vende mercadorias. Na versão eletrônica, NF-e é um documento fiscal usado para registrar a venda de uma mercadoria.
Por esse motivo, também é conhecida como nota de mercadoria ou, ainda, como nota de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), uma vez que o recolhimento do imposto é um dos objetivos da sua emissão.
O documento é essencial na venda de qualquer produto físico, pois registra e regulariza todo o processo de compra.
Para você ter uma ideia da importância da nota fiscal, segundo a Sefaz, apenas no Estado do Paraná, no primeiro semestre de 2024, o número de documentos fiscais emitidos chegou a 922 milhões.
Somado a esse fator, a nota fiscal é a prova de que a empresa está em dia com o fisco, o que aumenta a sua credibilidade perante o público.
E o que é necessário para emiti-la? Será um processo burocrático? Quais dados devem constar no documento?
Todas as suas perguntas serão respondidas neste artigo. Portanto, se você quer saber o que é e como emitir uma nota fiscal de produto, continue a leitura!
O que é nota fiscal de produto?
A nota fiscal de produto é um documento que registra a venda de mercadorias para consumo, revenda ou industrialização. Detalha informações como descrição, quantidade, valor do produto e impostos envolvidos, e assegura a regularidade da transação perante a legislação tributária. Deve ser emitido obrigatoriamente quando ocorrer uma venda física.
Nesse caso, produtos digitais ou infoprodutos, como cursos online, serviços de assinatura e outros, não exigem a emissão dessa nota, mas sim da nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e). Falaremos adiante sobre a diferença entre ambas.
Antes, é necessário entender que a emissão da NF-e é fundamental para registrar o processo de compra e venda, e funciona, basicamente, como a “certidão de nascimento” de um produto.
Para o consumidor, o documento assegura seus direitos. Com a apresentação da nota, é possível solicitar troca ou conserto de produtos avariados ou que apresentaram defeitos e pedir a restituição de valores pagos.
Já para o comerciante, a NF-e comprova a regularidade fiscal e o recolhimento correto dos impostos incidentes na transação. Além disso, transmite ao consumidor a imagem de que o negócio atua dentro da lei, o que pode ser um diferencial competitivo.
Para que serve a nota fiscal de produto?
A nota fiscal de produto serve para atestar e validar a venda de uma mercadoria, seja por uma indústria, comércio, distribuidora ou importadora. O documento é necessário tanto para operações estaduais quanto interestaduais, para organizações diferentes ou de uma mesma empresa.
Na prática, significa que, se uma companhia tem mais de uma filial e precisa transferir produtos de uma loja para outra, é crucial emitir a nota fiscal de produto, ainda que, nesse caso, a natureza da operação não seja venda, e sim transferência.
A ausência da emissão do documento em uma operação pode acarretar diversos problemas para a organização, como multas e até mesmo a suspensão do CNPJ. Por isso, é tão importante.
Quais as diferenças entre a nota fiscal de produto e nota fiscal de serviço?
A nota fiscal de produto está vinculada à venda ou transferência de mercadorias, e detalha itens, valores e tributos como ICMS e IPI. Já a nota fiscal de serviço se refere exclusivamente à prestação de serviços, registrando a descrição da atividade, o valor cobrado e os impostos específicos, como ISS.
Embora ambas garantam a regularidade fiscal, são aplicadas em contextos distintos. Em resumo, a nota fiscal de serviço não envolve mercadorias e só pode ser emitida por empresas prestadoras de serviços.
Nos dois casos, existem versões digitais, representadas pelas siglas NF-e e NFS-e, respectivamente.
Quer saber como funciona quando a empresa faz uma venda de mercadoria e presta serviços ao mesmo tempo?
Quando acontecer de uma companhia vender um produto acompanhado de um serviço, pode-se emitir as duas notas juntas, sendo a prática chamada de nota conjugada.
Trata-se de um método que facilita o cálculo para o recolhimento de impostos e simplifica os processos de emissão. Para esse caso, é vital conferir se a Secretaria da Fazenda do seu estado permite a prática.
