Nota fiscal de produto: como emitir em 5 passos simples!

Tempo de leitura: 11 minutos

A nota fiscal de produto ‚ÄĒ na vers√£o eletr√īnica, NF-e ‚ÄĒ √© um documento fiscal usado para registrar a venda de uma mercadoria.

Por esse motivo, também é conhecida como nota de mercadoria, ou ainda, como nota de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), uma vez que o recolhimento do imposto é um dos objetivos da sua emissão.

O documento é essencial na venda de qualquer produto físico, pois registra e regulariza todo o processo de compra. 

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Somado a este fator, a nota fiscal √© a prova de que a empresa est√° em dia com o Fisco, o que aumenta a sua credibilidade perante o p√ļblico.

E o que é necessário para emiti-la? Será esse um processo burocrático? Quais dados devem constar no documento?

Todas essas perguntas serão respondidas neste artigo. Portanto, se você quer saber o que é e como emitir a nota fiscal de produto, continue a leitura!

O que é nota fiscal de produto?

A nota fiscal de produto √© um documento que registra a venda de mercadorias para consumo, revenda ou industrializa√ß√£o. Ela detalha informa√ß√Ķes como descri√ß√£o, quantidade, valor do produto e impostos envolvidos, assegurando a regularidade da transa√ß√£o perante a legisla√ß√£o tribut√°ria, devendo ser emitido obrigatoriamente quando ocorrer uma venda f√≠sica.

Nesse caso, produtos digitais ou infoprodutos, como cursos on-line, servi√ßos de assinatura e outros, n√£o exigem a emiss√£o dessa nota, mas sim da nota fiscal de servi√ßo eletr√īnica (NFS-e). Falaremos adiante sobre a diferen√ßa entre ambas.

Antes, √© necess√°rio entender que a emiss√£o da NF-e √© fundamental para registrar o processo de compra e venda, funcionando, basicamente, como a ‚Äúcertid√£o de nascimento‚ÄĚ de um produto.

Para o consumidor, o documento assegura seus direitos. Com a apresentação da nota, é possível solicitar troca ou conserto de produtos avariados ou que apresentaram defeitos, pedir a restituição de valores pagos, etc.

Já para o comerciante, a NF-e comprova sua regularidade junto ao Fisco e o recolhimento correto dos impostos incidentes na transação.

Para que serve a nota fiscal de produto?

A nota fiscal de produto serve para atestar e validar a venda de uma mercadoria, seja por uma ind√ļstria, com√©rcio, distribuidora ou importadora. O documento √© necess√°rio tanto para opera√ß√Ķes estaduais quanto interestaduais, para organiza√ß√Ķes diferentes ou de uma mesma empresa.

Na prática, quer dizer que se uma companhia tem mais de uma filial e precisa transferir produtos de uma loja para outra, é crucial emitir a nota de serviço, ainda que, nesse caso, a natureza da operação não seja venda, e sim transferência.

A ausência da emissão do documento em uma operação pode acarretar em diversos problemas para a organização, como multas e até mesmo a suspensão do CNPJ. Por isso, é tão importante.

Quais as diferenças entre a nota fiscal de produto e nota fiscal de serviço?

A nota fiscal de produto está relacionada à venda ou transferência de mercadorias, detalhando produtos, valores e impostos. Já a de serviço diz respeito à prestação de serviços, documentando descrição, valor do serviço e tributos específicos para atividades de prestação. Ambas asseguram regularidade fiscal, mas se aplicam a contextos diferentes.

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Em outras palavras, a nota de servi√ßos n√£o tem nenhuma mercadoria envolvida na opera√ß√£o e, por isso, √© emitida √ļnica e exclusivamente por empresas prestadoras de servi√ßos.

Nos dois casos, existem vers√Ķes digitais, representadas pelas siglas NF-e e NFS-e, respectivamente.¬†

Quer saber como funciona quando a empresa faz uma venda de mercadoria e prestação de serviços junto?

Quando acontecer de uma companhia vender um produto acompanhado de um serviço, pode-se emitir as duas notas juntas, sendo a prática chamada de nota conjugada.

Trata-se de um método que facilita o cálculo para o recolhimento de impostos e simplifica os processos de emissão. Para esse caso, é vital conferir se a Secretaria da Fazenda do seu estado permite a prática.

Se quiser saber mais sobre a diferen√ßa dos dois documentos e a emiss√£o conjugada, leia esse artigo: Nota fiscal de produto e servi√ßo: √© poss√≠vel emitir em um √ļnico documento? Como fazer?

Agora é hora de conhecer outro documento fundamental: o DANFE.

O que é o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e)?

