A nota fiscal de produto — na versão eletrônica, NF-e — é um documento fiscal usado para registrar a venda de uma mercadoria.
Por esse motivo, também é conhecida como nota de mercadoria, ou ainda, como nota de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), uma vez que o recolhimento do imposto é um dos objetivos da sua emissão.
O documento é essencial na venda de qualquer produto físico, pois registra e regulariza todo o processo de compra.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Somado a este fator, a nota fiscal é a prova de que a empresa está em dia com o Fisco, o que aumenta a sua credibilidade perante o público.
E o que é necessário para emiti-la? Será esse um processo burocrático? Quais dados devem constar no documento?
Todas essas perguntas serão respondidas neste artigo. Portanto, se você quer saber o que é e como emitir a nota fiscal de produto, continue a leitura!
O que é nota fiscal de produto?
A nota fiscal de produto é um documento que registra a venda de mercadorias para consumo, revenda ou industrialização. Ela detalha informações como descrição, quantidade, valor do produto e impostos envolvidos, assegurando a regularidade da transação perante a legislação tributária, devendo ser emitido obrigatoriamente quando ocorrer uma venda física.
Nesse caso, produtos digitais ou infoprodutos, como cursos on-line, serviços de assinatura e outros, não exigem a emissão dessa nota, mas sim da nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e). Falaremos adiante sobre a diferença entre ambas.
Antes, é necessário entender que a emissão da NF-e é fundamental para registrar o processo de compra e venda, funcionando, basicamente, como a “certidão de nascimento” de um produto.
Para o consumidor, o documento assegura seus direitos. Com a apresentação da nota, é possível solicitar troca ou conserto de produtos avariados ou que apresentaram defeitos, pedir a restituição de valores pagos, etc.
Já para o comerciante, a NF-e comprova sua regularidade junto ao Fisco e o recolhimento correto dos impostos incidentes na transação.
Para que serve a nota fiscal de produto?
A nota fiscal de produto serve para atestar e validar a venda de uma mercadoria, seja por uma indústria, comércio, distribuidora ou importadora. O documento é necessário tanto para operações estaduais quanto interestaduais, para organizações diferentes ou de uma mesma empresa.
Na prática, quer dizer que se uma companhia tem mais de uma filial e precisa transferir produtos de uma loja para outra, é crucial emitir a nota de serviço, ainda que, nesse caso, a natureza da operação não seja venda, e sim transferência.
A ausência da emissão do documento em uma operação pode acarretar em diversos problemas para a organização, como multas e até mesmo a suspensão do CNPJ. Por isso, é tão importante.
Quais as diferenças entre a nota fiscal de produto e nota fiscal de serviço?
A nota fiscal de produto está relacionada à venda ou transferência de mercadorias, detalhando produtos, valores e impostos. Já a de serviço diz respeito à prestação de serviços, documentando descrição, valor do serviço e tributos específicos para atividades de prestação. Ambas asseguram regularidade fiscal, mas se aplicam a contextos diferentes.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Em outras palavras, a nota de serviços não tem nenhuma mercadoria envolvida na operação e, por isso, é emitida única e exclusivamente por empresas prestadoras de serviços.
Nos dois casos, existem versões digitais, representadas pelas siglas NF-e e NFS-e, respectivamente.
Quer saber como funciona quando a empresa faz uma venda de mercadoria e prestação de serviços junto?
Quando acontecer de uma companhia vender um produto acompanhado de um serviço, pode-se emitir as duas notas juntas, sendo a prática chamada de nota conjugada.
Trata-se de um método que facilita o cálculo para o recolhimento de impostos e simplifica os processos de emissão. Para esse caso, é vital conferir se a Secretaria da Fazenda do seu estado permite a prática.
Se quiser saber mais sobre a diferença dos dois documentos e a emissão conjugada, leia esse artigo: Nota fiscal de produto e serviço: é possível emitir em um único documento? Como fazer?
Agora é hora de conhecer outro documento fundamental: o DANFE.
O que é o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e)?