Em resumo:
- a principal diferença entre nota fiscal de produto e nota fiscal de serviço está no objeto da transação. A nota fiscal de produto formaliza a venda de mercadorias físicas, enquanto a nota fiscal de serviço registra a prestação de serviços;
- os impostos incidentes também variam. ICMS e IPI para produtos, ISS para serviços;
- o emissor de nota fiscal de produto utiliza sistemas integrados à SEFAZ, já o emissor de nota fiscal de serviço segue as regras municipais.
Se quiser saber mais sobre a diferença dos dois documentos e a emissão conjugada, confira:
- Nota fiscal de produto e serviço: é possível emitir em um único documento? Como fazer?;
- Entenda a diferença entre MEI, ME, profissional liberal e autônomos.
Quais são os tipos de notas fiscais?
Diferentes operações exigem diferentes tipos de documento fiscal eletrônico. Os principais são:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
- NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica);
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica);
- NFA-e (Nota Fiscal Avulsa);
- NF-com (Nota Fiscal de Comunicação Eletrônica).
Entenda cada uma delas em mais detalhes, abaixo.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
A NF-e é o documento que registra a venda de mercadorias, detalha os produtos, tributos como ICMS e IPI, e garante a comprovação legal da transação.
O emissor de nota fiscal de produto utiliza sistemas integrados à Sefaz para gerar o arquivo XML com validade jurídica.
Dentro desse processo, fica fácil entender o que é nota fiscal de produto: é o documento que formaliza a circulação de bens, seja entre empresas ou para o consumidor final.
NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)
A NFC-e atende operações de venda presencial ou entrega em domicílio ao consumidor final. Substitui o cupom fiscal e a nota modelo 2, sendo fundamental para varejistas que realizam venda de mercadorias diretamente ao consumidor.
A nota fiscal de um produto, nesse modelo, comprova a transação e permite o controle pelo Fisco.
NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)
A NFS-e registra a prestação de serviços. A diferença entre nota fiscal de produto e serviço está justamente na natureza da operação: enquanto a NF-e trata de mercadorias, a NFS-e documenta serviços prestados, com incidência de ISS.
O emissor de nota fiscal de produto não emite NFS-e, pois cada tipo de nota atende a uma finalidade específica.
NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica)
A NFA-e serve para autônomos, pequenos produtores ou MEIs que não emitem notas regularmente. Neste caso, a nota fiscal de produto é uma solução pontual para formalizar a venda de mercadorias e garantir a comprovação da transação, mesmo para quem não tem sistema próprio de emissão.
NF-com (Nota Fiscal de Comunicação Eletrônica)
A NF-com é o documento fiscal eletrônico destinado a registrar operações de prestação de serviços de comunicação, como telefonia, internet, TV por assinatura e outros serviços do setor. Ela padroniza e substitui os antigos modelos 21 e 22, garantindo a legalidade da transação e a correta apuração do ICMS.
O que é o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e)?
O DANFE é uma representação gráfica simplificada da nota fiscal Eletrônica, que não a substitui, mas serve como um comprovante de trânsito das mercadorias e facilita a consulta da nota no ambiente nacional, pois contém um código de barras que permite a verificação de autenticidade da NF-e original.
Outra função importante do DANFE é o acesso ao XML de uma nota eletrônica, o que faz com que o arquivo seja usado pela contabilidade da companhia para entrega e registro de obrigações tributárias.
O documento tem a finalidade de auxiliar não só as notas fiscais de produtos, mas também de serviços, cumprindo a mesma funcionalidade. Nele, é possível encontrar as seguintes informações:
- dados de quem está emitindo a nota;
- informações sobre o destinatário;
- data e hora que o documento saiu do estabelecimento;
- códigos CFOP, CST e NCM dos produtos vendidos;
- código de barras;
- chave de acesso para consulta da NF-e com 44 dígitos;
- valores dos impostos que deverão ser recolhidos.
Para diferenciar o documento da nota fiscal em si, há a palavra DANFE escrita no canto superior esquerdo. Se quiser se aprofundar mais no assunto, confira esse artigo: Entenda o que é DANFE da nota fiscal e saiba como você pode emiti-lo!
Agora que você já sabe o que é a nota de produto e qual a diferença entre nota de serviços e o DANFE, chegou o momento de compreender quais são os impostos cobrados em sua emissão.
Quais impostos cobrados na nota fiscal de produto?
