Estorno de nota fiscal: aprenda a fazer e fique legal com o Fisco!

Tempo de leitura: 11 minutos

A emissão da NF-e é uma obrigação tributária que os empresários devem cumprir após realizar uma transação comercial. Apesar dessa prática ser rotineira, o alto volume de notas para emitir por mês pode gerar erros de preenchimento. Quando isso ocorre, o estorno de nota fiscal é uma solução legal para corrigir alguns tipos de falhas.

No entanto, esse procedimento s√≥ pode ser feito quando a nota fiscal eletr√īnica foi emitida, mas a mercadoria ainda n√£o circulou, e o prazo de 24 horas para o cancelamento deste registro fiscal expirou.

O fato √© que n√£o s√£o raros os casos de emiss√£o de notas fiscais erradas. Em situa√ß√Ķes assim, fazer o estorno da NF-e √© fundamental para evitar o pagamento indevido de impostos ou o conflito na gest√£o de estoque.

Est√° cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io √© poss√≠vel se livrar dessas tarefas repetitivas atrav√©s de integra√ß√Ķes com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Quero otimizar meu tempo

Neste artigo, vamos mostrar as regras para emitir a nota fiscal de estorno, quando fazer a emissão e quando não é permitido realizá-la. 

Aqui, você também vai aprender os passos de como proceder com o estorno de nota fiscal para deixar seu negócio em dia com a Receita Federal, caso cometa algum erro de preenchimento.

Boa leitura!

O que é nota fiscal de estorno?

O estorno de nota fiscal é um documento que as empresas emitem (em operação inversa) para corrigir um erro na NF-e original. Esse processo deve ser realizado quando a mercadoria ainda não circulou até o consumidor e já não é mais possível cancelar este documento fiscal.

Conhecido também como nota fiscal de ajuste, o estorno da NF-e permite que os encargos lançados no registro primário, que será estornado com a geração de um novo documento, sejam compensados pela Receita Federal.

√Č importante entender que o estorno da nota fiscal pode ser feito para cumprir alguns objetivos. Conhe√ßa os principais!

  • Cancelar transa√ß√Ķes comerciais: caso a venda de um produto ou servi√ßo seja cancelado, √© vi√°vel emitir a nota fiscal de estorno para anular a opera√ß√£o;
  • Devolver produtos: se um cliente desistir de um produto que comprou, √© poss√≠vel fazer o estorno de nota fiscal para documentar a devolu√ß√£o e restitu√≠-lo com o valor pago;
  • Corre√ß√£o de falhas: algumas situa√ß√Ķes, como preenchimento incorreto da quantidade do produto, pre√ßos errados ou dados imprecisos do comprador podem ser consertados com a NF-e de estorno.

Por que fazer o estorno de nota fiscal? 

A nota fiscal é um documento considerado um fato gerador. Ou seja, é mediante sua emissão que o governo cobra os impostos das empresas.

Considerando que a mercadoria não circulou ou que o serviço não foi prestado, é fundamental fazer o estorno para evitar os seguintes transtornos:

  • diferen√ßa no controle de estoque: uma vez que uma nota fiscal √© emitida, √≥rg√£os como a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) que realizam a fiscaliza√ß√£o, entendem que a mercadoria saiu do estoque da empresa. Por√©m, quando isso n√£o acontece, √© preciso estornar a NF-e para evitar inconsist√™ncia nas informa√ß√Ķes;
  • pagamento indevido de impostos: a gera√ß√£o de uma nota fiscal implica no pagamento de tributos. Assim, se a venda n√£o tiver sido concretizada, √© essencial¬† estornar o documento para evitar encargos desnecess√°rios.

Tendo em vista esse quadro, o estorno de nota fiscal √© uma solu√ß√£o que ajuda as organiza√ß√Ķes a melhorarem suas gest√Ķes e opera√ß√Ķes, evitando custos desnecess√°rios e otimizando seus recursos.

Portanto, sempre que poss√≠vel, √© importante refor√ßar a relev√Ęncia da nota fiscal tanto para sua empresa quanto para os clientes. No infogr√°fico a seguir, veja as principais fun√ß√Ķes desse documento!

Quando é possível fazer o estorno da nota fiscal?

Saber quando √© poss√≠vel fazer o estorno da nota fiscal √© indispens√°vel para os empreendedores n√£o perderem o prazo para emitir esse documento e, assim, tamb√©m¬† cumprirem com suas obriga√ß√Ķes tribut√°rias.

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Experimente gratuitamente!

No entanto, antes de realizar o estorno de nota fiscal, você deve considerar alguns pontos. Veja!

  • O prazo de 24 horas para cancelamento deve ter expirado;
  • A presta√ß√£o de servi√ßo n√£o pode ter ocorrido ou a mercadoria n√£o ter circulado;
  • O status da nota fiscal deve estar como ‚Äúuso autorizado‚ÄĚ, informa√ß√£o que pode ser conferida no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Al√©m disso, √© essencial saber que n√£o existe uma legisla√ß√£o √ļnica nacional que dite as regras sobre o estorno de NF-e. Por conta disso, cada estado tem o direito de determinar condi√ß√Ķes e par√Ęmetros pr√≥prios.

