O estorno de nota fiscal é uma solução legal para corrigir alguns tipos de falhas na geração da NF-e. Emitir notas é uma obrigação tributária que os empresários devem cumprir após realizar uma transação comercial.
Porém, apesar dessa prática ser rotineira, o alto volume de notas a emitir por mês pode gerar erros de preenchimento. Por isso, conhecer o procedimento para estorno é muito importante.
No entanto, esse processo só é possível quando a empresa já emitiu a nota fiscal eletrônica, mas a mercadoria ainda não circulou e o prazo de 24 horas para o cancelamento deste registro fiscal expirou.
O fato é que não são raros os casos de emissão de notas fiscais erradas. Em situações assim, fazer o estorno da NF-e é fundamental para evitar o pagamento indevido de impostos ou o conflito na gestão de estoque.
Neste artigo, mostraremos de forma objetiva o que é estorno de nota fiscal, as regras para emitir a NF desse tipo, quando fazer a emissão e quando não é permitido realizá-la.
Aqui, você também vai aprender os passos de como proceder com o estorno de nota fiscal para deixar seu negócio em dia com a Receita Federal, caso cometa algum erro de preenchimento.
Boa leitura!
Veja também:
- Nota fiscal de retorno: o que é + 9 passos úteis para emitir!
- Nota fiscal emitida errada: o que fazer? Veja as 4 soluções possíveis
O que é nota fiscal de estorno?
O estorno de nota fiscal é um documento que as empresas emitem (em operação inversa) para corrigir um erro na NF-e original. Esse processo deve ser realizado quando a mercadoria ainda não circulou até o consumidor e já não é mais possível cancelar este documento fiscal.
Conhecido também como nota fiscal de ajuste, esse documento estorna os encargos do registro primário com a geração de um novo documento. Assim, a Receita Federal compensa os valores.
É importante entender que o estorno da nota fiscal pode ser feito para cumprir alguns objetivos. Conheça os principais!
- Cancelar transações comerciais: caso a venda de um produto ou serviço seja cancelada, é viável emitir a nota fiscal de estorno para anular a operação;
- Devolver produtos: se um cliente desistir de um produto que comprou, é possível fazer o estorno de nota fiscal para documentar a devolução e restituí-lo com o valor pago;
- Correção de falhas: algumas situações, como preenchimento incorreto da quantidade do produto, preços errados ou dados imprecisos do comprador, podem ser consertadas com a NF-e de estorno.
Para que tudo fique ainda mais claro, vale responder a mais algumas perguntas:
Quando fazer estorno de nota fiscal?
O estorno se aplica quando o prazo para o cancelamento da nota fiscal expirou e a mercadoria não circulou, ou quando a prestação de serviço não ocorreu.
Qual a diferença entre estorno de venda e devolução de venda?
Compreender a diferença entre estorno de venda e devolução de venda evita problemas fiscais e operacionais.
O estorno de venda ocorre quando a empresa precisa anular uma operação já registrada, geralmente por erro na emissão de nota fiscal ou por cancelamento fora do prazo legal.
Basicamente, serve para reverter os efeitos fiscais e contábeis da nota original, como se a transação nunca tivesse ocorrido.
O procedimento exige a emissão de um novo documento fiscal, com finalidade de ajuste, e o uso do CFOP da nota fiscal de estorno adequado à operação inversa.
A devolução de venda, por outro lado, ocorre quando o cliente devolve o produto adquirido, seja por arrependimento, defeito ou desacordo comercial.
A nota fiscal de devolução anula a operação de venda, mas mantém o registro da transação original, pois a mercadoria circulou e retornou ao estoque.
O que é CFOP da nota fiscal de estorno?
O CFOP usado no estorno difere do aplicado em casos de devolução, já que cada operação tem finalidades distintas. Enquanto o cancelamento da nota fiscal só é possível quando a mercadoria ainda não circulou e o prazo legal está no limite, o estorno é utilizado quando esse prazo expirou, mas a operação precisa ser anulada.
Nota fiscal de estorno gera crédito ou débito tributário?
A nota fiscal de estorno pode gerar crédito tributário, pois o contribuinte recupera o valor do imposto destacado na nota original. Em alguns casos, o estorno pode anular um débito tributário, conforme a natureza da operação e do CFOP utilizado.
Para isso, o CFOP da nota de estorno deve indicar a operação inversa à nota original.
