Nota fiscal fria é um problema sério para qualquer empresa. Por isso, além de todas as atribuições necessárias para manter um negócio em funcionamento, todo empreendedor precisa ficar de olho nas notas que recebe, sejam NF-e (nota fiscal de produto) ou NFS-e (nota fiscal de serviço).
Ainda assim, o grande dilema é que a lei atual não resguarda nem a administração pública nem as empresas vítimas após a fraude.
Em 2022, segundo artigo da Revista de Administração Pública da FGV, uma operação da fiscalização tributária do Paraná revelou a existência de 844 empresas de fachada criadas com o objetivo de praticar fraudes fiscais.
Juntas, essas organizações movimentaram R$ 4,8 bilhões em notas fiscais, o que gerou um prejuízo de R$ 542,8 milhões em ICMS não recolhido aos cofres públicos.
Por isso, a melhor solução ainda é realizar constante análise de possíveis emissões fraudulentas. Mas como saber se a nota fiscal é fria? Felizmente, já existem tecnologias que prometem mitigar a existência desse tipo de NF, como a ferramenta para emitir e armazenar documentos fiscais eletrônicos (DF-e) da NFE.io.
Entre esses documentos, estão a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e). A própria Receita Federal e outras autoridades fiscais utilizam sistemas de DF-e para monitorar e validar transações comerciais, o que contribui para a identificação e prevenção de fraudes.
Ao utilizar um sistema de DF-e, seu negócio não será autuado caso uma fiscalização constate o não pagamento de impostos decorrentes dessas notas.
Então, se você quer saber como identificar nota fiscal fria, fique tranquilo! Preparamos este conteúdo com um tutorial para detectar as fraudes, o caminho correto para a denúncia e como evitar problemas como multas e outras penalidades legais.
Vamos lá?
O que são notas frias?
Notas frias são documentos fiscais falsos, emitidos com o objetivo de registrar vendas ou prestações de serviços que não aconteceram de fato, ou que apresentam informações adulteradas. Esse tipo de prática é ilegal e pode ser utilizada para sonegação de impostos, lavagem de dinheiro ou fraudes contábeis, o que prejudica empresas e o governo.
Uma nota fria também pode ser chamada de:
- nota fictícia;
- nota fantasma;
- nota inidônea;
- nota irregular;
- nota sonegada.
Para entender melhor o que são notas frias, é importante saber que existem três formas de emissão, as quais você conhece a seguir.
1- Nota falsa de operações não realizadas
Ocorre quando uma nota é emitida para um CNPJ e registra uma venda de produtos ou serviços que, na verdade, não aconteceu.
2- Nota falsa de operações realizadas
Aqui, a nota é emitida para uma operação que aconteceu de verdade, mas as informações no documento são conflitantes.
3- Nota falsa com informações e operações erradas
Esse tipo de nota envolve operações totalmente adulteradas, com dados falsos e, às vezes, geradas por sistemas não oficiais.
No cenário de emissão de notas frias, há ainda mais uma ação fraudulenta, conhecida como “nota calçada”. Nesse caso, o documento fiscal que acompanha o produto é diferente do que está em posse do vendedor.
Essas diferenças de informações podem ter relação com preço, alíquotas de impostos, entre outros dados. A boa notícia é que o uso da NF-e tem dificultado bastante essa tentativa de crime, uma vez que a comunicação da emissão é certificada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Aproveite para aprender o processo de emissão de notas sem erros, leia também: Guia prático: tudo sobre emissão de nota fiscal eletrônica para você dominar o assunto!
Qual a diferença entre nota fria e nota calçada?
A compreensão sobre fraudes fiscais exige clareza sobre os termos usados no dia a dia das empresas. Nota fiscal fria e nota calçada representam práticas distintas, porém ambas prejudicam a integridade das operações comerciais.
