Software para emiss√£o de nota fiscal: saiba tudo!

Tempo de leitura: 12 minutos

Voc√™ sabia que, no Brasil, h√° mais de 2,283 milh√Ķes de emissores de NFe? E mais: desde a implanta√ß√£o da modalidade de nota, em 2006, mais de 39,14 bilh√Ķes de comprovativos de transa√ß√Ķes foram emitidos. Diante de n√ļmeros t√£o impactantes, a pergunta que fica √©: quantos deles usaram softwares de emiss√£o de nota fiscal para simplificar o processo?¬†

Os dados acima, retirados do portal do Minist√©rio da Fazenda, evidenciam a alta demanda de emiss√Ķes de notas fiscais, o que, consequentemente, mostra um mercado aquecido em termos de consumo.¬†

Diante de um cenário como este, muitas empresas que oferecem serviços recorrentes adotaram a modalidade de cobrança periódica ou por meio de assinaturas, como fazem gigantes como a Netflix, o Deezer e o Spotify.  

Est√° cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io √© poss√≠vel se livrar dessas tarefas repetitivas atrav√©s de integra√ß√Ķes com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Quero otimizar meu tempo

Grande parte dessa evolu√ß√£o econ√īmica se d√° pelas facilidades que a internet proporciona, como o uso de softwares para emiss√£o de NFE, por exemplo. Se esses servi√ßos fossem feitos manualmente, o trabalho que as empresas teriam para acompanhar cada cobran√ßa seria cansativo e suscet√≠vel a muitas confus√Ķes.

Seu neg√≥cio se enquadra nesta categoria? Voc√™ tem d√ļvidas sobre como oferecer notas fiscais recorrentes para um fluxo cada vez mais r√°pido de consumidores?

Veja, neste artigo, todas as vantagens de usar um software para emissão de NFE e revolucione o seu processo de cobrança! 

O que é um software para emissão de nota fiscal?

O software para emiss√£o de nota fiscal √© um programa que ajuda a gerar, compartilhar e gerenciar os documentos fiscais eletr√īnicos emitidos nas transa√ß√Ķes comerciais. Seu objetivo √© facilitar o processo burocr√°tico de gera√ß√£o do comprovativo ao mesmo tempo em que simplifica a presta√ß√£o de contas para os √≥rg√£os fiscalizadores.¬†

Em resumo, com a ajuda de um software fiscal, você cumpre com a obrigatoriedade de emissão do documento, que comprova a existência de uma relação de compra e venda, e em paralelo, se mantém em conformidade com as leis e normas reguladoras do seu setor no que tange ao pagamento de taxas e impostos. 

Quem pode usar o software para emiss√£o de notas fiscais?

Qualquer tipo de empresa pode usar um software para emissão de notas fiscais, incluindo MEI (Microempreendedor Individual),  ME (Microempresa), empresa ou sociedade limitada (LTDA), Empresa de Pequeno Porte (EPP) etc. 

Seja qual for o porte, o modelo e o core business do neg√≥cio, contar com o suporte de um sistema para emiss√£o e gerenciamento de documentos fiscais pode ajudar a manter as finan√ßas da empresa organizadas e facilitar a gest√£o de tributos e obriga√ß√Ķes fiscais sem que seja necess√°rio acumular pap√©is e documentos impressos em grande quantidade.

Veja também: Como emitir as notas fiscais de venda em um marketplace?

Vantagens de usar um software para emiss√£o de NFE em pagamentos recorrentes

Como a organiza√ß√£o precisa ser o requisito primordial para quem quer ver sua empresa crescer, √© sempre bom manter as notas fiscais organizadas e guardadas para poss√≠veis averigua√ß√Ķes.

Para facilitar o processo, o mercado disponibiliza diferentes op√ß√Ķes de softwares para emiss√£o de NFE e gerenciamento on-line da documenta√ß√£o.

