Na era digital, escolher o melhor sistema emissor de nota fiscal tornou-se uma tarefa crucial para empresas que buscam eficiência e conformidade.
Imagine ter que lidar com horas de trabalho perdidas em processos manuais, apenas para descobrir que uma nota fiscal foi emitida incorretamente. Essa situação não é apenas frustrante; pode resultar em multas e complicações com a Receita Federal.
Com o e-commerce brasileiro projetado para crescer 10,4% em 2024, conforme estimativas da Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm), a necessidade de um sistema eficiente se torna ainda mais evidente.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Afinal, com o aumento das vendas on-line, ter uma boa ferramenta de apoio pode ser determinante para a empresa conseguir ou não gerenciar todo o volume de transações de forma satisfatória.
Neste artigo, descubra o que um programa para emissão de notas fiscais faz, o que você deve considerar antes de escolher o software e, também, qual é a melhor escolha para sua empresa!
O que é um sistema emissor de notas fiscais?
Um sistema emissor de nota fiscal é um software que permite gerar, enviar, cancelar e gerenciar documentos fiscais eletrônicos. O programa agiliza a prestação de contas para os órgãos competentes, como as Secretarias da Fazenda (SEFAZ) Estaduais ou Municipais.
É importante lembrar que essas notas fiscais comprovam a troca de produtos ou serviços por dinheiro e, como tal, são obrigatórios para qualquer pessoa jurídica que realiza atividades comerciais e quer estar em conformidade com as leis e normas reguladoras do setor.
Quem pode utilizar um sistema de emissão de notas fiscais?
Qualquer modelo de empresa com o objetivo de emitir, cancelar, controlar, armazenar e gerenciar esses documentos pode usar um sistema emissor de nota fiscal . Entre os regimes tributários com essa possibilidade, estão:
- microempreendedor individual (MEI);
- microempresa (ME);
- empresa de pequeno porte (EPP);
- empresa limitada ou sociedade limitada (LTDA).
A seguir, confira como esses modelos empresariais se beneficiam de um programa emissor de notas fiscais.
MEI
São empresas que têm apenas um dono, faturam até R$ 81 mil por ano e, ainda, não são sócias de outras companhias que se enquadram como MEI.
Por conta disso, o MEI só precisa emitir nota fiscal quando vende ou presta serviços para outra empresa, sem a obrigação de emitir para pessoa física.
Mesmo assim, em função do crescimento do negócio, é importante ter um sistema de emissão de notas fiscais desde cedo. Afinal, a tecnologia ajuda o MEI a organizar suas vendas, emitir documentos fiscais e cumprir suas obrigações tributárias.
Microempresa (ME)
Para uma microempresa, ter um sistema emissor de nota fiscal pode trazer diversos benefícios, como:
- reduzir os custos com papel e impressão;
- evitar erros e multas por inconsistências ou atrasos nas obrigações fiscais;
- integrar as informações com outros sistemas contábeis e financeiros;
- melhorar o controle e a segurança dos dados fiscais;
- oferecer mais praticidade e comodidade aos clientes.
Por isso, um sistema de gerenciamento de notas fiscais é um bom investimento para a microempresa, já que aumenta a produtividade e a eficiência na gestão fiscal.
Empresa de Pequeno Porte (EPP)
Uma Empresa de Pequeno Porte (EPP) é uma categoria de negócio que se enquadra no regime de arrecadação Simples Nacional, e que tem um faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Uma das obrigações desta categoria é a emissão de notas fiscais para cada venda ou prestação de serviço realizada, seja eletrônica (NF-e), de serviço (NFS-e) ou de consumidor (NFC-e).
Assim, um sistema emissor de nota fiscal é importante para o regime EPP por vários motivos:
- garante a legalidade das operações e evita problemas com o Fisco;
- permite o controle do faturamento e dos impostos a pagar;
- facilita o relacionamento com os clientes e fornecedores;
- possibilita o acesso às linhas de crédito e aos benefícios fiscais.
