A emissão da NF-e é uma obrigação tributária que os empresários devem cumprir após realizar uma transação comercial. Apesar dessa prática ser rotineira, o alto volume de notas para emitir por mês pode gerar erros de preenchimento. Quando isso ocorre, o estorno de nota fiscal é uma solução legal para corrigir alguns tipos de falhas.
No entanto, esse procedimento só pode ser feito quando a nota fiscal eletrônica foi emitida, mas a mercadoria ainda não circulou, e o prazo de 24 horas para o cancelamento deste registro fiscal expirou.
O fato é que não são raros os casos de emissão de notas fiscais erradas. Em situações assim, fazer o estorno da NF-e é fundamental para evitar o pagamento indevido de impostos ou o conflito na gestão de estoque.
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Neste artigo, vamos mostrar as regras para emitir a nota fiscal de estorno, quando fazer a emissão e quando não é permitido realizá-la.
Aqui, você também vai aprender os passos de como proceder com o estorno de nota fiscal para deixar seu negócio em dia com a Receita Federal, caso cometa algum erro de preenchimento.
Boa leitura!
O que é nota fiscal de estorno?
O estorno de nota fiscal é um documento que as empresas emitem (em operação inversa) para corrigir um erro na NF-e original. Esse processo deve ser realizado quando a mercadoria ainda não circulou até o consumidor e já não é mais possível cancelar este documento fiscal.
Conhecido também como nota fiscal de ajuste, o estorno da NF-e permite que os encargos lançados no registro primário, que será estornado com a geração de um novo documento, sejam compensados pela Receita Federal.
É importante entender que o estorno da nota fiscal pode ser feito para cumprir alguns objetivos. Conheça os principais!
- Cancelar transações comerciais: caso a venda de um produto ou serviço seja cancelado, é viável emitir a nota fiscal de estorno para anular a operação;
- Devolver produtos: se um cliente desistir de um produto que comprou, é possível fazer o estorno de nota fiscal para documentar a devolução e restituí-lo com o valor pago;
- Correção de falhas: algumas situações, como preenchimento incorreto da quantidade do produto, preços errados ou dados imprecisos do comprador podem ser consertados com a NF-e de estorno.
Por que fazer o estorno de nota fiscal?
A nota fiscal é um documento considerado um fato gerador. Ou seja, é mediante sua emissão que o governo cobra os impostos das empresas.
Considerando que a mercadoria não circulou ou que o serviço não foi prestado, é fundamental fazer o estorno para evitar os seguintes transtornos:
- diferença no controle de estoque: uma vez que uma nota fiscal é emitida, órgãos como a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) que realizam a fiscalização, entendem que a mercadoria saiu do estoque da empresa. Porém, quando isso não acontece, é preciso estornar a NF-e para evitar inconsistência nas informações;
- pagamento indevido de impostos: a geração de uma nota fiscal implica no pagamento de tributos. Assim, se a venda não tiver sido concretizada, é essencial estornar o documento para evitar encargos desnecessários.
Tendo em vista esse quadro, o estorno de nota fiscal é uma solução que ajuda as organizações a melhorarem suas gestões e operações, evitando custos desnecessários e otimizando seus recursos.
Portanto, sempre que possível, é importante reforçar a relevância da nota fiscal tanto para sua empresa quanto para os clientes. No infográfico a seguir, veja as principais funções desse documento!
Quando é possível fazer o estorno da nota fiscal?
Saber quando é possível fazer o estorno da nota fiscal é indispensável para os empreendedores não perderem o prazo para emitir esse documento e, assim, também cumprirem com suas obrigações tributárias.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
No entanto, antes de realizar o estorno de nota fiscal, você deve considerar alguns pontos. Veja!
- O prazo de 24 horas para cancelamento deve ter expirado;
- A prestação de serviço não pode ter ocorrido ou a mercadoria não ter circulado;
- O status da nota fiscal deve estar como “uso autorizado”, informação que pode ser conferida no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Além disso, é essencial saber que não existe uma legislação única nacional que dite as regras sobre o estorno de NF-e. Por conta disso, cada estado tem o direito de determinar condições e parâmetros próprios.
Por essa diferenciação entre as regiões, antes de fazer esse procedimento, é importante se informar para verificar quais são as regras e legislações vigentes no seu estado.
Quando não emitir uma nota fiscal de estorno?
Existem algumas situações que não permitem fazer o estorno de nota fiscal. Veja alguns exemplos: se o prazo de 24 horas não tiver expirado ou se a mercadoria já estiver em circulação.
Além disso, é importante não confundir o estorno de NF-e com outros procedimentos, como cancelamento, devolução, emissão de notas fiscal complementar e carta de correção eletrônica.
Para entender melhor a diferença entre cada um desses processos, confira uma breve explicação sobre cada um!
Cancelamento
O cancelamento de uma nota fiscal deve acontecer quando o prazo determinado pelo estado ainda estiver válido.
Para saber mais detalhes, leia: Cancelamento de Nota Fiscal de Serviços: o que é e como fazer? Quais os prazos?
Devolução
A opção de devolução é indicada se, por algum motivo, o produto for recusado pelo destinatário, o que pode gerar a anulação da transação comercial ou da própria NF-e.
Nota fiscal complementar
A nota fiscal complementar deve ser usada se você precisar ajustar dados incorretos ou inserir informações em uma NF-e já emitida, como a quantidade de produtos e a descrição dos itens.
Veja também: “O que é uma nota fiscal complementar e 10 cuidados para garantir a emissão correta”
Carta de correção eletrônica
Como o próprio nome sugere, a carta de correção eletrônica deve ser feita quando é necessário ajustar informações referentes à natureza de operação (CFOP), peso e volume dos itens.
