Todo dono de negócio que trabalha com prestação de serviços e pretende se manter de acordo com a lei e cumprir com suas obrigações tributárias precisa saber como emitir uma nota fiscal de serviço eletrônica.
O documento digital cumpre o mesmo papel das antigas notas fiscais impressas, ou seja, registra a comercialização de serviços realizados entre empresas e clientes. A diferença é que a NFS-e é 100% eletrônica na emissão, no armazenamento e na transmissão aos clientes.
Essas características permitem que as empresas agilizem seus processos internos, diminuam a burocracia, economizem dinheiro com papel e tinta e contribuam com a sustentabilidade.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Além disso, a NFS-e contribui com o controle fiscal e tributário, oferecendo transparência nas operações comerciais entre empreendedores, consumidores e os órgãos de fiscalização.
Portanto, se você tem uma empresa de serviço e deseja gerir melhor o seu negócio, sem perder tempo na hora de emitir notas fiscais, é essencial conhecer o passo a passo da emissão de NFS-e.
Neste artigo, você vai saber, na prática, como emitir uma nota fiscal de serviço eletrônica, quem precisa emitir NFS-e e para que serve este registro digital.
Continue a leitura para saber de todas essas questões essenciais para o crescimento do seu empreendimento!
O que é nota fiscal de serviço eletrônica?
A nota fiscal de serviço eletrônica é um documento obrigatório usado pelos empreendedores para registrar a prestação de serviços com seus clientes em ambientes físicos ou virtuais. A geração, o armazenamento e a emissão da NFS-e são feitos de forma digital pelos sistemas das prefeituras.
Em virtude de a NFS-e ser de competência dos municípios, ela arrecada o Imposto sobre Serviços (ISS) também nessa esfera.
O uso da nota fiscal de serviço eletrônica é essencial para que as empresas possam oficializar a prestação de serviços junto às prefeituras de cada região e se manterem legais com o Fisco.
Além disso, o registro eletrônico contribui para diminuir as despesas com papel e tinta, já que não é necessário imprimi-la; reduzir burocracias do governo e do contribuinte e controlar melhor a arrecadação do Imposto sobre Serviços.
Portanto, se você tem um negócio de prestação de serviços, é indispensável saber como gerar a nota fiscal de serviço eletrônica. Continue nos acompanhando aqui para aprender o passo a passo do processo de emissão automática de NFS-e, que mostraremos mais adiante.
Para que serve a NFS-e? Entenda sua importância!
A nota fiscal de serviço eletrônica surgiu para facilitar e modernizar a vida dos empreendedores, justamente por ser um documento digital. Na prática, significa que todo o seu processo pode ser automatizado: emissão, arquivamento e envio do registro por e-mail para os clientes que realizam compras com a sua empresa.
Contudo, sua relevância vai além dos fatores mencionados acima. Para você entender melhor os papéis importantes que a NFS-e desempenha, listamos os principais.
Confira!
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Ajuda a simplificar os processos internos
Como você já sabe, a NFS-e é um documento totalmente eletrônico. Sendo assim, este formato permite que os empreendedores eliminem a impressão em papel e a necessidade de ter um espaço físico para arquivá-las.
O modelo de nota fiscal ajuda a simplificar os processos das organizações, uma vez que a burocracia é menor e ainda evita que os colaboradores cometam erros na emissão de notas fiscais.
Possibilita comprovar as operações comerciais
A nota fiscal de serviço eletrônica serve como comprovante oficial das compras realizadas pelos clientes. Com ela, é viável ao consumidor pedir reembolsos ou fazer trocas com os estabelecimentos, caso seja necessário.
Apesar desse documento ser on-line, nele, você encontra informações básicas sobre a operação comercial: descrição, valor e data do serviço; dados do consumidor e do estabelecimento, seja físico ou virtual; além do valor do ISS a ser pago pelo contribuinte.
Com este registro, empreendedores e clientes têm mais segurança, caso precisem comprovar alguma informação com um documento fiscal oficial.
Permite que as empresas cumpram com as obrigações tributárias
Quando uma empresa emite uma NFS-e após uma venda, é uma forma de se manter na legalidade e cumprir com as obrigações tributárias.