Nota fiscal fria significa a emissão de um documento fiscal sem lastro em uma transação real. O objetivo principal envolve a simulação de vendas ou serviços inexistentes, comumente para sonegar tributos ou lavar dinheiro. Empresas que recorrem a notas frias buscam criar despesas fictícias, inflar custos ou justificar movimentações financeiras ilegais.
Nota calçada, por outro lado, refere-se à emissão de um documento fiscal com dados reais de uma empresa, mas com informações alteradas. Nessa modalidade, a transação até pode ter ocorrido, porém o valor, a quantidade ou a natureza do produto/serviço aparecem distorcidos. O intuito é fraudar o Fisco para reduzir impostos ou ajustar balanços de forma artificial.
Empresas que entendem a diferença entre nota fiscal fria e nota calçada conseguem adotar medidas mais eficazes contra fraudes fiscais.
O uso de notas frias representa um risco maior, pois a operação sequer existiu, o que pode levar a penalidades severas e até mesmo à inclusão do CNPJ em investigações criminais. Já a nota calçada, embora também configure fraude, apresenta um grau de dissimulação diferente, pois se baseia em uma operação real, mas com dados manipulados.
A prevenção contra ambos os tipos de fraude começa pela adoção de processos internos rigorosos e pelo monitoramento constante das transações. A consulta frequente de notas fiscais recebidas e a análise detalhada dos documentos fiscais ajudam a identificar irregularidades antes que causem danos à empresa.
O conhecimento sobre as diferenças entre nota fiscal fria e nota calçada fortalece a cultura de compliance fiscal e protege a reputação corporativa.
Como identificar nota fiscal fria?
Para identificar uma nota fiscal fria, confira atentamente os dados do documento, como CNPJ, razão social, descrição dos produtos, valores e quantidades. Verifique a chave de acesso de 44 dígitos no site da Sefaz e compare as informações apresentadas. Caso encontre divergências ou operações desconhecidas, comunique imediatamente à Receita Federal para evitar penalidades.
É crucial que as empresas saibam identificar se as notas são autênticas e verificar quais foram lançadas contra seu CNPJ, uma vez que qualquer negócio pode ser vítima de fraudes e golpes. A medida garante que você e a sua empresa não sejam pegos de surpresa e paguem (literalmente) por um crime que não cometeram.
Sempre que a sua empresa receber uma nota, confira se o documento realmente corresponde ao que foi adquirido. Abaixo, um passo a passo rápido de como identificar nota fiscal fria.
Verifique:
- nome do emitente;
- seu CNPJ;
- descrição dos produtos e serviços;
- quantidades;
- valores.
Outra forma de identificar notas frias e evitar transtornos é consultar o portal da nota fiscal eletrônica, o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado ou algum software de gestão e emissão de notas fiscais.
1- Como identificar nota fiscal fria no portal da nota fiscal eletrônica?
Para identificar as notas frias, acesse o Portal da NF-e e clique em “Consultar NF-e”. Em seguida, entre com a chave de acesso da nota fiscal.
O problema dessa alternativa é que é preciso ter acesso à nota emitida e à sua chave de acesso, o que nem sempre é possível em casos de emissões fraudulentas.
Além disso, é necessário fazer a consulta nota por nota, o que demanda tempo e pode aumentar as chances de esquecimento de alguma NF-e.
Sabe como encontrar a chave de acesso de uma NFe? Descubra agora: 3 métodos de como descobrir a chave de acesso de uma nota fiscal
2- Como verificar pelo site da Sefaz?
Para consultar as notas fiscais emitidas para seu CNPJ, acesse o portal da Sefaz do seu estado.
Na página inicial, vá para a aba de serviços, clique em “Consultar NF-e” e digite a chave de acesso da nota fiscal (44 dígitos) que está no DANFE.
Complete a verificação de segurança ao clicar em “Sou humano” e digitar os 6 caracteres do código. Depois disso, você verá os dados da nota fiscal.
3- Qual a importância da manifestação do destinatário (MD–e)?
