Há alguns anos, a nota fiscal passou a ser eletrônica, ou seja, não é mais impressa em papel. A partir disso, foi criado um novo documento que acompanha a mercadoria em seu trajeto: o DANFE da nota fiscal.
Esse documento representa a nota fiscal e precisa acompanhar a mercadoria desde o momento em que sai do estabelecimento do vendedor até a sua chegada ao consumidor, seja ele pessoa física ou jurídica.
A criação do DANFE foi prevista pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que é um projeto criado pela Receita Federal em parceria com os estados e o Distrito Federal.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Quer saber mais sobre esse documento? Então, você veio ao lugar certo. Neste artigo, vamos mostrar o que é o DANFE, para que serve e qual sua diferença para a nota fiscal eletrônica. Boa leitura!
O que é DANFE?
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele é uma representação gráfica simplificada da NF-e, com informações da venda. Sua finalidade é acompanhar a circulação da mercadoria e simplificar a escrituração das operações, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado a emitir a nota fiscal eletrônica.
Dessa forma, o destinatário é obrigado a guardar o documento em arquivo pelo período de 5 anos para atender à administração tributária, quando solicitado. Além disso, o DANFE deve conter os campos do arquivo XML da nota fiscal eletrônica.
Neste infográfico, você pode entender melhor o que é o DANFE: 👇
Para que serve o DANFE?
O DANFE serve para acompanhar a mercadoria até o destino e colher a assinatura do destinatário na entrega, comprovando que o cliente tem ciência da operação. Também possibilita a consulta da nota fiscal com a chave de 44 dígitos, o que evita fraudes por notas fiscais canceladas ou sem validade.
Cabe destacar que este documento não serve apenas para quem recebe a mercadoria, mas também para quem a está enviando.
Qual a diferença entre DANFE e nota fiscal?
Em vista da sua importância, é comum muita gente confundir o DANFE com a nota fiscal. Todavia, ele é apenas um registro físico para que se tenha acesso aos dados da NF, não sendo, portanto, a nota em si.
Vale lembrar que não há mais notas fiscais físicas e foi por isso que surgiu a figura do DANFE. Hoje, a NF-e oficial é gerada em um documento XML, que é usado pela contabilidade para entregar suas obrigações.
Portanto, quando você emite uma nota fiscal, automaticamente esse arquivo vai para a contabilidade da empresa que fez a compra, sendo que o DANFE apenas faz a função de acompanhar a mercadoria.
E, se houver dúvidas sobre quando usar a nota fiscal de remessa, confira no infográfico:
Nota fiscal emitida em massa via excel?
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Quais são os itens obrigatórios do DANFE?
Ainda que não exerça a função fiscal, é preciso ter algumas informações básicas no DANFE para evitar problemas aos envolvidos. Dentre os elementos que precisam constar nesse documento, estão:
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- código de barras – possibilita a leitura da chave usando um leitor eletrônico;
- chave de acesso – código de 44 dígitos que dá acesso a NF-e;
- dados do destinatário – nome, endereço, telefone, CNPJ ou CPF;
- valores – incluindo impostos e fretes;
- códigos – CST, NCM do produto e CFOP;
- dados da transportadora – razão social, inscrição estadual, placa do veículo e CNPJ;
- dados do emissor – razão social, inscrição estadual e CNPJ;
- data e hora da saída da mercadoria;
- número de folhas;
- palavra DANFE.
Todas essas informações devem constar obrigatoriamente neste documento, que também precisa ter um layout padronizado, com as medidas que veremos a seguir.
Leia mais: Transportar com nota fiscal de mercadoria é obrigatório? E nos Correios?
Quem deve imprimir o DANFE?
O DANFE deve ser impresso pelo remetente das mercadorias e serviços antes da circulação delas. A impressão deve ser feita em papel comum, exceto papel jornal, nos tamanhos 210x297mm a 230x330mm, em uma única via.
Por sinal, o DANFE será utilizado para transitar com as mercadorias somente após a concessão da autorização para emissão da NF-e.
Como podemos ver, esse é um documento impresso que agiliza a comprovação de emissão da nota fiscal referente a uma transação comercial.
Ele poderá conter, também, outros gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico. Aliás, a aposição de carimbos deve ser feita no verso do documento.
Lembramos, ainda, que o DANFE não é a nota fiscal, ou seja, não se confunde e tampouco a substitui. Apenas facilita a comprovação de que ela foi emitida. Mas, para que isso ocorra, a chave de acesso e sua representação em código de barras precisa estar bem legível.
O que é código de barras unidimensional na DANFE?
O código de barras unidimensional impresso no DANFE permite o uso do leitor de código de barras para consulta da NF-e no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.
Trata-se da representação da chave de acesso da NF-e (código numérico de 44 dígitos/posições). Caso contrário, seria quase impossível para um contribuinte que recebe centenas de notas fiscais por dia ter que digitar, documento por documento.
Onde fica a chave de acesso na DANFE?
