O que é nota fiscal de remessa, para que serve e como emitir?

Quando há movimentação de bens ou mercadorias sem intenção de venda, é obrigatório emitir uma nota fiscal de remessa para acompanhar o transporte. Esse documento é essencial para evitar multas dos órgãos fiscais e garantir a conformidade da operação.

A emissão desse tipo de nota fiscal também é necessária para transferir mercadorias entre diferentes locais, contribuindo para uma gestão financeira organizada, a prevenção de problemas fiscais e a segurança jurídica do negócio. 

Por isso, compreender para que serve e quando emitir esse documento deve estar entre as prioridades de qualquer empresa.

Neste artigo, você vai descobrir todas as informações necessárias para emitir suas notas fiscais de remessa corretamente. Boa leitura!

Veja também:

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O que é nota fiscal de remessa?

A nota fiscal de remessa é um documento obrigatório para empresas que transportam bens ou mercadorias para uma filial ou para outro local fora da organização sem a finalidade de vender. Também é considerada uma nota de transporte, já que deve acompanhar os itens durante o deslocamento.

Vale ressaltar que, quando a movimentação da mercadoria não é caracterizada como operação comercial, ou seja, não há troca de produto por dinheiro, a tributação na nota de remessa também não existe.

Mesmo que, de uma maneira geral, a NF de remessa não seja passível de cobrança de impostos, ainda assim, alguns tributos podem ser aplicáveis. Isto pode acontecer devido à natureza da operação ou do estado, pois cada região tem sua legislação tributária para suspensão ou não do ICMS, por exemplo.

Agora que você já entendeu o que é nota fiscal de remessa, veja a seguir qual é a diferença em relação à nota fiscal comum.

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Qual a diferença entre nota de remessa e nota fiscal comum?

Em meio a tantos detalhes e normas fiscais, é comum que alguns donos de negócios desconheçam a diferença entre nota de remessa e nota fiscal normal.

Como viu acima, a NF de remessa é um documento obrigatório que deve ser emitido quando acontece a circulação de mercadorias fora do ambiente das empresas sem a intenção de venda, para garantir a não aplicação de impostos. Um produto pode até sair do estoque de sua organização para vender, mas a transação comercial ainda não ocorreu.

Já a nota fiscal comum tem a finalidade de comprovar a realização de operações de compra e venda de produtos ou serviços, seja entre pessoa jurídica e física ou entre empresas.

Seja a NF de remessa ou a NF comum, ambas têm sua relevância fiscal para as empresas e o governo. Portanto, fique atento para cumprir suas obrigações tributárias junto à Receita Federal.

Leia também: Nota fiscal rejeitada: o que fazer? Tire suas dúvidas agora!

Para que serve a nota fiscal de remessa?

A nota fiscal de remessa serve para registrar a movimentação de mercadorias em situações sem venda, como conserto, demonstração, transferência ou empréstimo de bens. Sua emissão garante regularidade fiscal no transporte e assegura que remetente e destinatário cumpram a legislação tributária aplicável. Obrigatória por lei, também previne penalidades fiscais. 

Confira a seguir as principais finalidades do documento.

• Comprovar a origem e o objetivo do envio do bem ou produto para fora da empresa em caso de fiscalização;
• Assegurar o controle fiscal sobre as operações que acontecem na organização, como a logística;
• Evitar o pagamento de ICMS, imposto presente na circulação de mercadorias e prestação de serviços, seja por meio de transporte feito entre estados ou entre municípios;
• Garantir segurança jurídica para os empreendimentos;
• Ajudar no controle interno das empresas, pois facilita a identificação dos bens e produtos remetidos e sua localização;
• Comprovar que o item transportado é original e está em conformidade com a lei.

Nota fiscal de remessa e isenção de impostos: quando se aplica?

A nota fiscal de remessa é essencial para documentar a movimentação de mercadorias sem venda ou transferência de propriedade. Aplica-se em casos como empréstimos, demonstrações, consertos, transferências entre unidades, exportações, exposições e doações.