Por exemplo, se a nota original usou um CFOP de venda, a nota de estorno deve usar o CFOP de compra equivalente.
O correto preenchimento do CFOP da nota fiscal de estorno é essencial para garantir a apuração adequada dos créditos e débitos tributários.
Um erro na emissão da nota fiscal pode gerar problemas fiscais, multas e dificuldades na escrituração contábil, por isso o procedimento para estorno precisa seguir as normas vigentes.
Por que fazer estorno de nota fiscal?
O principal motivo para fazer estorno de nota fiscal é a necessidade de corrigir lançamentos fiscais e evitar o pagamento de impostos indevidos.
A nota fiscal é um fato gerador. Ou seja, é mediante sua emissão que o governo cobra os impostos das empresas.
Caso a mercadoria não tenha circulado ou o serviço não tenha sido prestado, é fundamental fazer o estorno para evitar os seguintes transtornos:
- diferença no controle de estoque: após a emissão da nota fiscal, órgãos fiscalizadores como a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) consideram que a mercadoria já saiu do estoque da empresa. No entanto, se a movimentação não ocorreu de fato, é necessário estornar a NF-e para evitar inconsistências nas informações fiscais e contábeis;
- pagamento indevido de impostos: a geração de uma nota fiscal implica no pagamento de tributos. Assim, se a venda não tiver sido concretizada, é essencial estornar o documento para evitar encargos desnecessários.
Logo, o estorno da NF-e é uma solução que ajuda as organizações a melhorarem suas gestões e operações, evita custos desnecessários e otimiza seus recursos.
Portanto, sempre que possível, é importante reforçar a relevância da nota fiscal tanto para sua empresa quanto para os clientes. No infográfico a seguir, entenda melhor o que é estorno de nota fiscal e confira as principais funções desse documento!
Quando é possível fazer o estorno da nota fiscal?
Saber quando é possível fazer o estorno da nota fiscal é indispensável para os empreendedores não perderem o prazo para emitir esse documento e, assim, cumprirem com suas obrigações tributárias.
No entanto, antes de realizar o estorno da NF, você deve considerar alguns pontos. Veja!
- O prazo de 24 horas para cancelamento deve ter expirado;
- A prestação de serviço não pode ter ocorrido ou a mercadoria não ter circulado;
- O status da nota fiscal deve estar como “uso autorizado”, confira essa informação no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Além disso, é essencial saber que não existe uma legislação única nacional que dite as regras sobre o estorno de nota fiscal. Por conta disso, cada estado tem o direito de determinar condições e parâmetros próprios.
Por essa diferenciação entre as regiões, antes de fazer esse procedimento, é importante se informar para verificar quais são as regras e legislações vigentes no seu estado.
Qual o prazo para estorno de nota fiscal eletrônica?
O prazo para estorno de nota fiscal eletrônica varia de acordo com a legislação de cada estado. Em regra, o cancelamento da NF-e deve ser feito em até 24 horas após a autorização de uso. No entanto, alguns estados ampliam esse limite para até 168 horas (sete dias corridos). Quando esse prazo expira, o contribuinte deve recorrer ao estorno para regularizar a operação.
O estorno é uma alternativa legal para corrigir falhas na emissão da nota sem incorrer em infrações fiscais. Porém, como não há um padrão nacional, é fundamental consultar a legislação estadual antes de iniciar o procedimento.
Erros na emissão da NF-e podem ocorrer por dados preenchidos incorretamente, CFOP inadequado, duplicidade de documentos ou informações divergentes. Nessas situações, é essencial prestar atenção aos prazos, já que regularizações fora do tempo permitido podem resultar em autuações fiscais e prejuízos financeiros.
Compreender corretamente quando e como aplicar o estorno ajuda a evitar problemas com o Fisco e garante que a empresa se mantenha em conformidade.
Quando não emitir uma nota fiscal de estorno?
Existem algumas situações que não permitem o estorno de nota fiscal. Veja alguns exemplos: se o prazo de 24 horas não tiver expirado ou se a mercadoria já estiver em circulação.
Além disso, é importante não confundir o estorno de NF-e com outros procedimentos, como cancelamento, devolução, emissão de notas fiscais complementares e carta de correção eletrônica.
Para entender melhor a diferença entre os processos, confira uma breve explicação sobre cada um!
Cancelamento
O cancelamento de uma nota fiscal deve acontecer quando o prazo determinado pelo estado ainda estiver válido.