A manifestação do destinatário (MD–e) surge como uma ferramenta indispensável para empresas que desejam proteger o próprio CNPJ contra fraudes que envolvem notas fiscais.
Ao registrar eventos como ciência da emissão, confirmação da operação, registro de operação não realizada ou desconhecimento da operação, a empresa informa à Secretaria da Fazenda sobre a autenticidade das notas fiscais recebidas.
Essa prática permite identificar rapidamente quando uma nota fiscal fria aparece vinculada ao CNPJ da empresa. A manifestação do destinatário oferece segurança jurídica, pois garante que o crédito fiscal só será utilizado em operações efetivamente realizadas.
Caso uma nota fria seja emitida por terceiros, a empresa pode declarar desconhecimento da operação e afastar responsabilidades por eventuais irregularidades.
A manifestação do destinatário também auxilia na prevenção de fraudes recorrentes. Empresas que adotam esse procedimento evitam surpresas durante fiscalizações e demonstram transparência perante o Fisco. O registro de manifestações contribui para a construção de um histórico confiável, o que fortalece a relação com fornecedores e clientes.
A adoção da manifestação do destinatário, portanto, representa um passo fundamental para quem deseja evitar prejuízos financeiros e complicações legais decorrentes da emissão de nota fiscal fria.
O acompanhamento regular das notas fiscais recebidas e a manifestação em caso de inconsistências consolidam uma postura proativa no combate a fraudes fiscais.
4- Como verificar os dados cadastrais do emitente?
A verificação dos dados cadastrais do emitente se destaca como uma das etapas mais importantes para identificar a emissão de nota fiscal fria. Antes de aceitar qualquer documento fiscal, a empresa deve consultar informações como CNPJ, situação cadastral, CNAE e endereço do fornecedor.
Ferramentas como o SINTEGRA e o Cadastro Centralizado de Contribuintes permitem a checagem rápida e segura desses dados.
Empresas fantasmas ou inativas frequentemente aparecem como emissoras de nota fiscal fria. Ao identificar irregularidades no cadastro do emitente, a empresa pode recusar a nota e evitar envolvimento em operações fraudulentas.
A atualização constante do cadastro de fornecedores também reduz o risco de receber esse tipo de NF, pois impede que dados desatualizados facilitem a ação de fraudadores.
A análise dos dados cadastrais deve incluir a verificação da regularidade da inscrição estadual e a conferência do endereço informado. Divergências nessas informações podem indicar a tentativa de uso indevido do CNPJ para emitir nota fiscal fria.
Além disso, a checagem do CNAE ajuda a confirmar se a atividade econômica do fornecedor condiz com o tipo de produto ou serviço descrito na nota fiscal.
Empresas que adotam a verificação cadastral como rotina conseguem identificar rapidamente tentativas de fraude na nota. O acesso a bases públicas e a integração dessas informações aos sistemas internos de gestão tornam o processo mais eficiente e seguro.
5. Utilize um software de gestão e emissão de notas fiscais
Outra maneira de saber como identificar notas frias é por meio de um software de gestão e emissão de notas fiscais.
Sistemas como esse ajudam na emissão das notas fiscais, mas também a fazer o download dos arquivos XML de todas as notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa.
Quer saber como funcionam os softwares de emissão de nota fiscal? Então, não deixe de ler o artigo: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io
Como funciona nota fiscal fria?
Nota fiscal fria consiste na emissão de um documento fiscal sem que uma transação real tenha ocorrido. Empresas ou indivíduos utilizam essa prática para simular vendas, prestar serviços inexistentes ou justificar despesas fictícias. Além disso, serve como instrumento para burlar o Fisco, reduzir a carga tributária ou viabilizar a lavagem de dinheiro.
O funcionamento envolve a criação de um documento eletrônico ou físico, normalmente com dados verídicos de empresas reais, mas sem qualquer relação comercial efetiva.
Em muitos casos, empresas fantasmas emitem essas notas contra CNPJs de terceiros, que só descobrem a fraude ao consultar o sistema da Secretaria da Fazenda ou ao receber notificações fiscais.
