Saber se existe ou não um prazo para emissão de nota fiscal é uma dúvida recorrente entre os empreendedores, principalmente para quem inicia o próprio negócio.
Apesar de não ter um prazo estabelecido na legislação sobre o tempo de transmissão de uma nota fiscal para o comprador, não emiti-la é crime, segundo o inciso V, da Lei Nº 8137/1990.
Entretanto, é imprescindível que o cliente esteja com a NF-e assim que tomar posse da mercadoria. No caso de prestação de serviços, é fundamental emitir o documento fiscal na contraprestação.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Neste artigo, aprofundamos sobre o prazo para emissão de nota fiscal, como fazer o procedimento, a importância de emitir a NF-e e outros pontos relevantes sobre o tema em questão.
Acompanhe a leitura para saber como manter sua empresa na legalidade tributária e fiscal.
Quem deve emitir nota fiscal?
Toda instituição que comercializa produtos ou serviços precisa emitir nota fiscal eletrônica para cumprir com as obrigações tributárias junto ao Fisco.
A exceção da emissão da NF-e fica para os Microempreendedores Individuais (MEIs), que só precisam gerá-la em duas situações:
- se o comprador do produto ou serviço for uma pessoa jurídica;
- se o cliente for pessoa física e solicitar NF-e, tendo como base o Código de Defesa do Consumidor.
Assim, os principais tipos de negócios que precisam emitir a nota fiscal são:
- Empresas de Pequeno Porte (EPP);
- Microempresas (ME);
- Organizações de regime Simples Nacional;
- Empreendimentos tributados no Lucro Real e Presumido;
- MEIs, quando negociam com pessoas jurídicas ou a pessoa física exige;
- e-commerces que têm NF-e específica para a categoria.
Para ter certeza se a sua empresa necessita emitir nota, recomendamos consultar os portais da Receita Federal ou da Secretaria da Fazenda do seu estado.
No caso dos prestadores de serviços, devem pesquisar o portal da SEFAZ do próprio município onde se localizam.
É importante destacar que no site da Receita Federal é possível acessar a tabela de Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP), onde se encontra o código de tributação específico para cada tipo de atividade.
Por que emitir nota fiscal? Entenda!
Como mencionamos, a nota fiscal é um registro que legitima a venda de produtos ou serviços das empresas para os consumidores, sejam pessoas jurídicas ou físicas. Com a emissão do documento, os empreendimentos mantêm os impostos em dia com o Governo Federal.
Portanto, emitir nota fiscal eletrônica traz algumas vantagens para as empresas e os clientes.
Veja a seguir!
Para empresas
- Comprova a legalidade das vendas de uma organização para o Fisco, evita o pagamento de multas e o recebimento de penalidades;
- Contribui para manter a boa reputação da sua empresa junto aos consumidores;
- Atesta que uma mercadoria foi vendida para um cliente;
- Reduz custos com a impressão de notas ao optar pela emissão de NF-e com um sistema automático;
- Oferece mais comodidade aos compradores, uma vez que você pode enviar o documento por e-mail;
- Gera histórico das transações comerciais realizadas
- Serve como comprovação para captação de recurso e negociação de juros.
Para clientes
- Garante a troca ou a devolução do item que o consumidor comprou, se acontecer algum defeito, por exemplo;
- Agiliza o recebimento de NF-e, caso a compra seja realizada por outra pessoa jurídica, pois não há a necessidade de emitir a nota de entrada;
- Incentiva a compra por e-commerce, caso seus clientes finais sejam pessoas físicas. A comercialização pela internet é mais prática e o recebimento do registro acontece por e-mail.
Quando emitir uma nota fiscal?
Ter o conhecimento de quando emitir nota fiscal é essencial para os empreendedores se manterem legalizados com a Receita Federal. Além disso, ajuda a preservar a imagem da empresa junto aos clientes.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
No caso da NF-e para produtos, os donos de negócios devem emiti-la quando realizam a venda para clientes, isto é, quando eles pagam pelo bem.
Já a emissão das notas de prestação de serviços acontece na contraprestação, ou seja, no momento da remuneração da atividade.
Qual o prazo para emissão de nota fiscal?
Conforme antecipamos, não há um prazo definido para a emissão de nota fiscal para o comprador. Entretanto, é fundamental seguir algumas orientações para evitar problemas com o Fisco.
As notas fiscais de produtos devem ser emitidas antes do envio dos itens ao cliente. Isto significa que a mercadoria não pode circular fora da empresa sem o documento anexado.
Vale destacar que se a fiscalização parar o caminhão que transporta a carga, o motorista precisa apresentar o DANFE, um documento que representa a NF-e e deve acompanhar a mercadoria até chegar ao destinatário.
É válido mencionar que a empresa só consegue o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica após emitir o registro digital.
De modo geral, a maioria das empresas ajusta o seu processo de emissão de notas com o momento que a mercadoria sai da produção e é embarcada para o cliente.
Qual o prazo para emissão da NF de prestação de serviços?
O prazo para emissão de nota fiscal para a prestação de serviços é um pouco diferente da venda de uma mercadoria.
Apesar de não existir uma regra definida e data exata, a nota de serviço deve ser emitida no momento da contraprestação, isto é, na hora em que o prestador faz sua entrega. Ou então, no mês de competência no qual o fornecedor prestou serviço.
Para ficar mais claro, vamos a um exemplo. Imagine que uma pessoa tenha prestado alguns serviços para a sua empresa.
Nesse caso, existe a possibilidade de o fornecedor emitir uma NF no final do mês, de uma só vez, com a descrição de todos os itens prestados.
