O estorno de nota fiscal é um procedimento que deve ser realizado quando uma NF-e foi emitida, porém, a mercadoria não circulou e o prazo de 24 para cancelamento desse documento fiscal expirou.
Com diversas notas emitidas diariamente por uma empresa, não são raros os casos em que uma situação como essa acontece, concorda?
Em situações assim, fazer o estorno da NF-e é fundamental para evitar, por exemplo, pagamento indevido de impostos ou conflito na sua gestão de estoque.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Mas como fazer o estorno de nota fiscal? Confira o passo a passo e todos os detalhes agora!
O que é estorno de nota fiscal?
Estorno de nota fiscal é a emissão de uma nova NF-e (em operação inversa), necessária quando uma mercadoria vendida não circulou e já não é mais possível fazer o cancelamento desse documento fiscal.
Conhecida também como Nota Fiscal de Ajuste, o estorno de nota fiscal é um processo que deve ser realizado quando o prazo para cancelar esse documento fiscal expirou.
Vale lembrar que, de acordo com o artigo 1º do ATO COTEPE ICMS 13, DE 17 DE JUNHO 2010:
“Art. 1º Poderá o emitente solicitar o cancelamento da NF-e, em prazo não superior a 24 horas, contado do momento em que foi concedida a respectiva Autorização de Uso da NF-e, desde que não tenha ocorrido a circulação da mercadoria ou a prestação de serviço e observadas às demais normas constantes do Ajuste SINIEF 07/05, de 5 de outubro de 2005.”.
Quando emitir uma nota fiscal de estorno?
Ainda que haja essa opção, é preciso considerar alguns pontos antes de realizar esse procedimento.
Assim, para fazer o estorno de nota fiscal é preciso que:
- o prazo de 24 horas para cancelamento tenha expirado;
- a prestação de serviço não tenha ocorrido, ou a mercadoria não tenha circulado;
- o status da nota fiscal esteja como “uso autorizado”, informação que pode ser conferida no Portal da NF-e.
Outra informação importante que você deve saber é que não existe uma legislação única nacional que dite as regras sobre o estorno de NF-e. Por conta disso, cada estado tem o direito de determinar condições e parâmetros próprios.
Por essa diferenciação entre regiões, é bem importante que você se informe antes para verificar quais são as regras e legislações vigentes no seu estado sobre esse procedimento.
Por que fazer o estorno de nota fiscal?
A nota fiscal é um documento considerado um fato gerador. Ou seja, é mediante a sua emissão que são cobrados os impostos de um contribuinte.
Considerando que a mercadoria não circulou, ou que o serviço não foi prestado, é bem importante fazer o estorno para evitar transtornos como:
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
- diferença no controle de estoque: uma vez que uma nota fiscal é emitida, os órgãos que realizam a fiscalização entendem que a mercadoria saiu do estoque da empresa. Porém, quando isso não acontece, é preciso estornar a nota para evitar inconsistência nas informações;
- pagamento indevido de impostos: uma nota fiscal gerada implica no pagamento de tributos. Assim, se o processo de venda não se concretizou, é fundamental fazer o estorno desse documento para evitar pagar tributos sem necessidade.
Relembre a importância da nota fiscal para a sua empresa e para os seus clientes:
Quando não emitir uma nota fiscal de estorno?
Não são todas as situações que cabem a realização do estorno de nota fiscal — por exemplo, se o prazo de 24 horas não tiver expirado, ou se a mercadoria já estiver em circulação.
Além disso, é bem importante não confundir o estorno de nota fiscal com outros procedimentos pertinentes a esse importante documento, tais como cancelamento, devolução, emissão de nota fiscal complementar e carta de correção eletrônica.
Para deixar mais claro o entendimento e a diferença entre cada processo, confira uma explicação breve sobre cada um.
Cancelamento
O cancelamento de uma nota fiscal deve ser a opção quando o prazo determinado pelo estado ainda está válido.
Confira todos os detalhes neste artigo “Cancelamento de Nota Fiscal de Serviços: o que é e como fazer? Quais os prazos?”
Devolução
A opção de devolução é indicada quando, por algum motivo, o produto foi recusado pelo destinatário, levando a necessidade de anular a transação comercial ou a própria NF-e.
Entenda tudo no artigo “[Tutorial] Como fazer nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto? Descubra todos os detalhes neste passo a passo!”
Emissão de nota fiscal complementar
A nota fiscal complementar deve ser utilizada quando há a necessidade de inserir alguma informação em um NF-e que já foi emitida, por exemplo, quantidade de produtos, descrição dos itens etc.
Não deixe de ler “O que é uma nota fiscal complementar e 10 cuidados para garantir a emissão correta”
Carta de Correção Eletrônica
Como o próprio nome sugere, a Carta de Correção Eletrônica deve ser feita quando é necessário corrigir informações referentes à natureza de operação (CFOP), peso e volume dos itens, entre outras.
Porém, essa não é uma alternativa válida quando é preciso alterar valores, data de emissão da NF-e ou de saída da mercadoria, alteração do remetente e/ou destinatário.
Para saber quando você pode, ou não, emitir uma Carta de Correção Eletrônica, leia este artigo “NF-e: saiba como fazer uma carta de correção de Nota Fiscal”
Como fazer o estorno de nota fiscal?
O passo a passo do estorno de nota fiscal pode variar de estado para estado, ou mesmo do programa para emissão de NF-e que a sua empresa utiliza. Porém, há algumas etapas básicas que são comuns a todos.
Por exemplo, a primeira consiste em confirmar a operação da NF-e original, ou seja, se é de entrada ou de saída.
Lembra que no início deste artigo dissemos que emitir uma nota fiscal de estorno se trata de uma operação inversa? Assim, se a nota fiscal é de entrada, a de estorno será de saída, e vice-versa.
Seguindo essa linha de raciocínio, basta dar andamento no processo de emissão de NF-e que realiza normalmente, não deixando de:
- informar o motivo pelo qual aquela nota de estorno está sendo gerada;
- listar os mesmos produtos e/ou serviços constantes na nota fiscal original;
- preencher o CFOP, Código Fiscal de Operação e Prestação (inverso, porém equivalente);
- inserir todas as informações solicitadas referente à nota fiscal original.
Quanto um software de emissão de nota fiscal pode lhe ajudar?
Um software de emissão de nota fiscal não apenas contribui para realizar esse processo automaticamente, mas também para armazenar de forma mais otimizada esses documentos fiscais.
Não se esqueça que, para emitir uma nota fiscal de estorno, é preciso ter em mãos todos os dados e informações da nota fiscal originária.
A NFe.io, por exemplo, é uma plataforma que automatiza a emissão de notas fiscais, tornando o seu dia a dia muito mais prático.
Entre as diversas funcionalidades, nosso sistema:
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