Quando não há venda, a legislação pode prever isenção ou suspensão de tributos como ICMS, IPI, PIS e COFINS, a exemplo de remessas para manutenção, consignação, depósito ou envio de amostras grátis. Nesses casos, a finalidade da operação determina a aplicação do benefício fiscal.

É importante lembrar que cada estado pode ter regras próprias para a suspensão do ICMS, por isso é fundamental verificar a legislação tanto na origem quanto no destino. 

Em operações interestaduais, descreva com clareza o motivo da remessa e fundamente a isenção ou suspensão na própria NF, usando o campo de informações complementares para citar dispositivos legais, prazos e justificativas. Esse processo reduz riscos fiscais e evita cobranças indevidas.

Boas práticas ao emitir NF de remessa

• Consulte a legislação estadual antes de cada emissão.
• Registre de forma detalhada o motivo da remessa na nota fiscal.
• Utilize o CFOP correto para o tipo de operação.
• Preencha o campo de informações complementares com os dados sobre isenção, suspensão ou não incidência de impostos.

Quais são os tipos de nota fiscal de remessa?

Existem dois tipos de nota fiscal de remessa que controlam as movimentações das mercadorias em uma empresa: a de entrada e saída. Entenda melhor a seguir!

De entrada

A NF de remessa de entrada deve ser emitida quando uma empresa recebe um bem ou produto de outra organização ou de sua própria filial, sem que ocorra a transferência de propriedade. Um exemplo é a remessa de bens para conserto.

De saída

A NF de remessa de saída é utilizada quando um produto não comercializado sai de uma organização para outra. É o caso do envio de mercadorias para realizar testes ou para exposição em feiras e eventos.

Sugestão de conteúdo: Autenticidade da NFS-e: guia para emitir, validar e se proteger

Quais os CFOPs na nota fiscal de remessa?

O CFOP na nota fiscal de remessa, Código Fiscal de Operações e Prestações, indica a natureza da movimentação em uma NF de remessa. A seleção correta do CFOP assegura o enquadramento tributário adequado e evita autuações ou cobranças indevidas de impostos.

Confira a tabela a seguir! 

Os CFOPs variam conforme a origem da mercadoria (dentro ou fora do estado) e o motivo da movimentação, indicando a real natureza da operação, como conserto, empréstimo, depósito, doação, consignação ou transferência entre filiais. 

O preenchimento correto evita problemas em auditorias, facilita a devolução da mercadoria ao estoque e garante que a operação seja interpretada corretamente pelo Fisco.

O campo “Natureza da Operação” deve refletir com precisão o propósito do envio.

Exemplos:

1. Remessa para industrialização;
2. Remessa para exposição;
3. Remessa para conserto.

Nunca deixe esse campo em branco nem utilize descrições vagas, pois uma simples troca de finalidade pode gerar cobrança indevida de tributos ou até a rejeição da nota fiscal. 

Erros na escolha do CFOP podem levar a interpretações equivocadas, gerar obrigações acessórias desnecessárias e comprometer a apuração de ICMS, PIS, COFINS e IPI.

Quando devo emitir nota de remessa?

Você já entendeu os tipos de nota fiscal de remessa que pode usar na sua empresa. Porém, existem algumas situações particulares que também exigem a emissão do documento.

Veja as mais comuns!

1. Conserto: em casos de defeitos de produto, o envio para conserto externo exige a nota de remessa de saída. Quando o item volta à empresa, deve acompanhar uma nova nota, a de entrada;
2. Brindes: quando há entregas de brindes para funcionários de outra filial, clientes e parceiros, é importante informá-los na nota de remessa;
3. Amostras grátis: empresas costumam enviar amostras de produtos para que clientes em potencial possam testá-los antes de decidir pela compra. Nesse caso, é necessário emitir uma nota fiscal de remessa de saída no envio dos itens. Se os produtos retornarem, deve-se emitir a nota fiscal de entrada correspondente;
4. Doações: as entradas ou as saídas de doações filantrópicas não devem ser tributadas, mas precisam estar acompanhadas de notas de remessa;
5. Envio para depósito externo ou armazém: quando existe algum tipo de terceirização, mas a mercadoria vai para um depósito ou armazém de terceiros que emita a nota de remessa;
6. Consignação ou demonstração: seja para enviar um produto para demonstrá-lo ou para consignação, é necessário emitir a nota de remessa;
7. Industrialização: a nota de remessa de saída deve acompanhar as matérias-primas enviadas à industrialização em outra filial da empresa ou em terceiros. Quando o item voltar, é preciso fazer a NF de entrada.