Contudo, se o fornecedor fizer a emissão da nota no mês seguinte ao qual o serviço foi finalizado, pode causar problemas fiscais, uma vez que a empresa contratante, no caso seu empreendimento, precisa fechar a contabilidade apontando a contrapartida do gasto que teve.
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Como fazer a emissão de notas fiscais?
Para fazer a emissão de notas fiscais, é importante saber que cada município e estado tem suas próprias regras.
No entanto, de forma geral, o processo acontece conforme as etapas a seguir.
Veja como proceder!
- Etapa 1: identificar o tipo de nota fiscal que sua empresa deve emitir: nota fiscal de serviço eletrônica, nota fiscal do consumidor ou nota fiscal de produto nota fiscal de entrada;
- Etapa 2: ter um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) válido;
- Etapa 3: fazer o cadastro da sua empresa junto à SEFAZ do seu estado ou na Secretaria Municipal de Finanças da sua cidade;
- Etapa 4: adquirir um Certificado Digital;
- Etapa 5: escolher um sistema emissor de notas fiscais eletrônicas automatizado, como o da NFE.io.
O que acontece se esquecer de emitir uma nota fiscal?
Esquecer de emitir nota fiscal pode gerar diversos problemas para as organizações. Além da legislação citada na introdução deste texto, que afirma ser crime não gerar o documento após a comercialização de produto ou serviço, existe a Lei Nº 4.729/1965, que diz o seguinte:
Art 1º: “Prestar declaração falsa ou omitir totalmente ou parcialmente informação que deve ser produzida a agentes das pessoas jurídicas de direito público interno, com a intenção de eximir-se total ou parcialmente do pagamento de tributos, caracteriza crime de sonegação.”
Como a NF-e é o fato gerador do imposto, ao esquecer de emitir, sua organização está sonegando imposto e infringindo a lei, o que não é interessante do ponto de vista legal e para a credibilidade com o consumidor.
Se as notas não forem apresentadas, ou se conterem erros no momento da emissão, a empresa é autuada e pode pagar multas.
O valor da pena varia entre 10% e 100% do montante de cada nota autuada, e a porcentagem pode ser cumulativa, de acordo com a gravidade da sonegação.
Além disso, em casos mais extremos, os responsáveis pela organização podem ser detidos por um período de 6 meses a 2 anos.
É importante ressaltar que a Receita Federal pode solicitar as notas fiscais emitidas pela sua empresa para verificar os dados fiscais e tributários em um prazo de até 5 anos.
É importante destacar que toda organização tem a responsabilidade e a obrigação de guardar as notas emitidas por um prazo igual ou superior a 5 anos.
Qual a validade de uma nota fiscal?
O prazo de validade de uma nota fiscal varia para cada região do país. Assim, cabe aos estados e municípios estabelecerem suas próprias normas.
Portanto, o ideal é contatar os órgãos responsáveis para saber a validade de uma nota no seu estado. É válido mencionar, que se a nota passar do prazo de validade, sua empresa pode ser multada pelos agentes fiscais do estado ou município.
Posso emitir uma nota fiscal com data retroativa?
De forma geral, os empreendedores conseguem emitir uma nota fiscal com data retroativa, porém, é indispensável consultar a prefeitura ou Secretaria da Fazenda para entender como funciona em cada município.
Vale destacar que o processo é válido somente antes da emissão, já que após gerar o documento não dá para realizar qualquer tipo de alteração na nota fiscal.
Como mudar a data na nota fiscal?
Como mencionamos, após emitir a NF-e e a SEFAZ autorizá-la, as empresas não podem realizar qualquer modificação.
No entanto, caso precise mudar a data da nota fiscal, você deve fazer os seguintes procedimentos:
- cancelar a NF-e gerada com erro na data;
- emitir uma nota complementar;
- solicitar a correção do erro por meio de Carta de Correção Eletrônica, transmitida para a Secretaria da Fazenda do seu estado.
É possível emitir nota fiscal antes do pagamento?
Outra grande dúvida dos empreendedores diz respeito à possibilidade de emitir uma nota fiscal antes do pagamento, com medo de o documento quitar a compra.
Na verdade, a emissão da NF não garante a quitação do que foi negociado, apenas comprova a transação realizada.
Portanto, a negociação financeira é feita por meio de pagamentos via cartão de crédito, boleto, transferências bancárias, e outras modalidades.
E se o cliente não pagar o valor da nota fiscal?
Toda empresa tem o direito de receber o valor da compra feita pelo cliente após emitir sua nota fiscal e entregar corretamente a mercadoria.
Caso isso não ocorra na prática, é viável entrar com um pedido de cobrança judicial, apresentando a NF-e como comprovante de que aconteceu a transação comercial.
Portanto, além de não ter problemas com a receita, ao emitir a nota fiscal de produto ou serviço, qualquer empreendedor fica mais seguro em relação ao recebimento dos valores.
Imagine que você faz uma venda, não emite a nota e o cliente não paga o valor devido. Sem o registro, não há como comprovar que sua empresa efetuou a operação. Como consequência, não tem um respaldo jurídico pela comercialização feita. Sendo assim, não dá para acionar a justiça para auxiliar na cobrança dos valores devidos.
Apesar de não existir prazo para emissão de nota fiscal, mostramos neste texto a importância do documento para as empresas não se comprometerem com o Fisco e não sonegarem impostos.
Além disso, deixamos clara a necessidade de gerar a NF-e antes da circulação da mercadoria, evitando assim, qualquer tipo de problema com os órgãos fiscalizadores.
Se a sua rotina na empresa é agitada, e por conta disso você se esquece de emitir notas fiscais, com o sistema emissor da NFE.io, você não precisa mais se preocupar em gerar o documento toda vez que finalizar uma venda.
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