A nota fiscal de produto (NF-e) é um documento fiscal que registra a venda de uma mercadoria. Por esse motivo, muitos a conhecem como nota de mercadoria, ou ainda, como nota de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), uma vez que o recolhimento do imposto é um dos objetivos da sua emissão.
Com a recente reforma tributária, algumas mudanças impactam a emissão da NF-e, como a unificação de tributos e a simplificação de regimes fiscais. Novas regras de crédito fiscal e alterações na apuração do ICMS podem exigir adaptações dos contribuintes. Além disso, a implementação do DANFE em formato digital torna o processo mais ágil e seguro.
De maneira geral, o documento é essencial na venda de qualquer produto físico, porque registra e regulariza todo o processo de compra. Além disso, a nota fiscal é a prova de que a empresa está em dia com o Fisco, o que aumenta a sua credibilidade perante o público.
E o que é necessário para emiti-la? Será esse um processo burocrático? Quais dados devem constar no documento? Para responder a essas e outras perguntas, nesse artigo você aprenderá:
- o que é a nota fiscal de produto;
- qual a diferença entre nota fiscal de produto e serviço;
- como consultar a nota fiscal de um produto;
- como cancelar uma nota fiscal de produto sem complicações.
Além disso, saiba também como é seu processo de emissão para MEI e quais as possíveis penalidades por não emissão ou emissão incorreta. Então, vamos lá?
O que é nota fiscal de produto?
A nota fiscal de produto (NF-e) é um documento de emissão obrigatória que registra a venda de mercadorias para consumo, revenda ou industrialização. Além disso, detalha informações como descrição, quantidade, valor do produto e impostos, o que assegura a regularidade da transação perante a legislação tributária.
Vale ressaltar que existem alguns produtos que não exigem a emissão da NF-e, como:
- softwares;
- programas;
- aplicativos;
- ebooks;
- cursos online;
- serviços de assinatura.
Nesses casos, o emissor gera outro documento: a nota fiscal de serviço (NFS-e). Falaremos adiante sobre a diferença entre ambas.
Para que serve a nota fiscal de produto?
A nota fiscal de produto serve para atestar e validar a venda de uma mercadoria, seja por uma indústria, comércio, distribuidora ou importadora. O documento é necessário tanto para operações estaduais quanto interestaduais, para organizações diferentes ou de uma mesma empresa.
Na prática, quer dizer que se uma companhia tem mais de uma filial e precisa transferir produtos de uma loja para outra, é crucial emitir a nota de serviço, ainda que, nesse caso, a natureza da operação não seja venda, e sim transferência.
A ausência da emissão do documento em uma operação pode acarretar diversos problemas para a organização, como multas e até mesmo a suspensão do CNPJ.
Qual a diferença entre nota fiscal de produto e serviço?
A diferença entre nota fiscal de produto e serviço está nos contextos diferentes que asseguram regularidade fiscal. A primeira se refere à venda ou transferência de mercadorias (com detalhes dos produtos, valores e impostos). Já a segunda diz respeito à prestação de serviços com registro da descrição, valor e tributos específicos.
Em outras palavras, a nota de serviços não tem nenhuma mercadoria com envolvimento na operação. Portanto, sua emissão é exclusiva para empresas prestadoras de serviços.
E quando a empresa faz uma venda de mercadoria e presta serviços em conjunto? Nesse caso, a empresa emite ambas as notas simultaneamente, por meio da emissão de nota conjugada.
Trata-se de um método que facilita o cálculo para o recolhimento de impostos e simplifica os processos de emissão. Portanto, é vital conferir se a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado permite a prática.
Para saber mais sobre a diferença dos dois documentos e a emissão conjugada, leia o artigo: Nota fiscal de produto e serviço: é possível emitir em um único documento? Como fazer?
Agora é hora de conhecer outro documento fundamental: o DANFE.
O que é o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e)?
O DANFE é uma representação gráfica e simples da nota fiscal eletrônica, que não a substitui, mas serve como um comprovante de trânsito das mercadorias e facilita a consulta da nota no ambiente nacional. Nesse documento, há um código de barras que permite a verificação de autenticidade da NF-e original.
Outra função importante é o acesso XML de uma nota eletrônica, que a contabilidade usa para entregar e registrar obrigações tributárias.
O arquivo tem a finalidade de auxiliar não só as notas fiscais de produtos, mas também de serviços, o que cumpre a mesma funcionalidade. Com o XML, é possível encontrar as seguintes informações:
- dados de quem emitirá a nota;
- informações sobre o destinatário;
- data e hora em que o documento saiu do estabelecimento;
- códigos CFOP, CST e NCM dos produtos vendidos;
- código de barras;
- chave de acesso para consulta da NF-e com 44 dígitos;
- valores dos impostos que deverão ser recolhidos.
