Como fazer gestão de estoque e seu controle: 10 dicas para melhorar o gerenciamento de mercadorias e manter sua empresa sempre abastecida

Tempo de leitura: 12 minutos

Gestão de estoques é processo que garante a disponibilidade dos produtos e outros insumos que uma empresa precisa para operar e atender as necessidades de seus clientes. 

Você acaba de entender o que é gestão de estoques, mas você sabe como fazer a gestão de estoques na sua empresa?

A gestão de estoques tem como objetivo garantir que a empresa tenha os produtos certos, na quantidade certa para venda e no momento certo. Quando feita de forma eficaz, as empresas conseguem reduzir seus custos evitando o excesso ou a escassez de produtos

Um dos aspectos mais desafiadores da administração de um negócio é aprender como fazer gestão de estoque com eficiência. Saber qual a melhor maneira de promover um gerenciamento adequado do estoque te ajudará a garantir o sucesso de sua empresa.

Pensando nisso, separamos aqui 10 dicas fundamentais de como fazer uma gestão de estoques eficiente e obter melhores resultados para o seu negócio.

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Leia também: As 5 principais ferramentas para gestão de estoque que você precisa conhecer

10 dicas de como fazer gestão de estoque na sua empresa

Um bom controle de estoque pode fazer toda a diferença nos resultados da sua empresa. No entanto, alguns gestores ainda apresentam certa dificuldade em fazer um gerenciamento eficiente deste que é um setor vital para os negócios.

Se esse é o seu caso, separamos aqui 11 dicas de controle de estoque para você implementar na sua empresa e obter melhores resultados.

Ms antes, entenda porque é importante conhecer bons métodos de administração de estoques.

Por que saber como fazer a gestão de estoques e seu controle é importante?

Antes de listarmos as nossas dicas de controle de estoque, é importante que você entenda a importância e os benefícios dessa prática para os negócios.

Quando você faz um controle de estoque eficiente, evita-se a compra demasiada de certos produtos que saem menos das prateleiras, por exemplo. Assim, você poderá investir em coisas mais rentáveis e capazes de trazer retornos mais vantajosos para o seu negócio.

Sem um bom controle de estoque, é bem provável que você acabe armazenando muitos produtos que se tornarão obsoletos no decorrer do tempo. Ou que tenham seu prazo de validade expirado, gerando desperdícios e prejuízos.

Com o estoque devidamente gerenciado, você consegue compreender com mais clareza o movimento de entrada e saída de mercadorias. Dessa forma, a sua empresa ganha em produtividade, reduzindo custos e redirecionando os recursos de maneira inteligente.

O controle de estoque em dia permite obter informações mais precisas sobre as demandas do mercado, falhas processuais e o potencial de lucro que cada produto representa.

Saiba mais: 5 dicas para fazer uma boa logística para e-commerce

Agora sim,

1 – Tenha processos claramente definidos

A primeira dica de como fazer gestão de estoque e seu controle é garantir que todos os processos deste setor estejam claramente definidos. Quando não há processos claros, as coisas podem ficar fora de ordem e fora de controle rapidamente.

Assim, uma das coisas mais importantes que você pode fazer para garantir o gerenciamento bem-sucedido é mapear claramente todos esses processos.

Com um sistema de gerenciamento de estoque, por exemplo, você pode descrever cada etapa do processo de compra e venda, desde a cotação até a emissão da nota fiscal, bem como da ordem de compra até o recebimento e o faturamento.

Confira esta ilustração de Amarildo Nogueira divulgada pela Wirecard que sugere um processo de gestão de estoques em 4 passos:

como fazer gestão de estoque

2 – Acompanhe as vendas

Acompanhar as vendas é outra estratégia de como fazer uma gestão de estoques eficiente.

Procure verificar, diariamente, quais e quantos itens são vendidos e atualizar os totais de estoque.

Mas, mais do que isso, você precisará analisar esses dados. Por exemplo:

  • Você sabe quando certos itens vendem mais rápido ou caem suas vendas?
  • Há sazonalidade?
  • Existe um dia específico da semana em que você vende determinados itens?
  • Alguns itens quase sempre vendem juntos?

