Além de todas as atribuições necessárias para manter um negócio em funcionamento, todo empreendedor precisa saber como identificar notas frias, sejam elas NF-e (nota fiscal de produto) ou NFS-e (nota fiscal de serviço). Ainda assim, o grande dilema é que a lei atual não resguarda a administração pública e as empresas vítimas após a fraude.
Por isso, a melhor solução ainda é estar em constante análise de possíveis emissões fraudulentas. Felizmente, já existem tecnologias que prometem mitigar a existência de notas frias, como a ferramenta para emitir e armazenar documentos fiscais eletrônicos (DF-e) da NFE.io.
Entre esses documentos, estão a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e). A Receita Federal e outras autoridades fiscais utilizam sistemas de DF-e para monitorar e validar transações comerciais, o que contribui para a identificação e prevenção de fraudes.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Ao utilizar um sistema de DF-e, seu negócio não será autuado caso uma fiscalização constate o não-pagamento de impostos decorrentes dessas notas.
Então, se você ainda se pergunta “como identificar notas frias emitidas contra meu CNPJ”, fique tranquilo! Preparamos este conteúdo com um tutorial para detectar as fraudes, o caminho correto para a denúncia e como evitar problemas como multas e outras penalidades legais.
Vamos lá?
O que são notas frias?
Notas fiscais frias são documentos falsos emitidos para registrar vendas ou serviços que não ocorreram ou que tenham informações adulteradas. Uma nota fria também pode ser chamada de:
- nota fictícia;
- nota fantasma;
- nota inidônea;
- nota irregular;
- nota sonegada.
Essas falsificações servem para diversos objetivos ilícitos. Entre os mais comuns estão:
- lavagem de dinheiro;
- sonegação de impostos;
- tentativa de ajuste de estoque;
- tentativa de proteção contra crime de roubos;
- acobertamento de transações comerciais realizadas sem nota fiscal.
Outro fator importante em relação às notas frias é que existem três formas de emissão, as quais você conhece a seguir.
Nota falsa de operações não realizadas
Ocorre quando uma nota é emitida para um CNPJ e registra uma venda de produtos ou serviços que, na verdade, não aconteceu.
Nota falsa de operações realizadas
Aqui, a nota é emitida para uma operação que aconteceu de verdade, mas as informações no documento são conflitantes.
Nota falsa com informações e operações erradas
Esse tipo de nota envolve operações totalmente adulteradas, com dados falsos e, às vezes, geradas por sistemas não oficiais.
No cenário de emissão de notas frias, há ainda mais uma ação fraudulenta, conhecida como “nota calçada”. Nesse caso, o documento fiscal que acompanha o produto é diferente do que está em posse do vendedor.
Essas diferenças de informações podem ter relação com preço, alíquotas de impostos, entre outros dados. A boa notícia é que o uso da NF-e tem dificultado bastante essa tentativa de crime, uma vez que a comunicação da emissão é certificada pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Aproveite e leia também: “Guia prático: tudo sobre emissão de nota fiscal eletrônica para você dominar o assunto”
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Como identificar uma nota fiscal falsa?
É crucial que as empresas saibam identificar se as notas são autênticas e verificar quais foram lançadas contra seu CNPJ, uma vez que qualquer negócio pode ser vítima de fraudes e golpes. A medida garante que você e a sua empresa não sejam pegos de surpresa e paguem (literalmente) por um crime que não cometeram.
Sempre que a sua empresa receber uma nota, confira se o documento realmente corresponde ao adquirido. Verifique:
- nome do emitente;
- seu CNPJ;
- descrição dos produtos e serviços;
- quantidades;
- valores.
Outra forma de saber como identificar notas frias e evitar todo esse transtorno, é seguir estes três tutoriais de consulta para o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado ou de algum software de gestão e emissão de notas fiscais.
1. Como identificar notas frias com o Portal da Nota Fiscal Eletrônica
Para identificar as notas frias, acesse o Portal da NF-e e clique em “Consultar NF-e”. Em seguida, entre com a chave de acesso da nota fiscal.
O problema dessa alternativa é que é preciso ter acesso à nota emitida e à sua chave de acesso, o que nem sempre é possível em casos de emissões fraudulentas.
