Entender como emitir nota fiscal online é essencial para as empresas que vendem produtos ou prestam serviços cumprirem as exigências tributárias do Governo Federal. Além disso, preencher uma NF-e de forma correta contribui para uma boa gestão financeira e manter a confiabilidade por parte dos consumidores.
Os empreendedores que sabem como emitir nota fiscal pela internet ganham em vários aspectos: maior agilidade da equipe, mais facilidade para preencher e armazenar o documento eletrônico, diminuição de gastos com papéis, redução de erros no registro e aumento da produtividade.
Todos esses benefícios só acontecem devido à NF-e ser um registro jurídico digital de fácil acesso a qualquer empreendimento.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Para usufruir dessas e outras vantagens e não cometer falhas que prejudiquem seu negócio junto ao Fisco, é fundamental entender como emitir nota fiscal online, conhecer os diferentes tipos para cada organização e qual o melhor sistema emissor desse documento.
Com este artigo, você também vai saber 5 passos simples para emitir sua nota fiscal online.
Boa leitura!
Qual é a importância de emitir notas fiscais?
A emissão de nota fiscal é obrigatória para o funcionamento legal de todo empreendimento que comercializa produtos ou presta serviços. Apenas MEIs, em transações comerciais com pessoas físicas, não precisam emiti-la, a não ser que o cliente exija.
Esse documento serve, principalmente, para registrar as atividades comerciais de um negócio e para o recolhimento de tributos, como ICMS e ISS, para ficar em dia com a Receita Federal.
Portanto, as notas fiscais são necessárias para que sua organização se mantenha legalizada com o órgão fiscalizador e não sofra penalidades, como multas, ou até processos por sonegação de impostos.
Além disso, as informações contidas nas NFs são essenciais para a realização de uma gestão financeira sustentável.
Outro ponto importante é que as notas mostram aos compradores que seu negócio é confiável. Afinal, eles receberão um registro legal da compra, podendo recorrer aos seus direitos, caso aconteça um problema com o produto.
Quer saber mais sobre o que é nota fiscal e a sua importância? Assista ao vídeo:
O que é preciso para emitir a nota fiscal?
Você já entendeu a importância da NF para o seu negócio fazer uma boa gestão financeira.
O próximo passo é aprender os itens necessários para saber como emitir nota fiscal online para seus clientes. Veja!
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
- Possuir o CNPJ da empresa;
- Realizar o cadastro do seu empreendimento nas Secretarias Estaduais ou Municipais da Fazenda, ou Finanças;
- Obter o certificado digital e instalar no seu PC;
- Ter acesso à internet;
- Utilizar o sistema gratuito de emissão de nota fiscal do SEFAZ, ou obter um software automatizado, como o da NFE.io.
Quem é pessoa física também pode emitir nota. Porém, o tipo de documento é diferente dos utilizados pelos empreendimentos.
Neste caso, o mais comum usado por quem não tem CNPJ é a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica, que vamos detalhar mais adiante.
Por enquanto, anote o que precisa fazer para emitir a NFA-e:
- Cadastrar a empresa no site do SEFAZ do seu estado e pedir autorização para emitir a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica;
- Preencher as informações com os documentos do seu negócio;
- Inserir os dados da NFA-e no formulário;
- Acompanhar o processo de análise no sistema do órgão.
Vale ressaltar que alguns estados não permitem emitir a NFA-e, por isso, é preciso verificar com um contador se é o seu caso.
Outra informação relevante é o fato de pessoas físicas e profissionais autônomos não serem obrigados a emitir esse registro, a não ser quando o consumidor exigir. Caso aconteça, a melhor opção é a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica.
Vantagens da emissão da nota fiscal eletrônica
A nota fiscal eletrônica é um documento que registra a venda feita de um produto ou a prestação de serviço entre empresa e pessoa física ou jurídica.
De forma geral, sua emissão favorece três partes nas transações comerciais. O governo arrecada os tributos obrigatórios, o empreendedor controla a entrada e saída de encargos pagos e do faturamento e o cliente adquire um documento que serve de garantia de compra, troca ou devolução, além de ajudar na declaração de Imposto de Renda.
Com o surgimento da nota fiscal eletrônica, apareceram outros benefícios. Veja a seguir as vantagens da emissão da NF-e!
- Oportunidade de as empresas se manterem legalizadas com os tributos;
- Maior controle dos encargos que serão pagos no imposto de renda;
- Corte de gastos na compra de papel e de suprimentos para impressora;
- Redução de espaço físico para armazenar documentos de papel e de tempo da equipe para arrumar os arquivos;
- Ganho de produtividade: a NF-e agiliza processos internos, permitindo que a equipe tenha mais tempo para executar outras tarefas;
- Melhor controle fiscal e financeiro com a digitalização dos documentos;
- Aumento da confiança entre empresa e cliente, pois o registro digital auxilia com a transparência nas transações comerciais;
- Possibilidade de vender produtos para clientes que moram em locais distantes;
- Diminuição de erros de preenchimento da nota;
- Maior chance de atender a clientes que exigem a emissão de NF;
- Profissionalização da atividade do negócio.