A emissão de nota fiscal fria pode ocorrer de diversas formas:
- simulação de venda de mercadorias ou prestação de serviços inexistentes;
- alteração de valores em notas fiscais para inflar ou reduzir custos;
- emissão de notas fiscais em nome de empresas inativas ou sem atividade operacional.
O objetivo sempre se relaciona à obtenção de vantagens ilícitas. Empresas que aceitam ou emitem notas frias correm o risco de responder por crimes fiscais, sofrer multas elevadas e perder credibilidade no mercado.
Identificar esse tipo de NF exige atenção aos detalhes do documento. A conferência dos dados do emitente, a análise do histórico de relacionamento comercial e a verificação da regularidade da operação ajudam a evitar prejuízos. O uso de sistemas automatizados para monitoramento de notas fiscais recebidas também contribui para a detecção precoce de fraudes.
Empresas que compreendem o funcionamento da nota fiscal fria conseguem adotar estratégias preventivas mais eficazes. A capacitação das equipes e a implementação de rotinas de auditoria fiscal fortalecem a proteção contra esse tipo de fraude.
O que acontece se você não identificar notas frias?
Se, porventura, a sua empresa for vítima desse tipo de nota e não detectar a fraude logo, pode ser autuada pelo Fisco caso haja alguma fiscalização.
O que costuma acontecer é que, nem sempre, os empreendedores fazem um controle aprofundado das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ.
Porém, esse processo é essencial não apenas para identificar notas frias, mas também para fazer uma boa gestão financeira e evitar que você pague por produtos e/ou serviços que não adquiriu.
Processos automatizados evitam erros e previnem fraudes, confira como usar em seu negócio: Sistema de gestão financeira: automatize seus processos
Não saber que há uma nota fiscal fria contra a sua empresa impede que você faça a escrituração do documento fiscal ou mesmo que pague os impostos relacionados.
Assim, quando há uma fiscalização, o Fisco entende que você cometeu uma infração. Quando isso acontece, a sua empresa pode ser multada e/ou sofrer as demais penalidades previstas.
Como notas frias afetam a cadeia de fornecedores?
A emissão de nota fiscal fria provoca impactos negativos em toda a cadeia de fornecedores. Quando uma empresa recebe esse tipo de nota, o risco de envolvimento em investigações fiscais aumenta consideravelmente. O Fisco pode questionar a legitimidade das operações, o que leva a autuações, multas e até bloqueio de créditos fiscais.
As notas frias também dificultam a rastreabilidade das operações comerciais. Empresas que as utilizam para justificar despesas fictícias criam obstáculos para auditorias internas e externas. O resultado aparece na forma de inconsistências nos registros contábeis e fiscais.
A presença de NF fria na cadeia de fornecedores compromete a confiança entre parceiros comerciais. Empresas sérias evitam negociar com fornecedores envolvidos em fraudes fiscais, pois o risco de sanções legais se eleva. Além disso, a reputação da empresa sofre danos significativos, o que afasta clientes e investidores.
A cadeia de fornecedores saudável depende da transparência e da conformidade fiscal. O combate à emissão de notas frias exige o engajamento de todos os elos da cadeia, desde a verificação cadastral dos parceiros até o monitoramento constante das operações. A adoção de práticas de compliance e a integração de sistemas de gestão fiscal fortalecem a prevenção contra fraudes.
Empresas que identificam rapidamente a presença de nota fiscal fria na cadeia conseguem agir de forma assertiva, evitam prejuízos financeiros e protegem a própria imagem no mercado.
O que fazer caso identifique uma nota fria?
Agora que você sabe como identificar notas frias, o próximo passo é entender o que fazer caso constate que alguma NF-e foi emitida indevidamente contra a sua empresa.
Quando acontece, é preciso rejeitar a nota fiscal no Sefaz, por meio do Manifesto do Destinatário (MD-e).