Mas será que vale mesmo a pena investir na automação da gestão de notas fiscais? Nós dizemos que SIM.

1 РAutomatização do processo burocrático

Imagine sua loja, f√≠sica ou virtual, tendo que emitir todo m√™s, a um √ļnico cliente, uma nota de apenas R$9,90? Agora, imagine fazer manualmente esse registro considerando os seus milhares de outros clientes?

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

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Um processo como este leva tempo, d√° trabalho, precisa de dedica√ß√£o e concentra√ß√£o para checar cada valor taxado e informado na nota, al√©m de calcular todos os impostos e cobran√ßas que comp√Ķem a cobran√ßa da compra. Ufa! D√° trabalho, n√£o √© mesmo?¬†

A boa not√≠cia √© que √© poss√≠vel automatizar esse complexo servi√ßo por meio de um software para emiss√£o de Nota Fiscal Eletr√īnica.¬†

Dessa forma, com o processo burocrático de geração do documento por conta do sistema, você tem mais tempo para realizar outros afazeres fiscais ainda mais complexos e trabalhar em tarefas que requeiram mais tempo e dedicação.

2 – Ganho de tempo

Outro motivo para usar um software para emissão de NFe é o tempo que a emissão dos documentos leva no site da prefeitura da sua região.

Normalmente, o processo leva, em média, um minuto e meio. Já em uma emissão automática, a nota sai em 5 segundos. Com a economia de tempo, sua empresa pode apresentar um faturamento até maior do que se dedicasse mais tempo para fazer cada etapa manualmente.

3 РRelação Salário x Preço de emissão automática

Pense no valor pago a um funcion√°rio para realizar o servi√ßo de cobran√ßa recorrente. O sal√°rio pago √© cerca de R$8,50 por cada hora trabalhada ‚ÄĒ grande parte dessas horas gastas com a burocracia da emiss√£o de notas fiscais.

J√° o pre√ßo de emiss√£o autom√°tica, com um software para emiss√£o de Nota Fiscal Eletr√īnica, ao contr√°rio, √© fixo (ou seja, voc√™ sabe o quanto vai pagar mensalmente para usar os servi√ßos) e permite a emiss√£o de um n√ļmero elevado de documentos, o que potencializa a rela√ß√£o custo-benef√≠cio.¬†

A √ļnica ressalva, neste caso, diz respeito √† necessidade de pausar a emiss√£o para aperfei√ßoar ou atualizar o sistema, ou, ainda, solucionar algum bug ou imprevisto da ferramenta.¬†

Em todo caso, manuten√ß√Ķes e atualiza√ß√Ķes podem ser previamente agendadas, reduzindo as chances de causar preju√≠zos ao processo rotineiro da empresa.¬†

4- Identificação das notas fiscais

Um software para emissão de NFe e gestão on-line pode organizar de modo mais fácil e prático qualquer cobrança ou pagamento recorrente, bem como contratos por assinaturas (como é o caso de empresas como a Netflix e Spotify e SaaS).

Com a ferramenta, é possível ter mais controle sobre a emissão dos documentos, o que facilita a identificação de cada nota ou documento, bem como sua conferência e checagem.

5- Fiscalização do governo

Por falar em checagem‚Ķ√≥rg√£os respons√°veis, como a SEFAZ e as prefeituras locais, fazem fiscaliza√ß√Ķes das notas fiscais emitidas por meio de assinaturas digitais.¬†

Tais assinaturas s√£o uma forma de autoriza√ß√£o do funcionamento da empresa, de controle fiscal durante as transa√ß√Ķes feitas e de detec√ß√£o de poss√≠veis falhas.

Quando um sistema é o responsável pela emissão das notas, todas as assinaturas digitais são disponibilizadas para conferência e vistoria de forma ordenada e simplificada. 