Além disso, é necessário fazer a consulta nota por nota, o que demanda tempo e pode aumentar as chances de esquecimento de alguma NF-e.
Dica de leitura “3 métodos de como descobrir a chave de acesso de uma nota fiscal”
2. Verifique pelo Site da SEFAZ
Para consultar as notas fiscais emitidas para seu CNPJ, acesse o portal da SEFAZ do seu estado.
Na página inicial, vá para a aba de serviços, clique em “Consultar NF-e” e digite a chave de acesso da nota fiscal (44 dígitos) que está no DANFE.
Complete a verificação de segurança ao clicar em “Sou humano” e digitar os 6 caracteres do código. Depois disso, você verá os dados da nota fiscal. Mas atenção: esse método é melhor para consultas pontuais, pois é manual e repetitivo.
3. Utilize um software de gestão e emissão de notas fiscais
Outra maneira de saber como identificar notas frias é por meio de um software de gestão e emissão de notas fiscais.
Sistemas como esse ajudam na emissão das notas fiscais, mas também a fazer o download dos arquivos XML de todas as notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa.
Quer saber como funcionam os softwares de emissão de nota fiscal? Então, não deixe de ler o artigo “Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io”
O que acontece se você não identificar notas frias?
Se, porventura, a sua empresa for vítima desse tipo de nota e não detectar a fraude logo, pode ser autuada pelo Fisco caso haja alguma fiscalização.
O que costuma acontecer é que, nem sempre, os empreendedores fazem um controle aprofundado das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ.
Porém, esse processo é essencial não apenas para identificar notas frias, mas também para fazer uma boa gestão financeira e evitar que você pague por produtos e/ou serviços que não adquiriu.
Aproveite e leia também: “Sistema de gestão financeira: automatize seus processos”
Não saber que há uma nota fiscal contra a sua empresa impede que você faça a escrituração do documento fiscal ou mesmo que pague os impostos relacionados.
Assim, quando há uma fiscalização, o Fisco entende que você cometeu uma infração. Quando isso acontece, a sua empresa pode ser multada e/ou sofrer as demais penalidades previstas.
O que fazer caso identifique uma nota fria?
Agora que você sabe como identificar notas frias, o próximo passo é entender o que fazer caso constate que alguma NF-e foi emitida indevidamente contra a sua empresa.
Quando isso acontece, é preciso rejeitar a nota fiscal no SEFAZ, por meio do Manifesto do Destinatário (MD-e).
O Manifesto do Destinatário é um aplicativo on-line da Secretaria da Fazenda usado para realizar manifestações sobre uma NF-e emitida contra o seu CNPJ.
Por meio desse sistema, é possível registrar as seguintes ocorrências:
- ciência da emissão;
- confirmação de operação;
- desconhecimento da operação;
- operação não realizada.
No caso das notas frias, a ocorrência indicada é a de “desconhecimento da operação”, ou seja, você informa aos órgãos fiscalizadores que não reconhece como verdadeira a operação descrita naquela NF-e.
Para saber TUDO sobre o Manifesto do Destinatário, leia o artigo “Como rejeitar uma nota fiscal na Sefaz? Aprenda com este passo a passo”
Como denunciar nota fiscal fria?
Para denunciar uma nota fiscal fria, acesse o portal da SEFAZ do seu estado e vá para a seção de denúncia ou comunicação de fraudes. Preencha o formulário de denúncia com os detalhes da nota suspeita, como a chave de acesso e o CNPJ do emissor.
Anexe qualquer documentação relevante, como cópias da nota fiscal, e envie a denúncia. Guarde o número de protocolo para acompanhar o processo. Você também pode contatar diretamente a Receita Federal ou usar outros canais de denúncia da SEFAZ.
Em casos mais graves, recomendamos registrar um boletim de ocorrência para formalizar na polícia o desconhecimento da operação.
É essencial guardar todos os documentos referentes ao processo, inclusive a própria NF-e falsa. Assim, a empresa se protege de possíveis investigações criminais e penalidades que poderiam afetar suas operações.