Os impostos cobrados na nota fiscal de produto são:
- ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
- Cofins: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
- PIS: Programa de Integração Social;
- IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados;
- CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
- IRPJ: Imposto de Renda da Pessoa Jurídica;
- INSS: Instituto Nacional da Previdência Social.
Aqui, vale esclarecer que os impostos cobrados na NF-e dependem da atividade executada pela empresa. Por isso, nem todos os tributos aparecem em todas as notas, com exceção do ICMS.
Além disso, nas notas fiscais de serviços é cobrado o ISS (Imposto Sobre Serviços), sendo que, em alguns casos, sua indicação aparece em uma nota fiscal de produto (se for conjugada com a nota de serviços).
Para entender mais sobre o ICMS, assista ao vídeo abaixo:
Como emitir uma nota fiscal de produto? Passo a passo!
Agora que você sabe o que é o documento, precisa entender como emiti-lo. Para tanto, basta seguir o passo a passo que separamos abaixo.
1. Cadastre sua empresa na Sefaz
O primeiro passo para emitir uma nota fiscal de produto é cadastrar sua empresa na Sefaz (Secretaria da Fazenda) do seu estado.
O procedimento é fundamental, pois é esse órgão que vai autorizar a emissão, assim como garantir o recolhimento do ICMS e IPI.
2. Tenha um certificado digital (e-CNPJ)
Em seguida, você deve providenciar o certificado digital da sua empresa, o e-CNPJ. O número corresponde à identidade virtual do seu negócio, essencial para validar a NF-e emitida.
A obtenção do e-CNPJ deve ser feita por meio de uma Autoridade Certificadora (AC), empresa credenciada junto ao ITI, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Se ainda restarem dúvidas, você pode ver mais sobre certificado digital aqui.
3. Escolha um emissor de nota fiscal eletrônica
Para gerar o documento, é necessário o uso de um software de emissão.
Anteriormente, a própria Sefaz disponibilizava esse recurso gratuitamente. No entanto, foi descontinuado devido à baixa adesão, visto que a maioria das empresas optava por emissores próprios.
Ainda assim, o Sebrae assumiu o emissor gratuito e passou a disponibilizá-lo em sua plataforma. Porém, trata-se de um emissor manual, ou seja, a cada produto vendido é preciso entrar no sistema e gerar a NF-e.
Devido à morosidade do processo, o mais indicado é emitir a nota fiscal automaticamente, usando sistemas específicos para a tarefa, como o da NFE.io.
Com esse recurso, a cada venda efetivada, a nota é gerada de maneira automática, otimizando o processo e evitando erros.
4. Preencha os dados
Definido o emissor que irá usar, o próximo passo é preencher as informações para que a nota seja gerada.
No caso das emissões automatizadas, uma das grandes vantagens é que seus dados e dos clientes são inseridos uma única vez. Depois, ficam armazenados no sistema e são preenchidos automaticamente na nota a cada nova compra.
Assim, os dados que devem constar em uma nota são:
- dados do emitente;
- dados do destinatário;
- identificação da mercadoria;
- tipo (unidade, peça, metro quadrado);
- quantidade;
- valor unitário;
- valor total;
- peso líquido total;
- peso bruto total;
- código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
- CEST (Código Especificador de Substituição Tributária);
- tributação (situação tributária e origem);
- natureza da operação;
- forma de pagamento;
- CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações);
- base de cálculo do ICMS;
- valor total do ICMS;
- base de cálculo do ICMS ST (situação tributária);
- valor total do ICMS ST;
- valor total dos produtos;
- valor total do frete (não obrigatório);
- valor total do seguro (não obrigatório);
- valor total do desconto (não obrigatório);
- outras despesas (não obrigatório);
- valor total da NF-e;
- valor total de tributos (aproximado).
5. Emita a nota fiscal eletrônica
Com o passo anterior concluído, basta gerar a NF-e e o documento será validado pela Sefaz.
Com tudo certo, o órgão libera a consulta do documento via internet e envia as informações para a Receita Federal.
Todo o trâmite é finalizado com a emissão do Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que deve ser enviado com a mercadoria durante seu transporte.
Quais são as penalidades por não emissão de notas fiscais?
