Se você trabalha no varejo ou pretende abrir um negócio nesse segmento, precisa saber como emitir NFC-e. Essa é a sigla para nota fiscal de consumidor eletrônica, e consiste em um comprovante digital gerado diretamente para o comprador final. Além de atestar a transação comercial, o registro ajuda a manter o seu negócio em dia com os tributos.
A principal proposta do documento é substituir a nota fiscal de venda a consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal, até então emitido apenas por meio do Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
A implementação da NFC-e está alinhada e relacionada às propostas do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED Fiscal), processo de escrituração digital da Receita Federal, também chamado de Escrituração Fiscal Digital (EFD).
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
É um programa que integra as esferas municipal, estadual e federal e controla o relacionamento entre o governo e os contribuintes.
O objetivo de usar a NFC-e é digitalizar todas as informações que precisam ser repassadas ao Fisco, reduzir a burocracia, otimizar o tempo gasto na emissão e eliminar a necessidade de envio de documentos impressos.
Neste artigo, você confere o que é e como emitir NFC-e, quem é obrigado a gerar o documento, suas vantagens e outras informações pertinentes para a sua empresa cumprir com as obrigações tributárias.
Boa leitura!
O que é NFC-e?
A NFC-e é um documento digital criado para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal de venda a consumidor (modelo 2). Este registro está ligado ao varejo e empresas que vendem produtos ao consumidor final devem emiti-lo. Surgiu para simplificar os processos e facilitar a fiscalização tributária.
Dessa forma, a NFC-e dispensa o uso de equipamentos especiais (como impressoras específicas) para emissão de documentos impressos, o que gera uma economia para o lojista.
O formato da NFC-e é o arquivo XML, enviado diretamente para o destinatário da mercadoria. Em paralelo, as organizações também precisam emitir o DANFE para acompanhar o produto em seu trajeto até chegar no comprador final.
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Quem é obrigado a emitir a NFC-e?
A Resolução 5.234/2019, alterada pela Resolução 5.291 de 13/09/2019, determina que são obrigados a emitir a NFC-e todos os contribuintes que, até aquele momento, realizavam emissão da nota fiscal de consumidor (modelo 2) e do Cupom Fiscal por meio do ECF.
Segundo a legislação vigente, os lojistas que vendem mercadorias para o consumidor final precisam saber como emitir NFC-e para cumprir com suas obrigações tributárias junto à Receita Federal.
Vale mencionar que o projeto da nota fiscal de consumidor eletrônica é de âmbito nacional. Porém, sua implementação fica a cargo da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada região, já que a tributação do setor varejista é de responsabilidade e independência dos estados.
Assim, cada local pode definir suas próprias normas para implementar a NFC-e na prática. Confira o calendário de obrigatoriedade dessa nota para todos os contribuintes de cada localidade.
- Acre (AC): desde abril de 2015
- Alagoas (AL): desde outubro de 2018
- Amapá (AP): desde janeiro de 2020
- Amazonas (AM): desde janeiro de 2015
- Bahia (BA): desde março de 2018;
- Ceará (CE): existe a possibilidade de usar a NFC-e ou o Módulo Fiscal Eletrônico (MFE), que é similar ao Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT)
- Distrito Federal (DF): desde julho de 2017
- Espírito Santo (ES): desde janeiro de 2018
- Goiás (GO): desde janeiro de 2018
- Maranhão (MA): desde janeiro de 2018
- Mato Grosso (MT): desde agosto de 2016
- Mato Grosso do Sul (MS): desde março de 2019
- Minas Gerais (MG): em função da COVID-19 algumas datas foram alteradas para 2021
- Paraíba (PB): desde julho de 2017
- Paraná (PR): desde julho de 2016
- Pernambuco (PE): desde outubro de 2018
- Piauí (PI): desde janeiro de 2018
- Rio de Janeiro (RJ): desde janeiro de 2017
- Rio Grande do Norte (RN): desde julho de 2017
- Rio Grande do Sul (RS): desde janeiro de 2020
- Rondônia (RO): desde janeiro de 2018
- Roraima (RR): desde julho de 2016
- Santa Catarina (SC): desde 2020
- São Paulo (SP): desde janeiro de 2018
- Sergipe (SE): desde julho de 2016
- Tocantins (TO): desde julho de 2019
Quais as vantagens da NFC-e?