Para diferenciar o documento da nota fiscal em si, há a palavra DANFE escrita no canto superior esquerdo. Se quiser se aprofundar mais no assunto, leia o artigo: o que é DANFE da nota fiscal e como você pode emiti-lo!
Agora que você já entende o que é a nota fiscal de produto, bem como suas diferenças em relação à nota de serviços e ao DANFE, é hora de conhecer quais são seus tributos.
Impostos da nota fiscal de produto: quais são?
Os impostos da nota fiscal de produto variam conforme a operação, mas geralmente incluem o ICMS e, em alguns casos, o IPI — encargos obrigatórios que incidem sobre a circulação de mercadorias. Além desses tributos, também estão:
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Programa de Integração Social (PIS);
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
- Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
- Instituto Nacional da Previdência Social (INSS).
Aqui, vale esclarecer que os impostos em registro na NF-e dependem da atividade da empresa. Por isso, nem todos os tributos aparecem em todas as notas, com exceção do ICMS.
Além disso, nas NFS-e há o registro de cobrança do Imposto Sobre Serviços (ISS). Em alguns casos, sua indicação aparece em uma NF-e (se estiver em conjunto com a nota de serviços).
Como emitir a nota fiscal de produto? Passo a passo!
Agora que você sabe o que é o documento, precisa entender como emiti-lo. Para tanto, basta seguir o passo a passo que separamos abaixo.
1. Cadastre sua empresa no Sefaz
O primeiro passo para emitir uma nota fiscal de produto é cadastrar a sua empresa na Sefaz do seu estado.
O procedimento é fundamental, pois é esse órgão que autoriza a emissão, assim como garante o recolhimento do ICMS e IPI.
2. Tenha um certificado digital (e-CNPJ)
Em seguida, você deve providenciar o certificado digital da sua empresa, o e-CNPJ. O número corresponde à identidade virtual do seu negócio, essencial para validar a NF-e emitida.
O emissor pode obter o e-CNPJ por meio de uma Autoridade Certificadora (AC), empresa credenciada junto ao ITI, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Se ainda tiver dúvidas, você pode ver mais sobre esse documento em nossa página sobre certificado digital.
3. Escolha um emissor de nota fiscal eletrônica
Para gerar o documento, é necessário o uso de um software de emissão. Anteriormente, a própria Sefaz disponibilizava gratuitamente. No entanto, o governo cancelou esse recurso devido à baixa adesão, visto que a maioria das empresas optava por emissores próprios.
Ainda assim, o Sebrae assumiu o emissor gratuito e passou a disponibilizá-lo em sua plataforma. Porém, se trata de um emissor manual, ou seja, a cada venda de produto há a necessidade de acessar o sistema e gerar a NF-e.
Devido à morosidade do processo, o mais indicado é emitir a nota fiscal automaticamente, por meio de sistemas específicos para essa tarefa, como o da NFE.io.
Esse recurso gera automaticamente a nota após cada venda e otimiza o processo, além de prevenir erros.
4. Preencha os dados
Definido o emissor que irá usar, o próximo passo é preencher as informações para a geração da nota.
No caso das emissões com automatização, uma das grandes vantagens é a inserção de seus dados e dos clientes uma única vez. Dessa forma, a cada nova compra, tanto armazenamento como preenchimento das notas são automáticos no sistema.
Assim, os dados que devem constar em uma nota são:
- dados do emitente;
- dados do destinatário;
- identificação da mercadoria;
- tipo (unidade, peça, metro quadrado);
- quantidade;
- valor unitário;
- valor total;
- peso líquido total;
- peso bruto total;
- código de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
- Código Especificador de Substituição Tributária (CEST);
- tributação (situação tributária e origem);
- natureza da operação;
- forma de pagamento;
- Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP);
- base de cálculo do ICMS;
- valor total do ICMS;
- base de cálculo do ICMS ST (situação tributária);
- valor total do ICMS ST;
- valor total dos produtos;
- valor total do frete (não obrigatório);
- valor total do seguro (não obrigatório);
- valor total do desconto (não obrigatório);
- outras despesas (não obrigatório);
- valor total da NF-e;
- valor total de tributos (aproximado).
5. Emita a nota fiscal eletrônica
Após a conclusão do passo anterior, gere a NF-e. Nessa etapa, o sistema direciona o documento à Sefaz para validação.