Para saber mais detalhes, confira nosso artigo: Cancelamento de NF de Serviços: o que é e como fazer? Quais os prazos?
Devolução
A opção de devolução é indicada se, por algum motivo, o produto for recusado pelo destinatário, o que pode gerar a anulação da transação comercial ou da própria NF-e.
Saiba mais: [Tutorial] Como fazer nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto?
Nota fiscal complementar
A nota fiscal complementar deve ser usada se você precisar ajustar dados incorretos ou inserir informações em uma NF-e já emitida, como a quantidade de produtos e a descrição dos itens.
Veja também: “O que é uma nota fiscal complementar e 10 cuidados para garantir a emissão correta”
Carta de correção eletrônica
Como o próprio nome sugere, a carta de correção eletrônica serve para ajustar informações referentes à natureza de operação (CFOP), peso e volume dos itens.
Porém, essa não é uma alternativa válida para alterar valores, data de emissão da NF-e ou de saída da mercadoria, alteração do remetente e/ou destinatário.
Para saber quando emitir uma carta de correção eletrônica, leia: NF-e: saiba como fazer uma carta de correção de Nota Fiscal.
Quais as regras para emitir notas fiscais de estorno?
Como já mencionamos, não existe uma legislação dedicada ao cancelamento e estorno de nota fiscal. Desta forma, as regras para emitir notas fiscais de estorno podem mudar conforme as leis de cada estado brasileiro.
Separamos alguns estados para você conhecer as especificidades da emissão de NF-e de estorno. Veja a seguir!
- Rio Grande do Sul: para cancelar a nota fiscal eletrônica nesse estado, você tem até 7 dias, segundo a Instrução Normativa RE nº 37/15;
- Minas Gerais: a Portaria SAIF nº 11/13 regulamenta as normas específicas para cancelar a nota fiscal nesse estado. Aqui, você tem entre 24 e 168 horas para realizar o procedimento após a concessão da autorização de uso da NF-e;
- Pará: nesta região, é possível cancelar a nota original em até 24 horas, segundo o Art. 182-N do Decreto nº 4676/01, seguindo as regras determinadas no Art. 182-O;
- Mato Grosso: o prazo de cancelamento é curto, você tem até 2 horas a partir da autorização de uso da nota fiscal eletrônica primária. Após esse período, é preciso fazer o estorno, segundo o artigo 17 da Portaria nº 163/2007 do SEFAZ;
- Mato Grosso do Sul: neste estado, se você perder o prazo para cancelar a nota fiscal, só um pedido ao Superintendente de Administração Tributária autorizará o cancelamento, conforme estabelecido no Decreto n.º 13.324/11.
Com os exemplos acima, já dá para ter uma noção de como funcionam os prazos de estorno de nota fiscal em alguns estados. Caso queira saber como funciona em outras localidades, recomendamos pedir a orientação do seu contador.
Qual é o CFOP da nota fiscal de estorno?
O Código Fiscal de Operações e de Prestações ou CFOP é um número de 4 dígitos que precisa constar nas notas para identificar a natureza de circulação de um produto ou a prestação de serviço de transportes de carga. Na nota fiscal de estorno, esse número depende da operação realizada.
Vale destacar que é necessário utilizar os códigos inversos aos do documento original. Na prática, se for uma NF-e de venda, então utilize um CFOP de compra equivalente. Agora, se for uma nota remessa, use um número de retorno equivalente.
Como emitir nota fiscal de estorno?
O passo a passo para emitir nota fiscal de estorno pode mudar em cada estado, ou mesmo no programa para emissão de NF-e que sua empresa utiliza. Porém, existem algumas etapas básicas que são comuns a todos.
A primeira delas consiste em confirmar a operação da NF-e original, ou seja, se é nota de entrada ou saída.
Lembra que dissemos que a emissão da NF-e de estorno está relacionada à operação inversa? Assim, se a nota fiscal for de entrada, a de estorno será de saída, e vice-versa.
Para seguir essa linha de raciocínio, basta dar andamento ao processo de emissão de notas que normalmente realiza, e não deixe de:
- selecionar a finalidade da NF-e de ajuste (campo FinNFe);
- informar a natureza da operação (estorno de nota fiscal não cancelada no prazo legal);
- descrever o motivo pelo qual aquela nota de estorno é necessária;
- digitar a chave de acesso da nota;
- listar os mesmos produtos e/ou serviços do documento original;
- preencher o Código Fiscal de Operação e Prestação (CFOP), que é inverso ao da NF-e original, porém equivalente;
- inserir todas as informações solicitadas referentes à nota fiscal primária.