Essa é uma prática que os empreendimentos, sejam lojas físicas ou virtuais, devem manter. Afinal, a emissão da nota fiscal de serviço eletrônica é um requisito legal em todo o território nacional.
O documento possibilita que as organizações calculem e paguem impostos, como o ISS, de forma correta.
Proporciona mais agilidade e segurança na emissão de NFS-e
O fato de a NFS-e ser um documento eletrônico permite que os empreendedores agilizem o processo de emissão e recebimento das notas e automatizem as remessas.
Outra vantagem é viabilizar que as transações comerciais sejam feitas de maneira mais segura. Com a assinatura digital, é possível certificar a autenticidade do registro fiscal, afastando a possibilidade de fraudes e falsificações.
Oferece transparência e controle na comercialização
Ter a possibilidade de gerar uma nota fiscal de serviço de forma eletrônica oferece mais transparência nas operações comerciais com os consumidores.
Por este documento ser armazenado de maneira digital, fica mais fácil apresentá-lo nas auditorias internas e externas, caso aconteçam. Outro benefício da NFS-e é proporcionar um controle mais eficaz das tarefas do setor financeiro da sua empresa.
Quem precisa emitir a NFS-e?
Agora que você já sabe a importância da nota fiscal de serviço eletrônica, é crucial entender quem precisa emitir a NFS-e, especialmente se você é dono de empresa de prestação de serviços ou pretende abrir uma.
Todo empreendimento que comercializa serviços, não importa o porte, o tipo de negócio e o regime tributário, precisa emitir a NFS-e. A obrigatoriedade está prevista na legislação nacional, Lei N.º 8.846/94, que estabelece os princípios gerais sobre a emissão de documentos fiscais.
Já a Lei Complementar N.º 116/2003 e a Lei 406/68, regulamentam o Imposto Sobre Serviços (ISS) e indicam quando e como a NFS-e deve ser emitida.
Assim, empreendimentos de regime tributário Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido, Empresa de Pequeno Porte (EPP), MEI e pessoas físicas, que prestam serviços para outros empreendimentos, devem emitir nota fiscal de serviço eletrônica.
Vale ressaltar que o Microempreendedor Individual só não tem a obrigação de emitir esse tipo de nota caso a venda seja feita para pessoa física e o consumidor não solicite.
Para emitir a NFS-e, é preciso acessar o site da prefeitura onde sua empresa está localizada (caso se enquadre como MEI, o processo é um pouco diferente — falaremos em detalhes sobre isso a seguir).
Porém, é importante saber que os municípios não têm o sistema de emissão automática de NFS-e e o formato padronizados. Isto significa que algumas regiões podem exigir que o empreendedor adquira recursos, como o Certificado Digital e se cadastre em portais específicos.
Contudo, antes de emitir sua NFS-e é vital se certificar como funciona no seu município para emitir notas fiscais de serviço eletrônica para realizar os devidos cadastros e se manter em conformidade com as regras locais.
Passo a passo da emissão de NFS-e: acompanhe!
Chegou o momento de entender como emitir a nota fiscal de serviço eletrônica.
Antes de aprender o passo prático da emissão do documento, saiba que desde 2023 é possível emitir a NFS-e no padrão nacional. Ou seja, um sistema que adota um único formato de emissão e cria um ambiente de dados que garante a unidade das informações, simplificando as interações dos empreendedores com as prefeituras.
Inclusive, o sistema padronizado já é obrigatório para os Microempreendedores Individuais. Vamos explicar sobre a questão mais adiante.
Apesar de os MEIs já terem que emitir a NFS-e no padrão nacional, nem todos os municípios o adotaram, até porque ainda não é exigido para eles. Com isso, as prefeituras podem usar seus próprios softwares, compartilhando apenas as notas emitidas com o Ambiente de Dados Nacional da NFS-e (ADN).
Tendo em vista este cenário, atualmente, existem vários sistemas de emissão e alguns padrões de NFS-e espalhados pelo país. Isso ocorre porque cada região tem uma necessidade específica.
Com essa explicação, fica mais fácil compreender o passo a passo da emissão da NFS-e. Veja a seguir!
1- Cadastre sua empresa no sistema da prefeitura da sua cidade
Para emitir a nota fiscal de serviço eletrônica, você deve cadastrar sua empresa no sistema da prefeitura onde seu negócio está localizado. Este é o primeiro passo que você deve dar.