Existem algumas vantagens da NFC-e para as empresas, os consumidores e o Fisco. Veja a seguir!
Vantagens para as empresas
- eliminar emissão de cupom fiscal;
- ser menos burocrática na hora de emitir;
- extinguir algumas obrigações acessórias devido à digitalização dos documentos fiscais. Com a NFC-e, não há mais a necessidade de procedimentos, como lacres, cessação, revalidação, comunicação de ocorrências e mapa resumo;
- reduzir custos na emissão com papéis específicos, bem como a quantidade de documentos impressos;
- imprimir em qualquer impressora, o que dispensa o uso de modelos específicos e a integração com o Programa Aplicativo Fiscal, como acontecia com o Emissor de Cupom Fiscal. Com a NFC-e, não precisa da autorização da SEFAZ;
- permitir a emissão a qualquer hora, inclusive com integração a dispositivos móveis;
- ser armazenada de forma digital e facilitar o controle e a localização, sempre que for preciso;
- isentar as empresas, com mais de uma filial, de pedirem autorização da SEFAZ para cada unidade emitir nota. Com a NFC-e, basta uma loja ter habilitação para as demais replicarem o sistema, por meio de um software homologado.
Vantagens para os consumidores
- diminuir o acúmulo de diversos cupons fiscais impressos;
- receber a nota fiscal de maneira rápida e eletrônica, bem como simplificar o armazenamento digital e o controle de todos os comprovantes;
- agilizar o atendimento durante a compra;
- consultar em tempo real a nota por dispositivos móveis e via QR Code para acessar o site da SEFAZ, e assim, comparar os valores da NFC-e com os repassados ao Fisco;
- garantir que os impostos da operação são destinados corretamente para o comprador;
- proporcionar mais segurança em relação à validade e autenticidade da venda;
- receber o DANFE NFC-e (resumido) por e-mail ou SMS.
Vantagens para o Fisco
- melhorar o controle fiscal da Receita Federal devido à comunicação entre as empresas e a SEFAZ ser feita em tempo real;
- facilitar a administração fiscal dos empreendimentos varejistas;
- monitorar as operações comerciais à distância, cruzar dados e fazer auditoria eletrônica.
Qual a diferença entre NFC-e e NF-e?
A principal diferença entre NFC-e e NF-e é que a primeira é exclusiva do setor varejista e destinada ao consumidor final. Já a segunda é emitida por indústrias e distribuidores que vendem para pessoa física ou jurídica em operações estaduais e interestaduais.
Dessa forma, a nota fiscal de consumidor eletrônica é sempre gerada diretamente para o comprador final, e pode ser usada pelo varejo físico ou virtual.
Conforme vimos, a NF-e tem uma abrangência maior e pode ser usada em diferentes momentos de uma transação comercial, tais como venda, troca e devolução.
Saiba também: Domine os tipos de Nota Fiscal Eletrônica (NFs) [Guia]
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Saiba como funciona a NFC-e
Agora que está claro o que é NFC-e, quem é obrigado a emitir e as vantagens desse registro fiscal, é fundamental entender como funciona a nota fiscal de consumidor eletrônica.
A NFC-e é um documento eletrônico que serve para garantir os direitos dos consumidores, atestar uma troca comercial, oficializar as transações das empresas, cobrar os tributos referentes à venda e servir de comprovante em caso de fiscalização.
Como mencionamos, a nota fiscal de consumidor eletrônica é 100% digital. Isto é, uma vez emitida, vai diretamente para o e-mail do consumidor, enquanto o DANFE é o registro que acompanha a mercadoria durante sua locomoção.
Como citamos, só é viável emitir a NFC-e para o comprador final quando ocorre venda no estabelecimento físico ou entrega em domicílio. No caso de delivery, só pode emitir o documento se o envio acontecer no mesmo estado da emissão.