Empresas LTDA
Tais pontos também se aplicam às empresas LTDA, considerando as características e o porte de cada negócio. Em todo caso, a solução mais prática e eficiente é automatizar a emissão e o gerenciamento das notas fiscais, por meio de um programa especializado.
Dessa forma, pode-se reduzir os erros manuais, agilizar o processo e integrar as informações com outros sistemas contábeis.
Como funciona o lançamento de notas fiscais em um sistema emissor?
O lançamento de notas fiscais geralmente segue um processo estruturado, que pode variar de acordo com o software utilizado. A seguir, veja as etapas principais deste sistema.
1. Cadastro de Produtos e Serviços
É necessário cadastrar os produtos e serviços que a empresa oferece. Isso inclui informações como descrição, código, preço e categoria fiscal (NCM). Manter o cadastro atualizado garante a precisão nas notas emitidas.
2. Cadastro de Clientes
Em seguida, deve-se realizar o cadastro de clientes, com dados como nome, CPF/CNPJ, endereço e informações de contato. Classificar os clientes de acordo com o tipo de operação (ex.: consumidor final, empresa) atende a diferentes exigências fiscais.
3. Geração da Nota Fiscal
Após isso, o usuário seleciona o tipo de nota a emitir (NF-e, NFS-e e NFC-e). O sistema apresenta um formulário onde o usuário insere as informações necessárias, como dados do emitente, do destinatário, produtos ou serviços, valores, impostos e condições de pagamento.
O sistema calcula automaticamente os impostos aplicáveis (ICMS, IPI e Cofins) com base nas informações inseridas.
4. Validação dos Dados
Antes do envio, o sistema realiza uma validação dos dados para garantir que todas as informações estão corretas e em conformidade com a legislação. O sistema emissor de nota fiscal pode gerar alertas para campos obrigatórios não preenchidos ou informações inconsistentes.
5. Envio da Nota Fiscal
Depois da validação, a nota fiscal vai para a SEFAZ para obter a autorização de uso. Se a nota for aprovada, o sistema recebe um protocolo de autorização, essencial para a validação do documento.
6. Armazenamento e Acompanhamento
O sistema armazena todas as notas fiscais emitidas, tanto as autorizadas quanto as rejeitadas, para consulta futura. O usuário pode gerar relatórios para acompanhar os comprovantes emitidos, recebidos e a situação fiscal da empresa.
7. Emissão de Danfe
Para notas fiscais eletrônicas, o sistema gera o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que imprime e acompanha a mercadoria durante o transporte. Saiba mais detalhes sobre esse documento no artigo “Entenda o que é DANFE da nota fiscal e saiba como você pode emiti-lo!”
8. Gestão de Cancelamentos e Correções
O sistema permite o cancelamento de notas fiscais no prazo legal, e gera o documento de cancelamento. Para ajustes de dados sem cancelamento, o sistema oferece a possibilidade de emitir uma carta de correção, quando aplicável.
9. Integração com Outros Sistemas
Além disso, o emissor pode se integrar a sistemas de gestão (ERP) para facilitar a troca de informações e otimizar o fluxo de trabalho.
10. Suporte e Atualização
Por fim, o sistema deve passar por atualizações regulares para atender a mudanças na legislação fiscal e melhorias de funcionalidades. O suporte técnico deve estar disponível para resolver dúvidas e problemas que possam surgir durante o processo de emissão.
Como as empresas que precisam emitir nota fiscal podem escolher um sistema?
Existem alguns critérios importantes que você deve considerar antes de escolher um dos sistemas emissores de nota fiscal, como:
- porte da empresa;
- custo operacional;
- facilidade de integração e de uso;
- automação ao final da transação financeira;
- geração de relatório e exportação de notas emitidas;
- envio da nota por e-mail;
- de forma automática quando permitida.