6- Serviços financeiros otimizados

Um planejamento detalhado dos servi√ßos financeiros √© fundamental para identificar e gerenciar o capital direcionado para impostos, compra de materiais ou demanda de produtos, mensura√ß√£o de vendas e fluxo de p√ļblico.

Com um software para emiss√£o de NFE, sua empresa consegue gerar relat√≥rios mais precisos e detalhados com informa√ß√Ķes importantes sobre a rotina di√°ria da empresa.

7- Armazenamento das notas fiscais

Algumas empresas têm dificuldade em guardar todas as notas, enfrentando obstáculos como avarias, ação do tempo e até a perda ou extravio dos documentos.

Al√©m de gerar economia, o software para emiss√£o de NFE e gest√£o eletr√īnica trabalha com sistemas aperfei√ßoados de armazenamento ‚ÄĒ as famosas ‚Äúnuvens‚ÄĚ.

Tais espa√ßos, que funcionam com base em informa√ß√Ķes adicionadas com o aux√≠lio de servidores de internet, conseguem guardar um n√ļmero maior de notas sem risco de perdas de documentos ou de dados necess√°rios.

De igual maneira, o recurso evita preocupa√ß√Ķes com contrata√ß√£o de profissionais para fazer o trabalho.

8- Conectividade

Quando se automatiza um serviço como a emissão de NF por meio de um software, seu acesso pode ser feito diretamente nas máquinas da empresa ou por algum outro dispositivo móvel, como um smartphone, um tablet ou notebook.

N√£o h√° preocupa√ß√£o sobre a localiza√ß√£o desses documentos, pois todos est√£o arquivados em um √ļnico lugar.

Al√©m de f√°cil localiza√ß√£o, a automatiza√ß√£o viabiliza o monitoramento de todas as movimenta√ß√Ķes financeiras da empresa, auxiliando na constru√ß√£o de estrat√©gias e na identifica√ß√£o de problemas ou gaps a solucionar.

Por onde começar?

Com todas as vantagens listadas acima, é preciso saber como começar a automatizar o serviço. 

H√° muitos softwares para gest√£o e emiss√£o de Nota Fiscal Eletr√īnica (NFe e NFSe) no mercado. Assim como pontuamos anteriormente, tais sistemas s√£o pagos, por√©m, podem ser adquiridos com custos reduzidos. Al√©m disso, oferecem recursos complementares que ajudam a empresa a ser mais eficiente.

Então, vale a pena usar softwares para emissão de nota fiscal? 

Sim, vale a pena usar softwares para emissão de nota fiscal. Entretanto, é essencial que você avalie a atual situação da sua empresa para se certificar de que este é o momento certo para a contratação do serviço.

Se, por exemplo, a sua empresa ainda tem um n√ļmero pequeno de vendas, pode fazer sentido continuar a fazer o servi√ßo manualmente. Caso a sua empresa tenha algu√©m qualificado para fazer a tarefa e o custo pelo trabalho saia barato, tamb√©m faz sentido permanecer assim.

Agora, se o neg√≥cio apresenta um n√ļmero crescente de vendas, tem um fluxo consider√°vel de p√ļblico e despesas grandes para pagamentos de funcion√°rios respons√°veis pela tarefa, √© hora de come√ßar a pensar na automatiza√ß√£o com o uso de um software para emiss√£o de NFE.

Se voc√™ ainda est√° na d√ļvida sobre as vantagens do software, lembre-se de que, com o processo manual:

  • √© preciso ter tempo dispon√≠vel para dedicar √† emiss√£o de notas;
  • h√° riscos de erros humanos no momento dos c√°lculos de impostos e taxas;
  • pode haver problemas para armazenar um n√ļmero grande de notas;
  • os documentos emitidos podem sofrer avarias ou extravios;¬†
  • o gerenciamento da atividade demanda conhecimentos aprofundados;
  • √© preciso ter uma organiza√ß√£o exemplar para fazer a emiss√£o constante e progressiva das notas.