Outra informação relevante é que existem quantias máximas de compra para gerar a NFC-e. Veja a seguir!
- Valor igual ou superior a R$ 10.000,00: nessa situação, a organização deve identificar o destinatário do comprovante;
- Valor igual ou superior a R$ 200.000,00: é necessário emitir uma nota fiscal eletrônica no modelo 55 em vez da NFC-e.
Vale destacar que existem alguns casos específicos de emissão da NFC-e, como o processo em contingência que veremos a seguir.
O que é NFC-e em contingência?
A NFC-e em contingência é usada quando, por algum motivo, a nota fiscal de consumidor não pode ser enviada à Secretaria da Fazenda imediatamente. Isso acontece quando há problemas técnicos de comunicação, como falhas nos programas de emissão e queda do sinal da internet.
Caso uma dessas situações ocorra, o empreendedor não pode deixar de gerar a NFC-e. Nestas ocasiões, o órgão do governo permite a emissão em contingência ou a geração do documento sem sua aprovação prévia. Vale pontuar que, quando tudo funciona adequadamente, a comunicação com a instituição estadual é instantânea.
Este tipo de nota deve apresentar os dados da operação comercial: data, hora e a informação de emissão em contingência.
Também é válido destacar que a NFC-e em contingência deve ser usada apenas em situações necessárias. Vale lembrar que o prazo de envio à SEFAZ é de até 24 horas após a sua emissão.
Assim, uma vez preenchidos os dados da nota e enviados pelo sistema, a Secretaria da Fazenda valida as informações, libera a emissão da NFC-e e a impressão do DANFE.
O que é o DANFE NFC-e? Entenda!
O DANFE NFC-e é uma representação simplificada da nota fiscal de consumidor eletrônica e deve ser impresso para acompanhar a mercadoria até o cliente. Este documento precisa ter a chave de acesso da NFC-e para o consumidor consultar facilmente a qualquer momento.
Além disso, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica precisa apresentar um código de barras bidimensional da nota, e permitir que a consulta seja feita a partir de dispositivos móveis, como smartphone ou tablet.
Adicionalmente, o documento conta com um QR Code para consultar a veracidade da nota pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Receita Federal.
Também devem constar no DANFE informações básicas sobre a venda do produto: nome do emitente e destinatário, valor da compra, descrição do item e endereço de entrega.
Vale destacar que, para imprimir o comprovante, é necessário seguir as especificações técnicas definidas em manual próprio disponibilizado no portal nacional da NF-e.
É importante ter em mente que o documento auxiliar não substitui a nota fiscal eletrônica, uma vez que é uma versão resumida do comprovante fiscal.
Para ter acesso ao DANFE, você precisa enviar sua nota para a SEFAZ validar, e somente com a autorização, pode solicitar o DANFE digital para imprimi-lo em seguida. A impressão ocorre em equipamentos comuns.
Leia também: DANFE online: guia completo para emitir seu documento com segurança!
O que fazer quando acontece a rejeição da NFC-e?
Toda NFC-e pode ser rejeitada pela Secretaria da Fazenda pelos seguintes motivos: erros de preenchimento de dados do varejista, do consumidor ou no cadastro das mercadorias.
Quando uma NFC-e é rejeitada, existe a possibilidade de o empreendedor consertá-la. No entanto, é necessário respeitar o prazo de até 24 horas para ajustar o documento e enviá-lo novamente ao órgão estadual.
Caso o dono do negócio não cumpra o período estipulado, o estabelecimento fica sujeito à multa.
É relevante salientar que, para evitar rejeições das NFC-e, é essencial que o sistema de gestão seja especializado no setor varejista para que sua loja faça as validações no cadastro de mercadorias.
O que é preciso para emitir a NFC-e?
O processo de implementação da NFC-e difere em cada estado brasileiro, o que faz com que uns estejam mais avançados do que outros na adesão do documento fiscal.
De modo geral, as etapas básicas para emitir a nota fiscal de consumidor eletrônica são as mesmas.