Como evitar erros que levam à necessidade de estorno?
Prevenir falhas na emissão da nota fiscal é essencial para garantir a regularidade fiscal e evitar retrabalho. Entre os principais motivos para estorno de nota estão o preenchimento incorreto de dados, o uso inadequado do CFOP, erros no cálculo de impostos e a emissão em duplicidade.
Para evitar erros na emissão de nota fiscal, siga estas práticas:
- revise todos os dados antes de emitir a nota fiscal: CNPJ, endereço, valores e descrição dos produtos;
- utilize sistemas de gestão integrados que validam automaticamente as informações fiscais;
- consulte sempre a tabela de CFOP da nota fiscal de estorno e demais códigos fiscais antes de finalizar a emissão;
- treine a equipe responsável para identificar rapidamente os motivos para estorno de nota e agir de forma preventiva;
- mantenha o cadastro de clientes e produtos atualizado para evitar divergências de informações.
Como fazer estorno de nota fiscal não cancelada no prazo legal?
O estorno de nota fiscal não cancelada no prazo legal é necessário quando o contribuinte perde o período permitido para cancelamento e precisa corrigir a operação. Nesses casos, o procedimento para estorno exige a emissão de uma nova nota fiscal com finalidade de ajuste e o uso correto do CFOP da nota fiscal de estorno, que deve refletir a operação inversa da original.
Para realizar o estorno, é preciso:
- acessar o sistema emissor
- selecionar a finalidade de ajuste
- informar a chave de acesso da nota anterior
- preencher o CFOP adequado
- justificar claramente o motivo da operação.
Esse processo deve ser feito com atenção, já que o erro na emissão de nota fiscal é uma das causas mais comuns de estorno e pode gerar inconsistências fiscais.
Situações que levam à necessidade de estorno incluem falhas no preenchimento, emissão duplicada, cancelamento de NF fora do prazo e divergências de dados. Por isso, o cuidado com cada etapa é essencial para evitar problemas futuros.
Vale lembrar que, após o prazo legal, o cancelamento de nota fiscal não é mais permitido, o que torna o estorno a única alternativa válida para regularizar a documentação.
Estorno de venda x devolução de venda: entenda!
Na hora de fazer o estorno da nota fiscal, é imprescindível prestar atenção ao código que irá usar no sistema de emissão, pois se inserir o número errado, o Fisco irá negar a autorização e seu documento não terá o ajuste necessário.
Por isso, é tão importante entender que a operação inversa de uma venda não é a devolução de venda, e sim a compra. Apesar de devolver os tributos, a Receita Federal não reconhece a devolução de venda como o mecanismo certo nessa situação.
Para não cometer erros na sua emissão de nota fiscal de estorno, não faça uma NF-e com a “finalidade 3-ajuste” com mercadorias que contenham o CFOP de devolução de venda.
Assim, uma NF-e de devolução requer que você utilize a “finalidade 4-devolução de mercadoria” e uma nota de estorno exige a “finalidade 3-ajuste”.
O software da NFE.io otimiza seus processos de NF-e
Como você viu neste texto, conforme as empresas aumentam o volume de emissão de NF-e, o risco de cometer erros de preenchimento também cresce. Com isso, muitas vezes, somente com o estorno de nota fiscal é possível fazer ajustes no documento para ficar em dia com o Fisco e não ser penalizado.
Um software de emissão de nota fiscal automatiza esse processo e também armazena os documentos fiscais de forma mais otimizada.
Vale destacar que para emitir uma nota fiscal de estorno, é preciso ter em mãos todas as informações corretas da NF-e originária. Ou seja, ter um sistema que auxilie seus colaboradores a não cometerem erros de preenchimento ajuda bastante.
A NFe.io é uma plataforma que automatiza a emissão de notas fiscais e torna a gestão das finanças de sua empresa mais prática, ágil e produtiva.
Entre as diversas funcionalidades, o nosso sistema:
- envia a NF-e diretamente no e-mail dos seus clientes;
- gera relatórios que ajudam a acompanhar o crescimento da sua empresa;
- calcula impostos automaticamente;
- é facilmente integrável a diversas plataformas de meios de pagamento.
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