E aí, se convenceu de que um software para emissão de nota fiscal pode facilitar a sua rotina? Então siga em frente para entender como escolher o melhor. 

Como escolher um programa de emiss√£o de nota fiscal?

Para escolher o melhor software para emissão de nota fiscal, considere os seguintes aspectos: 

  1. preço;
  2. usabilidade;
  3. disponibilidade de recursos adicionais; 
  4. acesso ao suporte;
  5. integração com plugins.

1 РPreço

Para escolher o seu sistema de emiss√£o de nota fiscal, compare os pre√ßos das solu√ß√Ķes oferecidas no mercado.¬†

Não deixe, porém, de checar as funcionalidades oferecidas em cada plano, para se certificar de que há uma boa relação custo-benefício. Nem sempre o plano mais barato é aquele que melhor se adequa às demandas do seu negócio. 

2 – Usabilidade

Outro aspecto primordial para a escolha do melhor software fiscal é a usabilidade, ou seja, a facilidade de visualização e uso das ferramentas disponíveis. 

O sistema da NFe.io, por exemplo, oferece um dashboard completo, que permite o acompanhamento do crescimento da sua empresa mês a mês, com um relatório direto e simples. A ferramenta também permite o monitoramento do processamento através do sistema de emissão de notas fiscais, inclusive, apontando o motivo da recusa no painel de controle, quando ocorre.

3 РDisponibilidade de recursos adicionais 

Um bom sistema de emissão de NFs oferece recursos adicionais complementares, como um serviço de backup de NFe, o envio automático do documento via e-mail para os clientes, calculadoras de impostos, gestão multiempresas (funcionalidade perfeita para gestores de franquias, por exemplo), e mais. 

4 – Acesso ao suporte

Já imaginou contratar um software para emissão de nota fiscal, se deparar com um problema e não conseguir solucioná-lo por indisponibilidade do suporte? 

Para evitar que um pesadelo como este se torne real, verifique as condi√ß√Ķes oferecidas pela empresa antes de fechar neg√≥cio, assegurando que suas d√ļvidas e demandas sejam atendidas em tempo h√°bil.¬†

5 РIntegração

Por fim, entenda de que forma o sistema pode ser integrado com as solu√ß√Ķes j√° usadas na sua empresa. Dessa forma, a ferramenta atua como um upgrade do processo, sem substituir por completo pr√°ticas j√° consolidadas na rotina da empresa.

Para te ajudar a entender algumas possibilidades de integração, veja o que a NFE.io oferece: 

  • integra√ß√£o com Plugins: para notas fiscais de servi√ßo, voc√™ pode realizar a integra√ß√£o diretamente com plugins de pagamento;
  • integra√ß√£o com API de Nota Fiscal: para nota fiscal de produto (API NFe), consumidor (API NFCe) ou servi√ßo (API NFSe) voc√™ conta com a API para realizar a integra√ß√£o junto aos seus desenvolvedores;
  • integra√ß√£o com Excel (planilhas):¬† caso voc√™ ainda n√£o tenha um sistema para realizar as emiss√Ķes autom√°ticas, voc√™ pode realizar a emiss√£o em massa por meio de uma planilha em excel ou Google Sheets.

Qual é o melhor programa para emitir nota fiscal?

Como você viu ao longo deste artigo, existem diferentes softwares para emissão de nota fiscal no mercado. O melhor é aquele que oferece um custo-benefício adequado às demandas e ao orçamento disponível na sua empresa. 

Se est√° com d√ļvida sobre qual sistema escolher, aqui vai a nossa dica: a NFE.io reduz o tempo e a complexidade gasta com emiss√£o de notas fiscais e consulta de dados, te ajudando a ganhar performance, tempo e dinheiro.¬†

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Est√° cansado de emitir as notas fiscais da sua empresa uma por uma?

Sabemos que é um processo muito chato e repetitivo. Você não precisa mais gastar tempo com isso, sabia ?

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