Compreender não apenas seus totais de vendas, mas também tentar ter uma visão mais ampla de como as coisas são é importante para manter o estoque sob controle.

3 – Métodos PEPS e UEPS

Dando início às nossas dicas para controle de estoque, temos dois dos principais métodos de administração de estoques que tratam da entrada e da saída de mercadorias.

O PEPS, Primeiro a Entrar e Primeiro a Sair, é um princípio importante do gerenciamento de estoque. Nele, o seu estoque mais antigo (primeiro a entrar) deve ser vendido primeiro (primeiro a sair), e não seu estoque mais novo.

Esse método de controle é especialmente importante para produtos perecíveis, o que evita desperdícios.

Para gerenciar um sistema PEPS, você precisará de um espaço físico bem organizado. Isso significa adicionar novos produtos na parte de trás ou garantir que o produto antigo permaneça na frente.

Já no método UEPS, Último a Entrar e Primeiro a Sair, o último item comprado no estoque deverá ser vendido primeiro. Diferentemente do PEPS, o UEPS não é indicado para produtos perecíveis. No entanto, ele possibilita que sejam feitos ajustes mais rápidos nos preços e nas quantidades a serem repostas com base no consumo real.

Quando os últimos itens adicionados no estoque são vendidos primeiro, você consegue obter uma média do consumo em um período específico, o que permite prever quanto desse produto será vendido.

Se você optar pelo UEPS, recomenda-se manter o estoque mínimo para evitar que os produtos encalhem.

Estes são os mais usados tipos de controle de estoque.

Confira mais algumas dicas sobre PEPS, UPES e também p MPM neste quadro-resumo divulgado pelo blog Caderno ONQ:

Dicas de controle de estoque

Depois desses exemplos de gestão de estoques, as coisas estão ficando mais claras para você?

Então, vamos prosseguir com mais dicas de controle de estoque em sua empresa.

4 – Plano de contingência

O controle de estoque é uma tarefa sujeita a diversos problemas que podem prejudicar os seus negócios. Por exemplo:

  • Suas vendas aumentam inesperadamente e você exagera na compra de mercadorias;
  • Você tem um déficit de fluxo de caixa e não pode pagar pelo produto que precisa imediatamente para atender a demanda;
  • Seu estoque não tem espaço físico suficiente para acomodar seu aumento sazonal nas vendas;
  • Um produto que sai pouco ocupa a maior parte do seu estoque.

Para evitar que esses problemas coloquem a sua empresa em risco, é interessante que você faça um plano de contingência para quando tais problemas surgirem. Nesse plano, é preciso se perguntar, por exemplo:

  • Como reagir a cada possível problema?
  • Quais etapas deverão ser seguidas para resolver o problema?
  • Em que escala esses problemas afetam o seu negócio?

5 – Projeções de demanda

A projeção de demandas é uma importante forma de planejar as compras para abastecer o seu estoque sem pecar pela falta nem pelo excesso.

Com essa terceira das nossas dicas para controle de estoque, você consegue prever a quantidade de produtos que o seu negócios precisará dispor para atender a demanda em um período específico.

Para isso, faça análises de mercado. Além disso, identifique tendências de vendas a partir de dados de períodos anteriores. Isso  ajudará a garantir que não faltem produtos nas prateleiras. Assim, você não perderá nenhuma venda.

6 – Categorize seu estoque

Categorizar seu estoque em grupos de prioridade é uma das mais importantes dicas para controle de estoque. Alias, esse é um dos métodos de gestão de estoques que traz melhores resultados.

Afinal, isso pode ajudar você a entender a frequência e a quantidade com que seus produtos saem.

A sugestão é segmentar seus produtos em três grupos: A, B e C.

  • Grupo A: Produtos de alto valor com baixa frequência de vendas.
  • Grupo B: Produtos de valor moderado com uma frequência moderada de vendas.
  • Grupo C: Produtos de baixo valor com alta frequência de vendas.