Por essa diferencia√ß√£o entre as regi√Ķes, antes de fazer esse procedimento, √© importante se informar para verificar quais s√£o as regras e legisla√ß√Ķes vigentes no seu estado.

Quando não emitir uma nota fiscal de estorno? 

Existem algumas situa√ß√Ķes que n√£o permitem fazer o estorno de nota fiscal. Veja alguns exemplos: se o prazo de 24 horas n√£o tiver expirado ou se a mercadoria j√° estiver em circula√ß√£o.

Al√©m disso, √© importante n√£o confundir o estorno de NF-e com outros procedimentos, como cancelamento, devolu√ß√£o, emiss√£o de notas fiscal complementar e carta de corre√ß√£o eletr√īnica.¬†

Para entender melhor a diferença entre cada um desses processos, confira uma breve explicação sobre cada um! 

Cancelamento

O cancelamento de uma nota fiscal deve acontecer quando o prazo determinado pelo estado ainda estiver v√°lido.

Para saber mais detalhes, leia: Cancelamento de Nota Fiscal de Serviços: o que é e como fazer? Quais os prazos?

Devolução

A opção de devolução é indicada se, por algum motivo, o produto for recusado pelo destinatário, o que pode gerar a anulação da transação comercial ou da própria NF-e.

Saiba mais: [Tutorial] Como fazer nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto? Descubra todos os detalhes neste passo a passo!

Nota fiscal complementar

A nota fiscal complementar deve ser usada se voc√™ precisar¬† ajustar dados incorretos ou inserir informa√ß√Ķes em uma NF-e¬† j√° emitida, como a quantidade de produtos e a descri√ß√£o dos itens.

Veja tamb√©m: ‚ÄúO que √© uma nota fiscal complementar e 10 cuidados para garantir a emiss√£o correta‚ÄĚ

Carta de corre√ß√£o eletr√īnica

Como o pr√≥prio nome sugere, a carta de corre√ß√£o eletr√īnica deve ser feita quando √© necess√°rio ajustar informa√ß√Ķes referentes √† natureza de opera√ß√£o (CFOP), peso e volume dos itens.

Porém, essa não é uma alternativa válida para alterar valores, data de emissão da NF-e ou de saída da mercadoria, alteração do remetente e/ou destinatário.

Para saber quando emitir uma carta de corre√ß√£o eletr√īnica, leia: NF-e: saiba como fazer uma carta de corre√ß√£o de Nota Fiscal.¬†

Conheça as regras para emitir notas fiscais de estorno!

Como já mencionamos, não existe uma legislação dedicada ao cancelamento e estorno de nota fiscal. 

Desta forma, as regras para emitir notas fiscais de estorno podem mudar conforme as leis de cada estado brasileiro. 

Separamos alguns estados para você conhecer as especificidades da emissão de NF-e de estorno. Veja a seguir!

  • Rio Grande do Sul: para cancelar a nota fiscal eletr√īnica nesse estado, voc√™ tem at√© 7 dias, segundo a Instru√ß√£o Normativa RE n¬ļ 37/15;

  • Minas Gerais: a Portaria SAIF n¬ļ 11/13 regulamenta as normas espec√≠ficas para cancelar a nota fiscal nesse estado. Aqui, voc√™ tem entre 24 e 168 horas para realizar o procedimento ap√≥s a concess√£o da autoriza√ß√£o de uso da NF-e;

  • Par√°: nesta regi√£o, √© poss√≠vel cancelar a nota original em at√© 24 horas, segundo o Art. 182-N do Decreto n¬ļ 4676/01, seguindo as regras determinadas no Art. 182-O;

  • Mato Grosso: o prazo de cancelamento √© curto, voc√™ tem at√© 2 horas contadas a partir da autoriza√ß√£o de uso da nota fiscal eletr√īnica prim√°ria. Ap√≥s esse per√≠odo, √© preciso fazer o estorno, segundo o artigo 17 da Portaria n¬ļ 163/2007 do SEFAZ;

  • Mato Grosso do Sul: neste estado, se voc√™ perder o prazo para cancelar a nota fiscal ser√° necess√°rio pedir uma autoriza√ß√£o do Superintendente de Administra√ß√£o Tribut√°ria, conforme estabelecido no Decreto n.¬ļ 13.324/11.

Com os exemplos acima, já dá para ter uma noção de como funcionam os prazos de estorno de nota fiscal em alguns estados. Caso queira saber como funciona em outras localidades, recomendamos pedir a orientação do seu contador.

Qual é o CFOP da nota fiscal de estorno? 

O C√≥digo Fiscal de Opera√ß√Ķes e de Presta√ß√Ķes ou CFOP √© um n√ļmero de 4 d√≠gitos que precisa constar nas notas para identificar a natureza de circula√ß√£o de um produto ou a presta√ß√£o de servi√ßo de transportes de carga. Na nota fiscal de estorno, esse n√ļmero depende da opera√ß√£o realizada.¬†

Vale destacar que √© necess√°rio utilizar os c√≥digos inversos aos do documento original. Na pr√°tica, se for uma NF-e de venda, ent√£o utilize um CFOP de compra equivalente. Agora, se for uma nota remessa, use um n√ļmero de retorno equivalente.