É importante conhecer essas situações, pois caso a fiscalização peça o comprovante de algum produto e o item não estiver acompanhado de nota de remessa, você pode ser multado.

Confira este infográfico com um resumo de quando emitir a NF de remessa:

Quais as vantagens da nota fiscal de remessa?

As principais vantagens da nota fiscal de remessa incluem:

• isenção de impostos, já que não há venda e, portanto, não existe fato gerador para tributação;
• facilidade na emissão, permitindo maior controle das operações da empresa;
• visão clara e simplificada para gestores sobre as movimentações de mercadorias.

Importante: a suspensão da tributação pode ser aplicada em um estado e não em outro, por isso é essencial verificar a legislação de cada localidade.

Como emitir nota fiscal de remessa?

O processo para emitir a nota de remessa é o mesmo que o da NF-e comum. Isto é, você pode utilizar o sistema da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado ou um software automatizado, como o da NFE.io.

Na hora de preencher o documento no sistema emissor de nota fiscal eletrônica, é indispensável informar a operação correta. Ou seja, em vez de preencher “Nota fiscal de Produto”, coloque “Nota fiscal de remessa”.

Em seguida, insira os dados da sua empresa, assim como os custos de frete, os produtos e os tributos envolvidos na operação. Não há segredo para saber como emitir nota fiscal de remessa, basta seguir essas orientações e ter atenção no preenchimento.

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Quais dados devem constar na nota de remessa?

Agora que você já aprendeu como emitir uma NF de remessa, é importante saber os dados que devem constar nesse documento fiscal para evitar cometer erros durante o preenchimento. Confira a seguir!

• CFOP: é o código que identifica o tipo de circulação do produto ou de prestação de serviço do transporte. Para preencher esse campo, é importante consultar a Tabela CFOP da Receita Federal;
• Natureza da operação: informa a natureza da operação;
• ICMS: é o imposto sobre circulação de mercadorias e serviços;
• IPI: é o imposto sobre Produtos Industrializados aplicado em toda mercadoria dessa natureza;
• PIS: o Programa de Integração Social é um tributo que indica operação sem incidência da contribuição e deve constar na nota de remessa como CST 08;
• COFINS: a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social também deve constar na NF de remessa como CST 08;
• CST: Código da Situação Tributária: é um número de dois dígitos que indica a tributação referente ao ICMS do produto;
• Origem do produto: este campo indica se a mercadoria é nacional ou internacional;
• Informações do produto: quantidade, descrição e valor unitário da mercadoria;
• NCM: é uma padronização numérica com oito dígitos da nomenclatura dos produtos no Mercosul. Esses números indicam a origem da mercadoria;
• Dados do cliente ou fornecedor.

Quais os principais erros ao emitir nota fiscal de remessa?

Falhas comuns ao emitir NF de remessa comprometem o controle fiscal, criam riscos de autuações e ocasionam multas. Dentre as mais frequentes, destacam-se:

• seleção incorreta do CFOP: escolha equivocada do código classifica a operação de forma incorreta, o que gera tributação indevida ou rejeição da nota fiscal;
• ausência de detalhamento: omissão do motivo da remessa ou informações genéricas dificultam justificativas em fiscalizações;
• preenchimento errado de valores: mesmo sem venda, a mercadoria precisa de valoração estimada, para fins de controle de estoque, seguro e fiscalização de transporte;
• falta de emissão de nota de retorno: ao retorno do item ao estoque, a emissão da nota de retorno valida a movimentação e evita pendências no inventário ou interpretações de venda não declarada;
• desorganização do controle documental: não arquivar o XML da nota, perder o acesso à chave ou não referenciar documentos de origem prejudica auditorias e processos internos;
• copiar configurações de notas de venda: reutilização de parâmetros de notas comuns em notas de remessa cria inconsistências fiscais e tributárias.