O Manifesto do Destinatário é um aplicativo online da Secretaria da Fazenda usado para realizar manifestações sobre uma NF-e emitida contra o seu CNPJ.
Por meio desse sistema, é possível registrar as seguintes ocorrências:
- ciência da emissão;
- confirmação de operação;
- desconhecimento da operação;
- operação não realizada.
No caso das notas frias, a ocorrência indicada é a de “desconhecimento da operação”, ou seja, você informa aos órgãos fiscalizadores que não reconhece como verdadeira a operação descrita naquela NF-e.
Para saber TUDO sobre o Manifesto do Destinatário, leia o artigo: Como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz? Aprenda com este passo a passo
Como denunciar notas frias?
Para denunciar uma nota fiscal fria, acesse o portal da Sefaz do seu estado e vá para a seção de denúncia ou comunicação de fraudes. Preencha o formulário de denúncia com os detalhes da nota suspeita, como a chave de acesso e o CNPJ do emissor.
Anexe qualquer documentação relevante, como cópias da nota fiscal, e envie a denúncia. Guarde o número de protocolo para acompanhar o processo. Você também pode contatar diretamente a Receita Federal ou usar outros canais de denúncia da Sefaz.
Em casos mais graves, recomendamos registrar um boletim de ocorrência para formalizar na polícia o desconhecimento da operação.
Não há como denunciar notas frias de forma segura sem guardar todos os documentos referentes ao processo, inclusive a própria NF-e falsa. Assim, a empresa se protege de possíveis investigações criminais e penalidades que poderiam afetar suas operações.
Quais as penalidades para quem emite nota fria?
A emissão de notas fiscais frias é passível de diferentes penalidades. O artigo 172 do Código Penal, por exemplo, determina que:
“Emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado. (Redação dada pela Lei nº 8.137, de 27.12.1990)
Pena — detenção, de 2 (dois) a 4 (quatro) anos, e multa. (Redação dada pela Lei nº 8.137, de 27.12.1990)”
Essas penalidades visam coibir a prática de fraudes fiscais e proteger a integridade do sistema tributário.
Suas aplicações são essenciais para as empresas manterem suas operações na legalidade, garantir a correta emissão de notas fiscais e evitar práticas fraudulentas. Além da detenção, outras penalidades são as que você conhece a seguir.
1- Perda de credibilidade
A emissão de notas fiscais frias pode levar a uma perda significativa de confiança por parte de clientes e fornecedores. A empresa pode sofrer danos irreparáveis à sua reputação, o que resulta na perda de contratos e parcerias comerciais, além de dificultar a obtenção de novos negócios.
2- Impedimentos fiscais
Empresas envolvidas na emissão de notas fiscais frias podem ser impedidas de participar de licitações públicas e de obter créditos fiscais.
Além disso, podem enfrentar restrições em operações financeiras, como a dificuldade em obter empréstimos ou financiamentos, devido à perda de credibilidade junto às instituições financeiras.
3- Encerramento das atividades
Em casos mais graves, as autoridades fiscais podem determinar o fechamento da empresa. Isso ocorre quando a fraude fiscal é sistemática e representa um risco significativo para a ordem econômica.
O encerramento das atividades pode ser acompanhado de outras medidas, como o bloqueio de bens e a dissolução da empresa.
4- Responsabilidade dos administradores
Além das penalidades para a empresa, os administradores e diretores envolvidos na emissão de notas fiscais frias podem ser pessoalmente responsabilizados.
Eles podem enfrentar processos civis e criminais, o que, em alguns casos, leva a multas, prisão e proibição de exercer cargos de direção em outras empresas.
5- Ações civis
Clientes ou fornecedores prejudicados pela emissão de notas fiscais frias podem entrar com ações civis contra a empresa e seus administradores.
A medida resulta em indenizações por danos materiais e morais e aumenta ainda mais os prejuízos financeiros e a complexidade dos problemas legais enfrentados pela empresa.