Como emitir nota fiscal de estorno?

Nos t√≥picos anteriores, voc√™ teve acesso √†s principais informa√ß√Ķes sobre estorno de nota fiscal.

Agora, chegou a hora de saber como emitir nota fiscal de estorno. O passo a passo desse procedimento pode mudar em cada estado, ou mesmo no programa para emissão de NF-e que sua empresa utiliza. Porém, existem algumas etapas básicas que são comuns a todos.

A primeira etapa consiste em confirmar a operação da NF-e original, ou seja, se é nota de entrada ou saída.

Lembra que dissemos que a emissão da NF-e de estorno está relacionada à operação inversa? Assim, se a nota fiscal for de entrada, a de estorno será de saída, e vice-versa.

Seguindo essa linha de raciocínio, basta dar andamento ao processo de emissão de notas que normalmente realiza, não deixando de:

  • selecionar a finalidade da NF-e de ajuste (campo FinNFe);¬†
  • informar a natureza da opera√ß√£o (estorno de NF-e n√£o cancelada no prazo legal);
  • descrever o motivo pelo qual aquela nota de estorno est√° sendo gerada;
  • digitar a chave de acesso da nota;
  • listar os mesmos produtos e/ou servi√ßos da do documento original;
  • preencher o C√≥digo Fiscal de Opera√ß√£o e Presta√ß√£o (CFOP), que √© inverso ao da NF- original, por√©m equivalente;
  • inserir todas as informa√ß√Ķes solicitadas referente √† nota fiscal prim√°ria.

Estorno de venda x devolução de venda: entenda!

Na hora de fazer o estorno da nota fiscal, √© imprescind√≠vel prestar aten√ß√£o ao c√≥digo que ir√° usar no sistema de emiss√£o, pois se inserir o n√ļmero errado, o Fisco ir√° negar a autoriza√ß√£o, e o ajuste n√£o poder√° ser feito no seu documento.

Por isso, é tão importante entender que a operação inversa de uma venda não é a devolução de venda, e sim a compra. Apesar de devolver os tributos, a Receita Federal não reconhece a devolução de venda como o mecanismo certo nessa situação.

Para n√£o cometer erro na sua emiss√£o de nota fiscal de estorno e ela n√£o ser rejeitada pelo √≥rg√£o do governo, n√£o fa√ßa uma NF-e com a ‚Äúfinalidade 3-ajuste‚ÄĚ com mercadorias que contenham o CFOP de devolu√ß√£o de venda.

Sendo assim, uma NF-e de devolu√ß√£o requer que voc√™ utilize a ‚Äúfinalidade 4-devolu√ß√£o de mercadoria‚ÄĚ e uma nota de estorno exige a ‚Äúfinalidade 3-ajuste‚ÄĚ.

O software da NFE.io pode otimizar seus processos de NF-e

Como você viu neste texto, conforme as empresas aumentam o volume de emissão de NF, o risco de cometer erros de preenchimento também cresce. Com isso, muitas vezes, somente com o estorno de nota fiscal é possível fazer ajustes no documento para ficar em dia com o Fisco e não ser penalizado.

Um software de emissão de nota fiscal automatiza esse processo e também armazena os documentos fiscais de forma mais otimizada.

Vale destacar que para emitir uma nota fiscal de estorno, √© preciso ter em m√£os todas as informa√ß√Ķes corretas da NF-e origin√°ria. Ou seja, ter um sistema que auxilie seus colaboradores a n√£o cometerem erros de preenchimento ajuda bastante.

A NFe.io é uma plataforma que automatiza a emissão de notas fiscais, tornando sua rotina financeira e fiscal mais prática, ágil e produtiva.

Entre as diversas funcionalidades, o nosso sistema:

  • envia a NF-e diretamente no e-mail dos seus clientes;
  • gera relat√≥rios que ajudam a acompanhar o crescimento da sua empresa;
  • calcula impostos automaticamente;
  • √© facilmente integr√°vel a diversas plataformas de meios de pagamento.

Acesse o site da NFe.io agora e confira como deixar o processo de emiss√£o de NF-e muito mais f√°cil e r√°pido!


Quer receber mais conte√ļdo de gra√ßa?

Assine nossa newsletter para ficar por dentro das novidades de empreendedorismo.

Comente

Deixe seu coment√°rio abaixo. O seu e-mail n√£o ser√° divulgado.


Salvar meu nome e e-mail para os meus próximos comentários.
Ao clicar em comentar, você declara que aceita a nossa política de privacidade.

Est√° cansado de emitir as notas fiscais da sua empresa uma por uma?

Sabemos que é um processo muito chato e repetitivo. Você não precisa mais gastar tempo com isso, sabia ?

QUERO GANHAR TEMPO
x