Normalmente, a chave de acesso se localiza na parte superior direita do DANFE, ao lado do CNPJ e abaixo da representação do código de barras. Veja na imagem abaixo:
Fonte: Blog do Luz
Quantos DANFE podem ter uma NF-e?
Fique atento, porque deve existir apenas um DANFE para cada nota fiscal eletrônica. Este documento pode ter quantas folhas forem necessárias para a discriminação das mercadorias contidas na NF-e.
Nesse caso, o código de barras representativo da chave de acesso deve ser impresso repetidamente em todas as folhas, sendo que o contribuinte pode utilizar até 50% do verso da folha.
Em caso de extravio ou destruição do DANFE no decorrer do percurso da mercadoria, o emitente deve realizar a reimpressão.
Adicionalmente, é preciso encaminhar o DANFE impresso ao transportador ou destinatário, caso a mercadoria já tenha sido entregue.
Como deve ser a guarda do DANFE?
Normalmente, depois da entrega, não é preciso guardar o DANFE. Na verdade, tanto o emitente quanto o destinatário devem manter em arquivo digital apenas a NF-e pelo prazo estabelecido na legislação.
E, caso o destinatário não seja credenciado para emissão de NF-e, deve manter o DANFE em arquivo pelo prazo decadencial para apresentação à administração tributária quando solicitado em uma fiscalização, por exemplo.
O emitente de NF-e deve obrigatoriamente disponibilizar o download ou encaminhar o arquivo eletrônico da nota fiscal, com o protocolo de autorização, pois, sem isso, não há como manter as notas fiscais de mercadorias recebidas em seus arquivos.
O que é DANFE em contingência?
O DANFE em contingência é um procedimento adotado quando, por algum motivo, a emissão normal da nota fiscal eletrônica é impossibilitada devido a problemas técnicos, como a indisponibilidade do sistema da Secretaria da Fazenda.
Nesse caso, o emissor pode optar por emitir a NF-e em contingência, o que permite que a operação comercial continue, mesmo com a indisponibilidade do sistema de autorização da NF-e.
Existem diversas formas de contingência previstas na legislação, como:
- SCAN – É permitida a circulação da mercadoria somente após a autorização de uso da NF-e pela Receita Federal do Brasil;
- DPEC – Deve ser impresso em duas vias, sendo que uma delas acompanha a mercadoria e outra deve ser conservada em arquivo pelo emitente pelo prazo previsto no artigo 202 da RICMS. Deve constar no corpo do DANFE a expressão “DANFE impresso e contingência”;
- FS/FS-DA – Impresso em decorrência de problemas técnicos. Deve ter duas vias, sendo uma para acompanhar o trânsito de mercadorias e outra para ser conservada em arquivo do emitente pelo prazo previsto no artigo 202 do RICMS. Em paralelo, deve constar no corpo do DANFE a expressão “Impresso em decorrência de problemas técnicos”.
Leia também: Saiba como emitir nota fiscal em contingência passo a passo
E o que é DANFE online?
Na verdade, o DANFE online é exatamente o mesmo documento do DANFE, mas em sua versão online, ainda não impressa. Ao acessar os sites oficiais para imprimir o DANFE, usando a chave de acesso, você visualiza o DANFE online.
Em outras palavras, trata-se do DANFE em sua versão na web, antes da impressão, considerando que seus dados são idênticos.
Como emitir o DANFE? Passo a passo
Agora que já mostramos tudo o que você precisa saber sobre o DANFE, chegou o momento de entender como é feita sua impressão. Confira abaixo o passo a passo:
- acesse o sistema de emissão de sua preferência, normalmente o mesmo utilizado para a emissão de suas notas fiscais;
- use a chave de acesso para entrar no sistema;
- preencha os campos do formulário, tais como o número da NF-e, a chave de acesso da NF-e, os dados do emitente e destinatário, a data e hora da saída da mercadoria, a placa do veículo que fará o transporte, os dados da transportadora, a natureza da operação, a descrição das mercadorias e os valores dos tributos;
- faça a conferência de todos os dados preenchidos para evitar erros, pois informações erradas podem invalidar o DANFE e gerar multas para a empresa;
- imprima o DANFE e mantenha-o junto da mercadoria transportada.
Automatize a emissão de suas notas fiscais
Sabendo que o DANFE é o documento que acompanha a mercadoria, chegou o momento de pensar em automatizar a emissão fiscal das suas notas.
Afinal, essa é uma maneira de evitar erros no momento do preenchimento, que podem acarretar em retrabalho e até mesmo falhas no cálculo dos tributos.
Por falar nisso, o NFe.io é um sistema que pode te ajudar nisso, tendo como principais vantagens:
- cálculo automático dos impostos;
- geração e envio por e-mail dos arquivos XML e HTML aos clientes;
- reenvio automático de notas, caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
- desconto no certificado digital;
- armazenamento das notas em local seguro na nuvem;
- emissão de notas fiscais de vários CNPJs para diferentes municípios, sem sair do sistema;
- painel de controle para monitorar as emissões de NF e o faturamento:
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