Ter clareza quanto a esses insights é importante antes de investir em um sistema de emissão de notas fiscais — o que nos leva ao próximo tópico, no qual você confere diferenciais-chave das boas plataformas.
Leia também: Sistema de gestão financeira: o que é e como automatiza processos
Quais as 12 características essenciais de um bom emissor de nota fiscal SEFAZ?
Para ser um bom sistema emissor de nota fiscal para SEFAZ, o software deve oferecer certas características, como uma interface intuitiva e fácil de usar, meios para estar em dia com as normas fiscais e suporte técnico ágil e eficiente. Veja mais detalhes dos atributos necessários a um bom sistema emissor.
1. Facilidade de uso e interface intuitiva
A interface do sistema é amigável e clara. Inclui menus bem organizados e botões visíveis. O design minimiza a curva de aprendizado para novos usuários. Uma navegação simples reduz erros e aumenta a eficiência operacional.
2. Conformidade com a legislação fiscal vigente
O sistema se mantém atualizado com as normas fiscais e regulamentações da SEFAZ. Também garante que todas as notas emitidas cumpram as exigências legais. Como consequência, evita penalidades e problemas com a fiscalização e ainda faz atualizações automáticas em resposta a mudanças na legislação.
3. Integração com sistemas de gestão (ERP)
O emissor se conecta a outras plataformas usadas pela empresa, como ERP e CRM. Essa integração facilita a troca de informações entre sistemas, reduz a necessidade de digitação manual e melhora a precisão dos dados. A conexão otimiza o fluxo de trabalho e auxilia na gestão financeira.
4. Agilidade na geração e envio de notas fiscais
O sistema gera e envia notas fiscais rapidamente, bem como permite a emissão em massa de notas para aumentar a eficiência. O software também oferece templates predefinidos para acelerar o processo. Essa agilidade é crucial em períodos de alta demanda.
5. Segurança de dados e proteção contra fraudes
O emissor implementa medidas robustas de segurança, como criptografia e autenticação de dois fatores, ao mesmo tempo em que protege os dados sensíveis da empresa e dos clientes. O sistema também previne fraudes e acessos não autorizados, segurança fundamental para manter a confiança dos usuários.
6. Relatórios detalhados e análises de performance
O software gera relatórios detalhados sobre emissões, vendas e outros indicadores de performance, e oferece relatórios personalizáveis para atender necessidades específicas. Os usuários analisam dados de acordo com seus objetivos, e as informações auxiliam os gestores a tomar decisões informadas.
7. Suporte técnico ágil e eficiente
O sistema conta com um suporte técnico responsivo e eficaz, e oferece diversos canais de comunicação, como chat, e-mail e telefone. A equipe de suporte compreende bem as necessidades dos usuários, e fornece soluções práticas para problemas rapidamente. Um bom suporte contribui para a satisfação geral dos clientes.
Quais são os principais benefícios de usar um sistema emissor de nota fiscal?
Um sistema emissor de nota fiscal oferece diversos benefícios importantes para as empresas, como automatização e agilidade no processo de emissão, redução de erros e economia de tempo.
Além disso, facilita o cumprimento das obrigações fiscais com integração com a SEFAZ, que simplifica o processo de emissão e melhora o controle financeiro.
Qual o melhor sistema de emissão de nota fiscal para pequenas empresas?
O melhor sistema emissor de nota fiscal para pequenas empresas é a NFE.io. Nosso sistema oferece um processo prático e seguro, proporciona mais controle sobre vendas e serviços, e ajuda a economizar tempo e dinheiro com obrigações fiscais.
Atendemos às necessidades completas de empresas de qualquer porte e segmento: MEI, ME, EPP ou LTDA; com a possibilidade de emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e, em poucos cliques.
Além disso, você pode consultar dados de empresas pelo CNPJ, gerar relatórios gerenciais e integrar com meios de pagamento, plugins ou planilhas. E mais: o sistema da NFE.io conta com um suporte especializado e integrações robustas que permitem a emissão por meio do Excel.
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