O DANFE é uma representação gráfica simplificada da nota fiscal Eletrônica, que não a substitui, mas serve como um comprovante de trânsito das mercadorias e facilita a consulta da nota no ambiente nacional, pois contém um código de barras que permite a verificação de autenticidade da NF-e original.
Outra função importante do DANFE é o acesso XML de uma nota eletrônica, o que faz com que o arquivo seja usado pela contabilidade da companhia para entrega e registro de obrigações tributárias.
O documento tem a finalidade de auxiliar não só as notas fiscais de produtos, mas também de serviços, cumprindo a mesma funcionalidade. Nele, é possível encontrar as seguintes informações:
- dados de quem está emitindo a nota;
- informações sobre o destinatário;
- data e hora que o documento saiu do estabelecimento;
- códigos CFOP, CST e NCM dos produtos vendidos;
- código de barras;
- chave de acesso para consulta da NF-e com 44 dígitos;
- valores dos impostos que deverão ser recolhidos.
Para diferenciar o documento da nota fiscal em si, há a palavra DANFE escrita no canto superior esquerdo. Se quiser se aprofundar mais no assunto, confira esse artigo:
Entenda o que é DANFE da nota fiscal e saiba como você pode emiti-lo!
Agora que você já sabe o que é a nota de produto, sua diferença para nota de serviços e para o DANFE, chegou o momento de compreender quais são os impostos cobrados em sua emissão.
Quais impostos cobrados na nota fiscal de produto?
Os impostos cobrados na nota fiscal de produto são:
- ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
- Cofins: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
- PIS: Programa de Integração Social;
- IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados;
- CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
- IRPJ: Imposto de Renda da Pessoa Jurídica;
- INSS: Instituto Nacional da Previdência Social.
Aqui, vale esclarecer que os impostos cobrados na NF-e dependem da atividade executada pela empresa. Por isso, nem todos os tributos aparecem em todas as notas, com exceção do ICMS.
Além disso, nas notas fiscais de serviços é cobrado o ISS (Imposto Sobre Serviços), sendo que, em alguns casos, sua indicação aparece em uma nota fiscal de produto (se for conjugada com a nota de serviços).
Para entender mais sobre o ICMS, assista a este vídeo:
Como emitir a nota fiscal de produto? Passo a passo!
Agora que você sabe o que é o documento, precisa entender como emiti-lo. Para tanto, basta seguir o passo a passo que separamos abaixo.
1. Cadastre sua empresa no Sefaz
O primeiro passo para emitir uma nota fiscal de produto é fazer o cadastramento da sua empresa na Sefaz (Secretaria da Fazenda) do seu estado.
O procedimento é fundamental, pois é esse órgão que vai autorizar a emissão, assim como garantir o recolhimento do ICMS e IPI.
2. Tenha um certificado digital (e-CNPJ)
Em seguida, você deve providenciar o certificado digital da sua empresa, o e-CNPJ. O número corresponde à identidade virtual do seu negócio, essencial para validar a NF-e emitida.
A obtenção do e-CNPJ deve ser feita por meio de uma Autoridade Certificadora (AC), empresa credenciada junto ao ITI, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Se ainda restar dúvidas, você pode ver mais sobre certificado digital aqui.
3. Escolha um emissor de nota fiscal eletrônica
Para gerar o documento, é necessário o uso de um software de emissão.
Anteriormente, a própria Sefaz disponibilizava esse recurso gratuitamente. No entanto, ele foi descontinuado devido à baixa adesão, visto que a maioria das empresas optava por emissores próprios.
Ainda assim, o Sebrae assumiu o emissor gratuito e passou a disponibilizá-lo em sua plataforma. Porém, trata-se de um emissor manual, ou seja, a cada produto vendido é preciso entrar no sistema e gerar a NF-e.
Devido à morosidade do processo, o mais indicado é emitir a nota fiscal automaticamente, usando sistemas específicos para essa tarefa, como o da NFE.io.
Com esse recurso, a cada venda efetivada a nota é gerada de maneira automática, otimizando o processo e evitando erros.