A não emissão de nota fiscal de produto acarreta sérias consequências. As multas variam de 10% a 100% do valor da venda de mercadorias, chegando a R$ 5.000,00 por documento não emitido.
Além disso, empresas podem sofrer apreensão de mercadorias, suspensão de atividades e até prisão por crime contra a ordem tributária.
Em resumo, a nota fiscal de um produto serve para proteger o negócio de penalidades e garantir a regularidade fiscal.
Armazenamento e validade jurídica das notas fiscais eletrônicas
A legislação exige que as empresas armazenem o arquivo XML da nota fiscal eletrônica por no mínimo cinco anos, mais o ano vigente. O DANFE, versão impressa, não substitui o arquivo digital, que oferece validade jurídica.
A nota fiscal de produto sem o XML é um documento sem valor legal. O armazenamento correto garante o acesso rápido em fiscalizações e evita multas por falta de apresentação do documento fiscal eletrônico.
O emissor de nota fiscal de produto deve adotar métodos seguros para proteger os arquivos e a comprovação de venda.
Como cancelar nota fiscal de produto?
O cancelamento da nota fiscal de produto só ocorre dentro do prazo de 24 horas após a autorização da Sefaz. O emissor de nota fiscal de produto precisa acessar o sistema, informar os dados da nota e confirmar o cancelamento.
Se a mercadoria já saiu do estabelecimento ou o destinatário confirmou o recebimento, então não há como cancelar a nota fiscal de produto. Mesmo assim, a nota fiscal de produto deve permanecer arquivada e registrada no livro fiscal.
A nota fiscal de produto cancelada é um documento sem validade para circulação de mercadorias, mas ainda relevante para fins contábeis e fiscais.
Como o MEI emite nota fiscal de produto?
É fácil entender como o MEI emite nota fiscal de produto. Quem é microempreendedor individual precisa seguir o mesmo procedimento acima. Destacando que a nota fiscal de produto ou de serviço, obrigatoriamente, deve ser emitida pelo sistema nacional quando o seu cliente é uma empresa, ou seja, tem um CNPJ.
Quando a venda ocorre diretamente para o consumidor final, o MEI emite a NFC–e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica), uma espécie de cupom fiscal que comprova a venda e compra da mercadoria.
Lembrando que, segundo a legislação tributária, o MEI não tem a obrigatoriedade de emitir o documento quando a venda for feita para outras pessoas físicas.
Todavia, apesar de sua não obrigatoriedade, é crucial que o microempreendedor o faça, visto que a nota traz segurança jurídica para quem está comprando e para quem está vendendo.
O MEI pode emitir nota fiscal de produto acessando o portal da SEFAZ ou utilizando a NFA-e. Alguns estados oferecem sistemas próprios para facilitar a emissão. O emissor de nota fiscal de produto para MEI deve garantir que todas as informações estejam corretas e que o arquivo XML seja armazenado pelo prazo legal.
Como consultar nota fiscal de produto?
Qualquer nota emitida e validada pode ser consultada diretamente no Portal da Secretaria da Fazenda, um site de serviços do Governo Federal que disponibiliza acesso para vários documentos com validade tributária.
Para a realização da consulta, é preciso ter o DANFE em mãos, afinal, será necessário inserir o código de acesso de 44 dígitos que está presente no documento ou escanear o código de barras também disponível na página.
Ao inserir o código, você terá acesso a todos os dados, inclusive ao arquivo XML, enviado automaticamente para o contador.
É possível otimizar o processo de emissão de NF-e?
Agora que você já sabe como emitir uma nota fiscal de produto, pode se perguntar se há alguma forma de otimizar o processo. Afinal, é uma tarefa recorrente, feita manualmente e que pode acarretar erros.
Nesse sentido, a otimização garante a redução no tempo de emissão do documento, libera o produto mais rápido para o cliente, diminui o risco de falhas e aumenta a produtividade da sua equipe.
E a melhor maneira de otimizar o processo é com o software da NFE.io, uma plataforma para emissão de notas fiscais que também permite:
- calcular impostos;
- gerar diversos relatórios;
- administrar vários CNPJs;
- acompanhar o fluxo de vendas;
- armazenar suas notas na nuvem;
- enviar nota fiscal eletrônica via e-mail para os seus clientes e muito mais.
Bem interessante, não acha?
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