Com tudo certo, o órgão libera a consulta do documento via internet e envia as informações para a Receita Federal. Todo o trâmite chega ao fim com a emissão e envio do Danfe junto à mercadoria durante seu transporte.
Entender como emitir a nota fiscal de produto no MEI é fundamental para manter a regularidade do negócio. Embora o Microempreendedor Individual nem sempre precise emitir notas para pessoas físicas, o processo se torna obrigatório em vendas para pessoas jurídicas ou quando o cliente exige o documento.
Como emitir a nota fiscal de produto no MEI?
Emitir a nota fiscal de produto para quem é microempreendedor individual tem o mesmo procedimento que outros regimes tributários, como o que mencionamos acima. Vale ressaltar que é obrigatório que a emissão da nota fiscal de produto ou serviços seja por meio do sistema nacional quando o seu cliente é uma empresa, ou seja, tem um CNPJ.
Ao realizar uma venda diretamente para o consumidor final, o vendedor emite o NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), que comprova a venda e compra da mercadoria como uma espécie de cupom fiscal.
Como fazer a emissão de NF-e em operações específicas?
A emissão de NF-e em operações como vendas interestaduais, exportações e operações sujeitas à substituição tributária exige atenção redobrada, pois cada situação tem regras fiscais e o preenchimento de campos específicos no documento eletrônico.
O correto enquadramento tributário e a escolha dos códigos adequados são fundamentais para evitar autuações e garantir a regularidade fiscal da empresa. Veja mais detalhes desse tipo de emissão a seguir.
Vendas interestaduais
Nesses casos, é essencial identificar corretamente o estado de origem e destino da mercadoria, pois a alíquota do ICMS pode variar e, em algumas situações, é necessário calcular o Diferencial de Alíquota (DIFAL) para vendas a consumidor final não contribuinte.
A escolha do CFOP acontece com base na operação (por exemplo, 6.102 para venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros). Além disso, o preenchimento correto do campo de ICMS, o que inclui possíveis reduções de base de cálculo ou isenções, é obrigatório.
Exportações
Para exportar produtos, a NF-e deve conter o CFOP iniciado pelo dígito 7 (ex: 7.101 para venda de produção do estabelecimento).
É necessário informar os dados completos do importador estrangeiro, país de destino, moeda utilizada e detalhar a mercadoria conforme a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).
Em geral, as exportações são isentas de ICMS, IPI, PIS e COFINS, mas é fundamental indicar corretamente essas isenções nos campos apropriados.
Substituição tributária
Operações sujeitas à substituição tributária do ICMS exigem o preenchimento do CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) e a indicação do CST (Código de Situação Tributária) correto.
Também é necessário informar os valores do ICMS retido, base de cálculo, alíquota e valor do imposto devido por substituição. As regras podem variar conforme o estado e o produto, por isso a consulta à legislação vigente é indispensável.
Quais as penalidades por não emissão ou emissão incorreta de NF-e?
A emissão correta da NF-e é uma obrigação legal das empresas que realizam operações comerciais sujeitas à tributação. O não cumprimento dessa exigência pode acarretar sérias consequências fiscais e legais, o que compromete a saúde financeira e a reputação da empresa perante o Fisco.
As multas por não emissão de NF-e podem ser bastante elevadas e variam de acordo com a legislação estadual, mas geralmente correspondem a um percentual do valor da operação (comum encontrar 50% do valor da mercadoria ou serviço).
O Fisco pode apreender mercadorias da empresa durante fiscalização, além de impedir sua participação em licitações públicas e a obtenção de certidões negativas de débito.
A emissão incorreta, como erros de preenchimento de campos obrigatórios, CFOPs ou valores, também pode gerar multas e a necessidade de retificação, além de dificultar a escrituração fiscal e o aproveitamento de créditos tributários.
A não comunicação de inutilização de números de NF-e pode resultar em penalidades fixas, como multas administrativas e a inscrição da empresa na Dívida Ativa, o que aumenta os riscos financeiros.
Além das multas, a empresa pode perder benefícios fiscais e enfrentar restrições para operar com clientes e fornecedores que exigem regularidade fiscal.
Como consultar a nota fiscal de um produto?
Saber como consultar nota fiscal de um produto é importante tanto para empresas quanto para clientes, pois permite verificar a autenticidade do documento, acompanhar o trânsito da mercadoria e garantir a regularidade da operação. O acesso à nota fiscal eletrônica também é fundamental para processos de garantia, troca ou devolução de produtos.
Você pode verificar a nota por meio do Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica ou pelo site da Sefaz do estado emissor. Basta inserir a chave de acesso de 44 dígitos que está no DANFE, preencher o captcha e acessar as informações básicas da nota.