4. Preencha os dados
Definido o emissor que irá usar, o próximo passo é preencher as informações para que a nota seja gerada.
No caso das emissões automatizadas, uma das grandes vantagens é que seus dados e dos clientes são inseridos uma única vez. Depois, ficam armazenados no sistema e são preenchidos automaticamente na nota a cada nova compra.
Assim, os dados que devem constar em uma nota são:
- dados do emitente;
- dados do destinatário;
- identificação da mercadoria;
- tipo (unidade, peça, metro quadrado);
- quantidade;
- valor unitário;
- valor total;
- peso líquido total;
- peso bruto total;
- código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
- CEST (Código Especificador de Substituição Tributária);
- tributação (situação tributária e origem);
- natureza da operação;
- forma de pagamento;
- CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações);
- base de cálculo do ICMS;
- valor total do ICMS;
- base de cálculo do ICMS ST (situação tributária);
- valor total do ICMS ST;
- valor total dos produtos;
- valor total do frete (não obrigatório);
- valor total do seguro (não obrigatório);
- valor total do desconto (não obrigatório);
- outras despesas (não obrigatório);
- valor total da NF-e;
- valor total de tributos (aproximado).
5. Emita a nota fiscal eletrônica
Com o passo anterior concluído, basta gerar a NF-e. Nessa etapa, o documento é direcionado à Sefaz para validação.
Com tudo certo, o órgão libera a consulta do documento via internet e envia as informações para a Receita Federal.
Todo o trâmite é finalizado com a emissão do Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que deve ser enviado com a mercadoria durante seu transporte.
Como é a emissão de nota fiscal sendo MEI?
Quem é microempreendedor individual precisa seguir o mesmo procedimento acima. Destacando que a nota fiscal de produto ou serviços, obrigatoriamente, deve ser emitida pelo sistema nacional quando o seu cliente é uma empresa, ou seja, tem um CNPJ.
Quando a venda é realizada diretamente para o consumidor final, deve-se então emitir o NFCe (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), que é uma espécie de cupom fiscal que comprova a venda e compra da mercadoria.
Lembrando que segundo a legislação tributária vigente, o MEI não tem a obrigatoriedade de emitir o documento quando essa for feita para outras pessoas físicas.
Todavia, apesar da sua não obrigatoriedade, é crucial que o microempreendedor o faça, visto que a nota traz segurança jurídica para quem está comprando e para quem está vendendo.
Como consultar nota fiscal de produto?
Qualquer nota que tenha sido emitida e validada pode ser consultada diretamente no Portal da Secretaria da Fazenda, um site de serviços do Governo Federal que disponibiliza acesso para vários documentos com validade tributária.
Para a realização da consulta, é preciso ter o DANFE em mãos, afinal, será necessário inserir o código de acesso de 44 dígitos que está presente no documento ou escanear o código de barras também disponível na página.
Ao inserir o código, você terá acesso a todos os dados, inclusive ao arquivo XML que automaticamente é enviado para o contador.
É possível otimizar o processo de emissão de NF-e?
Agora que você já sabe como emitir uma Nf-e, pode se perguntar se há alguma forma de otimizar o processo, afinal, essa é uma tarefa recorrente, feita manualmente e que pode acarretar erros.
Nesse sentido, a otimização garante a redução no tempo de emissão do documento, libera o produto mais rápido para o cliente, diminui o risco de falhas e aumenta a produtividade da sua equipe.
E a melhor maneira de otimizar o processo é usando o software da NFE.io, uma plataforma para emissão de notas fiscais que também permite:
- calcular impostos;
- gerar diversos de relatórios;
- administrar vários CNPJs;
- acompanhar o fluxo de vendas;
- armazenar suas notas na nuvem;
- enviar nota fiscal eletrônica via e-mail para os seus clientes e muito mais.
Bem interessante, não acha?
Para conhecer todas as funcionalidades do nosso sistema e como ele pode ajudar a sua empresa, entre em contato agora e converse com um de nossos consultores!