O primeiro passo é credenciar a empresa junto à Secretaria da Fazenda do seu estado. Em seguida, é necessário obter uma assinatura eletrônica, no caso, o Certificado Digital, para validar a emissão das NFC-e.
É válido dizer que a emissão desse tipo de nota só acontece com um software próprio para esse fim. Como a SEFAZ não disponibiliza soluções gratuitas, é indispensável contratar um programa de emissão de nota fiscal eletrônica para gerar o documento.
Portanto, mais do que nunca, é vital saber como emitir NFC-e.
Como fazer cadastro na SEFAZ para emissão de NFC-e?
Para emitir uma NFC-e, sua empresa precisa se credenciar na Secretaria da Fazenda do estado onde tem registro, pois cada região conta com normas e procedimentos próprios.
Listamos um passo a passo para auxiliar na hora de se cadastrar no órgão estadual. Acompanhe!
Passo 1: acesse o portal da SEFAZ e solicite o credenciamento NFC-e. Para isso, você deve informar os dados cadastrais da sua organização e o regime tributário;
Passo 2: adquira o seu Certificado Digital e salve no seu computador ou celular. Como mencionamos, esse documento garante a autenticidade e a validade jurídica das operações feitas na internet;
Passo 3: teste o software emissor de NFC-e no ambiente de homologação da Secretaria da Fazenda, que é um local simulado para verificar o funcionamento e a conformidade do sistema antes de iniciar a emissão das notas fiscais;
Passo 4: emita as NFC-e no ambiente de produção da SEFAZ, que é o meio real onde ocorre a validação e autorização das notas pelo órgão.
Como emitir NFC-e? Acompanhe 5 passos!
Para quem precisa saber como emitir NFC-e, é fundamental entender que o processo de transmissão do documento acontece em tempo real.
Na prática, quer dizer que toda a comunicação entre a empresa e a SEFAZ ocorre instantaneamente assim que se gera a nota fiscal de consumidor eletrônica.
No entanto, para transmitir a NFC-e, seu empreendimento deve contar com um programa para emissão de nota, visto que o órgão fiscalizador não disponibiliza versões gratuitas.
Com isso em mente, basta seguir os seguintes passos:
- verificação do cadastro da empresa junto à Secretaria da Fazenda do seu estado;
- obtenção do Certificado Digital;
- adequação da infraestrutura;
- realização do cadastro de produtos;
- treinamento da equipe de vendas.
1. Verificação do cadastro da empresa junto à SEFAZ
Para verificar o cadastro da sua empresa junto à SEFAZ do estado onde tem registro, é necessário confirmar se a Inscrição Estadual está em dia.
A Inscrição Estadual (IE) é o registro que identifica, na Secretaria da Fazenda, que uma organização é contribuinte do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Além disso, é primordial obter o Código de Segurança do Contribuinte (CSC) e examinar o cronograma de obrigatoriedade da emissão da nota fiscal de consumidor eletrônica.
Vale reforçar que alguns estados podem estar mais avançados do que outros quanto à exigência desse tipo de nota fiscal!
Saiba mais: Como consultar Inscrição Estadual? Passo a passo completo.
2. Obtenção do Certificado Digital
O próximo passo é obter um Certificado Digital, que mencionamos anteriormente.
Este documento virtual está vinculado ao CNPJ dos empreendimentos e funciona como uma assinatura eletrônica para validar diversas operações realizadas na internet, a exemplo da emissão de notas fiscais eletrônicas. O certificado precisa ser no modelo A1 ou A3.
Confira, neste infográfico, o que você precisa para adquirir o seu registro digital:
3. Adequação da infraestrutura
O terceiro passo é adequar sua infraestrutura. Na prática, isso significa:
- ter uma boa conexão com a internet;
- usar equipamentos (computadores e/ou dispositivos móveis) atualizados, assim como o sistema de antivírus;
- ter uma impressora para emitir o documento fiscal, caso o cliente solicite.
Aqui, também entra a questão do programa de emissão de notas fiscais eletrônicas que citamos. Sem o software, não há como emitir a NFC-e.