Ao fazer essa categorização, você consegue identificar aquilo que é imprescindível para sua empresa. Isso servirá como base para a gestão eficiente do estoque. Dessa forma, você minimiza erros de compra e prioriza aqueles produtos que fazem o seu negócio funcionar.

Acompanhe este vídeo cheio de dicas de gestão de estoque com curva ABC, publicado pela Aprendendo Gestão:

7 – Faça auditorias no estoque

As auditorias no estoque são importantes para acompanhar:

  • a quantidade de produtos disponíveis;
  • o prazo de validade deles;
  • se estão sendo devidamente armazenados de acordo com as normas de segurança e de qualidade.

Com isso, é possível identificar se há necessidade de fazer novas compras. Ou de modificar os preços, fazer promoções, etc.

A periodicidade fica a seu critério. Há empresas que fazem uma vez por ano, enquanto outras fazem mensalmente, semanalmente ou até mesmo diariamente.

8 – Analise o desempenho do fornecedor

Não há como fazer uma boa gestão de estoque se você não puder contar com fornecedores competentes e confiáveis.

Um fornecedor não confiável pode causar problemas a sua gestão de estoque. Se ele, por exemplo, está sempre atrasando as entregas e descumprindo certas cláusulas contratuais, é hora de agir.

Procure analisar o desempenho do seu fornecedor a fim de verificar se ele tem atendido bem às suas demandas. Caso você esteja insatisfeito, procure conversar e resolver o problema.

No entanto, esteja sempre preparado para trocar de fornecedor ou lidar com níveis incertos de estoque.

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9 – Adote meios adequados de identificação

Cada item em seu estoque deve ter uma descrição básica que inclua o nome do fornecedor e quaisquer outros detalhes importantes e um número de identificação.

Por exemplo, se você encomendar camisetas em caixas que contenham 12 itens, a caixa deverá ter um rótulo que inclua o número do item camiseta, a quantidade (12) e uma descrição do produto.

Isso facilita o rastreamento, garantindo que você saiba o que cada caixa contém e quanto ela contém.

Se você tiver grandes quantidades de estoque, procure adotar um sistema de rastreamento de código de barras. Pois isso possibilita que a equipe rapidamente digitalize, identifique e transfira informações de inventário para qualquer software que você esteja usando.

10 – Considere uma solução automatizada

A última dica de como fazer gestão de estoque de maneira eficiente é o uso de soluções automatizadas.

Ao automatizar o processo de gestão de estoque, você ganha mais agilidade em tarefas repetitivas e consegue minimizar os riscos de falhas humanas. Um bom software de gerenciamento de estoque de dá acesso a relatórios e são gerados automaticamente e que te permitem compreender com mais clareza o andamento de diferentes processos.

Essas soluções oferecem várias ferramentas para ajudá-lo com o gerenciamento adequado de seu estoque e evitar processos demorados e manuais. Além disso, um software para gestão de estoque pode te ajudar a reduzir custos falhas humanas, realocar mão de obra em outras tarefas e impulsionar sua produtividade.

Você também pode usar soluções automatizadas baseadas em nuvem; assim, as informações estarão disponíveis onde quer que você esteja e sempre que necessário.

Veja alguns exemplos de ferramentas de gestão de estoque:

Veja também: Passo a passo de como fazer a gestão empresarial com ERP

Essas foram as nossas 10 dicas fundamentais de como fazer gestão de estoque. Apesar de ser um desafio para a maioria das empresas, a gestão de estoque exerce papel determinante no sucesso de qualquer negócio.

Quer mais algumas dicas sobre gestão de estoques? Então, confira este vídeo do SEBRAE:

Saiba mais: O que é gestão de estoque e porque ela é importante para os resultados da sua empresa

Como um gerenciador de notas fiscais pode ajudar na gestão de estoques?

Tudo que entra e sai de seu estoque tem uma nota fiscal associada a ele.

Assim, contar com um gerenciador de notas fiscais pode ajudar a saber como anda o fluxo de suas mercadorias. Já pensou em contar com um painel de controle como este?

Como fazer controle de notas fiscais

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Confira: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io

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