Principais tipos de nota fiscal
Há vários modelos de nota fiscal. Contudo, existem alguns tipos mais usados pelas empresas.
Saber as características de cada uma é parte importante de como emitir uma nota fiscal online. Afinal, é preciso saber qual é o modelo ideal para o seu negócio.
Veja os principais tipos de nota fiscal:
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).
Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal de Produto Eletrônica é o modelo mais comum em circulação, pois serve para registrar a venda e compra de produtos. Assim, é o tipo utilizado por lojas, e-commerces e outros estabelecimentos.
O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI) são os tributos recolhidos por meio deste documento.
Além disso, a NF-e costuma ser um dos principais recursos para a proteção do consumidor, já que possibilita a troca e devolução de mercadorias.
Vale destacar que essa nota é assegurada pela assinatura digital e pela autorização do SEFAZ do estado no qual foi registrada.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
Como o próprio nome deixa claro, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é utilizada para registrar atividades econômicas que envolvam prestação de serviços. Esse é o caso de modelos de negócio, como consultorias, cursos online, escritórios de advocacia, entre outros.
Aqui, o tributo recolhido é o Imposto Sobre Serviços (ISS) que, diferentemente do ICMS, é uma atribuição das prefeituras.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é um caso particular. Ela foi criada com o intuito de substituir o cupom fiscal, que servia para registrar vendas diretas feitas no varejo.
Logo, a NFC-e é o documento que registra operações comerciais realizadas entre uma empresa (varejo) e o consumidor, como os supermercados e as farmácias.
Uma particularidade interessante é que no Estado de São Paulo existe o Cupom Fiscal Eletrônico, equivalente à NFC-e.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
Este tipo de nota é indicada para empreendimentos que fazem compra e venda de produtos e não são obrigados a emitir NF-e, como Microempreendedores Individuais e autônomos.
É importante enfatizar que se o consumidor for pessoa física, o MEI não precisa emitir a NFA-e, embora recomendamos que faça, pois esse documento oferece maior credibilidade ao negócio. Além disso, atesta a venda ou serviço prestado e ajuda a controlar o faturamento anual.
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é emitida de forma individual no site do SEFAZ.
Passo a passo para emitir nota fiscal online
Se você é dono de um negócio, saiba que não basta ter produtos e serviços de qualidade para o seu negócio ser bem-sucedido.
Existem questões legais que todo empreendedor precisa entender para cumprir as obrigações fiscais e tributárias e evitar problemas com o governo. Saber como emitir nota fiscal online é crucial para se manter em dia com o Fisco.
Separamos 5 passos simples que vão ajudar na emissão de NF-e para seus clientes. Confira!
1. Saiba qual tipo de nota emitir
O primeiro passo de como emitir nota fiscal pela internet é identificar o modelo ideal para seu empreendimento.
A nota fiscal eletrônica que deve ser utilizada dependerá da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) exercidas pela sua empresa. Para cada categoria de negócio existe um enquadramento fiscal.
Como citamos acima, os tipos de notas são:
- NF-e: operações econômicas relacionadas a produtos, como compra, venda, importação e exportação;
- NFS-e: prestação de serviços;
- NFC-e: venda direta realizada em varejo.
É preciso ficar atento, pois talvez sua empresa precise emitir mais de um tipo de nota fiscal dependendo das atividades que exerce.
Sendo assim, avalie quais modelos fazem sentido para sua organização. Inclusive, recomendamos que tenha o suporte de um contador para que tudo seja feito dentro da lei.
2. Tenha um certificado digital
Em seguida, é preciso obter um certificado digital, uma espécie de identidade e assinatura virtual que possibilita acessar sistemas governamentais, assim como emitir e validar a autenticidade das notas fiscais emitidas.
O certificado digital deve ser adquirido junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Essas instituições comercializam certificados confiáveis e seguros. Você pode conferir uma lista com todas as Autoridades Certificadoras (AC).
Para entender como utilizar o certificado digital, você pode consultar a própria empresa onde o adquiriu.
Confira um passo a passo prático de como adquirir um certificado digital:
3. Credencie-se nos órgãos governamentais
Após obter o certificado digital, é preciso fazer o cadastro nos órgãos governamentais que autorizam a emissão de notas fiscais online.
No caso da NF-e e NFC-e, você deve registrar a sua empresa na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que o CNPJ foi aberto. Afinal, os tributos desses tipos de notas são fiscalizados e recolhidos pelos estados.
Já no caso da NFS-e, o cadastro deve ser feito na Sefaz do seu município, ou órgãos similares da região onde seu negócio está cadastrado, uma vez que o tributo recolhido é de responsabilidade das prefeituras.