4. Realização do cadastro de produtos
Com os demais passos ajustados, a próxima etapa consiste em cadastrar os produtos comercializados pela sua empresa no sistema escolhido.
Dessa forma, ao gerar as NFC-e, a descrição das mercadorias sai conforme o que se vendeu ao cliente.
5. Treinamento da equipe de vendas
Por fim, é essencial treinar todos os colaboradores para emitirem a nota fiscal de consumidor corretamente.
A ideia é garantir que você gere todas as notas para os clientes sem falhas de preenchimento. Assim, evita transtornos fiscais e contábeis para o seu negócio.
Veja também: Não emitir nota fiscal é crime? Sim! Veja penalidades e como evitar esse transtorno.
Por quanto tempo devo armazenar uma NFC-e?
Todo empreendedor deve guardar as NFC-e emitidas por, no mínimo, cinco anos. Esse é o prazo que os agentes fiscais podem realizar uma vistoria da documentação da sua empresa.
Sendo assim, você precisa manter os arquivos XML das suas notas em local seguro durante esse período para apresentar aos órgãos fiscalizadores, caso seja necessário.
Quanto à segurança desses documentos, o uso de um bom sistema de emissão de NF-e, como o da NFE.io, pode ajudá-lo no armazenamento, além de facilitar o processo de geração da nota e envio para o cliente.
Aproveite para ler: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io.
Como cancelar uma NFC-e?
Agora que entendeu como emitir NFC-e, é crucial aprender como cancelar uma nota fiscal de consumidor eletrônica em caso de erros no preenchimento.
No momento da emissão, podem ocorrer falhas na descrição dos dados. A eventualidade acontece quando o cadastro está desatualizado ou devido ao erro 508 (nota rejeitada por nulidade do número ou validade apenas em operações internacionais).
Quando isso acontece, é imprescindível cancelar a nota. Para isso, é obrigatório atender a alguns requisitos. Um deles é que a mercadoria não deve ter saído do estabelecimento em prazo superior a 30 minutos.
O destinatário da nota não pode ter o conhecimento de sua emissão, e no pedido de cancelamento, deve constar a assinatura digital do emitente.
Cumprindo esses quesitos, acesse o sistema de emissão e busque pela opção “Cancelar nota fiscal”. Ao clicar no botão, o software irá solicitar várias informações.
Basta corrigir o que está errado e apertar “Enviar”. Os dados são direcionados à Receita Federal, que avalia o pedido e autoriza ou não o procedimento.
Se o documento estiver fora do prazo de 30 minutos, também é viável cancelar. Porém, nesse caso, há a cobrança de uma multa pelo atraso, cujo valor varia conforme cada estado.
Quais são os impostos da NFC-e?
Após conhecer os detalhes e como emitir NFC-e, é essencial conhecer os tributos cobrados em sua emissão. Afinal, com o pagamento dos encargos corretos, sua empresa se mantém em dia com o Fisco e evita multas e sanções.
Listamos os principais impostos cobrados com o uso da NFC-e. Confira!
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS);
- Programa de Integração Social (PIS);
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
- Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ): cobrado no fechamento do mês;
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): arrecadado no fechamento do mês;
- Contribuição Patronal Previdenciária (CPP): descontado no fechamento do mês.
Como otimizar o processo de emissão de NFC-e?
Quanto mais produtos seu empreendimento vender, maior será o volume de notas fiscais emitidas para o consumidor final. Portanto, conhecer como emitir NFC-e é importante para cumprir com suas obrigações tributárias.
Sabemos que gerar uma grande quantidade de comprovantes fiscais toma tempo da equipe das empresas. Uma das melhores formas de otimizar esse processo, reduzir falhas e demandar menos dedicação para a execução da operação é ter um bom programa de emissão de NF-e.
O sistema emissor de notas fiscais da NFE.io pode ajudá-lo nesta tarefa. Com o nosso software, você emite a NFC-e sem a necessidade de preenchimentos manuais, otimiza o trabalho do seu time e evita relações com cancelamento de notas.
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