Orientações para evitar erros ao emitir NF de remessa

• Revise com atenção os dados do destinatário, remetente, itens e valores;
• Mantenha o emissor fiscal sempre atualizado e utilize plataformas que alertem sobre possíveis inconsistências fiscais;
• Mantenha comunicação próxima com clientes e parceiros para alinhar prazos, retornos e documentações;
• Consulte regularmente o contador para validar o CFOP e outros parâmetros fiscais;
• Estabeleça uma rotina padronizada para a emissão de NF de retorno de bens enviados.

Empresas que adotam práticas rigorosas na conferência e organização documental mantêm regularidade fiscal e fluxo logístico mais seguro, com menor exposição a sanções e pendências tributárias.

Como cancelar nota fiscal de remessa?

O cancelamento de nota de remessa obedece a regras rígidas e prazos definidos pela legislação. Esse procedimento só pode ser feito antes do início do trânsito da mercadoria, com o documento autorizado, mas ainda sem a circulação efetiva do item. 

O prazo legal costuma ser de até 24 horas após a autorização pela Secretaria da Fazenda; em alguns estados, o prazo se estende até 168 horas (7 dias).

Critérios fundamentais para conseguir cancelar a nota de remessa

• A mercadoria ainda se encontra no estabelecimento de origem;
• O destinatário não efetuou ciência da nota;
• Não ocorreu fato gerador.

Passo a passo para cancelar nota de remessa

• Acesse o mesmo sistema emissor da nota de remessa;
• Localize a NF de remessa: consulte pelo número, data ou outros filtros do sistema;
• Selecione a opção de cancelamento;
• Informe o motivo (erro de preenchimento, desistência da operação, etc.);
• Aguarde confirmação do órgão autorizado.

O cancelamento da nota permanece registrado nos livros fiscais e na sequência numérica da empresa, sem reaproveitamento do número para outra operação. Caso a mercadoria já tenha saído ou o destinatário acusou recebimento, a alternativa correta será emissão de NF de devolução, nunca cancelamento.

Controlar de forma eficiente a emissão, o retorno e, quando necessário, o cancelamento da nota de remessa garante segurança fiscal, previne multas e mantém a regularidade da empresa perante o Fisco. 

Além disso, acompanhar prazos e procedimentos no sistema emissor reduz falhas e torna a gestão mais assertiva em um cenário fiscal dinâmico e sujeito a constantes mudanças nas obrigações tributárias.

Quais as consequências de não emitir NF de remessa?

Como você viu até aqui, a emissão da nota de remessa é obrigatória em casos de transporte de bens ou produtos da sua empresa para outros locais, quando não há a intenção de venda.

No entanto, se os itens transportados não acompanharem a NF de remessa, quando acontecer a situação acima, seu negócio poderá sofrer consequências negativas. Confira a seguir!

• Apreensão dos produtos pelos órgãos fiscais;
• Punição jurídica da sua empresa;
• Recebimento de multas pela fiscalização.

Como um gerenciador de notas fiscais pode ajudar sua empresa?

Neste artigo, abordamos a importância de saber o que é nota fiscal de remessa, para que serve, quando emitir e como fazer a emissão desse documento obrigatório durante o transporte para fora da sua empresa.

Como aprendeu, você não deve negligenciar a emissão desse registro, uma vez que pode ser penalizado.

Agora imagine emitir a NF de remessa, assim como calcular os impostos de outros tipos de notas, gerar os arquivos XML e HTML e enviá-los por e-mail para seus clientes de forma ágil e simples? E o melhor de tudo, sem erros de preenchimento!

O sistema de emissão de notas fiscais da NFE.io pode te ajudar com essas atividades fiscais, além de emitir NF-es de diferentes CNPJs para várias prefeituras, sem sair do sistema nem fazer novo login. Assim, você e seus colaboradores podem se dedicar a outras tarefas importantes para seu negócio.

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