Nesta etapa, não podemos afirmar quais documentos e processos serão necessários para o seu cadastro, porque variam conforme a localidade.
Portanto, consulte a SEFAZ do seu estado ou município para entender como ocorre o processo de registro e quais são os documentos necessários. E mais uma vez, recomendamos contar com a supervisão de um contador.
4. Utilize um emissor de nota fiscal online
Depois que a sua empresa já tiver a autorização do órgão responsável, basta escolher um emissor de nota fiscal online.
A SEFAZ de cada região disponibiliza sistemas grátis, mas existem opções pagas, como o software da NFE.io, que oferece funcionalidades adicionais, como integração com outros sistemas e automação de processos.
Sendo assim, o ideal é avaliar se um emissor de nota fiscal online pago pode oferecer recursos que beneficiem sua empresa.
5. Emita as notas fiscais online
Por fim, o último passo de como emitir uma nota fiscal online é gerar a NF-e!
Utilizando o emissor web de nota online de sua escolha, preencha o documento com todos os dados da operação comercial e do cliente. E pronto, a nota fiscal será emitida!
Como cancelar ou emitir nova nota fiscal eletrônica?
Todo empreendedor não está livre de errar o preenchimento da NF-e de uma venda ou prestação de serviço realizada. Caso isso ocorra com você, saiba que dá para reverter essa situação.
A seguir, confira como cancelar ou emitir uma nova nota fiscal eletrônica.
Cancelamento de NF-e
Todo cancelamento de nota fiscal eletrônica pode ser feito logo após a emissão, ou depois de 30 dias do acontecido. Porém, é primordial saber que esse procedimento pode gerar multa para a sua empresa, a qual varia com a legislação de cada estado.
Caso precise cancelar uma nota, é preciso acessar o site do SEFAZ para localizá-la e clicar no botão de cancelamento. Com isso, ela ficará na condição de “cancelada”.
Em seguida, será necessário escriturar o documento, informando à Receita Federal sobre o ocorrido.
No caso de sistemas de emissão de nota fiscal, como o da NFE.io, também é possível cancelar o documento na função de NF-e e na opção “cancelamento”.
Emissão de nova NF-e
Após o cancelamento da nota fiscal, caso haja algum erro no valor ou na descrição, existe a chance de enviar uma nota de correção para o órgão fiscalizador.
Quando isso acontece, é preciso preencher na descrição do documento que é uma “nota de correção”.
Cada estado tem sua própria norma de cancelamento. Por isso, caso necessite emitir uma nova nota fiscal eletrônica, indicamos que procure um contador para orientá-lo com esse procedimento.
Melhor sistema emissor de nota fiscal online: conheça!
Ter uma solução que ajude a automatizar os processos de emissão de notas fiscais eletrônicas para que os colaboradores possam reduzir o operacional e se dedicar mais a outras tarefas é o que toda empresa precisa para crescer.
Com o software de emissão de notas fiscais eletrônicas da NFE.io, seu negócio terá mais segurança, agilidade e facilidade na hora de emiti-las e poderá calcular os impostos precisos para evitar problemas com o Fisco.
Acompanhe algumas vantagens do melhor sistema emissor de nota fiscal online do mercado:
- Envio automático de e-mails para os clientes com a NF-e em PDF e em XML. Assim seu time reduz o trabalho manual;
- Cálculo de imposto feito de forma automática. Desta forma, evita que sua empresa cometa erros manuais na hora de lançar os encargos no site do governo;
- Cadastro multiempresas. O nosso sistema permite registrar vários CNPJs para emitir suas NF-e, sem pagar nada a mais;
- Relatório completo de controle mensal de emissão de NF-e. Assim, é possível acompanhar o crescimento da sua empresa e tomar decisões estratégicas.
Você também pode assistir ao vídeo da NFE.io para saber como emitir nota fiscal online pelo nosso sistema automatizado.
Afinal, como emitir nota fiscal online de forma automatizada?
A emissão e gestão de notas fiscais costuma ser um processo burocrático nas empresas, tornando o trabalho da equipe demorado. Com isso, ela precisa dedicar um tempo maior para as tarefas financeiras. A boa notícia é que dá para melhorar os processos internos. Saber como emitir nota fiscal online pode aumentar a produtividade.
Por isso, o ideal é que organizações automatizem essas atividades para agilizar a emissão de NF-e. Deste modo, o time poderá ser mais produtivo em outras áreas, assim como conseguirá diminuir erros de preenchimento das notas fiscais, eliminando as falhas a quase zero.
O software da NFE.io possibilita que todo o processo das notas seja realizado de forma automática e integrada ao seu sistema.
Quer saber mais sobre as funcionalidades desta solução? Entre em contato com um de nossos especialistas e veja como podemos auxiliar o seu negócio a ganhar desempenho e tempo.
Muito obrigada
Preciso aprender como tira nota fiscal