O DANFE √© uma representa√ß√£o gr√°fica simplificada da nota fiscal Eletr√īnica, que n√£o a substitui, mas serve como um comprovante de tr√Ęnsito das mercadorias e facilita a consulta da nota no ambiente nacional, pois cont√©m um c√≥digo de barras que permite a verifica√ß√£o de autenticidade da NF-e original.

Outra fun√ß√£o importante do DANFE √© o acesso XML de uma nota eletr√īnica, o que faz com que o arquivo seja usado pela contabilidade da companhia para entrega e registro de obriga√ß√Ķes tribut√°rias.

O documento tem a finalidade de auxiliar n√£o s√≥ as notas fiscais de produtos, mas tamb√©m de servi√ßos, cumprindo a mesma funcionalidade. Nele, √© poss√≠vel encontrar as seguintes informa√ß√Ķes:

  • dados de quem est√° emitindo a nota;
  • informa√ß√Ķes sobre o destinat√°rio;
  • data e hora que o documento saiu do estabelecimento;
  • c√≥digos CFOP, CST e NCM dos produtos vendidos;
  • c√≥digo de barras;
  • chave de acesso para consulta da NF-e com 44 d√≠gitos;
  • valores dos impostos que dever√£o ser recolhidos.

Para diferenciar o documento da nota fiscal em si, h√° a palavra DANFE escrita no canto superior esquerdo. Se quiser se aprofundar mais no assunto, confira esse artigo:

Entenda o que é DANFE da nota fiscal e saiba como você pode emiti-lo!

Agora que você já sabe o que é a nota de produto, sua diferença para nota de serviços e para o DANFE, chegou o momento de compreender quais são os impostos cobrados em sua emissão.

Quais impostos cobrados na nota fiscal de produto?

Os impostos cobrados na nota fiscal de produto s√£o:

  • ICMS: Imposto sobre Circula√ß√£o de Mercadorias e Servi√ßos;
  • Cofins: Contribui√ß√£o para o Financiamento da Seguridade Social;
  • PIS: Programa de Integra√ß√£o Social;
  • IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados;
  • CSLL: Contribui√ß√£o Social sobre o Lucro L√≠quido;
  • IRPJ: Imposto de Renda da Pessoa Jur√≠dica;
  • INSS: Instituto Nacional da Previd√™ncia Social.¬†

Aqui, vale esclarecer que os impostos cobrados na NF-e dependem da atividade executada pela empresa. Por isso, nem todos os tributos aparecem em todas as notas, com exceção do ICMS.

Além disso, nas notas fiscais de serviços é cobrado o ISS (Imposto Sobre Serviços), sendo que, em alguns casos, sua indicação aparece em uma nota fiscal de produto (se for conjugada com a nota de serviços).

Para entender mais sobre o ICMS, assista a este vídeo:

Como emitir a nota fiscal de produto? Passo a passo!

Agora que você sabe o que é o documento, precisa entender como emiti-lo. Para tanto, basta seguir o passo a passo que separamos abaixo.

1. Cadastre sua empresa no Sefaz 

O primeiro passo para emitir uma nota fiscal de produto é fazer o cadastramento da sua empresa na Sefaz (Secretaria da Fazenda) do seu estado.

O procedimento é fundamental, pois é esse órgão que vai autorizar a emissão, assim como garantir o recolhimento do ICMS e IPI.

2. Tenha um certificado digital (e-CNPJ)

Em seguida, voc√™ deve providenciar o certificado digital da sua empresa, o e-CNPJ. O n√ļmero corresponde √† identidade virtual do seu neg√≥cio, essencial para validar a NF-e emitida.

A obtenção do e-CNPJ deve ser feita por meio de uma Autoridade Certificadora (AC), empresa credenciada junto ao ITI, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Se ainda restar d√ļvidas, voc√™ pode ver mais sobre certificado digital aqui.

3. Escolha um emissor de nota fiscal eletr√īnica

Para gerar o documento, é necessário o uso de um software de emissão.

Anteriormente, a própria Sefaz disponibilizava esse recurso gratuitamente. No entanto, ele foi descontinuado devido à baixa adesão, visto que a maioria das empresas optava por emissores próprios. 

Ainda assim, o Sebrae assumiu o emissor gratuito e passou a disponibilizá-lo em sua plataforma. Porém, trata-se de um emissor manual, ou seja, a cada produto vendido é preciso entrar no sistema e gerar a NF-e. 

Devido à morosidade do processo, o mais indicado é emitir a nota fiscal automaticamente, usando sistemas específicos para essa tarefa, como o da NFE.io.

Com esse recurso, a cada venda efetivada a nota é gerada de maneira automática, otimizando o processo e evitando erros.

