O que é automação de processos, benefícios e 7 exemplos

Quantas tarefas repetitivas realizadas todos os dias em sua empresa? Tais como preencher planilhas ou emitir notas fiscais? Esse tempo perdido não poderia ser aplicado em atividades mais produtivas?

No atual cenário de alta competição entre as empresas, as organizações enfrentam desafios significativos para manter a competitividade.

Por isso, confrontadas por esses desafios, muitas empresas vêm buscando maneiras de automatizar seus processos. Assim, podem obter vantagens estratégicas significativas!

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para elucidar melhor o que é automação de processos de negócios (BPA), sua importância e principais benefícios, além de exemplos para você inspirar e implementar na sua empresa.

O que é automação de processos de negócios?

O Business Process Automation (BPA), ou automação de processos de negócios, teve início em 1913 com Henry Ford e a produção de seus carros modelo T de assinatura.

Atualmente, o BPA é fundamental para garantir a excelência de processos e a melhoria contínua. Para isso, utiliza-se, por exemplo, sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), ferramentas de fluxo de trabalho e vários outros componentes para integração de sistemas.

A automação de processos de negócios é o uso da tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes em que o esforço manual pode ser substituído. Isso é feito para alcançar a minimização de custos, impulsionar a eficiência e simplificar procedimentos.

O que a automação de processos faz é permitir que as organizações projetem, executem, observem, monitorem e aprimorem continuamente os processos de negócios, o que torna essa prática uma das vantagens competitivas mais valiosas que uma empresa pode ter.

Por meio da automação habilitada por tecnologia, uma organização pode integrar diferentes aplicativos de escritório, reestruturar recursos de mão de obra e redefinir as etapas gerais do fluxo de trabalho para alcançar o resultado desejado.

O BPA vai além do gerenciamento de dados e registros tradicionais para sistemas de software avançados e programas que integram todos os seus aplicativos. A automação pode permitir que sua empresa mantenha o controle sobre várias questões, como relacionamento com clientes, análises de dados, planejamento, vendas, padronização e desenvolvimento.

Ford fez parte da primeira revolução industrial, a automação surgiu na terceira e tem participação importante na quarta revolução industrial. Por isso, que tal conhecer melhor esse conceito?

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Fonte: HEFLO

Por que a automação de processos é importante?

Para entender melhor o que é automação de processos de negócios, é preciso compreender por que essa prática é importante.

O BPA ajuda a simplificar tarefas que, de outra forma, seriam complexas quando executadas manualmente. Uma aplicação adequada de automação de processos de negócios ajuda as empresas a reduzir custos, gerenciar informações, definir a ordem de seus processos, monitorá-los em tempo real e alocar com mais inteligência.

Os benefícios de longo prazo do uso de ferramentas de BPA resultam em maior eficiência, estabilidade nos processos e mais produtividade.

A automação é usada como logística de fluxo de trabalho para vários processos nos departamentos de uma organização, como recursos humanos, vendas, finanças, gerenciamento, operações, TI etc. Ela neutraliza as dificuldades de processamento manual de tarefas que normalmente levam a atrasos desnecessários e erros humanos.

Veja também: Ferramentas de automação de escritório: tudo sob seu controle

17 benefícios da automação de processos

Processos simplificados;
Tempos de resposta mais rápidos;
Foco no aprimoramento de tarefas que agregam valor;
Organização e conformidade de dados e informações;
Padronização de operações;
Maior satisfação do cliente;
Aumento na produtividade;
Processos de negócios mais transparentes;
Tomadas de decisão mais assertivas;
Redução de falhas humanas;
Melhor alocação de recursos e da força de trabalho;
Otimização de processos primários;
Encurtamento do ciclo de produção;
Monitoramento e controle de resultados em tempo real;
Maior velocidade no processamento de dados;
Melhor identificação de pontos de ineficiência, desperdícios e má aplicação de recursos;
Mais consistência na aplicação de regras de gestão empresarial.

Saiba mais: Entenda o que é automação empresarial e saiba aproveitar suas vantagens

7 exemplos do uso de automação de processos de negócios

Agora que você já sabe o que é automação de processos de negócios, confira 7 exemplos de como o BPA pode ser usado na prática.

1 – Transferências Automatizadas de Arquivos

Com o BPA, você pode incorporar transferências de arquivos em fluxos de trabalho maiores. Assim, tarefas como criptografar e descriptografar os arquivos ou inserir as informações que eles contêm em um sistema ERP são automáticas.

2 – Aprovisionamento Automatizado de Usuários

Vários aplicativos precisam ser provisionados quando há uma nova contratação de pessoal. E, possivelmente, com diferentes configurações de permissão para cada colaborador.

O software de automação de processos pode automatizar esses procedimentos de RH. Assim, mantendo todas as partes relevantes notificadas em cada etapa.

3 – Geração e Distribuição Automatizada de Relatórios

Vá além do relatório automatizado e torne todo o processo eficiente, vinculando-o a processos como o scraping de PDF (capturar dados desse formato de arquivo) ou escrevendo os dados reportados em um sistema contábil.

4 – Automação de E-mail

Ao automatizar sua caixa de entrada, você pode processar automaticamente as informações do seu email com rapidez e eficiência.

E você também pode facilitar o compartilhamento de arquivos com tarefas para carregar documentos no SharePoint ou enviar relatórios por e-mail para as partes interessadas.

5 – Automação de Planilha

Manter planilhas envolve muito trabalho manual, inserindo dados em vários relatórios, copiando e colando números ou formatando e manipulando dados do Excel. Você pode facilmente usar o BPA para automatizar seu processo de planilha sem macros ou códigos.

6 – Integração Automatizada de Aplicativos de Negócios

Com as empresas usando cada vez mais aplicativos diferentes, muitos processos de negócios podem envolver vários aplicativos de negócios. O BPA pode facilmente reunir todos eles.

7 – Integração Automatizada de ERP

O software de automação de processos de negócios pode trabalhar diretamente com o seu sistema ERP. Assim, você pode agilizar qualquer um dos processos críticos e obter informações para o seu ERP.

Ficou claro o que é automação de processos de negócios? Então não fique para trás e implemente já na sua empresa.

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Mais um exemplo: Use a automação de marketing e transforme leads em clientes

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