No entanto, o processo pode variar conforme os tamanhos das organizações. Entenda!
- Microempreendedor Individual e pessoas físicas: devem se registrar no Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM) e obter uma senha web na Secretaria Municipal da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.
- Empresas de pequeno, médio e grande porte: precisam obter um Certificado Digital, como o e-CNPJ, que é uma assinatura digital que garante a segurança das operações realizadas pela internet, certificando a autenticidade da nota fiscal emitida. Feito isso, é necessário solicitar uma senha na Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico.
2- Acesse o sistema de emissão de nota fiscal
Após obter a senha descrita na etapa anterior, acesse o site do sistema de emissão escolhido. Em seguida, insira seu CPF, CNPJ ou Certificado Digital para dar início ao processo de preenchimento da sua nota fiscal de serviço eletrônica.
3- Escolha a opção “Emissão de NFS-e”
Neste passo, você deve optar pelo item “Emissão de NFS-e para começar o preenchimento do documento com os dados necessários. Só assim, poderá emiti-la.
Caso queira, depois, é possível consultar o registro fiscal na “Consulta de notas”.
4- Preencha os dados da NFS-e
Aqui, você deve começar a preencher os dados necessários da sua NFS-e.
Veja abaixo:
- CPF ou CNPJ do tomador de serviços;
- informações da empresa destinatária;
- campos obrigatórios: descrição dos serviços (se quiser, pode detalhar o serviço e incluir os dados bancários do prestador), valor total, data de vencimento, entre outras informações conforme a atividade de atuação do seu negócio;
- ISS retido pelo tomador: esse campo é preenchido de forma automática pelo sistema de emissão de notas segundo a atividade da sua empresa;
- Substituição de RPS por NFS-e. Esse campo é usado apenas por quem emite recibos provisórios.
5- Revise a NFS-e e emita o documento
A nota fiscal de serviço eletrônica não pode conter erros, uma vez que é um comprovante legal que será avaliado pelos órgãos fiscalizadores. Assim, recomendamos revisar todos os dados do documento digital após finalizar o preenchimento.
Feita a revisão da NFS-e e estando tudo certo, você pode emiti-la, salvá-la no seu computador ou na nuvem, para não ocupar espaço na memória da sua máquina, e enviar por e-mail para seu cliente.
Como emitir nota fiscal para MEI?
Como já citamos, a emissão de NFS-e no padrão nacional é obrigatória desde 2023 para Microempreendedores Individuais que prestam serviços para empresas. Sendo assim, os donos de negócios que se enquadram nesse regime tributário devem usar o Portal da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica para emitir o documento.
No caso da prestação ser feita para pessoa física, o MEI é dispensado da emissão do comprovante, a não ser que o consumidor peça.
Então, se você for MEI e precisar fornecer o registro fiscal para algum cliente, deverá se cadastrar no Portal da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica para preencher sua nota fiscal. Para isso, você vai precisar criar login e senha, seguindo as etapas do próprio site do governo.
Após realizar o cadastro no portal, você pode começar a preencher sua nota fiscal de serviço eletrônica com os dados da sua empresa e do destinatário (CNPJ, nome, endereço, contato, e-mail e inscrição municipal, se tiver) e os detalhes, data e valor do serviço prestado.
Para entender melhor o passo a passo completo do cadastro no portal do MEI e o preenchimento da NFS-e, leia: Portal do MEI para emitir nota fiscal: confira o passo a passo!
Afinal, como emitir nota fiscal de serviço eletrônica?
Este artigo trouxe os passos para emitir nota fiscal de serviço eletrônica, tanto para os empreendedores que utilizam os portais das prefeituras de seus municípios quanto os que são MEI e precisam aderir ao Portal da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.
Como você viu, com a nossa explicação ao longo do artigo, é simples realizar o cadastro nos portais citados e começar a preencher a NFS-e de forma correta para seus clientes.
Agora, se você quer agilizar o processo de emissão de notas fiscais do seu empreendimento, liberar sua equipe financeira do operacional e evitar cometer erros de preenchimento, o sistema de emissão automatizado da NFE.io pode te ajudar.
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