4. Preencha os dados

Definido o emissor que ir√° usar, o pr√≥ximo passo √© preencher as informa√ß√Ķes para que a nota seja gerada.

No caso das emiss√Ķes automatizadas, uma das grandes vantagens √© que seus dados e dos clientes s√£o inseridos uma √ļnica vez. Depois, ficam armazenados no sistema e s√£o preenchidos automaticamente na nota a cada nova compra.

Assim, os dados que devem constar em uma nota  são:

  • dados do emitente;
  • dados do destinat√°rio;
  • identifica√ß√£o da mercadoria;
  • tipo (unidade, pe√ßa, metro quadrado);
  • quantidade;
  • valor unit√°rio;
  • valor total;
  • peso l√≠quido total;
  • peso bruto total;
  • c√≥digo NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
  • CEST (C√≥digo Especificador de Substitui√ß√£o Tribut√°ria);
  • tributa√ß√£o (situa√ß√£o tribut√°ria e origem);
  • natureza da opera√ß√£o;
  • forma de pagamento;
  • CFOP (C√≥digos Fiscais de Opera√ß√Ķes e Presta√ß√Ķes);
  • base de c√°lculo do ICMS;
  • valor total do ICMS;
  • base de c√°lculo do ICMS ST (situa√ß√£o tribut√°ria);
  • valor total do ICMS ST;
  • valor total dos produtos;
  • valor total do frete (n√£o obrigat√≥rio);
  • valor total do seguro (n√£o obrigat√≥rio);
  • valor total do desconto (n√£o obrigat√≥rio);
  • outras despesas (n√£o obrigat√≥rio);
  • valor total da NF-e;
  • valor total de tributos (aproximado).

5. Emita a nota fiscal eletr√īnica

Com o passo anterior concluído, basta gerar a NF-e. Nessa etapa, o documento é direcionado à Sefaz para validação.

Com tudo certo, o √≥rg√£o libera a consulta do documento via internet e envia as informa√ß√Ķes para a Receita Federal.¬†

Todo o tr√Ęmite √© finalizado com a emiss√£o do Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletr√īnica), que deve ser enviado com a mercadoria durante seu transporte.

Como é a emissão de nota fiscal sendo MEI?

Quem é microempreendedor individual precisa seguir o mesmo procedimento acima. Destacando que a nota fiscal de produto ou serviços, obrigatoriamente, deve ser emitida pelo sistema nacional quando o seu cliente é uma empresa, ou seja, tem um CNPJ.

Quando a venda √© realizada diretamente para o consumidor final, deve-se ent√£o emitir o NFCe (Nota Fiscal de Consumidor Eletr√īnica), que √© uma esp√©cie de cupom fiscal que comprova a venda e compra da mercadoria.

Lembrando que segundo a legislação tributária vigente, o MEI não tem a obrigatoriedade de emitir o documento quando essa for feita para outras pessoas físicas.

Todavia, apesar da sua não obrigatoriedade, é crucial que o microempreendedor o faça, visto que a nota traz segurança jurídica para quem está comprando e para quem está vendendo.

Como consultar nota fiscal de produto?

Qualquer nota que tenha sido emitida e validada pode ser consultada diretamente no Portal da Secretaria da Fazenda, um site de serviços do Governo Federal que disponibiliza acesso para vários documentos com validade tributária. 

Para a realização da consulta, é preciso ter o DANFE em mãos, afinal, será necessário inserir o código de acesso de 44 dígitos que está presente no documento ou escanear o código de barras também disponível na página.

Ao inserir o código, você terá acesso a todos os dados, inclusive ao arquivo XML que automaticamente é enviado para o contador.

√Č poss√≠vel otimizar o processo de emiss√£o de NF-e?

Agora que você já sabe como emitir uma Nf-e, pode se perguntar se há alguma forma de otimizar o processo, afinal, essa é uma tarefa recorrente, feita manualmente e que pode acarretar erros.

Nesse sentido, a otimização garante a redução no tempo de emissão do documento, libera o produto mais rápido para o cliente, diminui o risco de falhas e aumenta a produtividade da sua equipe.

E a melhor maneira de otimizar o processo é usando o software da NFE.io, uma plataforma para emissão de notas fiscais que também permite:

  • calcular impostos;
  • gerar diversos de relat√≥rios;
  • administrar v√°rios CNPJs;
  • acompanhar o fluxo de vendas;
  • armazenar suas notas na nuvem;
  • enviar nota fiscal eletr√īnica via e-mail para os seus clientes e muito mais.

Bem interessante, não acha? 

Para conhecer todas as funcionalidades do nosso sistema e como ele pode ajudar a sua empresa, entre em contato agora e converse com um de nossos consultores!


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