Porém, essa não é uma alternativa válida para alterar valores, data de emissão da NF-e ou de saída da mercadoria, alteração do remetente e/ou destinatário.
Para saber quando emitir uma carta de correção eletrônica, leia: NF-e: saiba como fazer uma carta de correção de Nota Fiscal.
Conheça as regras para emitir notas fiscais de estorno!
Como já mencionamos, não existe uma legislação dedicada ao cancelamento e estorno de nota fiscal.
Desta forma, as regras para emitir notas fiscais de estorno podem mudar conforme as leis de cada estado brasileiro.
Separamos alguns estados para você conhecer as especificidades da emissão de NF-e de estorno. Veja a seguir!
- Rio Grande do Sul: para cancelar a nota fiscal eletrônica nesse estado, você tem até 7 dias, segundo a Instrução Normativa RE nº 37/15;
- Minas Gerais: a Portaria SAIF nº 11/13 regulamenta as normas específicas para cancelar a nota fiscal nesse estado. Aqui, você tem entre 24 e 168 horas para realizar o procedimento após a concessão da autorização de uso da NF-e;
- Pará: nesta região, é possível cancelar a nota original em até 24 horas, segundo o Art. 182-N do Decreto nº 4676/01, seguindo as regras determinadas no Art. 182-O;
- Mato Grosso: o prazo de cancelamento é curto, você tem até 2 horas contadas a partir da autorização de uso da nota fiscal eletrônica primária. Após esse período, é preciso fazer o estorno, segundo o artigo 17 da Portaria nº 163/2007 do SEFAZ;
- Mato Grosso do Sul: neste estado, se você perder o prazo para cancelar a nota fiscal será necessário pedir uma autorização do Superintendente de Administração Tributária, conforme estabelecido no Decreto n.º 13.324/11.
Com os exemplos acima, já dá para ter uma noção de como funcionam os prazos de estorno de nota fiscal em alguns estados. Caso queira saber como funciona em outras localidades, recomendamos pedir a orientação do seu contador.
Qual é o CFOP da nota fiscal de estorno?
O Código Fiscal de Operações e de Prestações ou CFOP é um número de 4 dígitos que precisa constar nas notas para identificar a natureza de circulação de um produto ou a prestação de serviço de transportes de carga. Na nota fiscal de estorno, esse número depende da operação realizada.
Vale destacar que é necessário utilizar os códigos inversos aos do documento original. Na prática, se for uma NF-e de venda, então utilize um CFOP de compra equivalente. Agora, se for uma nota remessa, use um número de retorno equivalente.
Como emitir nota fiscal de estorno?
Nos tópicos anteriores, você teve acesso às principais informações sobre estorno de nota fiscal.
Agora, chegou a hora de saber como emitir nota fiscal de estorno. O passo a passo desse procedimento pode mudar em cada estado, ou mesmo no programa para emissão de NF-e que sua empresa utiliza. Porém, existem algumas etapas básicas que são comuns a todos.
A primeira etapa consiste em confirmar a operação da NF-e original, ou seja, se é nota de entrada ou saída.
Lembra que dissemos que a emissão da NF-e de estorno está relacionada à operação inversa? Assim, se a nota fiscal for de entrada, a de estorno será de saída, e vice-versa.
Seguindo essa linha de raciocínio, basta dar andamento ao processo de emissão de notas que normalmente realiza, não deixando de:
- selecionar a finalidade da NF-e de ajuste (campo FinNFe);
- informar a natureza da operação (estorno de NF-e não cancelada no prazo legal);
- descrever o motivo pelo qual aquela nota de estorno está sendo gerada;
- digitar a chave de acesso da nota;
- listar os mesmos produtos e/ou serviços da do documento original;
- preencher o Código Fiscal de Operação e Prestação (CFOP), que é inverso ao da NF- original, porém equivalente;
- inserir todas as informações solicitadas referente à nota fiscal primária.
Estorno de venda x devolução de venda: entenda!
Na hora de fazer o estorno da nota fiscal, é imprescindível prestar atenção ao código que irá usar no sistema de emissão, pois se inserir o número errado, o Fisco irá negar a autorização, e o ajuste não poderá ser feito no seu documento.
Por isso, é tão importante entender que a operação inversa de uma venda não é a devolução de venda, e sim a compra. Apesar de devolver os tributos, a Receita Federal não reconhece a devolução de venda como o mecanismo certo nessa situação.
Para não cometer erro na sua emissão de nota fiscal de estorno e ela não ser rejeitada pelo órgão do governo, não faça uma NF-e com a “finalidade 3-ajuste” com mercadorias que contenham o CFOP de devolução de venda.
Sendo assim, uma NF-e de devolução requer que você utilize a “finalidade 4-devolução de mercadoria” e uma nota de estorno exige a “finalidade 3-ajuste”.
O software da NFE.io pode otimizar seus processos de NF-e
Como você viu neste texto, conforme as empresas aumentam o volume de emissão de NF, o risco de cometer erros de preenchimento também cresce. Com isso, muitas vezes, somente com o estorno de nota fiscal é possível fazer ajustes no documento para ficar em dia com o Fisco e não ser penalizado.
Um software de emissão de nota fiscal automatiza esse processo e também armazena os documentos fiscais de forma mais otimizada.
Vale destacar que para emitir uma nota fiscal de estorno, é preciso ter em mãos todas as informações corretas da NF-e originária. Ou seja, ter um sistema que auxilie seus colaboradores a não cometerem erros de preenchimento ajuda bastante.
A NFe.io é uma plataforma que automatiza a emissão de notas fiscais, tornando sua rotina financeira e fiscal mais prática, ágil e produtiva.
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