Para visualizar o conteúdo completo da NF-e (arquivo XML), é necessário ter um certificado digital válido, para garantir a segurança e a privacidade das informações fiscais.
Algumas empresas disponibilizam o XML ou o DANFE em seus portais de atendimento ao cliente, o que facilita o acesso ao documento para consumidores finais. Essa prática também pode ser útil para quem busca informações sobre como cancelar nota fiscal de produto, já que ter acesso ao XML é essencial nesse processo.
Como cancelar nota fiscal de produto? E inutilizá-la?
Situações em que a emissão da nota fiscal ocorreu com erro ou a operação não foi concluída exigem procedimentos específicos para regularização, como o cancelamento ou a inutilização da NF-e. Cada processo tem regras e prazos definidos pela legislação fiscal.
Cancelamento
O responsável solicita o cancelamento da NF-e no sistema emissor da empresa e informa o motivo. A empresa tem um prazo padrão de até 24 horas após a autorização de uso da nota, caso não haja envio da mercadoria ou prestação do serviço.
Se houver vínculo da NF-e com documentos de transporte (CT-e ou MDF-e), o responsável cancela esses documentos antes de cancelar a NF-e. A Sefaz registra eletronicamente o cancelamento e arquiva o XML da nota cancelada.
Inutilização
Quando ocorre uma quebra na sequência de numeração das NF-es (como números pulados por erro ou problemas técnicos), a empresa comunica a Sefaz por meio do evento de inutilização.
A empresa realiza esse procedimento até o 10º dia do mês seguinte ao da ocorrência e indica o intervalo de números inutilizados e o motivo. Após esse prazo, ainda é possível solicitar a inutilização, mas pode gerar multa.
Qual é o prazo para cancelar nota fiscal de produto?
O prazo para cancelamento de uma NF-e é um aspecto fundamental para evitar problemas fiscais e garantir a regularidade das operações. O não cumprimento pode impedir o cancelamento e obrigar a empresa a adotar outros procedimentos, como a emissão de nota de devolução.
O prazo máximo para cancelar uma NF-e é de 24 horas (1 dia) após a autorização de uso, conforme determina o Ajuste SINIEF 07/05. Alguns estados reduzem essa data limite, por isso é importante consultar a legislação local.
Após esse período, o cancelamento não é mais permitido, e a empresa deverá emitir uma nota fiscal de devolução ou realizar outros procedimentos para regularizar a operação.
É importante lembrar que o cancelamento só é permitido se a mercadoria ainda não tiver circulado e nenhum documento de transporte (CT-e ou MDF-e) estiver vinculado à nota.
Como armazenar e gerir NF-es?
O armazenamento e a gestão das NF-es são obrigações legais e práticas essenciais para garantir a conformidade fiscal, facilitar auditorias e proteger a empresa de eventuais autuações.
A guarda correta dos documentos eletrônicos também agiliza processos internos e reduz riscos de perda de informações.
O Fisco exige que as empresas armazenem eletronicamente as NF-es (arquivos XML) por, no mínimo, 5 anos a partir da data de emissão. Esse prazo pode ser maior em caso de processos judiciais ou administrativos.
Recomenda-se utilizar sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) ou armazenamento em nuvem, com backups regulares e controle de acesso, que garantem a integridade e a segurança das informações.
É importante manter a organização dos arquivos por CNPJ, data, número da nota e tipo de operação, para facilitar consultas e auditorias.
Além do armazenamento, a empresa tem a obrigação de acompanhar a sequência numérica das notas, registrar cancelamentos e inutilizações, e se manter atualizada sobre as alterações fiscais para evitar penalidades e garantir a regularidade das operações.
É possível otimizar o processo de emissão de NF-e?
Agora que você já sabe como emitir uma nota fiscal de produto, pode se perguntar se há alguma forma de otimizar o processo, afinal, essa é uma tarefa recorrente, feita manualmente e que pode acarretar erros.
Nesse sentido, a otimização garante a redução no tempo de emissão do documento, libera o produto mais rápido para o cliente, diminui o risco de falhas e aumenta a produtividade da sua equipe.
E a melhor maneira de otimizar o processo é por meio do software da NFE.io, uma plataforma para emissão de notas fiscais que também permite:
- calcular impostos;
- gerar diversos tipos de relatórios;
- administrar vários CNPJs;
- acompanhar o fluxo de vendas;
- armazenar suas notas na nuvem;
- enviar nota fiscal eletrônica via e-mail para os seus clientes e muito mais.
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