Se quiser evitar problemas como esses, gerencie de forma eficiente sua rotina fiscal e leia o artigo para saber mais: Gestão do departamento fiscal: 5 dicas descomplicadas para manter-se em dia com o Fisco brasileiro
Como prevenir notas frias?
A melhor forma de evitar se tornar vítima das notas frias é por meio de uma boa gestão fiscal. Para isso, existem medidas básicas, mas necessárias, para a integridade do seu empreendimento. A seguir, listamos abaixo algumas medidas para prevenir notas frias que você pode usar no seu dia a dia na gestão empresarial.
1- Verifique o fornecedor
Antes de fazer negócios, pesquise sobre a empresa ou pessoa. Veja se é confiável e se tem um histórico positivo.
2- Treine sua equipe
Ensine seus funcionários a identificar possíveis fraudes e a importância de verificar todas as notas fiscais recebidas.
3- Tenha um contador de confiança
Um bom contador pode ajudar a identificar notas frias e garantir que tudo está correto na sua contabilidade.
Fora as dicas descritas acima, é extremamente importante monitorar as notas recebidas e emitidas contra seu CNPJ por meio de softwares, como a NFE.io.
4- Utilize APIs para monitoramento automatizado
A tecnologia se tornou aliada fundamental no combate à nota fiscal fria. APIs de monitoramento automatizado integram sistemas de gestão e facilitam a consulta em tempo real de documentos fiscais emitidos contra o CNPJ da empresa. Com essas ferramentas, o acompanhamento das notas fiscais recebidas e emitidas se torna mais eficiente e menos sujeito a falhas humanas.
O uso de APIs permite a integração direta com as bases da Secretaria da Fazenda, o que possibilita a identificação imediata de NFs frias. Empresas que adotam monitoramento automatizado conseguem detectar inconsistências rapidamente e evitar que fraudes avancem e causem prejuízos maiores.
As principais vantagens do uso de APIs para monitoramento de notas incluem:
- consulta automática de notas fiscais em múltiplas prefeituras e estados;
- alerta em tempo real sobre documentos suspeitos ou divergentes;
- integração com sistemas internos de gestão para otimizar o fluxo de informações;
- redução de erros manuais e agilidade na tomada de decisões.
A implementação de APIs também facilita a geração de relatórios detalhados, fundamentais para auditorias e para a prestação de contas junto ao Fisco. Empresas que investem em tecnologia para monitoramento de notas fiscais frias demonstram compromisso com a conformidade fiscal e aumentam a confiança de clientes e parceiros comerciais.
O monitoramento automatizado, a verificação cadastral e a manifestação do destinatário compõem um ecossistema robusto de proteção contra fraudes fiscais. A integração dessas práticas fortalece a governança corporativa e reduz significativamente o risco de envolvimento com nota fiscal fria.
Monitore suas notas com a DF-e da NFe.io e trabalhe com tranquilidade!
Sempre que receber uma nota fiscal, compare as informações com a mercadoria ou serviço que você realmente comprou e verifique se tudo está correto.
Ao receber uma nota, compare as informações com a mercadoria ou serviço adquirido e verifique se tudo está correto. Acompanhe as notas fiscais emitidas contra seu CNPJ, para isso, utilize a ferramenta de DF-e da NFE.io para acompanhar todos os dados de forma precisa.
Também consulte regularmente os sistemas da Receita Federal ou do seu estado para identificar notas que você não reconhece. O sistema de DF-e da NFE.io oferece um monitoramento eficaz, que garante controle total sobre as transações relacionadas ao seu CNPJ.
Além de facilitar o processo de emissão, a plataforma ajuda sua empresa a evitar fraudes, manter conformidade com a legislação e aumentar a eficiência dos processos fiscais.
Quer empreender com tranquilidade e focar a gestão de seu negócio? Então, converse com um de nossos especialistas e descubra como podemos ajudar sua empresa a ficar longe de riscos, erros e fraudes!