Penalidades para quem emite nota fria
A emissão de notas fiscais frias é passível de diferentes penalidades. O artigo 172 do Código Penal, por exemplo, determina que:
“Emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado. (Redação dada pela Lei nº 8.137, de 27.12.1990)
Pena — detenção, de 2 (dois) a 4 (quatro) anos, e multa. (Redação dada pela Lei nº 8.137, de 27.12.1990)”
Essas penalidades visam coibir a prática de fraudes fiscais e proteger a integridade do sistema tributário.
Suas aplicações são essenciais para as empresas manterem suas operações na legalidade, garantir a correta emissão de notas fiscais e evitar práticas fraudulentas. Além da detenção, outras penalidades são as que você conhece a seguir.
Perda de credibilidade
A emissão de notas fiscais frias pode levar a uma perda significativa de confiança por parte de clientes e fornecedores. A empresa pode sofrer danos irreparáveis à sua reputação, o que resulta na perda de contratos e parcerias comerciais, além de dificultar a obtenção de novos negócios.
Impedimentos fiscais
Empresas envolvidas na emissão de notas fiscais frias podem ser impedidas de participar de licitações públicas e de obter créditos fiscais.
Além disso, podem enfrentar restrições em operações financeiras, como a dificuldade em obter empréstimos ou financiamentos, devido à perda de credibilidade junto às instituições financeiras.
Encerramento das atividades
Em casos mais graves, as autoridades fiscais podem determinar o fechamento da empresa. Isso ocorre quando a fraude fiscal é sistemática e representa um risco significativo para a ordem econômica.
O encerramento das atividades pode ser acompanhado de outras medidas, como o bloqueio de bens e a dissolução da empresa.
Responsabilidade dos administradores
Além das penalidades para a empresa, os administradores e diretores envolvidos na emissão de notas fiscais frias podem ser pessoalmente responsabilizados.
Eles podem enfrentar processos civis e criminais, o que, em alguns casos, leva a multas, prisão e proibição de exercer cargos de direção em outras empresas.
Ações civis
Clientes ou fornecedores prejudicados pela emissão de notas fiscais frias podem entrar com ações civis contra a empresa e seus administradores.
A medida resulta em indenizações por danos materiais e morais e aumenta ainda mais os prejuízos financeiros e a complexidade dos problemas legais enfrentados pela empresa.
Se quer mais informações de como fazer isso, leia o artigo “Gestão do departamento fiscal: 5 dicas descomplicadas para manter-se em dia com o Fisco brasileiro”
Como se prevenir de uma nota fria?
A melhor forma de evitar se tornar uma “vítima” das notas frias é por meio de uma boa gestão fiscal. Para isso, existem medidas básicas, mas necessárias, para a integridade do seu empreendimento. Veja mais detalhes nas dicas abaixo.
Verifique o fornecedor
Antes de fazer negócios, pesquise sobre a empresa ou pessoa. Veja se ela é confiável e se tem um histórico positivo.
Treine sua equipe
Ensine seus funcionários a identificar possíveis fraudes e a importância de verificar todas as notas fiscais recebidas.
Tenha um contador de confiança
Um bom contador pode ajudar a identificar notas frias e garantir que tudo está correto na sua contabilidade.
Fora as dicas descritas acima, é extremamente importante monitorar as notas recebidas e emitidas contra seu CNPJ por meio de softwares, como a Nfe.io.
Monitore suas notas com a DF-e da NFe.io!
Sempre que receber uma nota fiscal, compare as informações com a mercadoria ou serviço que você realmente comprou e verifique se tudo está correto.
Ao receber uma nota, compare as informações com a mercadoria ou serviço adquirido e verifique se tudo está correto. Utilize a ferramenta de DF-e da NFe.io para acompanhar todos os dados de forma precisa.
Acompanhe as notas fiscais emitidas contra seu CNPJ
Consulte regularmente os sistemas da Receita Federal ou do seu estado para identificar notas que você não reconhece. O sistema de DF-e da NFe.io oferece um monitoramento eficaz, garantindo controle total sobre as transações relacionadas ao seu CNPJ.
Além de facilitar o processo de emissão, a plataforma ajuda sua empresa a evitar fraudes, manter conformidade com a legislação e aumentar a eficiência dos processos fiscais.
Converse com um de nossos especialistas e descubra como podemos apoiar sua empresa!
